Vzorový motivační dopis a životopis: Jak zaujmout zaměstnavatele

Při hledání zaměstnání jsou životopis a motivační dopis klíčové dokumenty. Personalista ve firmě uvidí dřív váš životopis, než vás osobně. Takže právě na něm záleží, jaký první dojem uděláte a jestli vůbec dostanete příležitost k osobnímu setkání. Přípravě životopisu se proto vyplatí věnovat čas i pozornost.

Motivační dopis je dalším dokumentem hned vedle životopisu, který využijete při hledání zaměstnání. Bývá pravidlem, že motivační dopis přikládáte k životopisu na vyzvání potenciálního zaměstnavatele. Z jeho názvu je patrné, že vyžaduje popsání vaší motivace k postu na této pozici, zdůrazníte vaše předpoklady a silné stránky, které vám mohou být pro danou pozici výhodou.

Vždy přemýšlejte nad tím, co konkrétně dané instituci přinesete, co jí nabízíte, čím vás bude nová práce naplňovat. Hlavním cílem je pomocí minima vět zaujmout na maximum a oslovit potenciálního čtenáře motivačního dopisu. Proto je logické, že jej musíte psát každé pozici přímo na míru a nelze mít jeden univerzální.

Je velmi důležitou součástí při žádosti o práci či stáž. Jedná se o jednu z prvních informací o vás - pokud se bude líbit, můžete na jeho základě postoupit k pohovoru. Hodně lidí má sice výborně napsaný životopis, ale motivační dopis podceňují. Snažte se, aby byl váš průvodní dopis přehledný a pokud možno i zajímavý.

Motivační dopis by měl být krátký, ale výstižný (záleží na zaměstnavateli, ale neměl by přesáhnout rozsah jedné strany) a samozřejmě bez gramatických chyb. V takovém případě vyplňte předmět zprávy (např. Žádost o místo administrativní pracovnice), neuvádějte žádné poštovní adresy, ale nezapomeňte napsat oslovení nebo pozdrav (pokud nevíte, komu přesně text adresovat, stačí "Dobrý den"), rozloučení (nejčastěji se používá "S pozdravem") a podpis.

V motivačním dopise byste měli uvést, kde jste se o nabídce dozvěděli, o jakou pozici se ucházíte, proč byste měl/a být na pozici přijat/a právě vy. Snažte se co nejvíce upozornit na své klady, popište co umíte a uveďte své nejdůležitější dosavadní zkušenosti v oboru. Jinými slovy: dejte si záležet na zdůvodnění, co Vás láká na nové práci / proč se chcete studijního pobytu či pracovní stáže zúčastnit apod.

Řada lidí píše motivační dopis, ve kterém chce spíše motivovat firmu, aby si uchazeče všimla pro jeho „jedinečné“ schopnosti. Jenže dopis má především ukázat, jak je pisatel ochotný pro firmu pracovat a jakou má motivaci se v ní posouvat a zlepšovat.

Jak napsat motivační dopis?

Motivační dopis může být osobnější než životopis, stále se ale jedná o formální dokument, prostřednictvím kterého se člověk uchází o práci. Že motivační dopisy nevymírají, potvrzuje i HR expertka Petra Kubita Nulíčková. „Osobně mám motivační dopisy ráda a věřím tomu, že mohou hrát zásadní roli v několika případech. Motivační dopis vám totiž může pomoci vyniknout, uvést váš životopis v kontextu, nabídnout pohled do budoucnosti a vaší motivace,“ říká.

Není ale nutné posílat motivační dopis každému zaměstnavateli. Dokument vám pomůže jen ve vybraných případech. Motivační dopis posílejte, když:

je vysoká nezaměstnanost a na vaše místo se hlásí více kandidátů,
měníte obor, hledáte stáž, jste student, nebo se vracíte po delší době na pracovní trh,
hlásíte se na místo, o které je obecně extrémní zájem,
váš vysněný zaměstnavatel přímo chce, abyste ukázali motivaci,
životopis o vás neprozradil všechno a dopisem chcete ukázat své přednosti,
zaměstnavatel vás přímo o motivační dopis žádá.

Podobně jako životopis by se měl psát pro každého zaměstnavatele na míru, stejně tak i motivační dopis by měl být pro každého šéfa jiný. Není ale potřeba psát ho pokaždé od nuly. Základ může zůstat stejný.

„Popřemýšlejte si sami - co hledáte, proč to hledáte, proč chcete do dané firmy, čím vás zaujala. To si sepište a poskládejte z toho krátký motivační dopis do dané firmy. Zamyslete se i nad svým vzděláváním se, dlouhodobým výhledem a všeobecně svými kariérními cíli. Klidně mějte nějaký jeden základ o vás, který vždy ohnete pro konkrétní firmu. Nemusíte celý text psát na míru, ale jen jeho část,“ radí Kubita Nulíčková.

Struktura motivačního dopisu při kariérní změně

Motivační dopisy nemají tak striktní formátování jako životopisy, ale bylo by chybou se domnívat, že není nutné dodržet určitou strukturu.

Oslovení: v motivačním dopise při kariérní změně by oslovení mělo být uctivé a nestrojené. Pokuste se být adresní a oslovit konkrétní osobu.
Hlavní část: je jádrem vašeho motivačního dopisu. Vysvětlete, proč se na danou pozici hodíte a jaké vlastnosti a úspěchy to dokazují. Nevymýšlejte si však. Zaměstnavatel si může informace snadno prověřit.

Nezapomeňte, že každá část motivačního dopisu je nedílnou součástí celku, jehož cílem je získat lepší zaměstnání. Snažte se nepřekračovat rozsah jedné stránky.

Než začnete hledat novou práci, je třeba věnovat čas důkladnému zhodnocení současné situace. Zamyslete se nad tím, proč chcete kariérní změnu, co od nové pozice očekáváte a jak může kariérní změna přispět k vašemu rozvoji.

Jakmile si ujasníte tyto body, pusťte se do psaní motivačního dopisu. Váš úvod by měl tvořit poutavý, obratně napsaný odstavec, který odvážným a sebevědomým jazykem vyjadřuje vaši touhu po novém profesním uplatnění.

Cíl úvodu motivačního dopisu: okamžitě se odlišit od ostatních uchazečů o zaměstnání tím, že uvedete své hlavní důvody pro změnu zaměstnání a potenciální výhody, jež zaměstnavateli budou plynout z toho, když vás přijme na danou pozici.

Vaším motorem kariérní změny je chuť a zájem rozvíjet službu nebo produkt, hledat vylepšení a inovovat nebo pomáhat. Vnitřní motivace pro práci, kterou hledáte, je velmi důležitá a rozpoznatelná. Mnoho zaměstnavatelů se kromě zkušeností dívá právě na vnitřní motivaci každého člověka.

Za svou dosavadní kariéru jste si lecčím prošli. Vaše znalosti nejsou jen papouškované fráze z učebnic, zakládají se na bohatých zkušenostech z praxe.

Možná jste si za svou dosavadní kariéru vysloužili i různá ocenění a certifikáty. Své znalosti navíc můžete předávat dál. Nezapomínejte, že vaše znalosti a dovednosti nejsou žádnou samozřejmostí a řada lidí je postrádá, stejně tak i vaši ochotu, loajálnost a chuť se stále učit novým věcem.

V hlavní části dopisu musíte obvykle ve dvou až třech odstavcích uvést své hlavní argumenty. Obvykle byste zde kladli důraz na své pracovní zkušenosti v oboru, ale pokud měníte povolání, budete potřebovat kreativnější přístup. Jak vás vaše zkušenosti odjinud připravily na práci v tomto oboru? Jaké dovednosti, které jste získali v jedné oblasti, vám pomohou odvést vynikající práci při jiných činnostech?

Druhý odstavec hlavní části: vnitřní motivace a soulad s novou firmou

Druhý odstavec věnujte své motivaci, proč hledáte místo právě v dané firmě či organizaci a proč do ní zapadáte. Ukažte, že se o nového zaměstnavatele podrobně zajímáte, znáte jeho firemní kulturu, a ukažte mu, čím byste mu mohli prospět.

Výzva k akci a závěr

Nepodceňujte závěr motivačního dopisu. Měl by se nést v pozitivním tónu. Umění spočívá v tom, že budete působit odhodlaně, nikoli však příliš arogantně. Nebuďte příliš suverénní, ale ani nerozhodní. Ukažte, že máte velký zájem o pohovor a že si chcete popovídat o tom, jak můžete být firmě užiteční.

Cíl tohoto oddílu: zpracovat účinnou výzvu k akci (sdělit, že máte velký zájem přijít na pohovor a být firmě užiteční), zakončit dopis nadšeným, ale uctivým tónem. Struktura motivačního dopisu vám může proces psaní značně usnadnit.

Záleží i na perfektní úpravě dopisu.

Proč je důležité přizpůsobovat motivační dopis konkrétním rolím?

V České republice se motivační dopisy stávají nedílnou součástí každé pracovní žádosti. Firmy chtějí vidět, že se kandidát zamyslel nad svou budoucností v jejich společnosti a tím pádem má skutečný zájem tam pracovat. Narozdíl od strukturovaného životopisu dokáže motivační dopis lépe představit vaši osobnost, hodnoty a dovednosti.

Díky tomu mohou zaměstnavatelé získat informace o tom, kdo jste a jestli zapadnete do jejich kolektivu. Průzkumy ukazují, že zaměstnanci, kteří zapadnou do firemní kultury, jsou více angažovaní a zůstávají ve firmě déle. Pro kandidáty je to velmi důležitá informace, protože by si měli nastudovat firemní kulturu společnosti a ve svém motivačním dopise zmínit, jaké hodnoty s organizací sdílí.

Klíčové součásti motivačního dopisu pro studentské pracovní poziceNež začnete psát svůj motivační dopis, prohlédněte si různé vzory motivačních dopisů, abyste získali povědomí o tom, jak by měl být strukturován a jaké informace by měl obsahovat.

Vhodné oslovení a úvod

Každý dobrý motivační dopis by měl začít vhodným oslovením konkrétního člověka ve firmě, kterému dopis posíláte. Pod většinou inzerátů je uvedena kontaktní osoba odpovědná za nábor, což je člověk, kterému byste měli dopis adresovat. Všeobecné oslovení použijte pouze v případě, že nikdo konkrétní není u inzerátu uveden.

Vyzdvihnutí relevantních zkušeností či vzdělání

Následuje úvodní část motivačního dopisu, kde uvedete o jakou pozici se ucházíte, čím vás pozice zaujala a proč jste vy vhodný člověk na tuto pozici. Následuje paragraf, ve kterém v pár větách shrnete své zkušenosti, vzdělání či dovednosti, kterými podpoříte svůj argument, proč by si firma měla vybrat právě vás.

Osobní motivace

V tomto odstavci napište, co je vaší motivací pracovat právě v této firmě. Dobře si nastudujte webovou stránku firmy či její sociální sítě. Z těchto zdrojů se dozvíte, jakou má firma misi, vizi, hodnoty a firemní kulturu. V ideálním případě bude vaše motivace a osobní hodnoty v souladu s těmi firemními. Firmě tím dáte najevo, že dobře zapadnete do firemní kultury a budete angažovaným zaměstnancem, který kope za tým.

Závěr a poděkování

V této části znovu zdůrazněte, že máte opravdový zájem o pozici a firmu. Poděkujte za zvážení žádosti a uveďte, že jste k dispozici pro případné další dotazy.

Příloha

Nezapomeňte zmínit, že jste přiložili svůj životopis. Na každou žádost byste měli reagovat s oběmi dokumenty a nečekat, až vás personalista vyzve k zaslání. Pokud potřebujete pomoct s vytvořením studentského životopisu, podívejte se na náš článek s detailním návodem.

Správný formát motivačního dopisu

Stejně jako u životopisů je u motivačních dopisů důležitý jejich formát. Umožníte tím personalistovi snadno a rychle přečíst váš text a získat z něj klíčové informace.

Obvykle volíme následující strukturu: úvod, obsah dopisu a závěr. Pro větší přehlednost však můžete obsah dopisu, tedy jeho prostředí část, rozdělit do více odstavců. Krátké odstavce se snadněji čtou, protože náš mozek má tendence text skenovat a přeskakovat. Ideálně zarovnávejte zleva, pro náš mozek je to nejpřirozenější. Někteří si volí zarovnání do bloku, které není nutně špatně, jen je těžší pro náš mozek to číst kvůli nepřirozeným mezerám mezi slovy.

Zvolte si čistý a jednoduchý design, který nebude odvádět pozornost od textu.

Co dělat a čemu se vyhnout

Další tipy

Propojte obor se svými zájmy: Ukažte skutečný zájem o svůj obor na mimoškolních či mimopracovních aktivitách. Rozvíjíte se i mimo osnovy? Chodíte na oborové akce? Založili jste si vlastní projekt? Tím vším můžete dokázat svůj zájem a ochotu se učit. U studenta bez praxe je to ceněné a někdy i očekávané.
Využijte klíčová slova: Z inzerátu či firemního webu můžete vyčíst slova, která organizace zdůrazňuje jako důležité (např. týmová spolupráce, kreativita). Můžete je přirozeně zahrnout do textu a tím zvýšit pravděpodobnost úspěchu. Firmy často využívají ATS, software pro třídění životopisů a motivačních dopisů, který je skenuje a hodnotí právě na základě klíčových slov.
Slaďte dopis se životopisem: Všechny dokumenty by měly působit jednotně, včetně jejich vizuální stránky.
Zvažte i alternativní cesty: Chybí vám zkušenosti? Doporučujeme si přečíst náš článek o tom, co dát do svého životopisu bez praxe. Podobný přístup totiž můžete využít i při psaní motivačního dopisu a ukázat tím, že se nebojíte učit se novým věcem.
Buďte autentičtí: Každý student má jinou cestu a jiné silné stránky. Přizpůsobte si proto obsah i styl psaní tak, aby věrně odrážel vaši osobnost.

Věcí, které by se v motivačním dopise neměly objevit, je totiž paradoxně více, než kolik by jich v něm reálně být mělo.

Věci, které v motivačním dopise nedělejte:

Opakování životopisu: Řada lidí vnímá motivační dopis jen jako čistě psanou obdobu životopisu, to je ale nesmysl. Motivační dopis má CV rozvíjet, ne duplikovat.
Irelevantní informace: „Stává se, že uchazeči v dopise rozebírají dětství nebo rodinnou situaci. Informace irelevantní vůči dané pozici a nesouvisející s hledáním práce jsou nežádoucí,“ uvádí Kubita Nulíčková. Naopak ale můžete zmínit svoje extra požadavky, přání jako je práce z domova.
Přílišná délka: Pisatel motivačního dopisu má možná pocit, že HR oddělení se bude jeho výtvorem zabývat celý den. Jenže životopisy a dopisy se u zaměstnavatele kupí a šance uchazeč zvýší jen tehdy, pokud rychle zaujme.

„Slovo dopis občas někoho zmate a já obdržím dvě A4 psaní malým písmem. To není potřeba a upřímně - na takové slohy není na HR úplně čas. Nejhorší je, když chybí formátování, nadpisy, odstavce a jde o vizuálně jednotvárný text. Pište maximálně půl normostrany,“ radí HR expertka.

Dopis bez kontextu: Motivační dopis je důležité poslat zejména v případě, kdy člověk kompletně mění obor, nebo byl třeba delší dobu na volné noze. Pokud uchazeč nevysvětlí v dopise dostatečně kontext své pracovní kariéry, poletí jeho dokument do koše.
Nulový zájem: „Potíž také je, když člověk neukazuje nadšení a zájem. Neříká nám na druhé straně, proč chcete v dané firmě pracovat, proč zrovna tato pozice, proč tento obor, proč ho měníte, proč hledáte změnu. A to je škoda. Přitom stačí napsat dvě až tři věty,“ pokračuje expertka.
Gramatické i faktické chyby: Očividným, ale stále se opakujícím problémem jsou chyby. A to jak ty gramatické, tak i faktické. Není nic trapnějšího, než když pisatel v dopise tvrdí něco, co přitom přímo odporuje jeho životopisu.

„Chyby mohou mít více podob. Chyby myslím i v jazyce - překlepy, pravopisné chyby, špatná stylistika a tak dále,“ vysvětluje Kubita Nulíčková.

Samotnou kategorií je pak psaní motivačního dopisu v angličtině. V tom případě se určitě nebokjte si jej nechat zkontrolovat i zkušeným angličtinářem, pokud si sami nevěříte.

Nevhodně zvolený tón: Nešvarem je také špatně zvolený komunikační tón. Uchazeč by měl rétoriku přizpůsobit zaměstnání, do kterého se hlásí. Člověk by si měl o firmě zjistit alespoň základní informace, než se do ní vůbec bude hlásit.

„Problém je, když píšete žoviálně do firmy, která je korporátní, ve firmě si lidé vykají a je tam jasná organizační hierarchie. K pochopení společnosti vám pomůže zjistit, jak daná firma píše inzerci, podívat se na kariérní stránky nebo chvílí googlit, a až pak začít psát,“ uzavírá expertka.

Z výše zmíněných rad vyplývá, že okřídlené spojení „méně je více“ je v případě motivačního dopisu opravdu platné. Přílišnou kreativitu si může uchazeč schovat až do fáze, kdy je do zaměstnání přijatý. Motivační dopis by měl zůstat jasným, stručným a svým způsobem i strohým dokumentem.

Vaše šance na přijetí může i dnes významně posílit motivační dopis. Pryč je ale doba, kdy se stačilo vychválit do nebes. Dnes zaměstnavatelé chtějí především vědět, jak jejich firmu posunete. A v motivačním dopise si o tom chtějí přečíst.

tags: #životopis #motivacni #dopis #vzor