Správný procesní postup při nástupu zaměstnance je klíčový pro bezproblémový start pracovního poměru. Jaké povinnosti ukládá zákoník práce? A co vše je třeba zajistit ještě před prvním pracovním dnem? V tomto článku najdete kompletní přehled kroků, které vám pomohou zefektivnit proces onboardingu a zajistí bezproblémový start nového kolegy.

Nástup nového zaměstnance není jen o podpisu pracovní smlouvy, kterým vzniká pracovní poměr. Správný proces nástupu nového zaměstnance je klíčový pro jeho rychlou adaptaci i pro splnění zákonných povinností zaměstnavatele.

Aby pracovníci HR oddělení nezapomněli na žádné povinnosti a shromáždili všechny potřebné dokumenty, vytvořili jsme manuál pro nástup nových zaměstnanců. Manuální administrativa může být zdlouhavá a náchylná k chybám, ale digitalizace dokáže celý proces automatizovat.

Základní povinnosti zaměstnavatele dle zákoníku práce

Zákoník práce ukládá zaměstnavatelům řadu povinností, které je nutné splnit při nástupu nového zaměstnance. Nezapomeňme, že výše uvedené povinnosti nejsou jediné - zaměstnavatelé mají řadu dalších závazků, které podrobně rozebíráme v následujících částech článku.

1. Předložení dokumentů zaměstnancem

Při nástupu do práce musí nový zaměstnanec doložit několik zásadních dokumentů. Všechny tyto dokumenty je nutné správně zaevidovat a archivovat. Zaměstnavatel je povinen tyto dokumenty archivovat a na jejich základě provést oznámení o nástupu zaměstnance do zdravotní pojišťovny i správy sociálního zabezpečení.

Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance [potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku (je-li nutný), prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce - např. řidičský průkaz apod.].

2. Pracovní smlouva a informace o pracovních podmínkách

S každým zaměstnancem je nezbytné nejpozději v den nástupu podepsat pracovní smlouvu, která upravuje podmínky pracovního poměru. Mzda není povinnou součástí smlouvy - o její výši však musíte zaměstnance informovat, a to nejpozději do 7 dnů od vzniku pracovního poměru.

Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru. Existují však i další informační povinnosti zaměstnavatele - týkají se údajů a záležitostí, které sice nemusíte specifikovat ve smlouvě, ale přesto je třeba o nich dát zaměstnancům vědět. Kromě výše mzdy jde například o délku a podmínky zkušební doby, počet dní dovolené, rozvržení pracovní doby nebo rozsah práce přesčas.

Jak budete vyplácet mzdy - hotově, nebo převodem na účet? Co termín výplat? Ať zaměstnanci přesně vědí, kdy mají peníze očekávat (nejlépe každý měsíc ve stejný den). A nezapomeňte vystavovat výplatní pásky.

3. Vstupní lékařská prohlídka

Vstupní lékařská prohlídka je nedílnou součástí procesu nástupu zaměstnance do zaměstnání a patří mezi základní povinnosti zaměstnavatele při uzavírání pracovního poměru. Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby každý nový zaměstnanec absolvoval lékařskou prohlídku ještě před zahájením výkonu práce, a to na základě zákoníku práce a souvisejících právních předpisů.

Pokud k Vám nová posila nastupuje na hlavní pracovní poměr, musí ze zákona nejprve absolvovat vstupní lékařskou prohlídku na Vaše náklady. U zaměstnanců na DPČ a DPP je prohlídka povinná pouze ve specifických případech (např.

Samotná vstupní lékařská prohlídka probíhá na základě dohody mezi zaměstnavatelem a poskytovatelem pracovnělékařských služeb. Lékař posuzuje, zda je zaměstnanec schopen vykonávat práci na dané pozici, a to s ohledem na charakter práce, pracovní prostředí i případná zdravotní omezení.

Zaměstnavatel je povinen hradit náklady na vstupní lékařskou prohlídku, pokud se jedná o uzavření pracovní smlouvy. Cena prohlídky se obvykle pohybuje kolem 500 Kč, přičemž konkrétní částka závisí na poskytovateli služeb a rozsahu vyšetření.

Moderní digitalizace přináší do procesu nástupu nového zaměstnance do zaměstnání výrazné zjednodušení. Mnozí poskytovatelé pracovnělékařských služeb dnes umožňují online objednání vstupní lékařské prohlídky, což urychluje celý proces a minimalizuje administrativní zátěž.

4. Školení BOZP a PO

Jednou z nejdůležitějších zákonných povinností zaměstnavatele je zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP). Toto školení musí být provedeno před započetím práce a zaměstnavatel je povinen jej pravidelně opakovat. V den nástupu je třeba s novým zaměstnancem (nezávisle na typu úvazku) provést školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a požární ochrany (PO). BOZP a PO školení může mít prezenční i e-learningovou podobu.

5. Ohlašovací povinnosti

Zaměstnavatel je povinen hlásit nástup zaměstnance správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně, včetně údajů o místě výkonu práce. Dále musí splnit všechny povinnosti v oblasti sociálního zabezpečení a pojištění od nástupu zaměstnance.

Nástup každého zaměstnance musíte do 8 dnů nahlásit na OSSZ a zdravotní pojišťovnu. OSSZ dáte o novém zaměstnanci vědět pomocí tohoto formuláře. Každá pojišťovna k tomu má také svůj formulář. Zvládnete to dřív, než řeknete „byrokracie“.

Do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance je pak třeba tuto skutečnost oznámit jeho pojišťovně přes formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“. Dokumenty obvykle bývají online na stránkách pojišťoven.

Nejpozději do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance se musíte registrovat jako plátce daně z příjmu ze závislé činnosti.

Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům:

• u zdravotní pojišťovny zaměstnance splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost o nástupu zaměstnance do zaměstnání (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu "Hromadné oznámení zaměstnavatele".
• u místně příslušné správy sociálního zabezpečení splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost, tj. přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři "Oznámení o nástupu do zaměstnání", pokud nemá s ÚSSZ dohodnutou jinou lhůtu.

Změny v ohlašovacích povinnostech od 1. 1. 2025

V oblasti zdravotního pojištění dochází od 1. 1. 2025 ke změnám lhůt pro přihlašování a odhlašování zaměstnance na DPP a DPČ. Jedná-li se o zaměstnance činného pouze na základě dohody o provedení práce nebo o zaměstnance činného pouze na základě dohody o pracovní činnosti, oznamuje zaměstnavatel nástup zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení do dvacátého dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se stali nebo přestali být plátci pojistného.

6. Zpracování osobních údajů

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.

Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát. Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat.

7. Další povinnosti

• Zajistit pracovní prostředky - např.
• Evidence pracovní doby: Domluvte se se zaměstnancem, jak budete pracovní dobu evidovat. Používáte docházkový systém či aplikaci (např. Sloneek), nebo si bude každý jednoduše zapisuje příchody a odchody do tabulky v Excelu?
• Seznámení s pravidly: Seznamte zaměstnance s bezpečnostními pravidly a vybavte je (pokud potřeba) ochrannými prostředky.

Digitalizace procesu nástupu

Tradiční papírový proces je zdlouhavý a náchylný k chybám, zároveň vyžaduje značné množství prostoru pro skladování personální evidence zaměstnanců. Tisk všech dokumentů se navíc projeví i ve výši nákladů.

Administrativní proces nástupu zaměstnanců usnadňuje také personální systém Vema, který podporuje digitalizaci HR procesů. Díky digitalizaci může být nástup zaměstnance do zaměstnání rychlejší, přehlednější a bezpečnější.

Onboarding nekončí prvním dnem

Onboarding nekončí prvním dnem. Správně nastavený adaptační proces pomáhá snížit fluktuaci a zvýšit produktivitu nových zaměstnanců již od prvních dnů. Správně nastavený onboarding pomáhá nejen zaměstnanci rychle se adaptovat, ale také snižuje administrativní zátěž personalistů a minimalizuje riziko chyb.

Chcete mít jistotu, že nezapomenete na žádnou povinnost zaměstnavatele při nástupu nového zaměstnance?

Povinnosti zaměstnavatele v nemocenském pojištění

Podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, v platném znění, má zaměstnavatel tyto povinnosti:

1. Přihlásit/odhlásit se do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech, tj. „Přihláška do registru zaměstnavatelů“, „Odhláška z registru zaměstnavatelů“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.
2. Přihlásit/odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech (viz výše), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.
3. Používat přidělený desetimístný variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ a ČSSZ.
4. Oznámit příslušné ÚSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, den skončení doby zaměstnání se zaměstnancem a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů; to neplatí, jde-li o zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce.
5. Vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje obdobné údaje, jaké byly vedeny dosud s tím, že se již neuvádí rodinný stav a nově se požaduje vedení výše sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu a název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn.
6. Zaměstnavatel je povinen přijímat žádosti ve formě oznámení podle § 109 odst. 1 písm. b) bodu 1 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, svých zaměstnaných osob (jakož i bývalých zaměstnanců) o dávky, s výjimkou nemocenského a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat územní správě sociálního zabezpečení.

tags: #povinnosti #zaměstnavatele #při #nástupu #zaměstnance #checklist

Oblíbené příspěvky:

• Efektivní komunikace s kolegy
• Důležité informace o požárním řádu
• Mzdy v USA vs. ČR
• Činnosti NPÚ Praha
• Preventivní prohlídky zaměstnanců