Úspěšný Onboarding: Klíč k Efektivní Adaptaci Nového Zaměstnance
První kroky na novém pracovišti jsou zásadní pro budování vztahu zaměstnance k zaměstnavateli, jeho přístupu k práci i ke kolegům. Nástup, adaptace a s tím spojená péče o nového zaměstnance se nazývá onboarding.
Je to plánovaný a řízený proces, který umožňuje novým zaměstnancům jejich rychlou orientaci na pracovišti, zapracování, začlenění do organizace a týmu spolupracovníků. Pokud je onboarding úspěšný, obohatí organizaci spokojený a perspektivní zaměstnanec. V případě, že se adaptační proces nezdaří, pracovní poměr většinou skončí ještě ve zkušební době.
Je to pro obě strany frustrující zážitek a také nezanedbatelná finanční a časová ztráta pro zaměstnavatele. Nebo se důsledky nepovedeného startu mohou projevit později sníženým pracovním výkonem a častými absencemi zaměstnance.
Co je Cílem Onboardingu?
Součástí onboardingu je seznámení nového zaměstnance s pracovní náplní a podmínkami práce, vytváření vztahů ke kolegům, nadřízeným i k celé organizaci a formování pocitu sounáležitosti, zodpovědnosti a loajality k zaměstnavateli. Ruku v ruce se spokojeností a motivací přichází žádoucí pracovní výkon.
Na kvalitě adaptace záleží nejen spokojenost zaměstnance a rychlá orientace na pracovišti, ale také zahájení práce a dosažení plné pracovní výkonnosti.
Cílem těchto aktivit je co možná největší usnadnění a urychlení procesu seznamování se pracovníků s novou náplní práce, pracovními podmínkami, pracovním prostředím a také sociálním prostředím. Cílem je také seznámení pracovníků s požadovanými znalostmi, vědomostmi a dovednostmi, aby jejich výkon v práci co nejdříve dosáhl požadované úrovně.
Klíčové Kroky Úspěšného Onboardingu
Začleňování zaměstnance do pracovního kolektivu fakticky začíná ještě před podepsáním pracovní smlouvy. Na nového zaměstnance působí již podoba a průběh výběrového řízení a veškeré další kontakty s budoucím zaměstnavatelem a jeho zástupci.
1. První Dojem a Transparentní Jednání
Jako jeden z klíčových momentů pro vytvoření prvního dojmu se jeví slušné a transparentní jednání ze strany zaměstnavatele, odhalení všech nejasností a seznámení s plánem a cílem adaptace včetně stanovení garanta celého procesu.
2. Dokumentace a Manuály
Pro snazší orientaci a zapracování se osvědčuje vytvořit dokument, který popisuje proces zaučování zaměstnance a jeho seznamování se s pracovní náplní, se spolupracovníky a s pracovištěm. Doporučuje se vytvořit univerzální firemní manuál neboli příručku se všemi informacemi o zaměstnavateli. Využít lze do jisté míry informační technologie (intranet, e-learning).
Nedílnou součástí vstupních dokumentů by měl být podrobný popis pracovní náplně, kompetencí a odpovědnosti a písemné vyjádření finančního ohodnocení.
3. Uvedení na Pracoviště
Důležitým a bohužel někdy opomíjeným momentem počátku adaptace je uvedení zaměstnance na pracoviště. Této úlohy by se měl ujmout nejvýše postavený manažer a měl by oficiálně „předat“ nového zaměstnance jeho přímému nadřízenému, představit budoucím kolegům, vyjádřit mu důvěru a popřát pracovní úspěchy. Je to slavnostní a důležitá chvíle, která odstartuje proces orientace, zaučování a začleňování zaměstnance.
4. Informační Balíček a Seznámení s Provozními Detaily
V prvních dnech nastává čas na komentovanou prohlídku pracoviště a prostor, ve kterých sídlí organizace. Dále na vyřízení potřebných formalit na personálním a mzdovém oddělení. Firemní příručka poslouží k předání informací o vnitropodnikových normách, firemní strategii, kultuře i dress code, a také o zaměstnaneckých benefitech. Tento soubor vstupních dokumentů tvoří základní informační balíček.
Následuje seznámení s pracovním řádem, sociálně-hygienickými podmínkami (umývárny, šatna, WC, pitný režim a občerstvení), dále proběhne školení bezpečnosti práce a požární ochrany.
Zaměstnanci je přiděleno pracovní místo a vydáno zařízení potřebné k výkonu práce (počítač, stůl, nářadí, ochranné prostředky atd.).
5. Individuální Plán a Mentor
V případě zaškolení je vytvořen individuální vzdělávací a časový plán a přidělen školitel či mentor, který zaměstnance instruuje a nenápadně dohlíží. Opomenout nelze ani schopnost mentora nadchnout nového člověka pro společnou věc.
6. Garant Adaptačního Procesu
Pro celý proces adaptace je jmenován garant, nejčastěji přímý nadřízený, který koordinuje a kontroluje plnění adaptačního plánu.
7. Firemní Kultura a Podpora
Vliv na hladké začlenění má také celková atmosféra v organizaci, firemní kultura i praktické uspořádání a estetika pracoviště. Potřebné pro úspěšnou adaptaci je vyjádření respektu novému zaměstnanci, vstřícné přivítání kolegů a nadřízených a nezbytná informační a psychická podpora.
Samozřejmostí by měla být otevřenost zaměstnavatele zodpovědět dotazy a přijmout náměty zaměstnance, a to jak ke znění pracovní smlouvy, tak k plánu a průběhu adaptace a dalším dokumentům obsaženým ve vstupním balíčku.
Zde je podstatné poskytovat množství kladných podnětů a povzbuzení.
8. Hodnotící Pohovory a Zpětná Vazba
Nejpozději po prvním měsíci je užitečné udělat bilanci toho, jak spolupráce probíhá, a jak si nový člověk vede. Může proběhnout hodnotící pohovor s garantem a současně zjištění zpětné vazby od kolegů a nadřízeného, pokud on sám není garantem.
Účelem je zjištění postřehů a pokroků, také včasné podchycení možných potíží a starostí nového zaměstnance a přijetí potřebných opatření ke zlepšení situace. Je třeba vzít v potaz, že nová práce představuje stres, který může člověka brzdit nebo jinak limitovat.
Také prospěje zvážení životní situace (dojíždění, bydlení, finance a rodinná situace) a zamyšlení se nad typem osobnosti, který se projeví i zvládáním nové situace a rozdílným tempem adaptace.
Pohovor s garantem by se měl zopakovat i po druhém měsíci práce. Další setkání je vhodné provést před koncem zkušební lhůty a projednat, jak bude spolupráce pokračovat (nebo zda skončí).
Důležité je zhodnotit, jak se úkoly adaptace podařilo splnit, a nastavit další cíle rozvoje a směrování zaměstnance, projednat jeho podíl na budoucnosti organizace a posílit tak jeho sounáležitost se zaměstnavatelem.
Další hodnotící pohovor by měl být po půl roce trvání práce a každý další opakovat po roce.
Přestože mnozí zaměstnavatelé doufají, že budou mít čas proškolit své zaměstnance o každém detailu, může dojít k nedopatření, ke kterým v 90 % vždy dochází.
„Pokud se vám nepovede adaptace nového zaměstnance, ztrácíte investici do náboru uchazeče a investici kolegů, kteří čas do adaptace nového kolegy nebo kolegyně investovali také. Samozřejmě, čeká vás další investice do náboru a kolečko se opakuje.
Úspěšné zaškolení nového zaměstnance vede především v jeho udržení, mimo to, vede k lepšímu pracovnímu výkonu, hlubší spokojenosti zaměstnanců.
9. Kontrolní Seznam
Kontrolní seznam pro nástup je přínosný jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Často se jedná o úkoly, které může zaměstnanec provést sám, které může splnit s různými odděleními, nebo o úkoly, s nimiž může potřebovat vaši pomoc.
Proces nástupu začíná poté, co jste se rozhodli přijmout nového zaměstnance. Budete se chtít ujistit, že tento proces bude co nejplynulejší, protože je to první dojem, který si nový zaměstnanec o vaší organizaci udělá.
Ujistěte se, že váš zaměstnanec obdrží nabídkový dopis a má jasno skrze vaši nabídku. Bohužel i já to zažil, přijdete do kanceláře a tam nic, na chodbě vás nikdo nepoznává, nikdo neví, co tam děláte.
Nejlepším postupem je dát si zhruba týden na kompletní přípravu všech detailů, které musíte zvážit před nástupem nového zaměstnance do vaší společnosti.
Nezapomeňte, že je důležité zajistit, aby se nový zaměstnanec cítil v týmu vítaný. To v konečném důsledku zlepší jeho celkovou morálku a výkonnost.
První dny mohou být stresující jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Je skvělý nápad zvážit vaši aktuální agendu abyste jim mohli věnovat svou plnou pozornost.
Přivítejte je. Nezapomeňte mu ukázat jeho pracovní prostor, jeho vybavení a veškeré zásady týkající se vstupu a výstupu z budovy a proveďte ho orientační prohlídkou.
První den je také skvělým místem a příležitostí pro nastínění očekávání, která od nového zaměstnance očekáváte. Proberte s ním jeho pracovní povinnosti a definujte, jak vypadá úspěch jeho role.
Pokud váš zaměstnanec nastupuje do širšího týmu, zvažte možnost pozvat tým na oběd nebo uspořádat úvodní schůzku, kde se všichni navzájem poznají.
Váš nový zaměstnanec se bude těšit, až začne plnit některé ze svých prvních povinností, a není důvod čekat, až skončí jeho první týden.
Je skvělý nápad zkontrolovat nového zaměstnance po měsíci práce. Během této doby si již lépe zvykne na tým a společnost a bude mít lepší představu o tom, jak ve své práci uspět.
Zhodnoťte předané úkoly a projekty. Proberte cíle zaměřené do budoucna. Proberte, jak role vašeho zaměstnance zapadá do celého týmu.
Nezapomeňte se zaměstnancem probrat jeho pracovní povinnosti a očekávání a zeptejte se ho, zda má pocit, že jsou tyto věci dosažitelné. Stanovte nové projekty a cíle.
První tři měsíce jsou obvykle časovým rámcem, ve kterém byste se měli vrátit k výkonu nového zaměstnance a probrat s ním případné obavy, které se v tomto období objevily.
10. Hodnocení Výkonu ve Zkušební Době
Pokud v této chvíli netušíte, jaký je výkon zaměstnance, jak zapadá do firemní kultury, jakou má přibližnou úroveň kompetencí a skutečných znalostí, adaptační proces ve skutečnosti nemáte. Bohužel je třeba toto téma vnímat pragmaticky. Nový zaměstnanec je především investice, a tak sledujte, jak se vám zhodnocuje.
V této době se váš nový zaměstnanec s největší pravděpodobností již rozkoukal a hlouběji a lépe rozumí své práci. Možná budete chtít využít této příležitosti a probrat s ním jeho dlouhodobé cíle a to, kde se vidí v budoucnu.
Moje zkušenost je taková, že někteří kandidáti se ukáží až po delší době, než jsou tři měsíce. Důležité jsou role v týmu a snaha týmu nového uchazeče dostatečně dobře adaptovat.
Pokud se vám nepovede adaptační proces je celkem jedno, co bylo důvodem. Firma přišla o náklad ve stovkách tisíc korun a co bylo příčinou může být často jen jedna velká mlha.
Za nábor a dobrou adaptaci zodpovídá každý ve firmě, jste tým a každý člen tvoří jeden dílek. Zvažte firemního buddyho, i tato role dokáže s adaptací hodně pomoci a její návratnost je často významná.
Když se chystáme na nástup do nového zaměstnání, můžeme být (zejména u velkých firem) zařazeni do adaptačního procesu, který je zaměřen na začleňování nových zaměstnanců do pracovně sociálního prostředí.
Seznámení s účelem tohoto procesu může budoucího zaměstnance uklidnit, že nemusí ihned podávat vysoké výkony a že i zaměstnavatel počítá s jeho postupným zaučením s následným rozvojovým plánem.
Vyhodnocení s nadřízeným pracovníkem - vyhodnocení dosavadního průběhu adaptace. Proběhne většinou kolem 3. měsíce nejpozději před ukončením 6. měsíce pracovního poměru.
Opírá se o výstupy z provádění průběžných kontrol uložených úkolů a prováděním soustavného hodnocení pracovníka. Vyhodnocení probíhá formou hodnotících rozhovorů - ty jsou zaměřeny na zvládání požadovaných pracovních úkolů, zda je organizace spokojena s jeho pracovním chováním a jak může dále při zapracování pomoci.
Stejně tak pracovník má možnost sdělit zpětnou vazbu a vznést další dotazy. Seznámení s možnostmi v oblasti vzdělávání a kariérního rozvoje probíhá většinou již jako součást adaptačního procesu.
Správný proces nástupu nového zaměstnance je klíčový pro jeho rychlou adaptaci i pro splnění zákonných povinností zaměstnavatele. Jaké povinnosti ukládá zákoník práce? A co vše je třeba zajistit ještě před prvním pracovním dnem?
V tomto článku najdete kompletní přehled kroků, které vám pomohou zefektivnit proces onboardingu a zajistí bezproblémový start nového kolegy.
Zákoník práce ukládá zaměstnavatelům řadu povinností, které je nutné splnit při nástupu nového zaměstnance. Nezapomeňme, že výše uvedené povinnosti nejsou jediné - zaměstnavatelé mají řadu dalších závazků, které podrobně rozebíráme v následujících částech článku.
Přihlášení zaměstnance na zdravotní pojišťovnu: Každý zaměstnanec musí být přihlášen u své zdravotní pojišťovny do 8 dnů od nástupu.
Oznamovací povinnost vůči OSSZ: Zaměstnavatel je povinen nejpozději do 8 dnů oznámit okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ) vznik pracovního poměru nového zaměstnance.
Při nástupu nového zaměstnance je zaměstnavatel povinen přihlásit ho k sociálnímu pojištění u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ).
Příprava na příchod nového zaměstnance začíná ještě před jeho prvním pracovním dnem. První pracovní den je klíčový pro celkový dojem nového zaměstnance a jeho úspěšnou integraci do firmy.
Jednou z nejdůležitějších zákonných povinností zaměstnavatele je zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP). Toto školení musí být provedeno před započetím práce a zaměstnavatel je povinen jej pravidelně opakovat.
Onboarding nekončí prvním dnem. Správně nastavený adaptační proces pomáhá snížit fluktuaci a zvýšit produktivitu nových zaměstnanců již od prvních dnů.
Správně nastavený onboarding pomáhá nejen zaměstnanci rychle se adaptovat, ale také snižuje administrativní zátěž personalistů a minimalizuje riziko chyb.
Zaškolení a zaučení je zaměstnavatel povinen zaměstnanci zajistit ve všech případech, kdy zaměstnanec vstupuje do zaměstnání bez kvalifikace potřebné pro výkon práce, kterou má vykonávat.
Jde zpravidla o méně kvalifikované či pomocné práce, pro jejichž výkon postačí pouhé zapracování. Zaškolení nebo zaučení zaměstnavatel realizuje různými formami, nejlépe pod vedením jiného zkušeného zaměstnance, který může současně zajistit průběžnou kontrolu, zda se zaměstnanec pro sjednanou práci úspěšně zapracovává.
Povedlo se vám najít ideálního kandidáta na volnou pozici? Skvělé, ale nezapomínejte také na jeho onboarding, tedy kvalitní zaškolení a uvedení do firmy. První týdny totiž do značné míry určí, jak bude zaměstnanec u vás spokojený a produktivní.
S novým zaměstnancem se pojí také několik zákonných povinností. Vše si důkladně připravte předem, abyste se vyhnuli sankcím a neudělali na nováčka špatný dojem. Na co nezapomenout?
- Zaměstnanci dejte podepsat prohlášení poplatníka daně z příjmů (tzv. růžový formulář) a seznamte ho s interními směrnicemi.
- Ještě před samotným nástupem zaměstnance se ujistěte, že má k dispozici vše, co k výkonu práce bude potřebovat.
- Během prvního dne byste měli se zaměstnancem udělat prohlídku pracoviště, aby věděl, kde co najde. Ukažte mu zázemí pro zaměstnance (kuchyňku, toalety, šatnu), tiskárnu, sklad apod.
- Aby se zaměstnanec cítil v týmu dobře a vždy věděl, na koho se může obrátit, nepodceňte jeho seznámení s dalšími zaměstnanci.
- Nového zaměstnance uveďte ještě před jeho nástupem. Řekněte svým kolegům, kdy nastoupí a jaké bude plnit povinnosti.
- Určete, kdo bude nového zaměstnance zaškolovat a pro zaškolování vyhraďte dostatek času. V den nástupu by měl nového zaměstnance na pracovišti přivítat jeho nadřízený.
- Nepodceňte také sílu neformálních vztahů a zorganizujte v prvních dnech společný oběd.
- Přidělte novému zaměstnanci „buddyho“, tedy jakéhosi parťáka, který mu v prvních týdnech pomůže s orientací v novém prostředí a sociální adaptací. Onboarding buddy by měl být zkušený zaměstnanec, který dobře zná všechny firemní postupy i členy týmu.
- Aby si nový zaměstnanec vytvořil silnou vazbu k vaší společnosti, seznamte ho s vaší historií, firemní vizí a hodnotami. Díky tomu bude nejen motivovanější a loajálnější, ale získá i jasné argumenty při strategických rozhodnutích.
Adaptace na firemní kulturu má i praktický rozměr.
Nyní můžete zaměstnance seznámit s onboradingovým plánem. Onboardingu dejte jasný časový rámec a určete, s čím zaměstnanec během školení začne a kdy má co zvládnout samostatně. Vždy postupujte od jednodušších úkolů ke složitějším.
Na konci onboardingu by měl mít zaměstnanec všechny znalosti a dovednosti potřebné pro správné a efektivní plnění úkolů. Onboardingový plán musí být vždy připraven individuálně, každá pozice má totiž jiná specifika a každý zaměstnanec jiné zkušenosti a dovednosti.
Obvykle by nový člen týmu měl během onboardingu pochopit své povinnosti a začít je plnit samostatně a v požadované kvalitě. Co však dělat, když nesplňuje stanovené cíle? Především se snažte zjistit příčinu. Proberte se zaměstnancem, co mu dělá problém či proč jeho motivace klesá. Snažte se společně najít řešení a domluvte se na dalším postupu.
Také se může stát, že ještě ve zkušební době odejde samotný zaměstnanec. V takové situaci se otevřeně ptejte na důvody, abyste mohli výběr nových zaměstnanců a proces adaptace vylepšit.
Nábor nových zaměstnanců stojí firmy značné úsilí i finance, a proto byste jej neměli podceňovat.
- Uzavřít pracovní smlouvu, přihlásit zaměstnance na zdravotní pojišťovnu a ČSSZ, zajistit školení BOZP a PO, případně lékařskou prohlídku.
- Pracovní místo, přístupy do systémů i veškeré pracovní pomůcky.
- Popis pracovní pozice a cílů, postupy, nástroje, rozhodovací kompetence a harmonogram hodnoticích rozhovorů.
Zjišťujte důvody, mluvte otevřeně a pokuste se společně najít řešení. Adaptační proces je určen pro nově příchozí zaměstnance nebo stávající zaměstnance, kteří přechází na jinou pozici v rámci organizace.
Všechny výše uvedené body by měly být zaneseny do dokumentu, který se může nazývat „Plán adaptace zaměstnance“, Plán adaptačního procesu zaměstnance“, „Adaptační plán“,… prostě jak si ho organizace nazve.
Pro jednotlivá pracovní místa mohou být vytvořeny „šablony“ Plánu adaptačního procesu, ale ty je nutné pro konkrétního zaměstnance upravit s ohledem na jeho odbornou způsobilost a činnosti, které bude na daném pracovním místě vykonávat.
Plán adaptačního procesu by měl vytvářet přímý nadřízený nebo by se na tvorbě měl významně podílet. Ostatně je v jeho zájmu, aby získal na svůj útvar zaměstnance, který bude práci brzy zvládat tak, jak se očekává.
Plán adaptačního procesu musí být zpracován co nejdříve od nástupu zaměstnance do organizace. Do Plánu adaptačního procesu musí být přeneseny všechny činnosti z Popisu pracovního místa, které má zaměstnanec na daném místě/pozici/funkci vykonávat.
Doporučuji, aby tam byly uvedeny i dokumenty, kde je provádění jednotlivých činností blíže popsáno. V rámci adaptačního procesu se zaměstnanec musí s těmito dokumenty seznámit.
Délka adaptačního procesu je z velké míry závislá na odborné způsobilosti zaměstnance (tzn. současných znalostech a dovednostech). V případě, že se organizaci na danou pozice nepodaří najít zaměstnance, který má optimální odbornou způsobilost, je adaptační proces obvykle delší.
V mnoha organizacích probíhá v rámci adaptačního procesu i zácvik na manuální zručnost. Jsou to zejména organizace, které mají montážní nebo výrobní linky a získání zručnosti je důležité pro dosažení výsledků v požadovaném čase a zároveň při dodržení požadované kvality.
Po ukončení adaptačního procesu musí proběhnout vyhodnocení úspěšnosti adaptačního procesu. Vyhodnocení se provádí v rámci pohovoru mezi zaměstnancem a vedoucím zaměstnancem.
Vyhodnocení adaptačního procesu by mělo proběhnout před ukončením zkušební doby. Pokud je Plán adaptační procesu nastaven na delší dobu než je zkušební doba, je potřeba udělat mezivyhodnocení před koncem zkušební doby.
Dobře zvládnutý adaptační proces zaměstnance by měl zajistit, že organizace získá zaměstnance, který bude v relativně krátkém čase dosahovat výsledky, které se od něj očekávají a zabránit tomu, že bude přijat zaměstnanec, který práci nezvládne.
Důležité Role v Adaptačním Procesu
Adaptační proces stojí na kvalitním a promyšleném plánování a na dobré organizaci. Významnou roli v tomto procesu hraje lidský faktor, a to na několika frontách.
Zaangažován je nejvyšší manažer v organizaci, který má poslední a rozhodné slovo při výběru zaměstnance a je prvním, kdo uvede nového člověka na pracoviště. Přímý nadřízený pracovník pak funguje jako garant čili odpovědná osoba za zapracování neboli pracovní adaptaci.
Současně působí jako koordinátor celého procesu a napomáhá při začlenění do kolektivu a přizpůsobení se vztahům na pracovišti, a tedy napomáhá sociální adaptaci nového zaměstnance. Svoji roli hraje i personalista, jehož úkolem je participace na tvorbě adaptačního plánu a dále pomoc s adaptací na firemní prostředí a kulturu a zajištění potřebných externích školení pro zaměstnance.
Důležitým úkolem personalisty je i zaškolování vedoucích pracovníků na řízení adaptačního procesu. Další významní lidé pro úspěšnou adaptaci jsou kolegové na pracovišti a v neposlední řadě hraje významnou roli sám nový zaměstnanec, kterému je tato péče určena.
Ve výsledku záleží zejména na lidských a profesních kvalitách zúčastněných osob a na jejich schopnosti a ochotě novému člověku v týmu pomoci.
Plánovitý a promyšlený adaptační program je velmi podstatný pro stabilizaci zaměstnance na nové pracovní pozici. Průběh prvních dnů a týdnů v novém zaměstnání je rozhodující pro formování a zejména pro setrvání zaměstnance v práci i po skončení zkušební doby. Je to důležité a citlivé období určující průběh další spolupráce.
Při onboardingu je tedy třeba spojit síly, dát „hlavy dohromady“ a vytvořit zejména v období adaptace novému zaměstnanci takové podmínky, aby uspokojivě zvládl svoji práci, vžil se do systému mezilidských vztahů na pracovišti a přijal firemní kulturu zaměstnavatele.
tags: #zaskoleni #noveho #zamestnance #proces
