Jak napsat motivační dopis, který zaujme

V České republice se motivační dopisy stávají nedílnou součástí každé pracovní žádosti. Firmy chtějí vidět, že se kandidát zamyslel nad svou budoucností v jejich společnosti a tím pádem má skutečný zájem tam pracovat. Narozdíl od strukturovaného životopisu dokáže motivační dopis lépe představit vaši osobnost, hodnoty a dovednosti. Díky tomu mohou zaměstnavatelé získat informace o tom, kdo jste a jestli zapadnete do jejich kolektivu. Průzkumy ukazují, že zaměstnanci, kteří zapadnou do firemní kultury, jsou více angažovaní a zůstávají ve firmě déle. Pro kandidáty je to velmi důležitá informace, protože by si měli nastudovat firemní kulturu společnosti a ve svém motivačním dopise zmínit, jaké hodnoty s organizací sdílí.

Motivační dopis je dalším dokumentem hned vedle životopisu, který využijete při hledání zaměstnání. Bývá pravidlem, že motivační dopis přikládáte k životopisu na vyzvání potenciálního zaměstnavatele. Z jeho názvu je patrné, že vyžaduje popsání vaší motivace k postu na této pozici, zdůrazníte vaše předpoklady a silné stránky, které vám mohou být pro danou pozici výhodou. Vždy přemýšlejte nad tím, co konkrétně dané instituci přinesete, co jí nabízíte, čím vás bude nová práce naplňovat. Hlavním cílem je pomocí minima vět zaujmout na maximum a oslovit potenciálního čtenáře motivačního dopisu. Proto je logické, že jej musíte psát každé pozici přímo na míru a nelze mít jeden univerzální.

Pokud existuje šance, že si váš motivační dopis někdo přečte, je zde i možnost, že získáte vysněnou práci - a měli byste proto dopis napsat.Motivační dopis byste neměli posílat pouze v tom případě, že je u popisu pracovní pozice výslovně uvedeno, abyste tak nečinili. Pokud tam takový pokyn nenajdete, POŠLETE MOTIVAČNÍ DOPIS.

Motivační dopis životopis nenahrazuje, nýbrž doplňuje. Společně oba dokumenty poskytují náborovému manažerovi úplnější představu o vás jako uchazeči. Je důležité vyzdvihnout rozdíly mezi motivačním dopisem a životopisem v rámci souboru materiálů žádosti o zaměstnání. Vzájemně se nenahrazují. Hlavní pravidlo zní, že životopis potřebujete vždy, zatímco motivační dopis jen v některých případech.

Ucházíte-li se o zaměstnání s životopisem i motivačním dopisem, měly by se doplňovat a nikoli uvádět tytéž údaje. Váš životopis popisuje převážně zkušenosti a dovednosti, které jste získali v minulosti. V části věnované vašim cílům nebo v osobním přehledu sice můžete uvést, čeho chcete ve své kariéře dosáhnout, jádrem životopisu však bude část věnovaná vašim dosavadním zkušenostem.

Motivační dopis by měl hledět do budoucna a soustředit se na to, jakými disponujete dovednostmi, abyste v budoucnu vynikli v určité pozici nebo v určité společnosti.Životopis by měl být věcný, faktický a objektivní. Motivační dopis dává možnost být popisnější a představit se zaměstnavateli.

Motivační dopis je vždy určen konkrétní společnosti a týká se určité pracovní pozice. Je to možnost ukázat, že jste si dali tu práci a zjistili si informace o společnosti a pracovní pozici a případně i o samotném náborovém manažerovi. Správně sepsaný motivační dopis probudí v náborovém manažerovi zájem o přečtení vašeho životopisu. A jak to udělat správně, je popsáno dále.

Co by měl skvělý motivační dopis obsahovat

Napsat motivační dopis není žádné velké umění. Je to dovednost, kterou si lze osvojit (a pomoci si přitom šablonou motivačního dopisu). Motivační dopis může ve všech případech zachovávat stejnou strukturu a mít stejných sedm částí:

1. Osobní oslovení

Zjistěte, komu píšete. Případně do společnosti zavolejte - někdo na druhém konci vám ochotně sdělí, kdo má na starosti nábor. Osobní oslovení představuje mnohem vřelejší úvod než staromódní „Vážení“. Určitě se vyhněte frázi „Všem dotčeným osobám”. To nikdo nechce vidět. Hned zkraje příjemce zaujměte větou, díky které bude chtít pokračovat ve čtení. Fráze „Obracím se na vás s žádostí o místo [pracovní pozice] v [společnost]“ k úspěchu nepovede.

Tento úvod vynechává samozřejmosti a jde rovnou k podstatným věcem - kdo jste a proč by se o vás měl zaměstnavatel zajímat.

2. Nabídka řešení

Nabídka pracovního místa je vždy uveřejněna proto, že se někdo snaží vyřešit problém. Váš motivační dopis by měl ukazovat, že když vás přijmou, svůj problém vyřeší. Je zde problém a vy jste člověk, který ho může vyřešit. Ukažte hned zkraje dopisu, že jste ten nejlepší člověk pro danou pozici.

3. Správný tón

Udělejte si průzkum společnosti, přečtěte si obsah, který společnost publikuje, a osvojte si způsob, jakým její lidé komunikují online. Zjistěte si také, kdo je náborový manažer, a podívejte se na jeho profil na sociálních médiích. Snažte se obsáhnout vše o společnosti jako značce a o tom, jací jsou její zaměstnanci jako lidé, a osvojte si jejich tón hlasu. Pokud používají zábavný, humorný tón, může vám špetka humoru ve vašem motivačním dopisu být ku prospěchu. Pokud hovoří formálněji, počínejte si stejně.

Zaměstnavatelé hledají člověka, který bude jako oni. Člověka, který snadno vpluje do jejich kultury a stylu. Potřebujete ukázat, že jste takovým člověkem.

4. Čísla

V motivačním dopise není záhodno popisovat své úspěchy neurčitým způsobem. Čísla jsou vidět. Poutají pozornost, vyvolávají zájem a zabírají přitom na stránce velmi málo místa. Používejte je, kdykoli je to možné.

5. Výstižné příklady

Příběhy ze života jsou skvělé, ale musí být co nejkratší. Neodbíhejte od věci! Příklady uvádějte maximálně ve třech větách. Začněte svými dovednostmi, poté uveďte situaci a nakonec představte výsledek.

6. Uvádět jen to, co je podstatné pro danou pracovní pozici

Během psaní motivačního dopisu mějte po celou dobu na paměti pracovní pozici, o kterou se ucházíte. Každá věta by se měla týkat toho, jak můžete být prospěšní společnosti. Vyhněte se odbočkám a zbytečným faktům. Váš motivační dopis i životopis musí jít bez zaváhání k jádru věci. Příležitost říct o sobě víc dostanete během pohovoru. Bude-li váš motivační dopis výstižný a k věci, neposkytnete náborovému manažerovi důvod k vašemu nepřijetí.

7. Vhodné oslovení a úvod

Každý dobrý motivační dopis by měl začít vhodným oslovením konkrétního člověka ve firmě, kterému dopis posíláte. Pod většinou inzerátů je uvedena kontaktní osoba odpovědná za nábor, což je člověk, kterému byste měli dopis adresovat. Všeobecné oslovení použijte pouze v případě, že nikdo konkrétní není u inzerátu uveden.

Následuje úvodní část motivačního dopisu, kde uvedete o jakou pozici se ucházíte, čím vás pozice zaujala a proč jste vy vhodný člověk na tuto pozici. Následuje paragraf, ve kterém v pár větách shrnete své zkušenosti, vzdělání či dovednosti, kterými podpoříte svůj argument, proč by si firma měla vybrat právě vás.

8. Osobní motivace

V tomto odstavci napište, co je vaší motivací pracovat právě v této firmě. Dobře si nastudujte webovou stránku firmy či její sociální stě. Z těchto zdrojů se dozvíte, jakou má firma misi, vizi, hodnoty a firemní kulturu. V ideálním případě bude vaše motivace a osobní hodnoty v souladu s těmi firemními. Firmě tím dáte najevo, že dobře zapadnete do firemní kultury a budete angažovaným zaměstnancem, který kope za tým.

9. Závěr a poděkování

V této části znovu zdůrazněte, že máte opravdový zájem o pozici a firmu. Poděkujte za zvážení žádosti a uveďte, že jste k dispozici pro případné další dotazy. Nezapomeňte zmínit, že jste přiložili svůj životopis. Na každou žádost byste měli reagovat s oběmi dokumenty a nečekat, až vás personalista vyzve k zaslání. Pokud potřebujete pomoct s vytvořením studentského životopisu, podívejte se na náš článek s detailním návodem.

Čeho by se měl motivační dopis vyvarovat, aby neměl chybu

Něco neudělat může být stejně důležité jako něco udělat. Pokud jde o motivační dopisy, existuje spousta věcí, které byste neměli dělat.

1. Překlepy

Představte si, že vaše žádost, na které jste pracovali řadu hodin, byla zamítnuta kvůli několika málo pravopisným a gramatickým chybám. To by bylo hodně nepříjemné.

Náboroví manažeři se musí u každé nabízené pozice probírat stovkami životopisů a motivačních dopisů a překlepy patří k nejsnazším způsobům, jak uchazeče protřídit. Všechno samozřejmě záleží na tom, zda si jich příjemce všimne a zda je považuje za důležité. Nestojí však za to riskovat.

Vytiskněte si svůj motivační dopis a přečtěte si ho nahlas. Přečtěte si ho dvakrát a potom ještě jednou z druhého konce, počínaje poslední větou. Až skončíte, dejte text přečíst ještě někomu jinému.

2. Chyby formátování

Váš motivační dopis by mělo být snadné číst ve všech podobách. Musí proto být uživatelsky přívětivý.

Velké bloky textu zatěžují oči, zejména na obrazovce. Pište krátké věty a omezte odstavce na tři až čtyři věty. Pokud nejprve ulevíte očím, snadněji se pak zapojí mozek.

Dále je třeba mít na paměti, že váš motivační dopis a životopis budou čteny společně, takže by měly mít podobný vzhled. Sjednoťte styl motivačního dopisu se stylem životopisu.

3. Opatrně při kopírování

Výše uvedený příklad „Obracím se na vás se žádostí o práci [pracovní pozice] v [společnost]“ je klasická ukázka zkopírovaného textu.

Nekonkrétní a standardizované formulace náborového manažera rychle přivedou k zamyšlení nad tím, na kolik dalších lidí jste se asi již pokoušeli zapůsobit svým strojovým stylem psaní. To neznamená, že byste neměli používat šablony, z nichž lze texty kopírovat, ale měli byste si počínat tak, aby to nebylo příliš zřejmé.

4. Příliš mnoho osobních informací

Náborový manažer se jistě rád dozví o tom, že máte tři kočky, sbírku Pokémonů a upomínkové předměty týkající se vašeho oblíbeného herce. A určitě si rád vyslechne, jak jste si v dětství zlomili nohu na skateboardu. Počkejte s tím ale až do doby, kdy vás přijmou.

Náboroví manažeři ze zákona nesmějí posuzovat uchazeče na základě rasy nebo věku, takže byste tyto skutečnosti ve svém motivačním dopisu měli vynechat. Vypustit je třeba i další věci, které lidé často uvádějí, jako je rodinný stav a děti. O těchto záležitostech můžete s náborovým manažerem promluvit během pohovoru, pokud na ně přijde řeč, ale prozatím jde jen o to, jak můžete jako zdatní uchazeči prospět společnosti, v níž chcete pracovat.

5. Příliš mnoho o sobě

Říkat „udělal jsem to a to“ a „v tom a onom jsem vynikající“ je dobré do té míry, pokud se to týká vaší způsobilosti vyřešit společnosti její problém. Celý motivační dopis se sice týká vás, ale nemáte v něm psát o tom, co dokážete, nýbrž co můžete udělat pro společnost, do níž se hlásíte.

Přílišný důraz na vaši osobu může vyvolat dojem, že máte velké ego a bude proto obtížné s vámi spolupracovat. Ve většině pracovních pozic je nutné, abyste pracovali v týmu nebo alespoň pod dohledem vedení. Budete-li působit jako příliš sebestřední jedinci, nevyvolá to dobrý dojem.

Může to také působit tak, že nadsazujete své úspěchy nebo dokonce lžete. To může mít pro úspěch vaší žádosti katastrofální následky. Vždy se zaměřujte na to, jak svými dovednostmi můžete vhodně doplnit firemní tým.

6. Příliš mnoho slov

Podle průzkumu, který uskutečnila Saddleback College, požaduje téměř 70 % zaměstnavatelů, aby byl motivační dopis napsán na méně než jedné straně textu. A 24 % dotázaných říká, „čím kratší, tím lepší“.

Obecně platí, že by váš motivační dopis mělo tvořit 300 až 350 slov neboli přibližně tři až čtyři krátké odstavce na jedné straně. Jde o formát koncipovaný tak, abyste mohli představit své výsledky, a co je ještě důležitější, náboroví manažeři jsou na něj zvyklí.

Pokud vám dělá starost, že použijete-li stejnou strukturu jako všichni ostatní, neumožní vám to vyniknout, je to lichá obava. Důležité je to, co říkáte (nebo neříkáte). Pojďme si projít, jak by měl váš motivační dopis vypadat.

Doporučujeme, abyste průvodní dopis vždy připojili ke své žádosti o zaměstnání. Motivační dopis vždy přizpůsobte pozici, na kterou reagujete. Nedoporučujeme univerzální motivační dopis, který v očích personalisty nebude hodnocen příznivě. Cílem motivačního dopisu přiloženého k životopisu je čtenáři (čtenářem může být personalista či manažer společnosti) ukázat, že vy jste nejlepším kandidátem. Zjistěte si detaily o pozici, na kterou se hlásíte, aby váš motivační dopis byl na míru společnosti, do které se hlásíte, a na míru pozici, o kterou se ucházíte.

Správný formát motivačního dopisu

Stejně jako u životopisů je u motivačních dopisů důležitý jejich formát. Umožníte tím personalistovi snadno a rychle přečíst váš text a získat z něj klíčové informace.

Obvykle volíme následující strukturu: úvod, obsah dopisu a závěr.
Pro větší přehlednost však můžete obsah dopisu, tedy jeho prostředí část, rozdělit do více odstavců. Krátké odstavce se snadněji čtou, protože náš mozek má tendence text skenovat a přeskakovat.
Ideálně zarovnávejte zleva, pro náš mozek je to nejpřirozenější. Někteří si volí zarovnání do bloku, které není nutně špatně, jen je těžší pro náš mozek to číst kvůli nepřirozeným mezerám mezi slovy.
Zvolte si čistý a jednoduchý design, který nebude odvádět pozornost od textu.

Na začátek svého motivačního dopisu stručně zmiňte, proč jste se rozhodli aplikovat do této společnosti. Zaujaly vás firemní principy společnosti? Hlavička motivačního dopisu by měla být nedílnou součástí. Oslovení v motivačním dopise hraje také důležitou roli. Oslovte toho, komu dopis adresujete. V celém dopise pište ve slovech “Váš, Vaše, Vaší” a podobných velké písmeno “V”. použijete-li velké “V”, vyjadřujete úctu tomu, komu dopis adresujete. Zmiňte své úspěchy na pozicích, které jsou relevantní k pozici, o kterou se ucházíte. Buďte konkrétní, pokud můžete, uveďte své úspěchy v číslech. Uveďte své silné stránky a doplňte je konkrétními případy. Demonstrujte, že tato společnost je vaše vysněná, že jste si o společnosti nastudovali informace.

Finální verzi motivačního dopisu si vytiskněte, překontrolujte vizuální podobu, přehlednost a požádejte někoho z blízkých o kontrolu a zpětnou vazbu. Říká se, že nikdy není příliš brzy udělat špatný dojem. Toto pravidlo platí i v případě motivačního dopisu.

Motivační dopis má být vždy originálem, originálem připraveným pro danou společnost a pro pozici, na kterou reagujete. Držte se rad uvedených v tomto článku.

Než začnete psát svůj motivační dopis, prohlédněte si různé vzory motivačních dopisů, abyste získali povědomí o tom, jak by měl být strukturován a jaké informace by měl obsahovat.

Vzor motivačního dopisu ke zkopírování a vložení

Obecný vzor motivačního dopisu může sloužit jako skvělý výchozí bod pro vaši žádost o zaměstnání. Pokud vám schází inspirace, podívejte se na tento kopírovatelný vzor motivačního dopisu, který můžete zkopírovat, vložit a upravit podle svých potřeb. Vzor motivačního dopisu můžete také kdykoli změnit.

Příklad motivačního dopisu

Vážený pane Černý,

Na nabízenou pozici marketingového manažera v [společnost] se Vám jistě sešla spousta životopisů od uchazečů. Jsem jedním z nich, ale domnívám se, že díky zkušenosti s vedením marketingových kampaní v mém předchozím zaměstnání, díky níž se počet našich potenciálních klientů zvýšil o 500 %, jsem právě já vhodným kandidátem pro nabízenou pozici.

S pozdravem,
[Jméno a Příjmení]

Další tipy

Propojte obor se svými zájmy: Ukažte skutečný zájem o svůj obor na mimoškolních či mimopracovních aktivitách. Rozvíjíte se i mimo osnovy? Chodíte na oborové akce? Založili jste si vlastní projekt? Tím vším můžete dokázat svůj zájem a ochotu se učit. U studenta bez praxe je to ceněné a někdy i očekávané.
Využijte klíčová slova: Z inzerátu či firemního webu můžete vyčíst slova, která organizace zdůrazňuje jako důležité (např. týmová spolupráce, kreativita). Můžete je přirozeně zahrnout do textu a tím zvýšit pravděpodobnost úspěchu. Firmy často využívají ATS, software pro třídění životopisů a motivačních dopisů, který je skenuje a hodnotí právě na základě klíčových slov.
Slaďte dopis se životopisem: Všechny dokumenty by měly působit jednotně, včetně jejich vizuální stránky. V CVwizard si můžete vybrat stejné šablony pro svůj životopis i motivační dopis, a tím vytvořit ucelený dojem z vaší sebeprezentace.
Zvažte i alternativní cesty: Chybí vám zkušenosti? Doporučujeme si přečíst náš článek o tom, co dát do svého životopisu bez praxe. Podobný přístup totiž můžete využít i při psaní motivačního dopisu a ukázat tím, že se nebojíte učit se novým věcem.
Buďte autentičtí: Každý student má jinou cestu a jiné silné stránky. Přizpůsobte si proto obsah i styl psaní tak, aby věrně odrážel vaši osobnost.

tags: #motivační #dopis #oslovení #vzory