Kontrola Zaměstnavatele Českou Správou Sociálního Zabezpečení (ČSSZ)
Nejen Finanční správa ČR, Česká obchodní inspekce nebo například živnostenský úřad posílá kontroly mezi podnikatele. Jeden z úřadů, který může mezi podnikatele vyslat své kontrolory, je také Česká správa sociálního zabezpečení.
Českou správu sociálního zabezpečení při kontrolách zajímají účetní záznamy, kontrolují správnost výpočtu povinností k odvodům plateb na sociální pojištění. Pod pojmem kontrola si většina podnikatelů vybaví zejména finanční úřad. Mít pořádek v daních však nestačí. Kontrolor může dorazit například z České správy sociálního zabezpečení.
I když se podnikatelé v současné době snaží hlavně ekonomicky přežít, zapomínat by neměli na zákonné povinnosti. Zaměstnavatelé jsou podle § 38 a 39 zák. č. 582/1991 Sb., povinni vést evidenci o pojištěncích a tuto podkladovou evidenci ČSSZ poskytovat. Povinností každé organizace je založit evidenční list ihned při vzniku účasti zaměstnance na pojištění a vést jej po celou dobu, pokud výdělečná činnost trvá.
Podle mluvčí Jitky Drmolové existují dvě oblasti, v nichž zaměstnavatelé chybují nejčastěji. "Výraznější nedostatky zjišťujeme ve vztahu k plnění povinností při odvodu pojistného a v souvislosti s předkládáním evidenčních listů důchodového pojištění," vysvětluje. Pokud některé údaje v evidenci chybí, zaměstnavatel má zaděláno na problém.
Průběh kontroly
Kontrola zpravidla začíná doručením písemného oznámení o jejím zahájení a kontrolovaný subjekt je povinen od tohoto data poskytovat kontrolorovi potřebnou součinnost. Běžně platí, že čím méně zaměstnanců firma má, tím spíše kontrola probíhá na okresním pracovišti, jinak se kontrolor dostaví do sídla společnosti.
A jaké dokumenty by si měl podnikatel připravit? "Při kontrole musí zaměstnavatelé předložit veškeré doklady a podklady, které jsou potřebné pro účely sociálního zabezpečení, tedy například pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti či provedení práce, dále mzdové listy či účetní záznamy," vyjmenovává potřebnou dokumentaci Drmolová. OSVČ by si měly zajistit zejména doklady prokazující oprávnění k podnikání či účetní doklady.
Kontrola dodržování režimu dočasně práce neschopného zaměstnance
Kontrolovat dodržování režimu dočasně práce neschopného zaměstnance na tzv. neschopence mohou také sami zaměstnavatelé v období prvních 14 kalendářních dnů. Zaměstnavatel je oprávněn kontrolovat nemocného zaměstnance v období prvních 14 kalendářních dnů jeho dočasné pracovní neschopnosti.
Zaměstnanci, u nichž lékař rozhodl o dočasné pracovní neschopnosti, mají povinnost dodržovat stanovený režim a umožnit kontrolu jeho dodržování. Zaměstnanec má právo rozhodnout o adrese svého pobytu v době nemoci. Nemusí se shodovat s jeho trvalým ani přechodným bydlištěm. Na této platné adrese, kterou nahlásil svému ošetřujícímu lékaři, se musí v době nemoci zdržovat. Platnou adresu lze změnit v době dočasné pracovní neschopnosti pouze s předchozím souhlasem ošetřujícího lékaře. Změnu místa pobytu dočasně práce neschopného zaměstnance z důvodu pobytu v cizině může ošetřující lékař povolit jen po předchozím písemném souhlasu příslušného orgánu nemocenského pojištění.
Zaměstnanec musí zajistit dostupnost místa pobytu pro kontrolora v tom smyslu, že bude opatřeno funkčním zvonkem a jeho jmenovkou. O povolení vycházek nebo změny jejich rozsahu a doby rozhoduje ošetřující lékař. Vycházky lze povolit nejvýše v celkovém rozsahu šesti hodin denně, a to v době od 7 hodin do 19 hodin. Přičemž lékař vymezí konkrétní časový úsek nebo časové úseky těchto vycházek.
Zaměstnavatel je povinen v případě zjištění porušení těchto povinností vyhotovit o kontrole písemný záznam s uvedením skutečností, které znamenají porušení režimu práce neschopného. Zaměstnavatel provedl dne ……………………. V …………………. Zaměstnanec nebyl zastižen na platné adrese pobytu dočasně práce neschopného a zároveň v uvedené době neměl zaměstnanec povoleny vycházky. Zaměstnanec porušil v období prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti povinnosti, které jsou součástí režimu dočasně práce neschopného pojištěnce. Pokud zaměstnanec do následujícího pracovního dne (případně stanovit jinou lhůtu, vzhledem ke konkrétní situaci) po převzetí tohoto záznamu věrohodně nezdůvodní svou nepřítomnost, přistoupí zaměstnavatel ke snížení nebo neposkytnutí náhrady mzdy nebo platu podle § 192 odst.
Kromě toho, že zaměstnavatel je povinen zaslat ošetřujícímu lékaři stejnopis výše uvedeného dokumentu, je též oprávněn požádat ošetřujícího lékaře, který stanovil zaměstnanci režim dočasně práce neschopného pojištěnce, o sdělení tohoto režimu v rozsahu, který je zaměstnavatel oprávněn kontrolovat. Porušil-li zaměstnanec v období prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti povinnosti, které jsou součástí režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, může zaměstnavatel se zřetelem na závažnost porušení těchto povinností náhradu mzdy nebo platu snížit nebo neposkytnout. Náhrada mzdy nebo platu nesmí být snížena nebo neposkytnuta, jestliže byla pro totéž porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce dána zaměstnanci výpověď podle § 52 písm. h).
Pověření kontroloři OSSZ mohou provádět kontroly po celou dobu trvání dočasné pracovní neschopnosti. Kontroloři OSSZ mají povinnost prokázat se „průkazem kontrolora“ a do tzv. neschopenky zaznamenat údaje o kontrole. Pokud se potvrdí, že k porušení režimu skutečně došlo, zahájí OSSZ správní řízení, jehož výsledkem může být rozhodnutí o krácení nebo odnětí nemocenského.
Okresní správy sociálního zabezpečení provedly od ledna do prosince 2016 celkem 153 500 kontrol dodržování režimu dočasně práce neschopných.
Kontrola dob důchodového pojištění
Kontrolujete si pravidelně svoje doby důchodového pojištění nebo to, zda vás zaměstnavatel řádně přihlásil k nemocenskému a důchodovému pojištění a odevzdal za vás evidenční listy důchodového pojištění? Je to opravdu důležité. Došetřování dob důchodového pojištění zpětně za několik let je časově velmi náročná činnost a ne vždy se doby pojištění podaří došetřit.
Přitom získaná doba pojištění má vedle celoživotních výdělků zásadní vliv na to, zda vám vůbec při dosažení důchodového věku nárok na důchod vznikne. Každý si může prostřednictvím ePortálu ČSSZ kdykoli zkontrolovat, jaké informace o jeho pojištění Česká správa sociálního zabezpečení vede. Čím dříve se podaří zjistit, že vedené informace případně neodpovídají skutečnému stavu, tím dříve je možné zajistit nápravu.
Drtivá většina zaměstnavatelů svoje povinnosti plní, nikdy však není možné vyloučit, že zaměstnavatel nedopatřením nepřihlásí pojištěnce k účasti na nemocenském a důchodovém pojištění nebo za něj neodevzdá evidenční list důchodového pojištění. Přestože Česká správa sociálního zabezpečení pravidelně provádí kontrolu a případné neúplné údaje se snaží v součinnosti se zaměstnavateli či pojištěnci doplnit, pokud se sejde několik pochybení zaměstnavatele najednou, může se stát, že doba pojištění nebude u České správy sociálního zabezpečení zaevidována.
Během prvního čtvrtletní letošního roku již řada bank zpřístupnila svým klientům možnost přistupovat k elektronickým službám státu prostřednictvím bankovní identity. Mnoho klientů České správy sociálního zabezpečení tak nově získalo možnost přihlásit se do ePortálu ČSSZ a rychle si všechny informace ověřit. Navíc na jednom místě, bez nutnosti osobní návštěvy okresní správy sociálního zabezpečení.
Proč bych si měl kontrolovat, jestli mě zaměstnavatel přihlásil k nemocenskému a důchodovému pojištění?
- Účast na nemocenském pojištění je základní podmínkou pro výplatu dávek nemocenského pojištění. Nezřídka se stává, že zaměstnanec uzavírá smlouvu, aniž by si byl vědom toho, že mu taková smlouva nezaložila účast na nemocenském pojištění, a na dávky nemocenského pojištění tedy nemusí mít z takového zaměstnání nárok. Došetřování účasti na nemocenském pojištění může navíc prodloužit zpracování dávky.
- Získaná doba důchodového pojištění je jednou ze základních podmínek pro nárok na důchod, a to nejen starobní, ale případně i invalidní. Pokud zaměstnání zaměstnanci nezaložilo účast na důchodovém pojištění, prakticky to znamená, že se taková doba zaměstnání neprojeví v počtu získaných let důchodového pojištění a při odchodu do důchodu to pak může být nemilé překvapení.
Zda vás zaměstnavatel přihlásil k účasti na nemocenském a důchodovém pojištění, zjistíte jednoduše prostřednictvím online služeb ePortálu ČSSZ. Tyto informace doporučujeme kontrolovat s určitým časovým odstupem po nástupu do nového zaměstnání nebo po jeho skončení. Zaměstnavatel má na přihlášení zaměstnance k účasti na nemocenském a důchodovém pojištění 8 dnů. Stejnou lhůtu má zaměstnavatel i při skončení zaměstnání. V některých případech je tato lhůta delší.
To, že u aktuálního zaměstnavatele nejste přihlášeni, nemusí nutně znamenat, že se jedná o chybu. Obraťte se na svého zaměstnavatele, může se jednat právě o situaci, kdy vám aktuální zaměstnání účast na pojištění nezaložilo. V případě pochybností kontaktujte místně příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení.
Proč bych si měl kontrolovat, jestli za mě zaměstnavatel odevzdal evidenční list důchodového pojištění?
Každý zaměstnavatel je povinen vaši pracovní činnost evidovat a následně ji v ročních intervalech České správě sociálního zabezpečení vykazovat prostřednictvím evidenčního listu důchodového pojištění. Stejnopis evidenčního listu důchodového pojištění je zaměstnavatel povinen předat rovněž zaměstnanci. Až na základě odevzdaného evidenčního listu důchodového pojištění je získaná doba důchodového pojištění evidována pro nárok na budoucí důchod.
Při žádosti o důchod lze sice chybějící doby důchodového pojištění doložit stejnopisy evidenčních listů, ale ne všichni si tyto dokumenty uschovávají za několik desítek let své pracovní kariéry, navíc tento postup prodlužuje vyřízení žádosti o důchod. Zda váš evidenční list důchodového pojištění České správě sociálního zabezpečení skutečně dorazil, zjistíte snadno právě prostřednictvím ePortálu ČSSZ.
Jak získám celkový přehled o svých dobách důchodového pojištění?
Prostřednictvím ePortálu ČSSZ lze rovněž jednoduše získat celkový přehled o dobách důchodového pojištění, které u vás Česká správa sociálního zabezpečení eviduje. Můžete si také nechat vyhotovit informativní osobní list důchodového pojištění, který obsahuje komplexní informace o získaných dobách důchodového pojištění, kde jsou uvedeny též údaje o tzv. náhradních dobách důchodového pojištění (například doba vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání apod.). Na jeho sestavení máte nárok jednou ročně. Lze si o něj jednoduše požádat prostřednictvím ePortálu ČSSZ. Po jeho vyhotovení ho budete mít k dispozici na ePortálu ČSSZ nebo si ho můžete nechat zaslat do datové schránky či poštou.
Zjištění NKÚ ohledně správy pojistného na sociální zabezpečení
NKÚ prověřil správu pojistného na sociální zabezpečení v letech 2015 až 2018. V těchto letech se vybralo na pojistném téměř 1,8 bilionu korun a pojistné představovalo třetinu příjmů státního rozpočtu. Na správu pojistného vynaložila Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) v uvedených letech zhruba 7,6 miliardy korun, a to jak na mzdových, tak na běžných výdajích. Ministerstvo práce a sociálních věcí ani ČSSZ nesledovaly výdaje spojené se správou pojistného ani neupravovaly postupy tak, aby byla co nejefektivnější.
ČSSZ prováděla každoročně kontroly zaměstnavatelů plošně a ne cíleně. Kontroly plánovala tak, aby prověřila každého zaměstnavatele jednou za tři roky. ČSSZ se tedy nezaměřovala především na rizikové zaměstnavatele, kteří neplní své zákonné povinnosti nebo u kterých při předchozí kontrole zjistila vážné nedostatky. Takto nastavený systém vedl k tomu, že 76,6 % kontrol nezjistilo jakýkoliv nedostatek. Naproti tomu při vymáhání pohledávek vybrala ČSSZ v průměru 52 % vymáhaného finančního objemu.
ČSSZ neřešila vytíženost zaměstnanců, kteří se zabývali správou pojistného. Přitom mezi jednotlivými okresními správami sociálního zabezpečení byl výrazný rozdíl v zátěži zaměstnanců, kteří pracují na stejné pozici a vykonávají stejnou práci. Problémem je i vyšší administrativní náročnost správy pojistného, ani tou se však ČSSZ nezabývala. Důvodem této náročnosti je především to, že agenda důchodového pojištění OSVČ se provádí v lokálních počítačových aplikacích u jednotlivých okresních správ. Ty ale nejsou vzájemně propojeny.
Spisovou dokumentaci zaměstnavatelů musí vést okresní správy v listinné podobě. Určuje jim to metodický pokyn ČSSZ. K vyšší administrativní náročnosti přispívá i to, že ČSSZ nemá s Finanční správou České republiky sjednáno pravidelné předávání informací o vyměřovacích základech OSVČ. Zákon jí přitom umožňuje takovou dohodu uzavřít. Pokud tedy OSVČ nedodala okresní správě přehledy s potřebnými údaji, museli si je zaměstnanci okresní správy vyžádat od příslušného finančního úřadu.
V letech 2016 až 2018 se sice podařilo zvýšit efektivitu výdajů vynaložených na správu pojistného, ale jen díky tomu, že příjmy z pojistného rostly rychleji než výdaje na jeho správu.
| Ukazatel | Hodnota |
|---|---|
| Vybrané pojistné | Téměř 1,8 bilionu korun |
| Výdaje ČSSZ na správu pojistného | 7,6 miliardy korun |
| Procento kontrol bez zjištění nedostatků | 76,6 % |
| Úspěšnost vymáhání pohledávek ČSSZ | 52 % |
tags: #kontrola #zaměstnavatele #OSSZ #co #kontroloje
