Jak Správně Vyplnit Osobní Dotazník Zaměstnance v České Republice

Osobní dotazník slouží zaměstnavateli jednak k získání prvotních informací o budoucím zaměstnanci, jednak k získání nezbytných údajů, které zaměstnavatel potřebuje znát, aby mohl plnit povinnosti, které mu ukládají právní předpisy (např. zákoník práce, právní předpisy na úseku zaměstnanosti, daňové předpisy, právní předpisy upravující zdravotní pojištění a sociální pojištění apod.) a vést příslušné evidence (osobní evidenci zaměstnance, mzdový list, evidenční list důchodového pojištění, prohlášení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti).

Pro zaměstnavatele je vhodné pro tyto účely vypracovat osobní dotazník, který zaměstnanec vyplní. Budoucí zaměstnanec jej vyplní ve svém internetovém prohlížeči a po jeho uložení a odeslání, se údaje vepsané v jednotlivých polích, propíší do připravované karty zaměstnance. Po založení nového pracovního poměru se na kartě zaměstnance zobrazí možnost odeslat mu Osobní dotazník.

Seznam všech uživatelů, kteří mají k dispozici osobní dotazník k vyplnění, si zobrazíte na HR panelu pod tlačítkem Osobní dotazníky. HR panel najdete na stejnojmenné stránce, která je dostupná z menu. V seznamu osobních dotazníků vidíte ty uživatele, kteří mají dotazník dostupný k vyplnění.

Aby se dotazník odesílal správně, zkontrolujte, zda máte nastavenou správně URL adresu dotazníku.

Co Může Zaměstnavatel Požadovat?

Zákoník práce jasně udává, že zaměstnavatel může požadovat od zaměstnanců jen ty údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Pro některé vykonávané funkce může zaměstnavatel od zájemců o práci požadovat údaje, které slouží k naplnění jeho práv. Tím je na mysli například stanovit požadavky nezbytné pro výkon práce zaměstnance.

Toto se často vyžaduje u zaměstnanců, kteří nastupují na manažerské posty. Zaměstnavatel se může zaměstnance (který žádá o pracovní místo) ptát, zda má u jiného zaměstnavatele uzavřený pracovní vztah a informovat se o délce pracovní doby. Nejdůležitější informace, které zaměstnavatele zajímají, jsou zejména údaje o státní příslušnosti, dosažení kvalifikace, praxe.

Pro plnění svých zákonných povinností proto zaměstnavatel potřebuje znát především tyto údaje o osobě zaměstnance:

Jméno, příjmení
Datum narození, rodné číslo
Trvalý pobyt, adresu pro doručování písemností (přechodný pobyt)
Státní občanství (zejména s ohledem na právní úpravu týkající se zaměstnávání cizinců)
Údaj o vzniku a skončení předchozích zaměstnání
Údaje o důchodu a jeho druhu (s ohledem na povinnosti zaměstnavatele vůči České správě sociálního pojištění)
Údaj o změněné pracovní schopnosti (zejména s ohledem na plnění povinného podílu zaměstnávání osob se ZPS a povinnosti zaměstnavatele při zaměstnávání osob se ZPS)
Údaj o zdravotní pojišťovně (s ohledem na odvod pojistného na všeobecné zdravotní pojištění)
Údaje o kvalifikaci a o zdravotní způsobilosti (pro výkon určité práce jsou vyžadovány kvalifikační předpoklady nebo požadavky a zdravotní způsobilost)
Údaje o rodinných příslušnících (zejména s ohledem na povinnosti zaměstnavatele vůči ženám a mužům pečujícím o děti, popř. vůči pozůstalým po zaměstnanci, který zemřel)
Údaje o dalších pracovních poměrech a podnikatelské činnosti, pokud mají trvat i v případě přijetí do pracovního poměru (výdělečnou činnost shodnou s předmětem činnosti zaměstnavatele lze konat jen se souhlasem zaměstnavatele, omezení podnikatelské činnosti pro zaměstnance některých zaměstnavatelů)
Popř. údaje o trestním stíhání a trestech (pro výkon některých funkcí je vyžadována bezúhonnost, zaměstnanec nemůže vykonávat práci, pro niž mu byl uložen trest zákazu činnosti apod.).

Obsah osobního dotazníku je třeba přizpůsobit konkrétním podmínkám u zaměstnavatele. Vzor osobního dotazníku obsahuje osobní údaje, a to jednak identifikační údaje (např. jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození, rodné číslo), jednak citlivé údaje (např. trestní bezúhonnost).

Podle názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů, který vychází ze zákona č.

Co Zaměstnavatel Nesmí Požadovat?

V souvislosti s přijetím zaměstnance do pracovního poměru je zakázáno vyžadovat zaměstnavatelem informace týkající se:

Národnosti, etnického původu, rasového původu
Politického a náboženského smýšlení
Členství v odborových organizacích
Filozofického přesvědčení
Sexuální orientace (pokud není tato informace vyžadována v souladu se zvláštním právním předpisem)
Informace, které odporují dobrým mravům a další

Z § 14 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, v platném znění, vyplývá, že zaměstnavatel nesmí při výběru zaměstnanců vyžadovat informace týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení, sexuální orientace, dále informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním právním předpisem.

Na žádost uchazeče o zaměstnání je zaměstnavatel povinen prokázat potřebnost požadovaného osobního údaje. Hlediska pro výběr zaměstnanců musí zaručovat rovné příležitosti všem fyzickým osobám ucházejícím se o zaměstnání.

Podle § 30 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění, zaměstnavatel smí vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru od fyzické osoby, která se u něj uchází o práci nebo od jiných osob jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy.

Z § 316 odst. 4 ZP vyplývá, že zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s jeho pracovněprávním vztahem (pracovním poměrem nebo dohodou o pracovní činnosti nebo dohodou o provedení práce). Tyto informace nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob. Zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace zejména o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, trestněprávní bezúhonnosti. Zaměstnavatel však smí vyžadovat informace o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní odpovědnosti, jestliže je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví zákoník práce nebo zvláštní právní předpis.

Povinnosti Zaměstnavatele při Přijetí Nového Zaměstnance

Při přijetí nového zaměstnance je potřeba uzavřít pracovněprávní vztah - zpravidla pracovní poměr. Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance [potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku (je-li nutný), prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce - např. řidičský průkaz apod.].

Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům:

Zdravotní Pojišťovna

U zdravotní pojišťovny zaměstnance splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost o nástupu zaměstnance do zaměstnání (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu "Hromadné oznámení zaměstnavatele".

V oblasti zdravotního pojištění dochází od 1. 1. 2025 ke změnám lhůt pro přihlašování a odhlašování zaměstnance na DPP a DPČ. Jedná-li se o zaměstnance činného pouze na základě dohody o provedení práce nebo o zaměstnance činného pouze na základě dohody o pracovní činnosti, oznamuje zaměstnavatel nástup zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení do dvacátého dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se stali nebo přestali být plátci pojistného.

Nadále platí, že osoba činná na základě DPP nebo DPČ se považuje pro účely zdravotního pojištění za zaměstnance jen v tom kalendářním měsíci, v němž úhrn příjmů ze všech DPP nebo ze všech DPČ dosáhl rozhodného příjmu pro vznik účasti na nemocenském pojištění.

Správa Sociálního Zabezpečení

U místně příslušné správy sociálního zabezpečení splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost, tj. přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři "Oznámení o nástupu do zaměstnání", pokud nemá s ÚSSZ dohodnutou jinou lhůtu. Jde-li o zaměstnání malého rozsahu nebo DPP, plní zaměstnavatel ohlašovací povinnost týkající se nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne následujícího měsíce. Pro ukončení takového zaměstnání je lhůta do 8 kalendářních dnů. V rámci zasílání Výkazů o příjmech z DPP je lhůta do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.

Další Povinnosti

U poživatele předčasného starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu s příjmem ze zaměstnání, ve lhůtě do 8 dnů po vstupu do zaměstnání splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu, zpravidla ČSSZ.
U zaměstnance, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy včetně insolvenční srážky, musí organizace bez odkladu oznámit soudu nebo jinému oprávněnému orgánu, který vydal nařízení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo o exekuci, že u ní nastoupil povinný (dlužník) jako nový zaměstnanec do zaměstnání (povinný je zaměstnanec, vůči němuž je nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo exekuce).
Jedná-li se o insolvenční srážky, je nutné oznámit nástup zaměstnance do zaměstnání insolvenčnímu správci.

Toto potvrzení se bude vyžadovat od druhého zaměstnavatele v případě, že v nové organizaci má zaměstnanec vyměřovací základ pro odvod zdravotního pojištění nižší než minimální mzdu a není pojištěncem státu. Podle ustanovení § 12 písm. b) zákona č 48/1997 Sb. je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit, že v rámci osobních údajů dotyčného zaměstnance týkajících se zdravotního pojištění zaevidoval příslušnost ke zdravotní pojišťovně.

Pro účely čerpání podpůrčí doby je od 1. 1. 2012 možné, aby zaměstnavatel požádal ÚSSZ o podpůrčí dobu u nového zaměstnance. Tento údaj je nutné znát v případě, kdy zaměstnanec krátce po vstupu do zaměstnání onemocní (tzn. nemoc nastane v prvních 14 dnech od vstupu zaměstnance do zaměstnání). Pro splnění oznamovací povinnosti vůči ÚSSZ je nutné v "Oznámení o nástupu do zaměstnání" uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k tomuto údaji vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.

Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru.

Zpracování Osobních Údajů a Souhlas Zaměstnance

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.

Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva). Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát. Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí.

Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.

Vzor dotazníku na spokojenost zaměstnance přináší detailní pohled na loajalitu a angažovanost zaměstnanců a odhaluje případná rizika v pracovním prostředí.

tags: #jak #správně #vyplnit #osobní #dotazník #zaměstnance