Mzdový list zaměstnance: Povinnosti, náležitosti a archivace

Osobní a mzdový list pracovníka je nezbytným dokumentem, který nesmí chybět v žádné firmě.

Mzdový list je dokument vyžadovaný zákonem a je tedy potřeba jej vytvořit pro každého zaměstnance, a to bez ohledu na typ pracovněprávního vztahu. Víme, co je mzdový list, a že je nutné jej vytvořit pro všechny zaměstnance. Současně je nutné mít mzdový list při dohodě o provedení práce i dohodě o pracovní činnosti.

Podle zákona o daních z příjmů je každý zaměstnavatel povinen založit a vést svým zaměstnancům tzv. mzdové listy. Přečtěte si, co mzdové listy musí obsahovat nebo jak dlouho se archivují.

Personalisté by měli znát základy mzdového účetnictví, aby dokázali zodpovědět případné dotazy svých zaměstnanců. Přinášíme vám přehledně zpracované základní informace o vyměřovacím základu, mzdovém listu a výplatě mzdy. Dozvíte se, jaké náležitosti musí mít mzdový list, jak dlouho jej zaměstnavatelé musí uchovávat.

Co je mzdový list?

Pojďme začít tím, že si vysvětlíme, mzdový list co to je. Mzdový list zaměstnance musí být založen každému zaměstnanci, bez ohledu na uzavřenou formu pracovněprávního vztahu.

Mzdový list je dokument, který musí vést každý zaměstnavatel pro každého svého zaměstnance ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů (včetně těch, které jsou od daně osvobozené). Na mzdový list se však zároveň neuvádí příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů.

Formulář „Mzdový a osobní list“ je povinnou součástí vedení mzdové agendy zaměstnavatele a slouží k evidenci pracovního poměru a mzdových údajů každého zaměstnance. Vyplývá z povinnosti zaměstnavatelů podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Obsah mzdového listu

Obsah mzdového listu je stanoven Zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů.

Mzdový list musí podle § 38j ZDP obsahovat:

poplatníkovo jméno a příjmení, včetně rodného jména;
rodné číslo a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státě daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem;
bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem;
jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani (např. na manželku), a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání;
den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v České republice,
za každý kalendářní měsíc:
1. úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
2. částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd uvedeného v bodě 1,
3. základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
4. vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
5. měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba,
6. měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a § 35c ZDP,
7. skutečně sraženou zálohu.

Od roku 2019 jsou plátci daně povinni na mzdovém listě dále uvést částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění, které je podle zvláštních právních předpisů ze svých příjmů ze závislé činnosti povinen platit poplatník, a částky tohoto pojistného, které je povinen z těchto příjmů platit plátce daně a u poplatníka, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění, a to za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období.

Na mzdovém listě je nutné uvádět též částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění.

Ačkoliv to zákon nepřikazuje, je vhodné do mzdového listu uvádět také evidenci o důchodovém a nemocenském pojištění zaměstnanců, ať nemusíte vést ještě další evidenci bokem.

Osobní údaje na mzdovém listě a GDPR

Evidence osobních údajů ve mzdovém listě podléhá také GDPR. Jelikož však jako zaměstnavatel osobní údaje zaměstnanců ve mzdových listech zpracováváte se zřejmým účelem - splnění požadavků legislativy - je z tohoto pohledu vše v pořádku.

Pro jakékoliv údaje, které jsou součásti osobního a mzdového listu zaměstnance platí, že zaměstnavatel musí mít právní důvod pro jejich zpracování. Pro většinu dat lze říci, že je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce (informace vyžadované po zaměstnavateli zákonem, zmíněno výše). V souvislosti s tím je potřeba také myslet na zpracování osobních údajů po skončení pracovního vztahu. Důležité jsou nejen lhůty, po které je nutné údaje uchovávat, ale také doba, po kterou je vůbec umožněno je nadále uchovávat.

Obsah druhé části dokumentu, osobního listu, není zákonem stanovená. Mezi standardní informace zde uváděné patří informace o vzdělání, zdravotní pojišťovně, rodinném stavu, invaliditě, nebo pobíraných důchodech.

Mezi další údaje, které zaměstnavatelé často evidují na mzdovém listě, patří:

údaje o průměrném výdělku
čerpání dovolené
evidence absencí
výši náhrad

Povinné náležitosti mzdového listu
Údaj	Popis
Jméno a příjmení zaměstnance	Včetně rodného jména
Rodné číslo	U daňového nerezidenta datum narození
Bydliště	U daňového nerezidenta bydliště ve státě rezidence
Údaje o slevách na dani a daňovém zvýhodnění	Včetně jména, příjmení a rodného čísla osoby, na kterou se sleva uplatňuje
Den nástupu do zaměstnání	U daňového nerezidenta den ukončení zaměstnání v ČR
Úhrn zúčtovaných mezd	Za každý kalendářní měsíc
Částky osvobozené od daně	Z úhrnu zúčtovaných mezd
Základ pro výpočet zálohy na daň	Za každý kalendářní měsíc
Vypočtená záloha na daň	Za každý kalendářní měsíc
Měsíční slevy na dani a daňové zvýhodnění	Za každý kalendářní měsíc
Skutečně sražená záloha	Za každý kalendářní měsíc
Součet údajů za zdaňovací období	Včetně úhrnu vyplacených měsíčních daňových bonusů
Údaje o výpočtu daně a ročním zúčtování	Pokud bylo provedeno
Pojistné na sociální a zdravotní pojištění	Sražené nebo uhrazené za zaměstnance i zaměstnavatele

Archivace mzdových listů

Mzdové listy je po skončení vztahu se zaměstnancem nutné archivovat. Jelikož jsou v nich obsažené údaje potřebné pro účely důchodového pojištění, musíte je zaměstnancům archivovat 45 následujících let od roku, kdy jste provedli poslední záznam.

Výjimkou jsou zaměstnanci pobírající starobní důchod, u těch stačí mzdové listy archivovat 10 let.

Pro účely účetnictví je nezbytné mzdové listy uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.

Z hlediska lhůt je důležité, aby byl formulář vyplněn bezprostředně po nástupu zaměstnance a aktualizován vždy při změně údajů (např. změna úvazku, platu, trvalého bydliště nebo rodného čísla). Uchování formuláře se řídí zákonnými lhůtami archivace - u mzdových listů činí minimálně 30 let od jejich uzavření podle § 35 zákona č.

Vzor mzdového listu

Pro inspiraci si můžete stáhnout vzor mzdového listu, který všechny povinné i obvyklé položky obsahuje.

Zákon nestanovuje formu mzdového listu, proto ho jako menší podnikatelé můžete vést například v tabulkovém procesoru i na papíře. Doporučujeme proto mzdové listy evidovat v softwaru, který je na zpracování mezd specializovaný. Usnadní vám spoustu práce.

Přesto doporučujeme vést mzdové listy ve specializovaném mzdovém softwaru, kde je to mnohem pohodlnější - systém vás při vyplňování intuitivně navádí a v rámci možností kontroluje výpočty.

TIP: Mzdový list se svými údaji zčásti překrývá s osobním spisem zaměstnance a některé firmy je vedou společně jako jeden dokument.

Vyměřovací základ zaměstnance

Opět začneme tím, že si vysvětlíme, co je vyměřovací základ ze zaměstnání. Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny, a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním.

Jak na vyměřovací základ zaměstnance výpočet? Od minimální mzdy je odvozeno i minimální pojistné.

Výplata mzdy

Výplata mzdy je v zákoníku práce řešena detailně, ukládá řadu povinností pro zaměstnavatele. Mzda je splatná po vykonání práce, a to nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém vzniklo zaměstnanci právo na mzdu nebo na některou její složku.

K hlavním pravidlům účtování mzdy patří, že mzda a jednotlivé složky stanovené, sjednané nebo určené za hodinu práce přísluší zaměstnanci i za zlomky hodin, které odpracoval v období, za které se mzda poskytuje. Pojďme se podívat konkrétně, jak se provádí výplata čisté mzdy a její účtování.

Výplata mzdy v hotovosti - mzda se vyplácí na pracovišti a v pracovní době. Výplata mzdy na účet - bezhotovostní výplata mzdy je možná na základě dohody, a to na jakýkoliv účet, který zaměstnanec určí (zaměstnavatel nesmí zaměstnance nutit k založení takového účtu).

tags: #mzdový #list #zaměstnance #vzor