Roční Hodnotící Pohovor: Vzor a Praktické Tipy pro Úspěšnou Realizaci

Hodnocení zaměstnanců je jednou ze základních manažerských povinností, které umožňují motivovat, rozvíjet a řídit podřízené pomocí zpětné vazby. Hodnotící pohovory jsou důležitou součástí řízení a motivace lidí. Umožňují zhodnotit výkonnost pracovníků a poskytnout zpětnou vazbu, která jim pomůže se rozvíjet a růst. Zároveň jsou i zpětnou vazbou na vedoucího nebo personalistu od daného pracovníka. Pravidelné hodnoticí schůzky mohou být nesmírně přínosné jak pro jednotlivé zaměstnance, tak pro širší tým a firmu.

Pro většinu lidí mohou být hodnotící pohovory už jen ze svého názvu stresující událostí. Konec roku a také následný začátek dalšího je přesně tou dobou, kdy často probíhají výroční pohovory zaměstnanců s nadřízenými. Přečtěte si, jak se na ně připravit, aby byly konstruktivní a přínosné pro obě strany a zároveň se nestaly obávanou stresovou záležitostí.

Proč Provádět Roční Hodnocení?

Hlavním cílem ročního hodnocení je motivovat zaměstnance. Nejen, aby měl vyšší výkon, ale je potřeba si vyjasnit vzájemná očekávání. Má ten zaměstnanec touhu někam růst? Jak se ve firmě cítí? Co se může stát, když roční hodnocení nastavené v zaměstnání nemáme?

Jak Přesvědčit Manažery o Významu Hodnocení

Některým vedoucím pracovníkům se do hodnocení nechce. Pro HR oddělení to znamená vyčlenit si dostatek času na komunikaci, manažerům se věnovat, vysvětlovat a ukazovat na příkladech, co jim to přinese. Mnohdy pomůže s nimi individuálně projít formulář, k čemu jednotlivé části slouží a jak ho s podřízeným správně vyplnit. Ne každý manažer je rozený people leader. Takového poznáte jednoduše: lidé pod ním chtějí pracovat. Pak jsou manažeři, kteří se zaměřují spíše na tvrdé cíle. Jak o významu ročního hodnocení přesvědčit tento typ člověka?

Obsah Hodnotícího Pohovoru

V praxi by hodnotící rozhovor měl zasáhnout dvě hlavní oblasti: jak zhodnocení číselných výsledků, tak i zhodnocení kompetencí. U kompetencí se zaměříme nejen na to, zda danou kompetenci zaměstnanec umí, ale taky do jaké míry ji používá.

  • Zpětná Vazba na Kompetence: Ideální formou je 360° zpětná vazba, tedy sesbíraná nejen od nadřízeného, ale i od kolegů, podřízených, externích partnerů nebo zákazníků.
  • Prostor pro Zaměstnance: Dejte zaměstnanci prostor na vyjádření k náplni práce, k pracovnímu prostředí, ke mzdě či benefitům.
  • Obousměrná Zpětná Vazba: I nadřízený si zaslouží feedback, koneckonců je pro své podřízené mentorem a přímo zodpovídá jejich výkon.
  • Plán Rozvoje: Výsledkem celého procesu je vzájemná dohoda o dalším rozvoji. Záměrně říkáme dohoda, protože je potřeba, aby plán zaměstnanec přijal. Nebojte se plán nechat zaměstnance i podepsat.

Plán rozvoje není seznam školení, je to akční plán, jak se dostat k cíli. Může zahrnovat on-the-job školení, či účast v projektu, na kterém běžně nepracuje, v každém případě by měl být opravdu šitý na míru.

Kdo o rozvoj nestojí, není třeba ho tlačit za každou cenu. V takovém případě vytvořme pouze taktický operativní rozvoj. Horních 10 % nejtalentovanějších zaměstnanců si zaslouží detailní plán rozvoje. Jde o lidi, kteří mají velký potenciál být budoucími top manažery firmy. A je těžké jejich plány nastavit opravdu dobře.

Jak to udělat, aby dokument měl smysl pro obě strany? Někdo se potřebuje naučit více spolupracovat. Jiný se chce naučit strategické myšlení. Zkuste přemýšlet tak, aby rozvojový plán nebyl seznam novoročních předsevzetí, ale jako o nastavení business plánu. Připravte si analýzu, kde jsem, co je můj cíl, co jsou moje silné stránky, co potřebuji rozvíjet.

Co jsou bloky, které potřebuji odstranit, abychom se dostali tam, kam chceme. Pokud si chcete poslechnout, jak k ročnímu hodnocení zaměstnanců přistupují v jiných společnostech, podívejte se na záznam z poslední inspirativní snídaně.

Příprava a Realizace Hodnotícího Pohovoru v 10 Krocích

  1. Sejměte Roušku Tajemství: Objasněte, proč hodnotící rozhovory děláte a jak budou probíhat. Pro tento rok máme stanovené motivující cíle a čeká nás hodně výzev. Toužíme se společně posouvat dopředu a chceme, aby se nám všem dařilo. Abychom mohli efektivně fungovat jako tým, zajímají nás názory vás všech. Projdeme si s každým z vás to, co už nám perfektně funguje, co můžeme ještě vylepšit a kde máme potenciál. Moc oceníme vaši otevřenost. Můžete se dopředu zamyslet nad tím, co byste nám chtěli sdělit. Pokud by vám pomohlo si své myšlenky utříbit na papíře, zasílám pár otázek k promyšlení. Rozhovoru se bude účastnit váš vedoucí a personalista.
  2. Dotazník pro Přípravu: Pokud uznáte za vhodné, můžete dát svým lidem možnost přípravy formou krátkého dotazníku (maximálně 3-5 otázek). Dotazník by měl být spíše do pomocný.
    • Jak byste zhodnotil/a svůj výkon v uplynulém roce?
    • Jaké úkoly jste splnil/a?
    • Jaké máte plány a cíle na příští období?
    Hodnocený člověk se v klidu zamyslí, utříbí si myšlenky a udělá si poznámky. Pokud se uchopí špatně, může vzniknout přílišná formálnost.
  3. Vytvořte Pravidla: Pravidelnost hodnocení vám zajistí větší čitelnost pro lidi a získáte tak i větší důvěru.
    • S nováčky: Vedoucí a nováček by si měli sednout jednou týdně alespoň na 30 minut a tuto frekvenci udržet po dobu tří měsíců. Nováček + vedoucí + HR by se měli sejít znovu po třech měsících a potom např. po roce.
    • Vedoucí + pracovník: Vedoucí + pracovník (který už není nováčkem) by se měli vidět alespoň jednou měsíčně na 30 minut.
    Cílem je, aby měl vedoucí neustálý přehled o lidech, a to nejen z hlediska pracovního, ale i osobního.
  4. Příprava Vedoucího: Nemusíte mít seznam otázek, na které se budete strojově ptát. Vaše příprava spočívá spíše v poznání daného člověka a získání kvalitních informací o jeho pracovním i osobním životě. Pokud se vídáte pravidelně, neměla by být příprava náročná. Sepište si otázky, na které nechcete zapomenout. Pokud nemáte personální systém, vytvořte si v Excelu tabulku se jmény hodnocených pracovníků, do které si po rozhovorech budete zaznamenávat poznámky. Pokud zrovna ve firmě řešíte nějaké důležité téma, připravte si 1-3 otázky, na které se zeptáte každého.
  5. Vytvořte Přátelskou Atmosféru: Držte se věcného a klidného začátku, následovat by měl racionální dialog a povzbuzující závěr. Pohovor by neměl být formální, ale spíše přátelský a neformální. Nejprve mluví hodnocený - čili pracovník. Nebojte se ticha: Nechte člověka mluvit, dejte mu dostatečný prostor a nebojte se pauziček. Potom pokládejte otevřené otázky. Nereagujte hned, v klidu se zamyslete a přemýšlejte nad reakcí. Držte se pravidla, že první mluví vždy daný člověk, neskákejte mu do řeči, nedokončujte věty. Když mlčí, vydržte, řekněte, že má čas.
  6. Oddělte Hodnocení Člověka od Úkolu: Lidé mají tendenci brát si věci osobně. Poskytněte zpětnou vazbu: Zpětná vazba by měla být konkrétní, specifická a měla by být poskytnuta včas.
    • Dotaz na pracovníka: Zeptejte se na jeho práci a případné problémy, množství času, které věnuje jednotlivým činnostem. Na jeho osobní stránku, jak se má, jak se cítí, můžete probrat mzdové ohodnocení.
    • Od pozitivního k negativnímu: Jak pochvala, tak kritika by měly být založené na faktech, o která se můžete opřít. Nejprve probíráte úspěch a potom sdělujete, kde je ještě prostor pro zlepšení.
    • Hodnocení ukazatelů a cílů (úkolů): Postupně zhodnoťte plnění jednotlivých úkolů. Pokud se nedaří, pátrejte společně s hodnoceným po příčinách a navrhněte možná řešení.
  7. Stanovte Cíle a Plán Rozvoje: Společně se zaměstnancem si stanovte jasné a konkrétní cíle na příští období. Tyto cíle by měly být měřitelné, dosažitelné a realistické. Nastavte plán osobního rozvoje (včetně vzdělávání) na další rok, na který může být navázáno odměňování. Tento blok zakončete konkrétními úkoly ke zlepšení výkonu pracovníka a také rozvojovými opatřeními. Nezapomeňte naplánovat, kdy se příště potkáte. Chcete se vidět dříve? Stanovte si přesný termín.
  8. Informujte o Dalším Postupu: Často se v závěru zapomíná zmínit, jak bude vedoucí nebo HR nakládat s informacemi, které se dozvěděli. Předem zmiňte, že citlivé informace zůstávají pouze mezi vámi, pokud si to pracovník bude přát. Nastiňte, kdy se dostanete k celkovému vyhodnocení a případným změnám na základě získané zpětné vazby. Poděkujte za to, že si na vás pracovník udělal čas a řekl vám zajímavé poznatky. Držte se optimistického závěru a povzbuzení člověka. Jsou nějaké požadavky na školení?
  9. Udělejte si Poznámky: Po odchodu pracovníka si udělejte poznámky k řešení. Toto je nutnost, abyste mohli sledovat, zda se přibližujete ke stanoveným cílů. Poznámky mohou sloužit i jako opěrný bod do dalších jednání.
  10. Reflektujte Zpětnou Vazbu: Největší chybou při jakémkoliv hodnocení je nereflektování zpětné vazby. Pokud už se vám člověk svěří, je nutné si toho vážit a podporovat ho. Toho dosáhnete tím, že se budou dít změny, že se opravdu dostanete k nastaveným cílům. Není to o odkývání informací v daný moment, ale o následné akci.
    • Oční kontakt: Dívejte se druhému do očí.
    • Nepřerušujte druhého, není-li to nutné: Snažte se umožnit partnerovi volný tok myšlenek.
    • Snažte se udržet pozornost po celou dobu rozhovoru: Je normální, že naše pozornost kolísá. Zkusme to společně!

Psychodiagnostické Nástroje pro Hodnotící Pohovory

Při přípravě na hodnoticí pohovory můžete využít širokou nabídku psychodiagnostických dotazníků a testů. Vlastní testování bývá celkem rychlé, často stačí 20 minut a získáte velké množství užitečných informací a doporučení, které můžete využít např. pro nastavení motivátorů, rozhodování o dalším kariérním postupu nebo třeba pro vytipování nového talentu.

  • Multifaktorový pracovní profil: Pomůže detailně zmapovat pracovní styl člověka a přináší rozvojová doporučení. Zjistíte, zda je zaměstnanec spíše rychlý, pečlivý, disciplinovaný nebo jestli rád improvizuje.
  • Kariérový kompas: S pomocí dotazníku Kariérový kompas zjistíte, co člověka motivuje a jak s tím ladí různé pracovní role.
  • Manažerský styl: Dotazník mapuje manažerské styly, jejich výhody i úzká místa v rámci týmů či prostředí.

Kromě individuálních výstupů lze pracovat i s výstupy za celý tým. Získáte tak přehled, jaké kvality či předpoklady jsou v týmu výrazně zastoupeny, které naopak méně.

Závěr

Hodnotící pohovor je formální setkání mezi zaměstnancem a jeho přímým nadřízeným. Hodnoticí schůzka dává jednotlivci příležitost verbalizovat problémy řešení problémů, kterým může ve své práci čelit. Mnoho lidí má rádo, když mají na čem pracovat. Stanovení cílů a úkolů může přispět ke zlepšení morálky týmu, protože dává jeho práci induktivní smysl. Projevování uznání zaměstnancům je důležitou součástí udržování dobré morálky v týmu. Každá hodnoticí schůzka by měla obsahovat část, která vyzdvihne úspěchy jednotlivce.

Efektivní hodnotící schůzka by měla podporovat otevřenou a upřímnou komunikaci. Všude, kde je to možné, by se měl klást důraz na pozitivitu. Vaši zaměstnanci by měli mít dostatek času na přípravu na hodnoticí schůzku. Roční hodnoticí schůzka je obvykle minimum, které podnik pro své zaměstnance potřebuje.

tags: #roční #hodnotící #pohovor #vzor

Oblíbené příspěvky: