Osobní a mzdový list pracovníka je nezbytným dokumentem, který nesmí chybět v žádné firmě. Mzdový list je dokument vyžadovaný zákonem a je tedy potřeba jej vytvořit pro každého zaměstnance, a to bez ohledu na typ pracovněprávního vztahu. Formulář „Mzdový a osobní list“ je povinnou součástí vedení mzdové agendy zaměstnavatele a slouží k evidenci pracovního poměru a mzdových údajů každého zaměstnance. Vyplývá z povinnosti zaměstnavatelů podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Tento dokument je klíčový zejména pro účely výpočtu důchodových nároků a správného odvodu pojistného na sociální a zdravotní pojištění.

Obsah osobního a mzdového listu

Vzor tiskopisu tvoří dvě strany dokumentu. Obsah mzdového listu je stanoven Zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Obsah druhé části dokumentu, osobního listu, není zákonem stanovená. Mezi standardní informace zde uváděné patří informace o vzdělání, zdravotní pojišťovně, rodinném stavu, invaliditě, nebo pobíraných důchodech.

Celou druhou stranu osobního a mzdového listu pracovníka pak zaplňuje hodinový přehled dle jednotlivých měsíců. Konkrétně na něm najdeme hodiny odpracované ve všední den a ve svátek, přehled dovolené a dny nemoci.

Podle zákona o daních z příjmů je každý zaměstnavatel povinen založit a vést svým zaměstnancům tzv. mzdové listy. Mzdový list je dokument, který musí vést každý zaměstnavatel pro každého svého zaměstnance ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů (včetně těch, které jsou od daně osvobozené). Na mzdovém listě je nutné uvádět též částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění. Na mzdový list se však zároveň neuvádí příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů.

Ačkoliv to zákon nepřikazuje, je vhodné do mzdového listu uvádět také evidenci o důchodovém a nemocenském pojištění zaměstnanců, ať nemusíte vést ještě další evidenci bokem.

Formulář je určen výhradně pro zaměstnavatele, kteří mají povinnost vést evidenci o svých zaměstnancích. Z hlediska lhůt je důležité, aby byl formulář vyplněn bezprostředně po nástupu zaměstnance a aktualizován vždy při změně údajů (např. změna úvazku, platu, trvalého bydliště nebo rodného čísla).

Vedení a archivace mzdových listů

Zákon nestanovuje formu mzdového listu, proto ho jako menší podnikatelé můžete vést například v tabulkovém procesoru i na papíře. Doporučujeme proto mzdové listy evidovat v softwaru, který je na zpracování mezd specializovaný. Usnadní vám spoustu práce. Přesto doporučujeme vést mzdové listy ve specializovaném mzdovém softwaru, kde je to mnohem pohodlnější - systém vás při vyplňování intuitivně navádí a v rámci možností kontroluje výpočty.

TIP: Mzdový list se svými údaji zčásti překrývá s osobním spisem zaměstnance a některé firmy je vedou společně jako jeden dokument.

Mzdové listy je po skončení vztahu se zaměstnancem nutné archivovat. Jelikož jsou v nich obsažené údaje potřebné pro účely důchodového pojištění, musíte je zaměstnancům archivovat 45 následujících let od roku, kdy jste provedli poslední záznam. Výjimkou jsou zaměstnanci pobírající starobní důchod, u těch stačí mzdové listy archivovat 10 let. Uchování formuláře se řídí zákonnými lhůtami archivace - u mzdových listů činí minimálně 30 let od jejich uzavření podle § 35 zákona č.

Ochrana osobních údajů (GDPR)

Pro jakékoliv údaje, které jsou součásti osobního a mzdového listu zaměstnance platí, že zaměstnavatel musí mít právní důvod pro jejich zpracování. Pro většinu dat lze říci, že je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti správce (informace vyžadované po zaměstnavateli zákonem, zmíněno výše).

Evidence osobních údajů ve mzdovém listě podléhá také GDPR. Jelikož však jako zaměstnavatel osobní údaje zaměstnanců ve mzdových listech zpracováváte se zřejmým účelem - splnění požadavků legislativy - je z tohoto pohledu vše v pořádku.

V souvislosti s tím je potřeba také myslet na zpracování osobních údajů po skončení pracovního vztahu. Důležité jsou nejen lhůty, po které je nutné údaje uchovávat, ale také doba, po kterou je vůbec umožněno je nadále uchovávat.

Osobní data, tedy i osobní spis zaměstnance podléhá směrnici GDPR.

Osobní spis zaměstnance

Každý zaměstnavatel musí vést evidenci svých zaměstnanců a zpracovávat jejich osobní údaje. Znáte rozdíl mezi osobním spisem a osobní kartou zaměstnance? Žádný. Jedná se o různé názvy pro stejnou povinnost zaměstnavatele.

Osobní karta neboli spis zaměstnance musí obsahovat dokumenty, osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel získal v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Osobní spis zaměstnance může obsahovat jen ty dokumenty, které obsahují pouze osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů, nebo se souhlasem zaměstnance.

Je sporné ukládat například rodný list dítěte, protože obsahuje údaje o třetí osobě, dítěti - pro potřeby daňového přiznání a slev na dani je dostačující, když zaměstnanec rodný list předloží a zástupce personálního oddělení tuto skutečnost potvrdí.

Do osobního spisu má právo nahlížet zaměstnanec, může si z něho dělat výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele. Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil.

Zákoník práce neurčuje, jak dlouho má zaměstnavatel osobní spis zaměstnance uchovávat. Osobní spis nekončí s pracovním poměrem zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává některé údaje pro zpracování mezd, ročního zúčtování daní, a také pro potřeby případného dokazování.

V osobním spise zůstávají dokumenty, které jsou považovány za účetní záznamy podle zákona o účetnictví. Jsou jimi mzdové listy, daňové podklady, podklady pro výplatu mzdy a podobně.

Doklady zakládané do osobního spisu

Do osobního spisu se v časové posloupnosti zakládají veškeré doklady vzniklé za trvání pracovněprávního vztahu zaměstnance. Bude se jednat zpravidla o tyto doklady (kopie):

• pracovní smlouva;
• jmenovací dekret;
• dekrety o odvolání z funkce, eventuálně doklad vzdání se funkce;
• dohoda o pracovní činnosti;
• dohoda o provedení práce;
• dohody o změně pracovní smlouvy, DPP a DPČ, pracovní náplň, vyhotovuje-li ji zaměstnavatel;
• doklad o vstupní lékařské prohlídce, o mimořádné lékařské prohlídce, periodické prohlídce, následné, výstupní - je-li nařízena nebo požádal-li o ni zaměstnanec;
• mzdový (platový) výměr;
• kvalifikační dohoda při zvyšování kvalifikace (§ 231 a 235 ZP);
• smlouva o půjčkách poskytnutých z FKSP nebo poskytnutých zaměstnavatelem ze sociálního fondu;
• souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti (výdělečná činnost zahrnuje podnikání i závislou činnost), která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele, případně odvolání takového souhlasu (§ 304 ZP - platí pro všechny zaměstnavatele);
• souhlas zaměstnavatele rozpočtové sféry s výkonem podnikatelské činnosti, případně odvolání takového souhlasu (§ 303 ZP);
• dohoda o úpravě pracovní doby;
• souhlas zaměstnavatele s pracovním volnem zaměstnance bez náhrady příjmu;
• potvrzení o úhradě zdravotního pojištění od druhého zaměstnavatele v případě poskytnutí pracovního volna bez náhrady příjmu nebo z důvodu respektování minimálního vyměřovacího základu;
• prohlášení o tom, že jako OSVČ hlavní platí zálohy na zdravotní pojištění alespoň z minima;
• kopie potvrzení vydávané zaměstnanci o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně;
• kopie potvrzení vydávané zaměstnanci při změně zdravotní pojišťovny;
• kopie dokladu A1 při vyslání do zemí EU;
• kopie dokladu S1 při vyslání do zemí EU (zajišťuje sám zaměstnanec na základě dokladu A1);
• dohoda o srážkách ze mzdy;
• dohoda o převodu mzdy nebo části mzdy na jeden platební účet;
• doklady ověřující znalost předpisů k zajištění bezpečnosti a ochraně zdraví při práci;
• doklad o prohlubování kvalifikace;
• doklad o přiznání důchodu (starobní, invalidní, vdovský, vdovecký);
• doklad o změně zdravotní způsobilosti - přiznání statusu “osoba invalidní“, respektive “osoba zdravotně znevýhodněná“;
• souhlas se zpracováním osobních údajů osoby ucházející se o zaměstnání;
• souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li nutný;
• kopie dokladu o zdravotním pojištění a případné změny při přechodu do jiné zdravotní pojišťovny;
• zápočtový list od předchozího zaměstnavatele;
• prohlášení, má-li nový zaměstnanec exekuční srážky;
• prohlášení o vyživovaných osobách pro účely srážek ze mzdy;
• potvrzení z úřadu práce, pokud byl nový zaměstnanec před nástupem do zaměstnání v evidenci úřadu práce (nutné pro účely pořadí exekučních srážek);
• prohlášení, zda předchozí zaměstnavatel byl nositelem cizozemského pojištění, název pojištění a číslo pojistky;
• osobní dotazník;
• usnesení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy;
• usnesení o oddlužení schválením splátkového kalendáře se zpeněžením majetkové podstaty;
• dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat (§ 252 ZP);
• písemné potvrzení o svěření nástrojů a ochranných pracovních prostředků (do účetní hodnoty 50 000 Kč na jeden předmět) - viz § 255 odst. 2.2

Doklady při přijetí nového zaměstnance

Při přijetí nového zaměstnance je potřeba uzavřít pracovněprávní vztah - zpravidla pracovní poměr. Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance (potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku, je-li nutný, prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce (např. řidičský průkaz).

Toto potvrzení se bude vyžadovat od druhého zaměstnavatele v případě, že v nové organizaci má zaměstnanec vyměřovací základ pro odvod zdravotního pojištění nižší než minimální mzdu a není pojištěncem státu. Podle ustanovení § 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb. je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit, že v rámci osobních údajů dotyčného zaměstnance týkajících se zdravotního pojištění zaevidoval příslušnost ke zdravotní pojišťovně.

Pro účely čerpání podpůrčí doby je možné, aby zaměstnavatel požádal ÚSSZ o podpůrčí dobu nového zaměstnance. Tento údaj je nutné znát v případě, kdy zaměstnanec krátce po vstupu do zaměstnání onemocní (tzn. nemoc nastane v prvních 14 dnech od vstupu zaměstnance do zaměstnání).

Pro splnění oznamovací povinnosti vůči ÚSSZ je nutné v "Oznámení o nástupu do zaměstnání" uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k této skutečnosti vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.

Pracovní a mzdové podmínky

Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru.

Zpracování osobních údajů - souhlas zaměstnance

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.

Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva). Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát.

Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.

tags: #osobní #list #zaměstnance #vzor

Oblíbené příspěvky:

• Práva a povinnosti v práci
• Preventivní prohlídky zaměstnanců
• Jak správně provádět srážky ze mzdy?
• Zástupce zaměstnanců a BOZP v ČR
• Práce řidiče skupiny B: detaily a požadavky