Doložka smlouvy se zaměstnancem: Vzor pro GDPR

V souvislosti s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR) je důležité mít správně nastavené procesy pro zpracování osobních údajů zaměstnanců. Níže naleznete vzor doložky smlouvy se zaměstnancem, který vám pomůže naplnit zákonné požadavky.

Pro zpracování osobních údajů je třeba souhlasu dotčené osoby. Souhlas by měl být svobodný, konkrétní a informovaný. U souhlasu se zpracováním totiž rozhodují detaily. Chybějící informace mohou způsobit, že bude souhlas považován za neplatný. To může mít dopad nejen na důvěru, ale i na vaši právní odpovědnost.

Častou chybou je také zbytečné sbírání souhlasu tam, kde není potřeba - například pokud je možné zpracovávat osobní údaje na základě plnění smlouvy, zákonné povinnosti nebo oprávněného zájmu.

Je důležité si uvědomit, že souhlas je navíc jen jedním z kroků v rámci celého systému ochrany osobních údajů. Pokud jako správce zpracováváte údaje pravidelně a systematicky, zákon vám ukládá povinnost vést záznamy o činnostech zpracování - tedy evidenci toho, jaké údaje zpracováváte, proč, jak dlouho a s jakým právním základem.

Připravili jsme pro vás komentovaný vzor souhlasu se zpracováním osobních údajů uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců, který obsahuje všechny podstatné náležitosti podle GDPR a pomůže vám snadno naplnit zákonné požadavky.

Vzor souhlasu se zpracováním osobních údajů

Níže uvedený vzor je příkladem, jak může vypadat souhlas se zpracováním osobních údajů. Je důležité ho přizpůsobit konkrétním potřebám vaší organizace.

SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

daný v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 O ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES.

Já, níže podepsaný , rodné číslo: , trvale bytem ,tímto uděluji zpracovateli , IČ: , se sídlem (dále jen „zpracovatel“), souhlas se zpracováním těchto údajů: ? ,a to pouze pro tento účel: ,to na dobu .

Tento souhlas může být kdykoliv odvolán, a to dnem doručení písemného dovolání souhlasu zpracovateli.

V dne ……………………………………..

Osobním údajem se rozumí veškeré informace o fyzické osobě, který ji identifikují, například jméno, příjmení, bydliště, fotografie atd.

Důležité upozornění: Uvedený vzor je pouze orientační. Doporučujeme konzultovat konkrétní znění s odborníkem na GDPR, aby odpovídalo specifickým potřebám vaší organizace.

Podrobný vzor souhlasu zaměstnance se zpracováním osobních údajů z pohledu GDPR

Společnost XY [následují identifikační údaje společnosti] se jako zaměstnavatel rozhodla z pozice správce ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů (dále jen "ZOOÚ") zpracovávat osobní údaje svých zaměstnanců v rozsahu širším, než vyžaduje zákon, a to především za účelem zvýšení efektivity řízení podniku a zvýšení konkurenceschopnosti společnosti.

Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje zaměstnanců společnosti XY, které budou shromažďovány a dále zpracovávány, zahrnují:

jméno a příjmení, tituly
datum a místo narození, rodné číslo a státní příslušnost
bydliště
pasová fotografie
údaje a doklady o dosaženém vzdělání, předchozí praxi a jazykových znalostech
výši a strukturu mzdy
přehled půjček poskytnutých zaměstnanci ze strany společnosti
rodinný stav, údaje o rodinných příslušnících (děti, manželé), a to konkrétně jméno a příjmení, datum narození a státní příslušnost
......... (další osobní údaje dle potřeby zaměstnavatele)

Účel zpracování

Osobní údaje zaměstnanců společnosti XY budou v různých časových rozmezích zpracovávány za účelem vytváření, hodnocení a přizpůsobování personálních a odměňovacích systémů, pro zpracovávání modelů podílové účasti zaměstnanců ve společnosti a pro řízení dalších strategických postupů.

Způsob zpracování

Osobní údaje zaměstnanců společnosti XY budou zpracovávány manuálně i automatizovaně. K osobním údajům budou mít přístup pověření pracovníci zaměstnavatele na pozici mzdový účetní, personalista a správce IT.

Platnost souhlasu

Poskytnutí osobních údajů společnosti XY v rozsahu nad rámec stanovený zákonem je dobrovolné. Informaci o tom, které osobní údaje jsou od konkrétního zaměstnance zpracovávány nad rámec zákona, poskytne obratem na ústní či písemné vyžádání personalista společnosti. Souhlas zaměstnance je udělován na období trvání pracovního poměru, nejdéle však na dobu dvaceti let. Souhlas s poskytnutím osobních údajů nad rámec osobních údajů, které musí správce zpracovat na základě jiných právních titulů než je souhlas zaměstnance, lze kdykoliv odvolat.

Poučení

Zaměstnanec společnosti XY má právo na přístup k osobním údajům a právo na opravu osobních údajů.
Zjistí-li nebo domnívá-li se zaměstnanec společnosti XY, že společnost provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat společnost XY o vysvětlení či požadovat, aby byl odstraněn takto vzniklý stav. Zejména může žádat blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.
Zaměstnanec má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem v Praze 7, Pplk. Sochora 27, a to zejména v případě, kdy společnost XY nevyhoví jeho žádosti o vysvětlení či odstranění stavu vzniklého zpracováním jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem.
Zaměstnanec společnosti XY má právo na přístup k osobním údajům a právo na opravu osobních údajů.

Šablony a vzory pro GDPR

Pro usnadnění implementace GDPR můžete využít různé šablony a vzory, které jsou dostupné online. Některé z nich zahrnují:

Šablona doložky pro smluvní ujednání
Šablona doložky smlouvy se zaměstnancem
Šablona souhlasu uchazeče o zaměstnání
Šablona souhlasu se zpracováním
Šablona smlouvy se zpracovatelem
Šablona požadavků na smlouvu se zpracovatelem
Šablona ochrany soukromí pro web stránky
Šablona podmínek předávání osobních údajů do třetích zemí

Tyto šablony jsou často určeny registrovaným uživatelům s předplatným na specializovaných webech, které se zabývají problematikou GDPR.

tags: #doložka #smlouvy #se #zaměstnanci #GDPR #vzor