Jak vést efektivní pracovní pohovor: Tipy a triky pro personalisty

Ve vaší společnosti vznikla potřeba najít a přijmout nového zaměstnance. Na základě analýzy potřeb víte, koho hledáte, co jsou minimální požadavky na kandidáta, jak by měl vypadat ideální kandidát.

V Česku stále vládne nízká nezaměstnanost, oscilující někde mezi dvěma a třemi procenty, a o kvalitní pracovníky se musí zaměstnavatelé přetahovat. Zkušení zaměstnanci s léty praxe i perspektivní absolventi si v mnoha oborech mohou mezi zaměstnavateli vybírat - a také proto mají velká očekávání a mnohdy ne úplně skromné požadavky.

Výběrové řízení je totiž jakousi výkladní skříní firmy - ukazuje v praxi, jak firma funguje, jaké má hodnoty a co nabízí svým pracovníkům. Pojďme se proto podívat na to, jak můžete z pozice náboráře co možná nejvíce vylepšit „candidate experience“ (tedy to, jak se kandidát cítí, když prochází vaším výběrovým řízením), jak zdokonalit organizaci náborového procesu a jak vést pohovory.

Pojďme si shrnout pár základních rad, jak vést pohovor. Tak, abyste firmu ukázali v co nejlepším (ale realistickém) světle a abyste zbytečně nepřicházeli o perspektivní talenty. Společně se podíváme na témata, na která byste se každého kandidáta na pohovoru měli zeptat, jak se správně zeptat a naopak - na co se určitě nikdy nezeptat a jak zajistit, aby se u vás kandidát cítil dobře a případnou pracovní nabídku s radostí přijal.

Náboráři tak na svých bedrech nesou velkou zodpovědnost. V článku budeme hovořit o kandidátovi, nejedná se o diskriminační označení, jedná se o zjednodušení pro čtenáře.

1. Příprava na pohovor

Přestože se na pohovor a jeho průběh soustředí mnoho odborných článků (a přestože se rozhodně jedná o významnou část náborového procesu), z pohledu recruitera se jedná jen o jakousi třešničku na dortu. O tom, jak přínosný a úspěšný pohovor bude pro všechny zúčastněné strany, totiž rozhoduje hlavně příprava a organizace celého náborového procesu.

„Nábor je komplexní proces a vedení pohovoru je (krásná) špička ledovce,“ upozorňuje Lenka Lichterová. A zdůrazňuje, že recruiter by měl ze všeho nejdřív věnovat čas pochopení nabízené pozice. Spolu s manažerem zodpovědným za volnou pozici by si tak měl náborář nejdříve vyjasnit, které z požadovaných dovedností jsou skutečně nutné a klíčové a nejede přes ně vlak, a které nutné nejsou a jsou spíš jenom plusem navíc.

Znovu si pročtěte inzerát. Díky tomu si osvěžíte paměť ohledně detailů pozice, jako je náplň práce, požadované zkušenosti, mzdové ohodnocení nebo datum nástupu, a navíc se budete cítit pevněji v kramflecích při prezentaci daného místa a zodpovídání dotazů, které může kandidát mít.
Prostudujte si danou žádost. Rozpitvejte životopis i motivační dopis a udělejte si v nich poznámky. Shrňte to, co vám není jasné. Napište si témata, jimž se chcete v průběhu pohovoru věnovat, a které body chcete objasnit. Třeba proč má kandidát v životopisu období nečinnosti nebo proč odjel na tři měsíce na Aljašku, aby tam choval smečku psů husky.
Připravte si seznam otázek. Dejte jich dohromady pět až deset a položte je všem kandidátům. Tímto způsobem je pak mezi sebou lépe porovnáte a snáze se rozhodnete. Navíc je to férové.

Příprava otázek pro kandidáta by měla probíhat společně s manažerem, rozdělte si oblasti, na které se každý z vás bude dotazovat. Určete si kritéria, podle kterých budete kandidáty hodnotit. Před příchodem kandidáta vytiskněte materiály pro sebe i všechny pohovorující.

Důkladná příprava je klíčem k úspěšnému pohovoru.

2. Organizace pohovoru

Organizace pohovoru je klíčová pro vytvoření profesionálního dojmu. Zarezervujte si místnost, zajistěte nápoje, pozvěte všechny, kdo se mají pohovoru účastnit. S kandidátem si telefonicky potvrďte, že jeho zájem stále trvá, o jaké pozici budete hovořit, termín a místo setkání.

U výběru místnosti pro pracovní pohovor mějte na paměti, že kandidát se bude okolo sebe rozhlížet, vyberte tedy místnost, která je sama o sobě reprezentativní, a že i cesta do místnosti kandidátovi napoví něco o vaší společnosti.

3. Průběh pohovoru

Kandidát přichází. Po vzájemném představení sdělte kandidátovi, jak dlouho předpokládáte, že bude pohovor trvat, a potvrďte si, zda je to z jeho strany v pořádku. Stručně představte i strukturu pohovoru, že nyní budete klást otázky vy a že samozřejmě na konci bude mít prostor pro své dotazy.

Začněte pohovor vřelým přivítáním, aby se kandidát cítil uvolněně. Představte se a přibližte, jaký je váš tým a jaká je vaše role ve firmě.

3.1 Typy otázek

Otázky, které pokládáte, by měly být otevřené po téměř celou dobu pohovoru. Tedy takové, na které kandidát nemůže odpovědět ano či ne. O kandidátovi mnoho nezjistíte, když se zeptáte “Umíte pracovat pod tlakem nebo v časové tísni?”. Více informací získáte, když kandidáta vyzvete, aby vám popsal situaci, kdy byl zodpovědný za projekt a dostal se do časové tísně.

Dbejte na to, abyste zjistili pracovní zkušenosti a dovednosti. Předchozí pracovní zkušenosti poskytují přehled o tom, jaké dovednosti a kvalifikace kandidát skutečně má. Můžete ověřit, zda kandidát splňuje požadavky pro danou pozici.

Zeptejte se na:

Dosažené úspěchy - jakých úspěchů jste dosáhl v projektu ABC, který zmiňujete ve svém životopise?
Řešení krizových situací - jaká krizová situace se vám vybavuje z poslední doby? Proč jste zmínil tuto? Jaká byla vaše role?
Připravil se kandidát na pohovor? Měl zjištěné alespoň základní informace o naší společnosti? Hovoří kandidát o své práci plynule?

Přístup k lidem. Kandidátův přístup k lidem často reflektuje, jak dobře se hodí do firemní kultury. Zaměstnanci, kteří sdílejí hodnoty a pracovní styl vaší společnosti, pravděpodobně lépe zapadnou a budou více motivovaní a produktivní.

Přístup k práci. Zjištěním, jak kandidát pracoval v minulosti, můžete lépe pochopit jeho pracovní styl a přístup k úkolům. Negativní chování může poškodit reputaci firmy a vést ke ztrátě klientů nebo talentovaných zaměstnanců.

Motivační preference. Motivace kandidáta vám může poskytnout přehled o jeho kariérních cílech a aspiracích. To vám umožní posoudit, zda se jeho dlouhodobé cíle shodují s možnostmi a cíli vaší společnosti.

Ptejte se na profesní minulost, pracovní styl, a jak zvládá různé situace.

4. Důležité otázky, které by měly zaznít

Odborníci vám řeknou, že hlavním cílem pohovoru je poznat kandidáta, jeho osobnost, motivaci a schopnosti. Aby se vám to povedlo, musíte klást ty správné otázky.

Podívejte se na výběr nejdůležitějších otázek:

Řekněte mi něco o své kariéře
Co se vám na tomto sektoru líbí?
Co se vám v práci povedlo a co se vám nepovedlo?
Co od této pozice očekáváte?
S jakými lidmi byste rádi spolupracovali?
Jak by vás popsali vaši přátelé?
Kde se vidíte za pět let?
Proč jste odešel z předchozího zaměstnání?
Co můžete naší firmě přinést? / Proč bychom měli dát přednost vám před jinými kandidáty?
Co se vám v životě nejvíce povedlo?

V neposlední řadě nezapomeňte poskytnout dostatek prostoru druhé straně, pozorně naslouchejte, a pokud vám něco není jasné, požádejte ho, aby svou větu přeformuloval, jen tak budete ve vedení dialogu skutečně dobří. Všímejte si také řeči těla. Pokud vám připadá, že je kandidát ve stresu, neváhejte a zasáhněte, třeba tak, že vhodně přizpůsobíte otázky nastalé situaci, aby se „zpovídaný“ cítil uvolněně.

5. Vyhněte se častým chybám

O perspektivní kandidáty se náboráři často připravují zcela zbytečně. A to tím, že se během náboru i během pohovoru samotného dopouští některých zásadních chyb. Jakým přešlapům byste se měli vyhnout?

Málo jste nastudovali profil kandidáta. Ptáte se během pohovoru na základní věci, které kandidát jasně uvedl ve svém CV nebo v motivačním dopisu? Jsou vaše otázky i odpovědi generické a vyplývá z nich, že jste si kandidáta a jeho profil předem příliš nenastudovali? Nebo si během pohovoru nedejbože kandidáta s někým spletete a třeba mu s někým zaměníte titul, vzdělání nebo zkušenosti? Pak shazujete v očích kandidáta nejenom sebe, ale i nabízenou pozici a potažmo celou firmu.
Máte předsudky. Předsudky (anglicky „bias”), ať už vědomé nebo nevědomé, narušují vaši objektivitu a znemožní vám rozpoznat ideálního kandidáta. „Předsudky, které slyšíte v průběhu pohovoru, mohou být pozitivní i negativní. V ten moment máte dvojí úkol - oprostit od nich nejen sebe, ale i další kolegy a manažery, kteří jsou na pohovoru nebo viděli CV kandidáta,“ radí Lenka Lichterová. Klíčem je nedat se ovlivnit vlastními domněnkami a stereotypními představami a zaměřovat se na objektivní informace a fakta.
Nezjistíte během pohovoru vše, co potřebujete. Jak jsme uváděli výše, klíčem k úspěchu je kvalitní příprava. A v rámci této přípravy byste si spolu s manažerem měli vyjasnit a těsně před pohovorem ještě připomenout, jaká jsou hlavní kritéria pro výběr a které informace chcete od kandidáta (nebo o kandidátovi) určitě zjistit. Tak zabráníte tomu, že po skončení pohovoru zjistíte, že byste se potřebovali ještě na něco zeptat.

Vyvarujte se chybám, které mohou zmařit vaše úsilí.

6. Komunikace po pohovoru

Dobře si sepište všechny poznámky, klíčové informace a poznatky a utřiďte je. Tak, abyste mohli (většinou společně s manažerem nabízené pozice) rozhodnout o tom, které kandidáty pozvete do dalších kol nebo komu rovnou pozici nabídnete. Obecně pak platí, že kandidátovi, kterého jste vybrali, byste se měli ozvat co možná nejdříve.

Zapomínat byste ale samozřejmě neměli ani na ty, které jste nevybrali. V každém případě se vyhněte řešení ve stylu: „Když se vám neozveme do dvou měsíců, vybrali jsme jiného kandidáta“. To totiž působí značně neprofesionálně. „Kandidátům se snažím poskytnout konkrétní zpětnou vazbu. Kdybych se neozvala kandidátovi vůbec, pravděpodobně by s naší firmou do budoucna už nechtěl navázat spolupráci. A pověsti firmy a HR by to také neprospělo.“

Nikdy byste si neměli zavřít dveře ani u neúspěšných kandidátů.

7. Děkovný dopis

Je vhodné zaslat na personální oddělení děkovný dopis, jak v případě přijetí, tak při "nepřijetí", vyjádři zklamání z negativního výsledku výběrového řízení, oceň profesionální průběh konkurzního řízení a potěšení ze setkání s vedoucími pracovníky společnosti. Dále zdůrazni trvání zájmu o spolupráci se společností, v případě obdobné pracovní pozice.

Děkovný dopis (DD) je vhodné zaslat - po absolvování všech důležitých částí výběrového řízení - osobě, se kterou jste vedli pohovor, i při Vašem nepřijtí do pracovního poměru. DD můžete zaslat jak elektronickou poštou, tak i klasickým způsobem.

Příklad:

Děkuji Vám za čas, který jste mi věnoval/a během výběrového řízení k pozici .......................................u Vaší společnosti ...................... Přestože jsem nebyl vybrán/a, rád/a bych zdůraznil/a, že můj zájem o práci ve Vaší společnosti trvá.

Mgr. V ..................

8. Hodnotící pohovory

Hodnotící pohovory jsou důležitou součástí řízení a motivace lidí. Umožňují nám zhodnotit výkonnost pracovníků a poskytnout zpětnou vazbu, která jim pomůže se rozvíjet a růst. Zároveň jsou i zpětnou vazbou na vedoucího nebo personalistu od daného pracovníka. Pro většinu lidí mohou být hodnotící pohovory už jen ze svého názvu stresující událostí.

8.1 Jak vést hodnotící pohovor

Sejměte roušku tajemství a objasněte, proč hodnotící rozhovory děláte a jak budou probíhat. Nestačí pouze vložit pozvánku do kalendáře nebo, v horším případě, nečekaně někoho povolat k rozhovoru.
Pokud uznáte za vhodné, můžete dát svým lidem možnost přípravy formou krátkého dotazníku. Doporučuji maximálně 3-5 otázek. Účelem rozhovoru není předčítání dotazníku. V tomto případě otázky slouží pro utříbení myšlenek pracovníka ještě před rozhovorem. Dostane možnost bilancovat a rozmyslet si, kam chce dál směřovat.
Vytvořte si vlastní pravidla, sepište je a dejte je k dispozici vašim lidem. Pravidelnost hodnocení vám zajistí větší čitelnost pro lidi a získáte tak i větší důvěru.
Nemusíte mít seznam otázek, na které se budete strojově ptát. Vaše příprava spočívá spíše v poznání daného člověka a získání kvalitních informací o jeho pracovním i osobním životě. Pokud se vídáte pravidelně, neměla by být příprava náročná.
Aneb jak věci začnou, tak mají tendenci pokračovat. Vytvořte přátelskou atmosféru: Držte se věcného a klidného začátku, následovat by měl racionální dialog a povzbuzující závěr. Pohovor by neměl být formální, ale spíše přátelský a neformální.
Oddělte hodnocení člověka od úkolu: Lidé mají tendenci brát si věci osobně. Poskytněte zpětnou vazbu: Zpětná vazba by měla být konkrétní, specifická a měla by být poskytnuta včas.
Společně se zaměstnancem si stanovte jasné a konkrétní cíle na příští období. Tyto cíle by měly být měřitelné, dosažitelné a realistické. Nastavte plán osobního rozvoje (včetně vzdělávání) na další rok, na který může být navázáno odměňování.
Často se v závěru zapomíná zmínit, jak bude vedoucí nebo HR nakládat s informacemi, které se dozvěděli. Předem zmiňte, že citlivé informace zůstávají pouze mezi vámi, pokud si to pracovník bude přát.
Po odchodu pracovníka si udělejte poznámky k řešení. Toto je nutnost, abyste mohli sledovat, zda se přibližujete ke stanoveným cílů. Poznámky mohou sloužit i jako opěrný bod do dalších jednání.
Největší chybou při jakémkoliv hodnocení je nereflektování zpětné vazby. Pokud už se vám člověk svěří, je nutné si toho vážit a podporovat ho. Toho dosáhnete tím, že se budou dít změny, že se opravdu dostanete k nastaveným cílům.

9. Typy pracovních pohovorů

Existuje několik typů pracovních pohovorů, každý z nich má své specifické zaměření a cíle:

Klasický pohovor: Jedná se o tradiční formát pohovoru, kde se kandidát setkává jeden na jednoho s personalistou nebo manažerem. Otázky se obvykle zaměřují na životopis, pracovní zkušenosti a motivaci.
Kompetenční - behaviorální pohovor: Tento typ pohovoru se zaměřuje na specifické kompetence kandidáta prostřednictvím otázek založených na jeho minulém chování. Využívá metodu STAR (Situace, Úkol, Akce, Výsledek) k odhalení, jak kandidát zvládá konkrétní dovednosti. Efektivní pro posouzení reálných schopností kandidáta.
Panelový pohovor: Kandidát je dotazován skupinou několika osob, často z různých oddělení nebo s různými funkcemi. Cílem je získat širší perspektivu na kandidátovy schopnosti a vhodnost pro danou pozici.
Psychometrický test: Používají se standardizované testy k hodnocení kognitivních schopností, osobnostních rysů a dalších psychologických aspektů kandidáta. Může zahrnovat testy inteligence, schopností nebo osobnostní dotazníky.
Prezentace: Kandidát připraví a předvede prezentaci na určité téma, které může souviset s pracovním zaměřením pozice. Hodnotí se schopnost komunikace, strukturovaného myšlení, prezentace informací a odborných dovedností.
Skupinový - assessment centrum: Kandidáti jsou hodnoceni z více úhlů během jednoho či více dnů. Intenzivní a komplexní způsob, jak posoudit kandidáty v různých situacích a jejich schopnost spolupracovat.
Online pohovor: Pohovor vedený prostřednictvím videohovoru na platformách jako Skype, Zoom nebo Teams. Zahrnuje klasické otázky i možnost sdílení dokumentů nebo prezentací.

Výběr správného typu pohovoru závisí na pozici a potřebách firmy.

10. Moderní technologie a umělá inteligence v personalistice

S nástupem moderních technologií, a především umělé inteligence (AI) otevírají nové možnosti také v personalistice. S využitím umělé inteligence je možné například zrychlit přípravu pracovních inzerátů. Své uplatnění najdou i při přípravě pracovních pohovorů. Umělá inteligence může generovat doporučení na otázky na základě požadovaných dovedností a charakteristik pozice. Mezi hlavní výhody patří efektivita a snížení lidských předsudků. AI může pomoci identifikovat vzorce v odpovědích a zlepšit objektivitu hodnocení. Také může ušetřit čas při administrativních úkonech.

11. Závěrem

Efektivní vedení pracovního pohovoru je jen jednou částí náborového procesu. Klíčem k úspěchu je nejen dobře připravený manažer, ale také organizace a přehlednost celého výběrového řízení.

Dodržujte tyto rady a získáte náskok před konkurencí při hledání talentovaných zaměstnanců.

Shrnutí klíčových kroků pro vedení efektivního pohovoru
Krok	Popis
Příprava	Prostudování životopisu, inzerátu, příprava otázek
Organizace	Rezervace místnosti, zajištění občerstvení, pozvání účastníků
Průběh	Vřelý úvod, otevřené otázky, aktivní poslech
Komunikace po pohovoru	Poskytnutí zpětné vazby, děkovný dopis

tags: #jak #vést #pohovor #se #zaměstnancem #tipy