Výpočet průměrného počtu zaměstnanců v České republice

Výpočet průměrného počtu zaměstnanců je důležitý pro zaměstnavatele z několika důvodů, zejména v souvislosti s plněním povinností vyplývajících ze zákona o zaměstnanosti. Tento článek se zaměřuje na metodiku výpočtu průměrného počtu zaměstnanců a jeho význam v kontextu zaměstnávání osob se zdravotním postižením (OZP).

Firmy s více než 25 zaměstnanci mají podle § 81 odst. 1 zákona o zaměstnanosti povinnost zaměstnat určitý podíl osob se zdravotním postižením (OZP). Pro výpočet tohoto podílu je rozhodující právě průměrný roční přepočtený počet zaměstnanců, který se stanoví podle § 15 vyhlášky č. 518/2004 Sb. na základě skutečně odpracovaných hodin vč. přesčasů, dovolených, pracovních neschopností, OČR apod.

Každý zaměstnavatel s více než 25 zaměstnanci musí místně příslušné krajské pobočce úřadu práce vždy do 15. února oznámit způsob plnění povinného podílu za uplynulý kalendářní rok.

Tisková sestava na základě legislativních požadavků připraví rozpis odpracovaných i neodpracovaných započítaných hodin jednotlivých zaměstnanců i s výsledným výpočtem průměrného ročního přepočteného počtu zaměstnanců a z něj vyplývajícího povinného podílu OZP.

Jak postupovat při výpočtu

Období: Program automaticky nastaví rozsah na leden-prosinec předcházejícího roku. Rozmezí si upravte jen v případě, kdy činnost provozujete pouze po určitou část roku.
Seznam zaměstnanců: V seznamu vidíte přehled všech zaměstnanců, kteří od vás alespoň část období určeného rozmezím od/do pobírali mzdu. Pole Zahrnout je zatržené jen u těch, kteří byli vedení v pracovním poměru na konci zvoleného období.

Program při sestavování přehledu zaměstnanců postupuje následujícím způsobem: u každého zaměstnance dohledá nejnovější období, které spadá do časového rozmezí nastaveného v průvodci (od/do). Současně si na datu nástupu/výstupu zaměstnance ověří, zda byl ve sledovaném období u vás vedený v pracovním poměru. Pokud zaměstnanec některé z obou podmínek nevyhoví, v seznamu uveden nebude.

Tlačítkem Opravit otevřete kartu zaměstnance pod kurzorem, kde se dá upravit typ pracovního poměru.

Týdenní fond pracovní doby: Právě tento údaj program použije při výpočtu průměrného ročního přepočteného zaměstnance. Jedná se o fond pracovní doby bez svátků vyplývající z obecně závazných právních předpisů. Je rozdílný pro jednosměnný a různé typy směnných provozů, přičemž se nepřihlíží k individuálním úpravám pracovní doby.

Seznam druhů nepřítomností: Zde vidíte všechny Druhy nepřítomností, které máte v agendě zavedené. Pole Zahrnout je aktivované jen u těch, které legislativa požaduje připočítat ke skutečně odpracovaným hodinám.

Způsob výpočtu průměrného ročního přepočteného počtu zaměstnanců upravuje vyhláška č. 518/2004 Sb.

Evidenční vs. přepočtený počet zaměstnanců

Když hovoříme o počtu zaměstnanců, obvykle je sledován evidenční počet. Ten ale může být vyjádřený buď ve fyzických osobách, anebo v přepočtených osobách na plnou pracovní dobu (často pod zkratkou FTE). Jaký je mezi ukazateli rozdíl?

Evidenční počet zaměstnanců ve fyzických osobách

Evidenční počet zaměstnanců ve fyzických osobách v podstatě vyjadřuje součet všech zaměstnanců ve firmě bez ohledu na to, zda pracují na plný, nebo zkrácený úvazek. Uveďme příklad. Ve firmě Švadlenka pracují tři lidé: na plný úvazek jedna švadlena a na půl úvazku účetní a prodavač. Ve druhé firmě s názvem Kladivo pracuje na plný úvazek kovář a na poloviční úvazek účetní (ta samá jako ve firmě Švadlenka). Z pohledu fyzických osob pracují ve firmě Švadlenka tři zaměstnanci (švadlena, účetní, prodavač) a ve firmě Kladivo dva (kovář, účetní). Počet zaměstnanců ve fyzických osobách za obě firmy tedy činí pět (3 plus 2).

Vypovídací schopnost tohoto ukazatele je zjevně problematická. Účetní je započtena dvakrát a není brán ohled na to, že prodavač i účetní pracují na poloviční úvazek (byť účetní ve dvou firmách). Jedná se tedy spíše o celkový počet úvazků dohromady v obou firmách než o počet zaměstnanců celkem. Takový ukazatel je sice vcelku jednoduše zjistitelný, ale těžko se z něj dají vyvozovat závěry například o množství a potřebě lidské práce v oděvním či kovodělném průmyslu.

Přepočtený počet zaměstnanců na plnou pracovní dobu (FTE)

Z tohoto důvodu se sleduje počet zaměstnanců v přepočtených osobách na plnou pracovní dobu. Používaná zkratka FTE vychází z anglického výrazu „full-time equivalent“ (ekvivalent plné pracovní doby). V našem příkladu se takový počet významně liší od počtu ve fyzických osobách. Ve firmě Švadlenka jsou totiž při přepočtu na plný úvazek pouze dva zaměstnanci, protože účetní i prodavač jsou započítáni každý pouze půlkou svého úvazku (tj. jeden úvazek švadleny, půl úvazku účetní a půl úvazku prodavače, dohromady dva). Ve firmě Kladivo pracuje na plný úvazek 1,5 zaměstnance (jeden úvazek kováře a půl účetní). V obou firmách dělá na plnou pracovní dobu celkem 3,5 zaměstnance (2 plus 1,5).

Rozdíl mezi oběma ukazateli se pochopitelně zvyšuje s tím, jak roste počet lidí pracujících na částečný úvazek. Existují odvětví, kde je takový rozdíl opravdu velmi vysoký, například oblast výzkumu a vývoje.

Řekněme, že celkové mzdové prostředky za obě firmy činí měsíčně 100 000 Kč. Průměrná mzda (za obě firmy) vypočtená pomocí počtu zaměstnanců ve fyzických osobách v takovém případě činí 20 000 Kč (100 000 Kč děleno 5), zatímco při použití přepočtených osob na plnou pracovní dobu je průměrná mzda 28 571 Kč (100 000 Kč děleno 3,5). Veliký rozdíl, ale pochopitelný. První údaj (20 000 Kč) vypovídá o průměrné mzdě na jeden úvazek bez ohledu na to, jak je úvazek velký. Větší vypovídací schopnost má proto průměrná mzda zohledňující plný pracovní úvazek (28 571 Kč). Zdánlivě stejný ukazatel, ale odlišná vypovídací schopnost.

Co se zahrnuje a nezahrnuje do evidenčního počtu

Do evidenčního počtu zaměstnanců se zahrnují všichni stálí i dočasní zaměstnanci (bez ohledu na jejich státní příslušnost), kteří vykonávají závislou práci pro zaměstnavatele a jsou k němu v pracovním, služebním nebo členském poměru (kde součástí členství je též pracovní vztah).

Do evidenčního počtu zaměstnanců patří:

Zaměstnanci skutečně přítomní v práci i ti, kteří nepracovali v důsledku prostojů, stávky, výluky.
Zaměstnanci na pracovních cestách, na placené dovolené na zotavenou, zaměstnanci, kterým bylo poskytnuto neplacené volno nejvýše do 4 týdnů, apod.
Zaměstnanci, kteří se měli dostavit do práce, ale z jakéhokoliv důvodu nepřišli (pro nemoc bez ohledu na délku jejího trvání, v souvislosti s plněním státních a veřejných povinností, ze závažných důvodů osobních, protože měli volný den nebo se nedostavili do práce bez omluvy).
Zaměstnanci, kteří jsou na vojenském cvičení (§ 12 zákona č. 585/2004 Sb., branný zákon) nebo vykonávají službu v operačním nasazení (§ 12a zákona č. 585/2004 Sb., branný zákon), pokud nebyla jejich zaměstnavateli mzda refundována příslušným vojenským správním úřadem (§ 204 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce).
Osoby v pracovním poměru k agentuře práce se zahrnují do evidenčního počtu zaměstnanců této agentury práce, i když jsou touto agenturou dočasně přiděleni k výkonu práce pro uživatele, kterým je jiná právnická nebo fyzická osoba (§ 66 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti).
Zaměstnanci uvolnění resp. dočasně přidělení k výkonu práce u jiného zaměstnavatele, jestliže stálý zaměstnavatel jim uhradil mzdu a tato mzda mu nebyla refundována; zaměstnavatel, pro něhož byli zaměstnanci uvolnění, je zahrne do evidenčního počtu v případě, že jim za vykonávanou práci vyplácí mzdu nebo ji refunduje.
Zaměstnanci, kteří dostali studijní volno za účelem zvýšení své kvalifikace, popř. ke složení zkoušek podle příslušných předpisů.
Zaměstnanci, kteří nepracují na pracovištích zaměstnavatele, ale podle podmínek dohodnutých v pracovní smlouvě pro něho vykonávají sjednané práce v pracovní době, kterou si sami rozvrhují (např. práce na dálku, práce doma apod. v souladu s § 317 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce - dále jen ZP).
Zaměstnanci přijatí na zkušební dobu, a to od prvního dne, kdy se dostavili do práce.
Společníci ve společnostech s ručením omezeným a komanditisté v komanditních společnostech, pokud mají uzavřenou pracovní smlouvu se svou společností, a jsou tudíž k ní v pracovním poměru a dostávají příjem ze závislé činnosti.
Osoby na rodičovské dovolené, které současně vykonávají práci v pracovním poměru, se zahrnují do evidenčního počtu zaměstnanců toho zaměstnavatele, pro kterého práci vykonávají (novela zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, umožňuje od 1. 1. 2004 osobám na rodičovské dovolené provozovat výdělečnou činnost bez omezení výší příjmu).
Osoby zařazené mimo výkon služby nebo zproštěné výkonu služby, které pobírají příslušnou část platu.
Zaměstnanci nepřítomní v práci z důvodu poskytování dlouhodobé péče - dlouhodobé ošetřovné (§191a ZP).

Žáci a studenti pracující na brigádách, uchazeči o zaměstnání dočasně pracující na veřejně prospěšných pracích apod., přijatí do pracovního poměru, jsou rovněž zahrnováni do evidenčního počtu zaměstnanců.

Zaměstnanci s kratší pracovní dobou (§ 80 ZP) se zahrnují do evidenčního počtu zaměstnanců po dobu trvání jejich pracovního poměru k zaměstnavateli každodenně, a to i tehdy, kdy jejich pracovní doba není rozvržena na všechny pracovní dny. Obdobně se každodenně zahrnují do evidenčního počtu zaměstnanci, kteří jsou v pracovním poměru k zaměstnavateli a vykonávají práci jen příležitostně na výzvu a podle potřeb zaměstnavatele. Pokud však zaměstnanci není přidělena práce po souvislou dobu delší než 4 týdny, nezahrne se po tuto dobu do evidenčního počtu zaměstnanců.

Zaměstnanec vykonávající činnost v dalším pracovním poměru u téhož zaměstnavatele se zahrnuje do evidenčního počtu zaměstnanců ve fyzických osobách pouze jednou. Do evidenčního počtu zaměstnanců přepočteného na plně zaměstnané se zahrnuje přepočtem podle pracovního úvazku v obou pracovních poměrech. Například administrativní pracovník s plným pracovním úvazkem vykonává další činnost na čtvrtinu pracovního úvazku (např. úklid). Tento zaměstnanec se uvede ve fyzických osobách jako 1 osoba, v přepočtených počtech jako 1,25 osoby.

Do evidenčního počtu zaměstnanců nepatří:

Ženy (zaměstnankyně) na mateřské dovolené; jde o ženy na mateřské dovolené v trvání 28 týdnů, resp. jde - li o ženy, které porodily zároveň 2 nebo více dětí, v trvání 37 týdnů (§ 195, odst. 1 ZP), event. na kratší dobu (§ 195, odst. 3 až 5, § 197 a § 198 ZP).
Zaměstnanci na otcovské dovolené (§195a ZP).
Osoby (zaměstnankyně a zaměstnanci) na rodičovské dovolené (pokud současně nevykonávají práci v pracovním poměru - viz výše bod 11); jde o osoby, jimž byla poskytnuta rodičovská dovolená k prohloubení péče o dítě až do tří let věku dítěte (§ 196 ZP).
Zaměstnanci uvolnění resp. dočasně přidělení k výkonu práce u jiného zaměstnavatele (či uvolnění k výkonu veřejné funkce) v případě, že jim původní zaměstnavatel za vykonanou práci buď neposkytuje mzdu nebo náhradu mzdy nebo jsou mu tato plnění refundována.
Členové zastupitelstev územních samosprávných celků (uvolnění i neuvolnění).
Zaměstnanci vyslaní do škol, kurzů, zařazení do vědecké výchovy, zaměstnanci ve vyšetřovací vazbě apod., jimž zaměstnavatel neposkytuje mzdu.
Zaměstnanci, kteří opustili práci bez souhlasu zaměstnavatele a bez řádného skončení pracovního (služebního, členského) poměru v případě, že jejich nepřítomnost přesáhla 4 týdny. Zaměstnanec, který opustil zaměstnání, se pak vyjme z evidenčního počtu zpětně ode dne, kdy se poprvé nedostavil do práce.
Zaměstnanci, kterým bylo poskytnuto neplacené volno bez náhrady mzdy v rozsahu delším než 4 týdny, a to ode dne nástupu tohoto volna.
Zaměstnanci, kteří nejsou v pracovním (služebním, členském) poměru k zaměstnavateli, ale vykonávají pro zaměstnavatele práce bez ohledu na to, zda zaměstnavatel tyto práce řídí nebo zabezpečuje pracovními prostředky (např. soudci, žáci (učni) a studenti vykonávající odborný výcvik podle školských předpisů, osoby pracující podle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, osoby dočasně přidělené k výkonu práce prostřednictvím zprostředkovatelských agentur práce, osoby z nápravně výchovných zařízení, cizinci pracující pro zaměstnavatele na základě smlouvy se zprostředkovatelem se sídlem nebo bydlištěm v zahraničí, cizí státní příslušníci pracující jako experti v zahraničních firmách, aj.)
Zaměstnanci, kteří jsou na vojenském cvičení (§ 12 zákona č. 585/2004 Sb., branný zákon) nebo vykonávají službu v operačním nasazení (§ 12a zákona č. 585/2004 Sb., branný zákon), pokud byla jejich zaměstnavateli mzda refundována příslušným vojenským správním úřadem (§ 204 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce).

Výpočet průměrného evidenčního počtu zaměstnanců

Ve fyzických osobách:

Za měsíc: Součet počtu fyzických osob v jednotlivých dnech měsíce (včetně dnů pracovního klidu a pracovního volna) se dělí plným počtem kalendářních dnů příslušného měsíce. U zaměstnavatelů s malým počtem zaměstnanců se zjednodušenou evidencí v případech, kdy v průběhu jednoho měsíce nedochází k většímu pohybu počtu zaměstnanců, se průměrný evidenční počet zaměstnanců počítá za měsíc jako průměr počtu na počátku a na konci sledovaného měsíce.
Za čtvrtletí: Vypočítává se jako aritmetický průměr průměrného počtu zaměstnanců za jednotlivé měsíce, přičemž u zpravodajských jednotek nově vzniklých nebo zaniklých v průběhu sledovaného období (čtvrtletí) se do průměru počítají i měsíce, ve kterých zaměstnavatel nepodnikal. V těchto měsících se průměrný evidenční počet zaměstnanců rovná "0".

Např.: Zpravodajská jednotka vznikla v měsíci březnu, přičemž průměrný evidenční počet zaměstnanců v březnu činil 300 osob. Průměrný evidenční počet zaměstnanců za 1. čtvrtletí se vypočte jako průměr za všechny měsíce ve čtvrtletí, tzn.: (0 + 0 + 300)/3=100 zaměstnanců.

Za rok: Vypočítává se jako aritmetický průměr průměrného počtu zaměstnanců za jednotlivé měsíce, přičemž u zpravodajských jednotek nově vzniklých nebo zaniklých v průběhu sledovaného období (roku) se do průměru počítají i měsíce, ve kterých zaměstnavatel nepodnikal. V těchto měsících se průměrný evidenční počet zaměstnanců rovná "0".

Např.: Zpravodajská jednotka vznikla v měsíci listopadu, přičemž průměrný evidenční počet zaměstnanců v listopadu a prosinci činil 300 osob. Průměrný evidenční počet zaměstnanců za rok se vypočte jako průměr za všechny měsíce v roce, tzn.: (10 x 0 + 300 + 300)/12 = 50 zaměstnanců.

Přepočteného na plně zaměstnané:

Přepočty se provedou u:

zaměstnanců s kratší pracovní dobou (§ 80 ZP)
zaměstnanců v pracovním poměru vykonávajících práci jen příležitostně na výzvu a podle potřeb zaměstnavatele;
zaměstnanců v dalším pracovním poměru u téhož zaměstnavatele.

Přepočet se provede na základě délky pracovních úvazků podle následujícího vzorce: A = B / C, kde je:

A - průměrný evidenční počet zaměstnanců přepočtený,
B - součet součinů průměrného evidenčního počtu zaměstnanců ve fyzických osobách za sledované období a příslušné délky jejich týdenního pracovního úvazku,
C - týdenní pracovní doba zavedená u zaměstnavatele.

V zájmu zjednodušení evidence lze u zaměstnavatele s rozdílnou týdenní pracovní dobou na různých pracovištích v případě, že jeden typ týdenní pracovní doby (např. 40 hodin týdně) převažuje, použít tento typ pracovní doby jako "C".

Do počtu odpracovaných hodin se započítávají všechny skutečně odpracované hodiny (tzn. odpracované zaměstnanci, na jejichž zaměstnávání se povinnost uvedená v § 81 zákona o zaměstnanosti nevztahuje (§ 147 zákona o zaměstnanosti - příslušníci a vojáci z povolání ve služebním poměru, zaměstnanci obce zařazení do obecní policie a báňští inspektoři, od 1. 4. 2010). Dále se připočítávají hodiny neodpracované z důvodu překážek v práci na straně zaměstnance, pokud se jedná o překážky, při kterých má zaměstnanec nárok na náhradu mzdy nebo platu nebo mu podle § 192 odst. 1 zákoníku práce náhrada mzdy nepřísluší.

Jestliže zaměstnavatel zaměstnává zaměstnance v různých pracovních režimech (např. jednosměnný, dvousměnný, třísměnný a nepřetržitý provoz), zjistí celkový roční fond pracovní doby pro každého zaměstnance podle jeho pracovního režimu. K individuálním úpravám pracovní doby se nepřihlíží, použije se při nich celkový roční fond pracovní doby, odpovídající fondu pracovní doby zaměstnance pracujícího po stanovenou týdenní pracovní dobu v příslušném pracovním režimu.

Jedná se např. o tzv. krátké a dlouhé týdny. Pokud není stanovená týdenní pracovní doba uvedena v pracovní smlouvě, zaměstnavatel je dle § 31 zákoníku práce povinen seznámit fyzickou osobu s pracovními podmínkami a zároveň je dle § 37 zákoníku práce povinen informovat zaměstnance o obsahu pracovního poměru, kdy sděluje údaj o týdenní pracovní době a jejím rozvržení.

V případě zkrácení stanovené týdenní pracovní doby kolektivní smlouvou nebo vnitřním předpisem (bez snižování mzdy) zaměstnavatel zjišťuje fond pracovní doby dle počtu pracovních dnů v kalendářním roce. Kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis doloží při kontrole. Zkrácení stanovené týdenní pracovní doby nemůže být uplatněno organizační složkou státu.

Provozuje-li zaměstnavatel svou činnost pouze po část kalendářního roku, součet odpracovaných a neodpracovaných hodin se dělí pouze poměrnou částí celkového ročního fondu pracovní doby připadající na ty měsíce, ve kterých byla činnost vykonávána. Došlo - li k zahájení nebo ukončení činnosti v průběhu kalendářního měsíce, započítává se tento měsíc do poměrné části celkového ročního fondu pracovní doby jako celý. Počátkem provozování činnosti zaměstnavatele se rozumí přijetí prvního zaměstnance do pracovního poměru.

Povinnosti zaměstnavatelů dle zákona o zaměstnanosti

Podle § 81(1) zákona o zaměstnanosti, zaměstnavatelé s více než 25 zaměstnanci v pracovním poměru jsou povinni zaměstnávat osoby se zdravotním postižením ve výši povinného podílu těchto osob na celkovém počtu zaměstnanců zaměstnavatele. Povinný podíl činí 4 %.

Zaměstnavatelé mohou plnit povinný podíl OZP různými způsoby: zaměstnáváním OZP, odebíráním výrobků nebo služeb od dodavatelů zaměstnávajících OZP, nebo odváděním finančního příspěvku do státního rozpočtu. Výše odvodu do státního rozpočtu činí za každou osobu se zdravotním postižením, kterou by zaměstnavatel měl zaměstnat, 2,5násobek průměrné měsíční mzdy v národním hospodářství za první až třetí čtvrtletí kalendářního roku, v němž povinnost plnit povinný podíl osob se zdravotním postižením vznikla.

Zaměstnavatelé jsou povinni do 15. února následujícího roku písemně ohlásit krajské pobočce Úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením, včetně způsobů plnění.

Závěr

Správný výpočet průměrného počtu zaměstnanců je klíčový pro plnění zákonných povinností a optimalizaci nákladů. Zaměstnavatelé by měli věnovat pozornost metodice výpočtu a pravidelně kontrolovat správnost svých výpočtů.

tags: #průměrný #počet #zaměstnanců #výpočet