Zásady hodnotícího pohovoru: Průvodce pro efektivní zpětnou vazbu a rozvoj zaměstnanců

Hodnotící pohovory jsou důležitou součástí řízení a motivace lidí. Umožňují nám zhodnotit výkonnost pracovníků a poskytnout zpětnou vazbu, která jim pomůže se rozvíjet a růst. Zároveň jsou i zpětnou vazbou na vedoucího nebo personalistu od daného pracovníka.

Na manažerský nástroj nazvaný „Hodnotící pohovor“ převažují negativním názory nad pozitivními. Osobně si myslím, že je to velká škoda. Hlavně si myslím, že hodnotící pohovor je právo zaměstnance, který chce získat zpětnou vazbu, aby se mohl rozvíjet. Zároveň tvrdím, že hodnotící pohovor je povinností manažera, který tímto poskytuje svým spolupracovníkům svoji otevřenou zpětnou vazbu a zároveň pomáhá definovat jejich rozvojový plán.

Vycházím z předpokladu, že dobrý manažer má upřímný zájem na zlepšení svých spolupracovníků. Zájem na tom, aby dosahovali lepších výkonů a tím rostl výkon celého týmu. I toto odlišuje úspěšné leadery od manažerů. Pokud se manažer i spolupracovník bude na hodnotící pohovor dívat touto optikou, bude jejich průběh i výsledek radikálně jiný. Nepůjde už jenom o vyplnění tabulek, které vyžaduje vedení firmy.

Hodnotící pohovor může být velmi mocným manažerským nástrojem, kterým lze nejen pomoci spolupracovníkovi v jeho rozvoji, ale především jím lze upevnit vztah mezi manažerem a jeho spolupracovníkem. A pokud se s ním naučí manažer dobře zacházet, najdou jeho spolupracovníci ve svém manažerovi svého leadera.

Co je to zpětná vazba?

Zpětná vazba je komunikaci, během které je někomu sdělováno, jak působí na své okolí. Bývá součástí pravidelných hodnotících rozhovorů, při plnění každého důležitějšího úkolu i v každodenní komunikaci mezi zaměstnancem a jeho nadřízeným. Cílem je pomoci jinému člověku dovědět se, jak jej vidí ostatní lidé a umožnit vyhodnocení nebo korekci.

Někteří manažeři se mohou poskytování zpětné vazby obávat, protože si nejsou jistí jak ji správně poskytnout, co a jakým způsobem říci. Efektivní zpětná vazba se opírá o tři hlavní principy:

Měla by být vyvážená (obsahovat pochvalu i kritiku).
Je plánovaná a pravidelná.
Je věcná a konkrétní.

Většina lidí kladně reaguje na chválu, povzbuzení a uznání. Dobře, uznejte to. Vyhýbejte se všeobecným poznámkám typu „Bylo to dobré“. Detailní zpětná vazba poskytuje větší příležitost k učení. Vyvoďte z negativní zpětné vazby pozitivní návrhy. Ze zpětné vazby mohou vyplývat konkrétní opatření nebo úkoly.

Proč jsou hodnotící pohovory důležité?

Hodnotící pohovory jsou důležitým obousměrným informačním kanálem. V informovanosti pracovníků má většina firem značné rezervy. Každý pracovník potřebuje znát svou perspektivu v organizaci. To je zvláště důležité pro mladé a špičkové pracovníky, ale i např. ve výběru kandidátů na vyšší pozice apod.

Hodnotící pohovor by měl formu rozhovoru a ne monologu. Je určen k tomu, aby přinesl společné zhodnocení uplynulého období s konstruktivními návrhy na řešení a stanovil cíle na nadcházející období. Účinnou formou zahájení může být vyzvání podřízeného k vlastnímu sebehodnocení a zamyšlení nad proběhlými úspěchy a neúspěchy. Zahájení hodnotícího pohovoru by mělo být pozitivní.

Příprava na hodnotící pohovor

Ve všech doporučeních pro lepší vedení hodnotících pohovorů se zdůrazňuje příprava. Mějte definovaná kritéria, podle kterých hodnocení provádíte, a tato kritéria nasdílejte se spolupracovníky před pohovorem. Zvláště doporučuji do hodnocení zahrnout firemní hodnoty, protože tímto krokem lze efektivně uvádět firemní hodnoty v život. Stejně dobře fungují kritéria, která popisují způsob řešení úkolů (schopnost práce pod tlakem, pracovní ochota a píle, pracovní tempo, spolehlivost atd.) a tzv. intelektuální dovednosti (schopnost myšlení a tvoření závěrů, kreativita, schopnost vnímání souvislostí atd.).

Nezapomeňte ke každému kritériu definovat jednoznačnou stupnici hodnocení. Manažer i spolupracovník si musí připravit hodnocení dopředu. Samotný pohovor by měl být už jen diskuzí, především nad kritérii, kde se hodnocení výrazně rozcházejí. Především z pohledu manažera je příprava kritická a kromě toho, že tzv. „oznámkuje“ svého spolupracovníka je nutné, aby měl ke každému hodnocení vysvětlení. Doporučuji použít konkrétní příklady spolupracovníkova chování, které reprezentuje zvolené hodnocení.

Jak vést hodnotící pohovor

Zahájení hodnotícího pohovoru by mělo být pozitivní. Na začátku dáme vědět, že hodnocení bude pozitivní. Vhodným začátkem je dotaz na práci, o kterém pracovník rád mluví a které ho pro začátek zklidní. Hodnotíme celé sledované období, nikoliv jen posledních pár dnů. Rádi byste se dozvěděli více? Potřebujete naučit vést hodnotící pohovor? Chtěli byste si jej vyzkoušet a odhalit chyby?

Zásady vedení pohovoru:

Hodnotící pohovor je dialog rovnoprávných partnerů, hodnotitel pouze usměrňuje průběh
Umožnit hodnocenému co nejvíce hovořit
Vést pracovníka k sebehodnocení
Věnovat pozornost období celého roku, nejen např. jednomu kritickému období
Vyvarovat se nečekaným reakcím - staré kritice, sporným případům, které měly být již projednány nebo jsou již uzavřeny
Kritizovat konstruktivně, být pozitivní
Udržovat zásady aktivního naslouchání.

Stanovení cílů a rozvojový plán

V této souvislosti je nedílnou součástí hodnotících pohovorů i diskuze o rozvojovém plánu spolupracovníka. V souvislosti s rozvojovým plánem se podělím ještě o jednu zkušenost, kterou jsem získal v době, kdy jsem pracoval pro společnost Microsoft, a kterou jsem s výhodou využíval v mé další praxi. Jedná se o rozdělení formy rozvoje pracovníka do tří základních oblastí. Zároveň je definováno procentuální zastoupení těchto forem. Tento model optimalizuje způsob získávání nových znalostí a jejich přenášení do praxe. Model je funkční pouze za předpokladu, že se mu v následujících měsících po pohovoru budou věnovat jak spolupracovník, tak i manažer.

Forma rozvoje	Procentuální zastoupení
Vzdělávání (školení, kurzy)	10%
Konzultace a rady od mentorů	20%
Praktické zkušenosti a úkoly	70%

Řešení problémů pracovního výkonu

Vedoucí musí často řešit dílčí dočasné nebo i stálé problémy se zaměstnanci, neplnícími úkoly. Řízení pracovního výkonu by mělo být založeno na pozitivní motivaci, teorii posilování požadovaného chování. Během celého roku je třeba poskytovat odezvu (zpětnou vazbu) a směrovat zaměstnance k vhodnému pracovnímu výkonu.

Jak řešit problémy se zaměstnanci?

Určit problém a shodnout se na něm
Stanovit příčinu či důvody nedostatků
Dohodnout se o potřebných krocích vedoucích k nápravě
Zajistit nápravné akce
Sledovat zaměstnance a poskytnout zpětnou vazbu

tags: #zasady #hodnoticiho #pohovoru