Oznámení o nástupu do zaměstnání: Povinnosti zaměstnavatele a vzor

Formulář Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) slouží k informování příslušné Okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ) o vzniku, změně či skončení pracovního poměru nebo jiného druhu výdělečné činnosti. Podání tohoto oznámení vyplývá z platných právních předpisů České republiky, zejména ze zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Od 1. dubna 2022 mají zaměstnavatelé povinnost používat při nástupu zaměstnance do zaměstnání resp. při skončení zaměstnání upravený tiskopis Oznámení o nástupu do zaměstnání - skončení zaměstnání (ONZ_2022). Nový formulář se využívá v případech, kdy k nástupu do zaměstnání či skončení zaměstnání došlo 1. 4. 2022 a později. Původní tiskopis ONZ (2009) lze využívat pouze u případů zpětného hlášení nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání před 1. 4. 2022. Podávání tiskopisu ONZ je pro zaměstnavatele povinně elektronické.

Registr pojištěnců a povinnosti zaměstnavatele

K průběžnému naplňování údajů do registru pojištěnců je zaměstnavatel podle ust. 94 ZNP povinen oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení, v hlavním městě Praze Pražské správě sociálního zabezpečení, na území města Brna Městské správě sociálního zabezpečení (dále jen OSSZ, PSSZ, MSSZ Brno ), v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou touto správou na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) (dále jen Oznámení ) den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, a den skončení doby zaměstnání, popř. zánik nemocenského pojištění z jiného důvodu.

V oznámení je zaměstnavatel povinen uvést údaje o zaměstnanci potřebné pro zavedení do registru. Dále je zaměstnavatel povinen písemně ohlásit příslušné OSSZ změnu údajů uvedených na oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

Upřesnění okruhu údajů uvedených v okruhu registru pojištěnců bylo provedeno ust. 16c ZOP a 122 odst. 3 zák. č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Ve smyslu ustanovení 122 odst. 5 ZNP se v registru pojištěnců vedou též údaje podle 42 odst. 5 ZNP. Co obsahuje registr pojištěnců podle ust. 122 odst. 3 ZNP? Například adresu místa trvalého pobytu, a jde-li o cizí státní příslušníky, též adresu pobytu na území České republiky, popř. identifikační údaje.

Místní příslušnost OSSZ pro podání předepsaného tiskopisu se řídí sídlem zaměstnavatele, popřípadě místem trvalého pobytu, jde-li o zaměstnavatele, který je fyzickou osobou, pokud toto sídlo nebo místo trvalého pobytu je shodné s místem útvaru zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance (dále jen mzdové účtárny). Pokud sídlo mzdové účtárny není shodné s tímto sídlem nebo místem trvalého pobytu, řídí se místní příslušnost OSSZ místem útvaru, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance. Je-li zaměstnavatelem zahraniční fyzická osoba, která nemá trvalý pobyt nebo hlášený pobyt na území ČR, řídí se místní příslušnost OSSZ místem jejího hlášeného pobytu; pokud není hlášený pobyt, pak místem podnikání v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná PSSZ, Praha 8, Trojská 1997 ( 7 ZOP a 83 odst. 1 a odst. 2 ZNP).

Specifické situace a lhůty pro podání oznámení

U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce má zaměstnavatel povinnost podat oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění, a vznikla-li tomuto zaměstnanci účast na pojištění na základě postupu podle 7 odst. 3 a 7a odst. 2 části věty za středníkem ZNP (tj. v případě, kdy byl započitatelný příjem zúčtován až po skončení doby zaměstnání) v kalendářním měsíci, v němž doba zaměstnání skončila, do 20. Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána.

Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.

Smluvním zaměstnancem je zaměstnanec zaměstnavatele, jehož sídlo je na území státu, s nímž ČR neuzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, pokud vykonává činnost v ČR pro smluvního zaměstnavatele. U smluvního zaměstnance oznamuje zaměstnavatel den zahájení výkonu práce na území České republiky a den skončení výkonu této práce, do 8 kalendářních dnů ode dne zahájení nebo skončení výkonu této práce. Oznámení o skončení zaměstnání smluvního zaměstnance je povinen podat do 8 kalendářních dnů ode dne skončení výkonu práce na území ČR.

V případě, kdy dochází ke změně služebního místa v rámci stávajícího služebního úřadu, hlásí zaměstnavatel, resp. V případě přeložení zaměstnance ve smyslu ust. 47 zák. o státní službě, nedochází k ukončení a novému vzniku pojistného vztahu, mění se pouze místo výkonu práce a žádná změna se nehlásí.

Údaje o cizincích a rodné číslo

Je-li cizím státním příslušníkem předloženo více platných dokladů totožnosti (v případě více státních občanství) vyplní se identifikační údaje na Oznámení vždy podle platného českého dokladu pojištěnce, tedy dle povolení k pobytu. Jestliže cizí státní příslušník prozatím nedisponuje povolením k pobytu, identifikační údaje na Oznámení se vyplní podle primárně předloženého dokladu totožnosti pojištěnce s tím, že jejich následnou opravu je třeba provést pouze na základě předložení povolení k pobytu (nikoli dle jiných zahraničních dokladů).

Základním a specifickým identifikátorem k předávání údajů do registru pojištěnců je rodné číslo pojištěnce. Zaměstnavatelé mají povinnost ve smyslu ustanovení 95 ZNP a 37 ZOP evidovat tento údaj zaměstnance. Z tohoto hlediska je nutné, aby zaměstnavatel vyzval zaměstnance, kteří rodné číslo nemají (zejména půjde-li o cizí státní příslušníky), aby si požádali o jeho přidělení prostřednictvím příslušného orgánu MV (zák. č. 133/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů) a stanovil jim lhůtu pro doložení skutečnosti, že o přidělení rodného čísla požádali. U cizích státních příslušníků nelze do pole Rodné číslo uvádět jiné druhy identifikátorů. Občané Slovenské republiky, jimž bylo rodné číslo přiděleno po 31. 12. 1992, jsou povinni si požádat o přidělení rodného čísla českého.

Oznámení o nástupu do zaměstnání zaměstnance (cizince), který nemá dosud přiděleno rodné číslo (RČ) ani evidenční číslo pojištěnce (EČP), lze podat elektronicky, podmínkou je správné vyplnění data narození a dalších povinných údajů formuláře. K podání se doporučuje přiložit sken dokladu osvědčujícího totožnost pojištěnce, např. sken dokladu narození, případně sken dokladu totožnosti, tj. povolení k pobytu, cestovní doklad, obdobný doklad obsahující údaj o datu a místě narození.

Změny a opravy údajů

Dojde-li ke skončení jednoho a k navázání jiného pracovněprávního vztahu s tímtéž zaměstnancem (např. je skončena dohoda o pracovní činnosti a uzavřena nová smlouva o pracovním poměru s tímž zaměstnavatelem), nelze tuto skutečnost hlásit pouze jako změnu druhu činnosti. Je-li bezprostředně navazován stejný druh pracovněprávního vztahu a platí-li pro něj stejné podmínky účasti na pojištění (např. je skončen pracovní poměr a od následujícího dne uzavřen nový pracovní poměr), přičemž se neaplikuje, je-li jedno ze zaměstnání zaměstnáním malého rozsahu nebo dohodou o provedení práce, doba pojištění trvá bez přerušení ( 10 odst. 6 ZNP). Oznámení o skončení a Oznámení o nástupu se nepodává. Oznámení o nástupu a Oznámení o skončení se nepodává ani v případě, že se jedná o opakovaně bezprostředně navazující stejný druh pracovněprávního vztahu.

Hlášení opravy nebo změny rodného čísla se provede elektronickou formou. Lze tedy využít tiskopis Oznámení (hlášení opravy nebo hlášení změny), ke kterému je však nezbytné vždy doložit i průvodní vysvětlující dopis ve formě elektronické přílohy, aby OSSZ byla o této změně řádně informována. V samotném Oznámení musí být v poli Rodné číslo vyplněno nové rodné číslo. V průvodním dopisu pak musí být uvedeno, že se jedná o hlášení opravy (změny) rodného čísla tohoto pojištěnce, a původní (chybné) rodné číslo, jehož oprava (změna) je hlášena. Hlášení změny údajů a opravy údajů nelze provést současně jedním společným tiskopisem.

Formulář a vyplňování údajů

K zabezpečení plnění výše uvedených povinností je ČSSZ zpracován tiskopis, který je závazný pro zaměstnavatele pro oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, skončení doby zaměstnání, použije se také pro hlášení změn, pro případy oprav původně nesprávně nahlášených údajů a také pro hlášení převodu zaměstnance k jiné organizační složce, popř. k jinému zaměstnavateli (právnímu nástupci) a pro hlášení změny příslušnosti k právním předpisům.

Údaje na tiskopisu se uvádí v rozsahu počtu písmen (úhozů), který je uveden v závorce za názvem každého údaje, povinně s použitím běžné diakritiky a datových typů. Pokud je v závorce uvedeno jedno číslo, jde o pevnou délku, je-li uveden interval (např. 1-50), je délka proměnná v mezích uvedeného intervalu. S ohledem na rozsah povinně oznamovaných údajů je nutné vyplňovat některé údaje ze souvztažných číselníků, které mohou obsahovat jak číselné, tak alfabetické znaky. Pokud konkrétní označení není obsahem tohoto materiálu, jsou příslušné číselníky k dispozici na webových stránkách ČSSZ, případně na kterékoli OSSZ.

Klasický tiskopis v papírové podobě musí být vyplněn čitelným písmem. Na tiskopisu není možné provádět přepisy (opravy) základních identifikačních údajů, tj. rodného čísla, data narození, rodného příjmení, variabilního symbolu a identifikačního čísla. Při chybném vyplnění některého z těchto údajů musí být použit nový tiskopis. Případný přepis (opravu) v ostatních údajích lze provést pouze v případě, že oprava údaje bude plně provedena v daném rámci počtu úhozů (písmen), tj. nesmí být provedena mimo pole, a musí být parafována.

Údaj o datu (např. narození, pobírání důchodu, platnosti změny údaje, vyplnění tiskopisu) se uvádí vždy ve tvaru D.(DD.)M.(MM.)RRRR, tj. den, měsíc a rok s tečkami mezi dnem, měsícem a rokem (např. 15. 7. 1965). Rok nelze uvést zkrácenou formou.

Ve smyslu právní úpravy se hlášení podává v zákonné lhůtě poté, co ohlašovaná skutečnost nastala, tj. nelze provádět hlášení do budoucna. Datum platnosti ohlašované skutečnosti musí být dřívější, než je aktuální datum, popř. rovno aktuálnímu datu.

Kódy OSSZ

Kód OSSZ (3) Místně příslušná OSSZ (PSSZ, MSSZ Brno) - uvádí se povinně trojmístný číselný kód místně příslušné OSSZ (územního pracoviště PSSZ), u které je zaměstnavatel veden v registru zaměstnavatelů. Číselník kódů je uveden v příloze č. 9.

Typy oznámení a podrobnosti o vyplňovaných údajích

1 - oznámení nástupu do zaměstnání podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 1
2 - oznámení nástupu do zaměstnání a současně skončení doby zaměstnání jedním tiskopisem (v případech, kdy do 8 dnů)
3 - oznámení skončení doby zaměstnání podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 2
5 - hlášení oprav nahlášených údajů podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 4
6 - oznámení převodu zaměstnance podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 5

Údaje pro potřeby úřadu práce je možné vyplnit (zapsat / opravit) při využití nových číselníků pouze v případech, kdy zaměstnání skončilo po 31. 3. 2022, resp. je-li vyplněno datum skončení zaměstnání >=1. 4. 2022.

tags: #oznámení #o #nástupu #do #zaměstnání #úřad