Povinnosti Zaměstnance Při Nástupu Do Zaměstnání v České Republice

Příchod nového zaměstnance do firmy je spojený s celou řadou povinností ze strany zaměstnavatele. V případě, že byste některý z administrativních úkonů vynechali, hrozila by vám vysoká pokuta. Podnik roste, a tak se rozhodnete najmout posily. S prvním zaměstnancem však přichází pěkná dávka administrativy.

Správný proces nástupu nového zaměstnance je klíčový pro jeho rychlou adaptaci i pro splnění zákonných povinností zaměstnavatele. Jaké povinnosti ukládá zákoník práce? A co vše je třeba zajistit ještě před prvním pracovním dnem? V tomto článku najdete kompletní přehled kroků, které vám pomohou zefektivnit proces onboardingu a zajistí bezproblémový start nového kolegy.

Pracovní Smlouva a Její Náležitosti

Pracovní smlouva zakládá pracovní poměr mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a je jedním z nejdůležitějších dokumentů v pracovněprávním vztahu. Zákonem je stanovené, že pracovní smlouva musí být uzavřená písemně a obsahovat několik náležitostí. S každým zaměstnancem je nezbytné nejpozději v den nástupu podepsat pracovní smlouvu, která upravuje podmínky pracovního poměru.

V pracovní smlouvě musí povinně být: druh práce, místo výkonu práce, den nástupu. V pracovní smlouvě může být sjednaná i mzda. Časté ale je, že se výše výdělku uvádí zvlášť ve mzdovém výměru.

Informování o Pracovních a Mzdových Podmínkách

Mzda není povinnou součástí smlouvy - o její výši však musíte zaměstnance informovat, a to nejpozději do 7 dnů od vzniku pracovního poměru. Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru.

Existují však i další informační povinnosti zaměstnavatele - týkají se údajů a záležitostí, které sice nemusíte specifikovat ve smlouvě, ale přesto je třeba o nich dát zaměstnancům vědět. Kromě výše mzdy jde například o délku a podmínky zkušební doby, počet dní dovolené, rozvržení pracovní doby nebo rozsah práce přesčas.

Ohlašovací Povinnosti Zaměstnavatele

Zaměstnavatelé mají ohlašovací povinnost hned pro několik institucí. Prvním krokem pro Vás tedy bude kontakt s příslušnými institucemi. Čeká Vás také příprava nezbytné dokumentace. Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům.

Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance [potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku (je-li nutný), prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce - např. řidičský průkaz apod.].

Sociální Zabezpečení a Zdravotní Pojištění

Nového zaměstnance musíte nahlásit na příslušné správě sociálního zabezpečení a u jeho zdravotní pojišťovny, a to do osmi dnů od nástupu do zaměstnání. Zaměstnavatel je povinen tyto dokumenty archivovat a na jejich základě provést oznámení o nástupu zaměstnance do zdravotní pojišťovny i správy sociálního zabezpečení.

Do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance je pak třeba tuto skutečnost oznámit jeho pojišťovně přes formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“. Dokumenty obvykle bývají online na stránkách pojišťoven. Nejpozději do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance se musíte registrovat jako plátce daně z příjmu ze závislé činnosti.

Při nástupu nového zaměstnance je zaměstnavatel povinen přihlásit ho k sociálnímu pojištění u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ). Oznamovací povinnost vůči OSSZ: Zaměstnavatel je povinen nejpozději do 8 dnů oznámit okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ) vznik pracovního poměru nového zaměstnance.

Prvním krokem pro Vás tedy bude kontakt s příslušnými institucemi. Než se pustíte do komunikace s ČSSZ, potřebujete zjistit, pod kterou okresní správu sociálního zabezpečení (OSSZ) spadáte - bude totiž Vaším hlavním kontaktním místem. Příslušnou pobočku a číslo její datové schránky najdete na mapě pracovišť ČSSZ. Místní příslušnost se řídí Vaším sídlem, případně místem, kde se nachází Vaše mzdová účtárna (pokud není v sídle).

Dále přichází na řadu samotné papírování. Po registraci obdržíte variabilní symbol zaměstnavatele, který využijete při další komunikaci s ČSSZ. Pokud jste OSVČ, používáte stejný variabilní symbol jako při podávání ročního přehledu o příjmech a výdajích. OSSZ hlásíte také nástup každého nového pracovníka, a to vždy ve zmíněné lhůtě 8 dnů.

Povinností zaměstnance je oznámit svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn; případnou změnu zdravotní pojišťovny je nutné zaměstnavateli oznámit do 8 dnů od data změny (tj. od 1. 1., resp. 1.

Zaměstnávání Cizinců

V případě, že plánujete zaměstnávat cizince, musíte o jeho nástupu do zaměstnání písemně informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce nejpozději v den nástupu do práce.

Vstupní Lékařská Prohlídka

Pokud k Vám nová posila nastupuje na hlavní pracovní poměr, musí ze zákona nejprve absolvovat vstupní lékařskou prohlídku na Vaše náklady. Vstupní lékařská prohlídka je nedílnou součástí procesu nástupu zaměstnance do zaměstnání a patří mezi základní povinnosti zaměstnavatele při uzavírání pracovního poměru. Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby každý nový zaměstnanec absolvoval lékařskou prohlídku ještě před zahájením výkonu práce, a to na základě zákoníku práce a souvisejících právních předpisů.

Pokud zaměstnanec lékařskou prohlídku neabsolvuje, bude shledaný nezpůsobilým k výkonu práce. Cena vstupní prohlídky se obvykle pohybuje okolo 500 Kč. Samotná vstupní lékařská prohlídka probíhá na základě dohody mezi zaměstnavatelem a poskytovatelem pracovnělékařských služeb. Lékař posuzuje, zda je zaměstnanec schopen vykonávat práci na dané pozici, a to s ohledem na charakter práce, pracovní prostředí i případná zdravotní omezení. Zaměstnavatel je povinen hradit náklady na vstupní lékařskou prohlídku, pokud se jedná o uzavření pracovní smlouvy.

Mnozí poskytovatelé pracovnělékařských služeb dnes umožňují online objednání vstupní lékařské prohlídky, což urychluje celý proces a minimalizuje administrativní zátěž. Díky digitalizaci může být nástup zaměstnance do zaměstnání rychlejší, přehlednější a bezpečnější.

Školení BOZP a Požární Ochrana

Při nástupu nového zaměstnance do práce je také třeba provést školení BOZP. Bez vstupního školení zaměstnanec nesmí práci vykonávat. Vstupní školení BOZP se provádí první den nástupu do nového zaměstnání. V den nástupu je třeba s novým zaměstnancem (nezávisle na typu úvazku) provést školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a požární ochrany (PO). BOZP a PO školení může mít prezenční i e-learningovou podobu.

Školení je možné provádět prezentační formou na pracovišti nebo prostřednictvím e-learningu. Toto školení musí být provedeno před započetím práce a zaměstnavatel je povinen jej pravidelně opakovat.

Prohlášení Poplatníka Daně z Příjmů

Zaměstnanec může u zaměstnavatele vyplnit dokument Prohlášení poplatníka daně z příjmů, známý také jako „růžový formulář“. Podpisem dokumentu zaměstnanec potvrzuje způsob odvádění záloh na daň z příjmů. Formulář také slouží k tomu, aby mohl zaměstnanec uplatňovat slevu na poplatníka a další slevy na dani.

Výpis z Rejstříku Trestů

Některé profese vyžadují bezúhonnost, proto po uchazečích zaměstnavatelé mohou požadovat výpis z rejstříku trestů. Myslete ale na to, že podle Zákoníku práce může zaměstnavatel po zaměstnanci nebo zájemci o práci požadovat výpis z rejstříku trestů pouze v některých případech. Konkrétně v případě, že je požadavek bezúhonnosti přiměřený k práci, kterou bude zaměstnanec vykonávat, nebo v případě, kdy právní předpisy stanoví, že musí být uchazeč pro danou profesi bezúhonný (např.

Povinnosti Zaměstnavatele v Nemocenském Pojištění

Podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, v platném znění, má zaměstnavatel tyto povinnosti:

  1. Přihlásit/odhlásit se do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech, tj. „Přihláška do registru zaměstnavatelů“, „Odhláška z registru zaměstnavatelů“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.
  2. Přihlásit/odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech (viz výše), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.
  3. Používat přidělený desetimístný variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ a ČSSZ.
  4. Oznámit příslušné ÚSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, den skončení doby zaměstnání se zaměstnancem a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů; to neplatí, jde-li o zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce.
  5. Vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje obdobné údaje, jaké byly vedeny dosud s tím, že se již neuvádí rodinný stav a nově se požaduje vedení výše sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu a název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn.
  6. Zaměstnavatel je povinen přijímat žádosti ve formě oznámení podle § 109 odst. 1 písm. b) bodu 1 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, svých zaměstnaných osob (jakož i bývalých zaměstnanců) o dávky, s výjimkou nemocenského a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat územní správě sociálního zabezpečení.

Digitalizace Procesu Nástupu

Moderní digitalizace přináší do procesu nástupu nového zaměstnance do zaměstnání výrazné zjednodušení. Administrativní proces nástupu zaměstnanců usnadňuje také personální systém Vema, který podporuje digitalizaci HR procesů.

Manuální administrativa může být zdlouhavá a náchylná k chybám, ale digitalizace dokáže celý proces automatizovat. Tradiční papírový proces je zdlouhavý a náchylný k chybám, zároveň vyžaduje značné množství prostoru pro skladování personální evidence zaměstnanců. Tisk všech dokumentů se navíc projeví i ve výši nákladů.

Ostatní Povinnosti

  • Zajistit pracovní prostředky - např.
  • Zaměstnavatel je povinen hlásit nástup zaměstnance správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně, včetně údajů o místě výkonu práce.
  • Dále musí splnit všechny povinnosti v oblasti sociálního zabezpečení a pojištění od nástupu zaměstnance.

Zpracování Osobních Údajů - Souhlas Zaměstnance

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva). Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát.

Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.

tags: #povinnosti #zaměstnance #při #nástupu #do #zaměstnání

Oblíbené příspěvky: