Přihlášení Zaměstnance na OSSZ: Kompletní Průvodce pro Zaměstnavatele

Správný proces nástupu nového zaměstnance je klíčový jak pro jeho rychlou adaptaci, tak pro splnění zákonných povinností zaměstnavatele. S prvním zaměstnancem přichází pro zaměstnavatele i spousta administrativy. Tento článek poskytuje kompletní přehled kroků, které pomohou zefektivnit proces onboardingu a zajistí bezproblémový start nového kolegy. Zaměříme se především na registrační povinnosti vůči úřadům při uzavření pracovního poměru na základě pracovní smlouvy.

Povinnosti Zaměstnavatele při Nástupu Nového Zaměstnance

Zákoník práce ukládá zaměstnavatelům řadu povinností, které je nutné splnit při nástupu nového zaměstnance. Nezapomeňme, že výše uvedené povinnosti nejsou jediné - zaměstnavatelé mají řadu dalších závazků, které podrobně rozebereme níže.

1. Ohlašovací Povinnosti

Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům:

Zdravotní pojišťovna: Do 8 dnů ohlásit nástup zaměstnance do zaměstnání (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu "Hromadné oznámení zaměstnavatele".
OSSZ (Okresní správa sociálního zabezpečení): Do 8 dnů přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři "Oznámení o nástupu do zaměstnání", pokud nemá s ÚSSZ dohodnutou jinou lhůtu. Jde-li o zaměstnání malého rozsahu nebo DPP, plní zaměstnavatel ohlašovací povinnost týkající se nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne následujícího měsíce. Pro ukončení takového zaměstnání je lhůta do 8 kalendářních dnů. V rámci zasílání Výkazů o příjmech z DPP je lhůta do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.
Plátce důchodu: U poživatele předčasného starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu s příjmem ze zaměstnání, ve lhůtě do 8 dnů po vstupu do zaměstnání splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu, zpravidla ČSSZ.
Soud nebo jiný oprávněný orgán: U zaměstnance, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy včetně insolvenční srážky, musí organizace bez odkladu oznámit soudu nebo jinému oprávněnému orgánu, který vydal nařízení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo o exekuci, že u ní nastoupil povinný (dlužník) jako nový zaměstnanec do zaměstnání. Jedná-li se o insolvenční srážky, je nutné oznámit nástup zaměstnance do zaměstnání insolvenčnímu správci.

2. Shromáždění Osobních Dokladů

Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance:

Potvrzení o zaměstnání - zápočtový list
Osobní dotazník
Souhlas se zpracováním osobních údajů
Výpis z trestního rejstříku (je-li nutný)
Prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně
Potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru)
Doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce - např. řidičský průkaz apod.

Podle ustanovení § 12 písm. b) zákona č 48/1997 Sb. je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit, že v rámci osobních údajů dotyčného zaměstnance týkajících se zdravotního pojištění zaevidoval příslušnost ke zdravotní pojišťovně. Toto potvrzení se bude vyžadovat od druhého zaměstnavatele v případě, že v nové organizaci má zaměstnanec vyměřovací základ pro odvod zdravotního pojištění nižší než minimální mzdu a není pojištěncem státu.

Pro splnění oznamovací povinnosti vůči ÚSSZ je nutné v "Oznámení o nástupu do zaměstnání" uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k tomuto údaji vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.

3. Pracovní a Mzdové Podmínky

Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru.

4. Zpracování Osobních Údajů - Souhlas Zaměstnance

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat.

Specifika Přihlašování Zaměstnanců na Dohody o Provedení Práce (DPP)

V průběhu roku 2024 došlo k významným změnám týkajících se dohod o provedení práce. Kromě plánování směn, nároku na dovolenou a příplatků za práci o víkendech a svátcích, nastala povinnost ohlášení všech dohodářů a registrace zaměstnavatele u ČSSZ při zaměstnávání pracovníků na dohodu o provedení práce (DPP).

Kdy Dohodáře Přihlásit?

Všichni zaměstnanci na DPP, kteří dosud nebyli přihlášeni, musí být na České správě sociálního zabezpečení přihlášeni nejpozději do 20. srpna 2024. Pokud dohodáře zaměstnáte po tomto datu, platí povinnost přihlásit ho vždy nejpozději do dne nástupu. Od 1. července 2024 musíte pravidelně hlásit veškeré příjmy zaměstnanců na DPP, a to vždy do 20. dne následujícího měsíce. První hlášení za měsíc červenec 2024 je třeba podat do 20. srpna 2024.

Kam Dohodáře Přihlásit?

Dohodáře je nutné přihlásit k ČSSZ. K tomu máte dvě možnosti:

Formulář Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání): Tento formulář bývá k dispozici v mnoha personálních nebo mzdových softwarech. Stačí jej elektronicky vyplnit a zaslat ČSSZ.
e-Podání VPDPP: Od 1. srpna 2024 je na webových stránkách ČSSZ k dispozici nový elektronický formulář, který umožňuje jednoduše přihlásit zaměstnance při odesílání výkazu příjmů. Stačí zvolit možnost „Nástup na DPP s výkazem příjmů“ a formulář automaticky přihlásí dohodáře v okamžiku, kdy podáváte hlášení za měsíc červenec.

Jak Hlásit Příjmy Dohodářů?

Hlášení příjmů se provádí prostřednictvím formuláře e-Podání VPDPP, který slouží k evidenci veškerých zúčtovaných příjmů. To se týká jak zaměstnanců, kteří podléhají sociálnímu pojištění, tak i těch, jejichž příjmy nejsou pojištěním zatíženy. Důležité je ohlásit všechny příjmy, včetně těch, ze kterých se sociální pojištění neodvádí.

Registrace Nových Zaměstnavatelů

Pokud jste dosud nebyli registrováni u ČSSZ jako zaměstnavatel, protože jste zaměstnávali pouze nepojištěné zaměstnance na DPP, máte povinnost provést registraci nejpozději do 31. července 2024. Registraci lze provést prostřednictvím elektronického formuláře Přihláška do registru zaměstnavatelů. V přihlášce je nutné uvést:

Identifikační a kontaktní údaje
Zda jste právnickou osobou, fyzickou osobou nebo podnikající fyzickou osobou
Bankovní spojení
Datum vzniku vás jako zaměstnavatele

Datum vzniku zaměstnavatele je stanoveno dnem, kdy nastoupil váš první zaměstnanec, a to i tehdy, pokud nebyl pojištěn. U zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají pouze nepojištěné zaměstnance na DPP, se datum vzniku zaměstnavatele odvíjí od toho, kdy první zaměstnanec na DPP nastoupil a jeho dohoda trvá i po 1. červenci 2024.

Příklad

Vaše společnost vznikla v roce 2020. Od roku 2021 zaměstnáváte pouze jednoho zaměstnance na DPP. Při registraci uvedete jako datum vzniku zaměstnavatele i datum nástupu zaměstnance do zaměstnání rok 2021. Zpětně za toto období nemusíte podávat přehledy o výši pojistného s nulovým vyměřovacím základem - jde pouze o evidenční záležitost.

Další Důležité Povinnosti Zaměstnavatele

Registrace k dani z příjmu: Nejpozději do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance se musíte registrovat jako plátce daně z příjmu ze závislé činnosti.
Pracovní smlouva: S každým zaměstnancem je nezbytné nejpozději v den nástupu podepsat pracovní smlouvu, která upravuje podmínky pracovního poměru. Mzda není povinnou součástí smlouvy - o její výši však musíte zaměstnance informovat, a to nejpozději do 7 dnů od vzniku pracovního poměru.
Vstupní lékařská prohlídka: Pokud k Vám nová posila nastupuje na hlavní pracovní poměr, musí ze zákona nejprve absolvovat vstupní lékařskou prohlídku na Vaše náklady. U zaměstnanců na DPČ a DPP je prohlídka povinná pouze ve specifických případech.
Školení BOZP a PO: V den nástupu je třeba s novým zaměstnancem (nezávisle na typu úvazku) provést školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a požární ochrany (PO).

Jak na Přihlášení Zaměstnance Krok za Krokem

Než se pustíte do komunikace s ČSSZ, potřebujete zjistit, pod kterou okresní správu sociálního zabezpečení (OSSZ) spadáte - bude totiž Vaším hlavním kontaktním místem. Příslušnou pobočku a číslo její datové schránky najdete na mapě pracovišť ČSSZ. Místní příslušnost se řídí Vaším sídlem, případně místem, kde se nachází Vaše mzdová účtárna (pokud není v sídle). Dále přichází na řadu samotné papírování. Po registraci obdržíte variabilní symbol zaměstnavatele, který využijete při další komunikaci s ČSSZ. Pokud jste OSVČ, používáte stejný variabilní symbol jako při podávání ročního přehledu o příjmech a výdajích. OSSZ hlásíte také nástup každého nového pracovníka, a to vždy ve zmíněné lhůtě 8 dnů. Do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance je pak třeba tuto skutečnost oznámit jeho pojišťovně přes formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“.

Využití Programu POHODA pro Snadnější Přihlášení

Se splněním vašich povinností při nástupu nového zaměstnance vám pomůže program POHODA. V programu POHODA postupujeme takto: v agendě Mzdy/Personalistika zadáme všechny potřebné osobní údaje o novém zaměstnanci. V nabídce Záznam zvolíme povel Podání ONZ… a vyplníme průvodce.

Přihlášení zaměstnavatele u zdravotní pojišťovny: Přihlášku je taky možné vygenerovat přímo v programu POHODA v agendě Zdravotní pojišťovny dostupné v nabídce Mzdy/Seznamy.
Přihlášení nového zaměstnance na zdravotní pojišťovnu: V programu POHODA postupujeme takto: v agendě Mzdy/Personalistika zadáme všechny potřebné osobní údaje o novém zaměstnanci (pokud ještě nemáme zadáno). V záložce Evidence podání pravým tlačítkem myši vložíme hlášení na zdravotní pojišťovnu, vyplníme kód P - nástup a doplníme datum nástupu (datum změny) a uložíme. Lze ještě použít funkci přes Záznam/Hromadné hlášení změn…, která umožní hlášení změn hromadně pro více zaměstnanců najednou.

Důležité Detaily při Vyplňování Formulářů

u zaměstnanců bezchybně vyplňovat! Položka má zásadní důležitost u žen, u kterých tedy musí být přesně! vyplněna. Uvádí se číslo popisné. (tzv. O322 Druh činnosti pro nem. s agendou evidenčních listů. Vyplňuje se stát pracoviště zaměstnance. uvedeného v metodice České správy soc. zabezpečení (např. nemusí se vyplňovat. turnus 40 hodin/týden. je nesprávný. Zde je třeba zdůraznit nutnost pečlivého vyplňování položky! zadávaného důchodu, což vždy!!! 2. k 1.

Změny Lhůt pro DPP a DPČ od 1. 1. 2025

V oblasti zdravotního pojištění dochází od 1. 1. 2025 ke změnám lhůt pro přihlašování a odhlašování zaměstnance na DPP a DPČ. Jedná-li se o zaměstnance činného pouze na základě dohody o provedení práce nebo o zaměstnance činného pouze na základě dohody o pracovní činnosti, oznamuje zaměstnavatel nástup zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení do dvacátého dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se stali nebo přestali být plátci pojistného. Nadále platí, že osoba činná na základě DPP nebo DPČ se považuje pro účely zdravotního pojištění za zaměstnance jen v tom kalendářním měsíci, v němž úhrn příjmů ze všech DPP nebo ze všech DPČ dosáhl rozhodného příjmu pro vznik účasti na nemocenském pojištění u místně příslušné správy sociálního zabezpečení

Přehled povinností a lhůt
Povinnost	Lhůta	Formulář/Postup
Ohlášení nástupu zaměstnance (HPP)	Do 8 dnů	Oznámení o nástupu do zaměstnání (OSSZ), Hromadné oznámení zaměstnavatele (ZP)
Ohlášení nástupu zaměstnance (DPP/DPČ)	Do 20. dne následujícího měsíce (od 1.1.2025)	e-Podání VPDPP
Registrace zaměstnavatele (při zaměstnávání DPP)	Do 31. července 2024 (pokud dosud nebyl registrován)	Přihláška do registru zaměstnavatelů
Informování zaměstnance o pracovních a mzdových podmínkách	Do 7 dnů od vzniku pracovního poměru	Písemně

tags: #prihlaseni #zamestnance #na #ossz #postup