Jak Sestavit Seznam Zaměstnanců: Průvodce Krok Za Krokem

Efektivní správa lidských zdrojů vyžaduje přehledný a aktuální seznam zaměstnanců. Tento článek poskytuje podrobný návod, jak takový seznam sestavit a spravovat, včetně využití různých funkcí a nástrojů.

Základní Informace o Seznamu Zaměstnanců

Seznam zaměstnanců je číselník, což znamená, že neobsahuje záložku Omezení pro výběr zobrazených záznamů. Nicméně, seznam lze filtrovat podle různých kritérií pomocí funkce Filtrovat. V horní části záložky je k dispozici informační panel, který zobrazuje informace o aktuálně použitém filtru.

V horní části záložky může být k dispozici položka, která zobrazuje identifikaci zaměstnance (osobní číslo, příjmení, jméno, rodné číslo), ke kterému jsou údaje v této záložce zobrazeny. Pod seznamem je Panel pro vyhledávání a třídění. Ve spodní části záložky Seznam může být variantně zobrazen některý z Panelů definovatelných údajů seznamu pro tuto agendu.

Funkce pro přidání nového pracovního poměru není k dispozici, pokud žádné mzdové období není inicializované. Mzdová období zadáte buď přímo v agendě mzdových období nebo prostřednictvím průvodce nastavením mezd.

Možnosti Třídění a Filtrování

K třídění "Zkušební doba - dny" - třídění za dny zkušební doby nehledí na zk. dobu v měsících. Tento klíč je třeba kombinovat s tříděním podle klíče za měsíce. Kombinace klíčů na záložce Seznam ale není možná (jedná se o číselník, tudíž lze třídit vždy jen za jeden vybraný klíč). Nicméně toto třídění najde využití na tiskové sestavě, kde lze zkombinovat oba klíče (jak za měsíce, tak za dny).

Funkce umožňující si zobrazené záznamy v číselníku filtrovat a to několika způsoby:

  • "V/mimo evidenční stav" - Vyfiltruje záznamy jen za zaměstnance, kteří jsou resp. nejsou v evidenčním stavu.
  • "Pobírá/nepobírá mzdu" - Vyfiltruje záznamy jen za zaměstnance, kteří pobírají resp. nepobírají mzdu.

Zaměstnance lze pak zafiltrovat například podle střediska a zdravotní pojišťovny. "Středisko" - Vyfiltruje jen zaměstnance, kteří mají uzavřen alespoň jeden prac. poměr na některém ze zadaných středisek. "Zdravotní pojišťovna" - Vyfiltruje zaměstnance, kteří mají v zobrazovaném období zadané zdrav. pojištění.

Podle dalších údajů prac. poměru: "Druh PP, Kód PP, Název PP, Datum nástupu, Skutečný nástup, Datum výstupu" aj. - vyfiltruje jen zaměstnance, kteří mají prac. poměr, který splňuje zadaná kritéria a který je platným prac. poměrem. "Platnost prac. poměru" - vyfiltruje jen zaměstnance, kteří mají prac. poměr platný v zadaném časovém intervalu.

Hromadné Opravy a Úpravy

Provede hromadně opravu podle zadaných hodnot na všech označených záznamech (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Pomocí hromadných oprav lze hodnoty příp. i mazat.

Mějme větší počet zaměstnanců, u kterých máme zadánu částku Náhrady za pohotovost. Ale tito zaměstnanci již nadále individuální odměnu za pohotovost dostávat nebudou a pokud budou mít pohotovost, dostanou odměnu standardně dle údaje aktuálně platného v odpovídající globální proměnné. Pak nemusíme u každého záznamu mazat náhradu na pohotovost zvlášť, ale provedeme funkci Hr. oprava pro položku Náhrada za pohotovost a zadáme ji nulovou nebo ji ponecháme s nevyplněnou hodnotou (což je totéž jako nulová hodnota). Všechny takto opravené prac. poměry budou aktualizovány.

Provede hromadné ukončení PP na všech označených záznamech (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno Hromadné ukončení pracovních poměrů, v němž vyplníte údaje potřebné k ukončení PP.

Slouží pro možnost hromadného připojení resp. odpojení příloh (dokumentů) k záznamům této agendy. Funkce provede hromadně danou akci (tj. připojení příloh nebo jejich odpojení) pro všechny označené záznamy (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam).

Tiskové Sestavy a Exporty

Zde pořídíte reporty vztahující se k údajům prac. poměrů. Mezi dodávanými reporty je zde k dispozici mj. K tisku Zápočtového listu - Zápočtový list se typicky generuje po ukončení prac. poměru, v opačném případě nemusí být některé údaje smysluplné (dovolené, nepřítomnosti, nemocenské), ale může nastat i výjimka.

Mezi dodávanými def. exporty pro elektronickou komunikaci je zde k dispozici mj. Oznámení o nástupu do zaměstnání/skončení. Jak bylo řečeno v úvodní kap., vyexportováním údajů z prac. poměrů s vytvořením dokumentu a jeho následným zpracováním dojde k elektronickému odeslání příslušného výkazu přes VREP.

Reporty vztahující se k údajům mzdových listů získáte přímo v rámci funkce Tisk v agendě Mzdových listů nebo v agendě Mzdové reporty.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

  • Tisk - pomocí ní můžete provést tiskový výstup prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav.
  • Export - pomocí ní můžete provést export prostřednictvím uživatelsky definovatelných definic exportů.

Skrývání a Mazání Záznamů

Tento číselník podporuje skrývání. Vybraný záznam/záznamy nevymaže z databáze, ale pouze označí příznakem "skryto". Skrytí je v podstatě znepřístupnění záznamu pro další použití.

Vybraný záznam/záznamy vymaže z databáze, tudíž takové vymazání je nevratné. Záznam je možno vymazat trvale bez možnosti obnovení jen tehdy, nebyl-li dosud v systému použit, tj. odnikud se na něj neodkazuje.

Typ Zobrazení Seznamu Zaměstnanců

Umožňuje výběr typu zobrazení seznamu zaměstnanců dvěma způsoby:

  • Seznam PP: Každý pracovněprávní vztah zaměstnance je na samostatném řádku v seznamu.
  • Karta + PP: V levém okně jsou všichni zaměstnanci v abecedním pořadí, v pravém okně jsou k danému zaměstnanci zobrazeny pracovněprávní vztahy.

Tento způsob zobrazení není příliš vhodný pro začínající uživatele. Zde je nutno pamatovat na skutečnost, že zaměstnanec může být na levé straně obrazovky jenom jednou, v opačném případě může docházet k chybám a komplikacím.

Sestavy a Přehledy v Personalistice

V Zaměstnancích v Personalistice najdete rozbalovací nabídky s navrženými nejčastěji používanými sestavami a přehledy:

Sestavy

  1. Zaměstnanci podle abecedy
  2. Zaměstnanci podle druhu mezd
  3. Zaměstnanci podle zdravotních pojišťoven
  4. Čerpání dovolené
  5. Evidence dovolené
  6. Zaměstnanci s účtem
  7. Rozdělení úvazků
  8. Harmonogramy
  9. GDPR

Statistiky

  1. Statistika pro výpočet povinného podílu osob se změněnou pracovní schopností
  2. Statistika po měsících - souhrnná
  3. Statistika po kategoriích
  4. Statistika po střediscích
  5. Statistika po typech PP
  6. Statistika za období
  7. Pracovní neschopnosti pro nemoc a úraz
  8. Podklady pro výpočet slev na dani DPPO/DPFo za OZP

Přehledy

  1. Hlášení ZP (nabízí návrhy hlášení změn zdravotním pojišťovnám za dané období)
  2. Hlášení ČSSZ nabízí k práci tyto tři další možnosti:
    • hlášení o nástupech ... ONZ
    • Přehled ELDP
    • Hlášení o DPN
  3. Složky mezd
  4. Přehled dětí
  5. Daně - RZD a potvrzení
  6. Přehled mateřské a rodičovské dovolené
  7. Přehled platových výměrů / pracovních smluv
  8. Přehled důchodů
  9. Nezdanitelné částky - slevy
  10. Hromadné tisky
  11. Evidence uchazečů o zaměstnání

Personální statistiky

  1. Statistika dle vzdělání
  2. Statistika dle věku
  3. Statistika dle doby trvání PP
  4. Statistika fluktuace
  5. Přehled narozenin

Pomocí těchto sestav snadno vyplníte požadované statistické výkazy či hlášení.

Generátor Sestav

Generátor sestav posouvá využití aplikace k dalším možnostem. Do generátoru sestav načtěte dvě sestavy: ´Evidence - Evidence zaměstnanců, záložka Osobní údaje, režim Sestava´, ´Evidence - Evidence zaměstnanců, záložka Mzdové údaje, režim Sestava´. Vybírejte požadované sloupce do výsledné sestavy.

Poznámka: Strukturu vytvořenou pomoci generátoru sestav není možné uložit, to znamená, že příště musí být znovu vytvořena.

Kde Naleznu Přehled Všech Zaměstnanců?

Přehledný seznam zaměstnanců s možností rozšířeného filtrování. Všechna data pak lze exportovat do Excelu a použít ke kvantifikačním účelům.

Zaměstnanci - Přehled zaměstnanců: Na formuláři evidujete seznam zaměstnanců s jejich základními údaji. Obsahuje informace o datu narození, počátku/konci a typu pracovního poměru, jeho pracovního zařazení (funkci), pracovním úvazku, odpracované době, počtu dětí pro daňový odpočet, dovolené (nárok/čerpáno/zbývá).

U každého zaměstnance zde v přehledné tabulce můžete zjistit datum narození, počátek, příp. i konec pracovního poměru, jeho funkci, typ pracovního poměru, úvazek hodin/týden, pracovněprávní průměr, odpracovanou dobu, počet dětí pro daňový odpočet, informace ohledně dovolené - nárok, čerpáno i zbývá.

tags: #jak #sestavit #seznam #zaměstnanců

Oblíbené příspěvky: