Checklist pro nástup nového zaměstnance: Průvodce pro personalisty a manažery

Tento článek je určený personalistům a lidem odpovědným za nástup a adaptaci zaměstnanců. Nástup zaměstnance je citlivá událost a na jeho konci musí být nový člověk připraven plně pracovat a být zapojený do všech činností.

Firma potřebuje nástup zaměstnance zvládnout efektivně a s co nejmenším administrativním zatížením všech zúčastněných. První kroky a dobrá příprava jeho pracovního prostředí a vybavení rozhodují o jeho prvním dojmu z nového zaměstnání. Firma potřebuje, aby se zaměstnanec rychle začlenil do pracovních procesů, prostředí i týmu a mohl plnohodnotně fungovat.

Onboarding není jen uvítání nového zaměstnance - je to proces, který rozhodne o tom, jak rychle se nováček adaptuje a stane se užitečným členem vašeho týmu. Onboarding vám pomůže začlenit nového zaměstnance do firmy, od seznámení s jeho povinnostmi, přes firemní kulturu, seznámení s týmem až po administrativu.

Co je to onboarding?

Vysvětlení onboardingu jednoduše: Onboarding zaměstnance je proces, který začíná při přijímacím pohovoru a končí tím, že se nový zaměstnanec plně zaběhne a je plně zapojený se do všech činností.

Proč je onboarding důležitý?

Bez ohledu na velikost firmy je úspěšné zapracování nového zaměstnance klíčové. Musíte zvládnout nejen administrativní úkony, veškeré "papírování", ale také zaškolení, předání pracovních pomůcek a připravenost pracoviště.

Nástup zaměstnance má na starost nejčastěji personalista, který spolupracuje s IT a správci pracovního vybavení.

Kdo se podílí na nástupu zaměstnance?

Nástup není jen záležitostí HR oddělení. Jde o velmi komplexní proces, jehož součástí není jen personalista, ale je do něj zapojeno také mnoho dalších lidí ve firmě. Celý proces nástupu zahrnuje činnosti, které provádí nejen samotný zaměstnanec a personalista, ale také další lidé ve firmě.

Lidé, kteří jsou nejčastěji součástí nástupního procesu jsou:

Personalista: Jeho odpovědností jsou všechny formální náležitosti, dokumentace, pracovní smlouva a další "papírování".
Office manažer nebo někdo další odpovědný za vydání pracovních pomůcek, klíčů a dalších přístupů do firmy.
IT pracovník, který vydává počítač a zařizuje přístupy do firemních systémů a aplikací.
Přímý nadřízený pracovníka, který jej uvede do pracovního prostředí včetně úvodního pohovoru.

Fáze nástupu zaměstnance

Proces nástupu zahrnuje všechny činnosti od chvíle, kdy je rozhodnuto o přijetí uchazeče, až do okamžiku, kdy je pracovník na svém pracovním místě plně adaptovaný. Proces nástupu zaměstnance se rozděluje na tři základní části:

Příprava samotného nástupu (pre-onboarding): Vše začíná s rozhodnutím o přijetí uchazeče, tedy celý proces nástupu zaměstnance začíná přípravou ještě dlouho předtím, než zaměstnanec nastoupí. Tato část se nazývá pre-boarding a zahrnuje veškerou přípravu samotného nástupu. Příprava nástupu je důležitá proto, aby bylo vše nachystáno včas na první den. Zahrnuje jak přípravu dokumentace, tak přípravu pracovního prostředí.
Samotný nástup zaměstnance, první den: První den nástupu nového zaměstnance je klíčový. Vše musí být připraveno tak, aby zaměstnanec dostal vše, co je třeba jak z pohledu administrativy, legislativy, tak z pohledu svého pracovního zařazení a práce. Obvykle tedy první den dojde k předání pracovních pomůcek a seznámení s pracovním prostředím a procesy.
Adaptace zaměstnance v prvních týdnech a měsících (adaptace, integrace zaměstnance): Adaptace probíhá v prvních třech měsících po nástupu zaměstnance. Adaptace se typicky plánuje na první týden, první tři měsíce po nástupu (typicky 7-30-60-90 dní).

Protože jde o velmi komplexní proces, organizace musí velmi dobře zkoordinovat všechny zúčastněné. Je proto důležité mít všechny kroky nástupu naplánované a pod kontrolou.

Co všechno musí firma při nástupu zaměstnance vyřídit?

Nástup zaměstnance (onboarding) a z toho plynoucí řízený proces předávání pracovních pomůcek, seznámení s kolegy, pracovištěm, vyřízení všech formálních náležitostí, papírování a povinností je třeba zvládnou s minimálním administrativním úsilím. Aptien vám pomůže vytvořit přehled všeho, co je třeba připravit, aby mu bylo vše správně předáno a mohl se rychle zapojit do pracovního procesu. Je to pět základních pilířů onboardingu:

Personální administrativní nastavení (např. smlouvy, evidence, osobní údaje)
Výkonnostní onboarding (nastavení cílů, rolí, očekávání)
Orientace a školení (seznámení s firmou, školení na roli, procesy)
Předání vybavení a nastavení přístupů (technika, přístupy do systémů, karty)
Sociální a kulturní integrace (seznámení s týmem, hodnotami, firemní kulturou)

Checklist pro přípravu nástupu zaměstnance (pre-onboarding)

Ještě než nový zaměstnanec nastoupí, zajistěte si vše potřebné pro hladký start. Vše začíná s rozhodnutím o přijetí uchazeče, tedy celý proces nástupu zaměstnance začíná přípravou ještě dlouho předtím, než zaměstnanec nastoupí.

Před nástupem nového zaměstnance:

Připravte pracovní místo: Nováčkovi připravte všechno, co bude potřebovat - počítač, telefon, přístupové údaje do systémů, vstupní karty a klíče. Bude potřebovat i blok na poznámky a tužku? Nebo pro něj dokonce máte uvítací balíček?
Informujte tým: Nezapomeňte o příchodu nového kolegy informovat zbytek týmu. A ukažte, že se na ně těšíte!
Vyžádejte si jeho osobní údaje. Budete je potřebovat k uzavření pracovní smlouvy, stejně jako několik nezbytných dokumentů, které vám budoucí zaměstnanec musí doložit.
Pro zaměstnance pracující na základě pracovní smlouvy je povinná lékařská prohlídka.
Dále jako zaměstnavatel můžete požadovat výpis z trestního rejstříku v případě, že nabízená práce vyžaduje bezúhonnost. U některých profesí je trestní bezúhonnost stanovena zákonem.

Checklist pro první den nástupu zaměstnance

První den nástupu nového zaměstnance je klíčový. Cílem onboardingu je nováčkům co nejvíce zjednodušit nástup do nové práce, co nejlépe je integrovat do týmu a pomoci jim osvojit si novou roli, aby mohli začít co nejdříve efektivně plnit své úkoly.

První den by měl zahrnovat:

Uvítací schůzka: Přivítejte zaměstnance v nové práci (vy sami nebo třeba HR) a krátce představte firmu - její historii, hodnoty a vize.
Seznámení s týmem: Představte zaměstnance jeho kolegům - zkuste to stručně shrnout tak, aby si zapamatoval alespoň pro něj klíčové lidi, jejich roli a jak s nimi bude spolupracovat. Seznamte nováčka s firmou a s týmem. a představte mu firemní kulturu, hodnoty a strategii.
Podepsání všech potřebných dokumentů
Seznámení zaměstnance s klíčovými procesy, seznámení předpisy a pravidly ve firmě
Seznámení zaměstnance s detailní pracovní náplní
Vydání klíčů, přístupů a oprávnění (hesla, klíče, vstupní karty)
Vydání pracovního vybavení, nástrojů, ochranných pomůcek a dalších věcí (počítač, pracovní nástroje, ochranné pomůcky)
Seznámení zaměstnance s pracovištěm
Nastavení pracovního prostředí a oprávnění
Zaškolení nebo instruktáž kolem pracovního prostředí, pracovních nástrojů a bezpečnosti práce
Seznámení zaměstnance se spolupracovníky
Seznámení zaměstnance s formálními i neformálními zvyklostmi ve firmě, s firemní kulturou
Seznámení s firemní strategií
Předání pracovního vybavení: Předejte zaměstnanci vybavení, které bude ke své práci potřebovat - např. počítač, telefon nebo telefon.
Proškolení v procesech a používání nástrojů: Zaměstnanec by se měl pomalu učit pracovat s nástroji, které bude denně používat (např. CRM systém, intranet, Slack, Teams, Excel apod.). Nakonec mu vysvětlete pracovní procesy a společně nastavte cíle a očekávání. A je to, nový kolega se může pustit do práce.
Tu musíte se zaměstnancem podepsat nejpozději v den jeho nástupu do práce. Pracovní smlouva by měla obsahovat práva a povinnosti zaměstnance, popis náplně práce, místo výkonu práce a den nástupu. Pokud smlouva neuvádí výši platu, musíte dát zaměstnanci podepsat zvlášť mzdový (platový) výměr.
Máte povinnost do osmi dnů od jeho nástupu nahlásit nového pracovníka jako svého zaměstnance na příslušnou zdravotní pojišťovnu a okresní správu sociálního zabezpečení. To provedete vyplněním a odesláním speciálního tiskopisu, který najdete na webu dané pojišťovny.
Nový zaměstnanec si u vás může vyplnit Prohlášení k dani z příjmů („růžový papír“).
Se zaměstnancem starším 18 let můžete uzavřít písemně dohodu o hmotné odpovědnosti. To se obvykle dělá v případech, kdy hrozí, že by mohla firmě vzniknout škoda na majetku, případně majetková nebo peněžní ztráta.
Povinné je školení o bezpečnosti práce, požární ochraně a ochraně zdraví při práci.

Checklist pro adaptaci a integraci zaměstnance

Aby onboarding k něčemu byl a váš nový zaměstnanec opravdu získal všechny potřebné informace, adaptoval se v novém prostředí a začal se cítit dobře v novém kolektivu, musíte onboarding dobře strukturovat. Adaptace probíhá v prvních třech měsících po nástupu zaměstnance. Adaptace se typicky plánuje na první týden, první tři měsíce po nástupu (typicky 7-30-60-90 dní).

První týdny a měsíce by měly zahrnovat:

Pravidelná komunikace s manažerem: Alespoň ze začátku si se zaměstnancem naplánujte týdenní schůzku, kde proberete jeho dosavadní pokrok a zodpovíte případné otázky.
Zahrnutí do týmových plánů: Pozvěte zaměstnance na pravidelné porady nebo projektové schůzky, na kterých by neměl chybět.
Shadowing (stínování): Zvlášť v prvních týdnech se může nováčkovi hodit, když bude sledovat zkušenější kolegy při práci.
Nastavení cílů: Nastavte si společně se zaměstnancem krátkodobé i dlouhodobé cíle
Zpětná vazba: Pravidelně hodnoťte pokrok zaměstnance. Řekněte, co se daří a kde je naopak prostor pro zlepšení.

Po pár měsících by měl být nový zaměstnanec plně začleněn do týmu i pracovních procesů a mít jasně definované cíle. Obecně může onboarding trvat několik týdnů nebo měsíců. Jeho konec jde často ruku v ruce se zkušební dobou - může se to ale lišit v závislosti na komplexitě role nebo třeba specifických požadavcích pro danou pozici či vaši firmu.

Osobní spis zaměstnance

Během trvání pracovního poměru shromažďuje zaměstnavatel o zaměstnanci velké množství informací důležitých pro vedení personální agendy a mzdové agendy. I přes existenci výpočetní techniky je ale třeba mnohé informace zdokumentovat a mít je uložené v písemné podobě. Z toho důvodu se vede pro každého zaměstnance tzv. osobní spis.

Žádný obecně závazný právní předpis zaměstnavateli neukládá povinnost vést osobní spisy zaměstnanců a neurčuje tedy ani jejich náležitosti. Různé právní předpisy ukládají zaměstnavateli vedení řady evidencí o zaměstnanci a praxe si tudíž existenci osobních spisů vyžádala.

Doklady zakládané do osobního spisu:

Před vznikem a při vzniku pracovního poměru:

Souhlas osoby ucházející se o zaměstnání se zpracováním osobních údajů.
Žádost o přijetí do pracovního poměru podaná zájemcem o zaměstnání spolu s vyjádřením příslušného zástupce zaměstnavatele.
Osobní dotazník zaměstnance, v němž je především nutné se zaměstnance písemně zeptat, má-li nějaké exekuční srážky.
Potvrzení o zaměstnání vydané zaměstnanci jeho předcházejícím zaměstnavatelem (tzv. zápočtový list), popř. posudek o pracovní činnosti, pokud ho zaměstnavatel vyžaduje.
Potvrzení od úřadu práce, pokud byl zaměstnanec zařazen do evidence uchazečů o zaměstnání před vznikem pracovního poměru, které obsahuje evidenci exekučních srážek.
Doklady o dosaženém vzdělání (jde o fotokopie ověřené personalistou z originálů těchto dokumentů, popř. úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon).
Výpis z Rejstříku trestů, pokud ho zaměstnavatel vyžaduje, popřípadě úředně ověřené kopie tam, kde to vyžaduje zákon.
Osvědčení a prohlášení dle tzv. lustračního zákona v případech, kdy to zákon vyžaduje.
Lékařský posudek vydaný na základě vstupní lékařské prohlídky, který prokazuje způsobilost budoucího zaměstnance vykonávat druh práce sjednaný v pracovní smlouvě; vstupní lékařskou prohlídku je nutné zajistit vždy před vznikem pracovního poměru.
Pracovní smlouva (nebo jmenovací dekret v případě, že pracovní poměr vznikl jmenováním).
Informace o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru dle ustanovení § 37 ZP.
Doklad o vstupní instruktáži z bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.
Doklad o instruktáži o osobních údajích zaměstnance a době jejich uložení u zaměstnavatele.
Záznam o tom, že byl zaměstnanec seznámen s vnitřními předpisy zaměstnavatele a kolektivní smlouvou.
Mzdový výměr (v případech stanovených v § 113 ZP) nebo dohoda o mzdě.
Pracovní náplň, pokud ji zaměstnavatel zpracovává.
Dohoda o pravidelném pracovišti pro účely cestovních náhrad musí být součástí pracovní smlouvy - viz § 34a ZP.
Dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat podle § 252 ZP - pokud byly zaměstnanci svěřeny hodnoty podléhající vyúčtování, za které se považují hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu, s nimiž zaměstnanec má možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny.
Dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí dle ustanovení § 255 ZP - zaměstnanec nese odpovědnost za ztrátu nástrojů, ochranných pracovních prostředků a jiných podobných věcí, které mu zaměstnavatel svěřil na písemné potvrzení.
Jakékoliv další písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, např. dohoda o srážce ze mzdy.
Rozhodnutí o přiznání důchodu u pracujících důchodců, rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu, vdovského důchodu, vdoveckého důchodu, rozhodnutí o invaliditě, rozhodnutí o zdravotním znevýhodnění u osob se zdravotním postižením.
Vyhláška o zahájení insolvenčního řízení zveřejněná v insolvenčním rejstříku, usnesení o úpadku nového zaměstnance, usnesení o konkurzu nebo usnesení o oddlužení schválením splátkového kalendáře se zpeněžněním majetkové podstaty.

Za trvání pracovního poměru:

Dohody o změně obsahu pracovního poměru.
Jmenovací a odvolávací dekrety.
Změny v údajích obsažených v informaci o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru.
Změny týkající se výše mzdy (nejčastěji další mzdové výměry).
Hodnocení zaměstnance pro účely personálního řízení, pokud je u zaměstnavatele prováděno a není vedeno v rámci samostatné evidence.
Další lékařské posudky prokazující způsobilost zaměstnance k výkonu sjednané práce (mimořádné prohlídky, následné prohlídky, periodické prohlídky, výstupní prohlídky).
Upozornění zaměstnavatele na porušení povinnosti vyplývající pro zaměstnance z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci, popř. na neuspokojivé pracovní výsledky, s možností dání výpovědi dle ustanovení § 52 písm. f), g) ZP.
Kvalifikační dohody uzavřené se zaměstnancem v souvislosti se zvyšováním, popř. prohlubováním kvalifikace dle ustanovení § 234 ZP.
Souhlasy zaměstnavatele s výkonem jiné výdělečné činnosti zaměstnance podle ustanovení § 304 odst. 1 ZP.
Dokumenty týkající se úpravy pracovní doby zaměstnance.
Povolení pracovního volna bez náhrady mzdy.
Doklady o ověřování znalostí předpisů k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.
Smlouvy o půjčkách ze sociálního fondu.
Rozhodnutí o přiznání invalidity nebo rozhodnutí o osobě zdravotně znevýhodněné, nebo rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu a rozhodnutí o odejmutí těchto statusů.

V souvislosti se skončením pracovního poměru:

Doklad o rozvázání pracovního poměru.
Doklad o vypořádání vzájemných pohledávek.
Kopie vydaného potvrzení o zaměstnání, na kterém je podpis zaměstnance.
Výstupní prohlídka, pokud je právním předpisem stanovena povinnost zajistit výstupní prohlídku, jinak na žádost zaměstnance.
Potvrzení o výši vyměřovacích základů na sociální zabezpečení na žádost zaměstnance.
Potvrzení o zdanitelných příjmech na žádost zaměstnance.
Potvrzení o době nemocenského pojištění na žádost zaměstnance, potvrzení o době důchodového pojištění na žádost zaměstnance, doklad o tom, co bylo zaměstnanci vydáno při skončení pracovního poměru, a to s potvrzením o převzetí zaměstnancem.

Výčet výše uvedených dokladů není vyčerpávající. Zejména zaměstnavatelé s velkým počtem zaměstnanců si vedou některé evidence odděleně mimo osobní spisy zaměstnanců. V takovém případě je ovšem vhodné na ně v osobním spisu pro přehlednost odkázat.

Osobní spis zaměstnance slouží pouze pro interní potřebu zaměstnavatele. Zaměstnavatel proto odpovídá za manipulaci s osobními údaji v něm obsaženými.

Univerzita Palackého: Důležité informace pro nové zaměstnance

Abyste mohli využívat univerzitní síť, potřebujete znát přihlašovací jméno, které vám bylo automaticky vygenerováno založením vaší pracovní smlouvy do informačního systému UP. Společně s webovými stránkami univerzity budete často používat i Portál UP, určený zaměstnancům a studentům UP. platné legislativy v aplikaci UPShare, a v neposlední řadě jej využijete třeba i při objednávání jídla v menze.

Pro úpravu nastavení portálu vám pomůže návod, který naleznete pod políčkem Nápověda. Poštu kontrolujte každý den a odpovídejte co nejdříve. Aby údaje o vás byly v aktuální podobě k dispozici i jiným uživatelům sítě UP a bylo je možné vyhledat i na internetových stránkách UP, je třeba, abyste tyto údaje zavedli do Portálu UP. K editaci osobních údajů se dostanete po přihlášení na Portál a přes tlačítko Můj profil v pravém horním rohu.

Některé údaje pod svým jménem již budete mít, další, jako například alternativní telefonní číslo, musíte doplnit sami. Tento prostor také slouží k doplňování informací o Vašich odborných aktivitách, členstvích v odborných sdruženích, funkcích apod. Součástí Portálu UP je také tzv.

Požadavky zasílané přes Helpdesk jsou upřednostňovány. O přidělení telefonního čísla si požádejte přes Helpdesk, případně se obraťte na správce budovy nebo sekretariát katedry či vašeho pracoviště. Po přidělení klapky můžete telefonovat po univerzitě, telefonní spojení vyhledáte ve vyhledávači kontaktů na webu. O zpřístupnění možnosti telefonovat v rámci ČR nebo do zahraničí rozhoduje vám nadřízený vedoucí pracovník. Ve zdůvodněných případech ho požádejte o rozšíření okruhu telefonních oprávnění.

V případě potřeby můžete obdržet i pracovní mobilní telefon a číslo, které vám umožní volat do sítě univerzity (mobilní i pevné linky) zdarma a být dostupný mimo vlastní pracoviště.

tags: #zacvik #noveho #zamestnance #checklist