Co by měl obsahovat motivační dopis?

Když se ucházíte o novou práci, motivační dopis je důležitou součástí přihlášky. Žadatelé o práci často přípravu motivačního dopisu podcení. Není se čemu divit, je to únavné a časově náročné psaní. Ale když si na motivačním dopise dáte jaksepatří záležet, náboráři to stoprocentně ocení. Dává vám možnost představit své znalosti a dovednosti „v kostce“. Personalista získá lepší představu o tom, kdo jste a co umíte. Dobrý motivační dopis vás tedy přiblíží k pozvání na pohovor.

V tomto článku vám poradíme, jak napsat skutečně dobrý dopis a získat pár extra bodů navíc.

1. Příprava: 3 věci, které musíte udělat, než vezmete do ruky pero

Vzorový motivační dopis, to není jen slohové cvičení, které bez rozmyslu vyšvihnete na papír během pěti minut.

Zaprvé, položku po položce rozeberte inzerát, na který se hlásíte. Jaké požadují zkušenosti, jaká je náplň práce.
Zadruhé, zamyslete se nad vlastní dosavadní kariérou a najděte v ní vše, co vás kvalifikuje k vykonávání dané práce.
Všimněte si také, jakou používají terminologii, typickou pro danou společnost, obor a pracovní pozici: stejná klíčová slova pak použijte i v dopise. Jestli provádějí automatický screening (filtrují žádosti pomocí algoritmu), budete mít větší šanci, že vás mezi ostatními nepřehlédnou. Jiný motivační dopis budete psát do start-upu, jiný do korporátu.

Motivační neboli průvodní dopis by měl každý uchazeč posílat současně se životopisem. Jedná se o dokument, podle kterého si na Vás personalista, může udělat nějaký prvotní názor. Motivačním dopisem by měl uchazeč personalistu motivovat k tomu, aby na pohovor pozval právě jeho. Je důležité psát motivační dopis vždy pro konkrétní pracovní pozici a konkrétního zaměstnavatele. Zkušený personalista pozná a ocení, když se skutečně snažíte vysvětlit, proč chcete pracovat na dané pozici právě v jejich společnosti.

Tento dopis by neměl obsahovat to, co sám uchazeč chce, ale naopak by měl vystihovat, jak by mohl prospět svému potenciálnímu zaměstnavateli.

2. Úvod: první věta musí upoutat pozornost

Začátek motivačního dopisu je naprosto klíčový, musí totiž přimět čtenáře, aby ho dočetl až do konce.

Zapomeňte na zbytečnou omáčku, typu: „Tento motivační dopis Vám píši, protože mám zájem o místo ve Vaší společnosti…“ (Neříkejte!) Snažte se zaujmout hned zkraje a odlišit se od ostatních.

Ať nezníte příliš zoufale, nepoužívejte formulace jako: „Již více než rok se snažím získat zaměstnání a nyní jsem narazil/a na Vaši nabídku, která přesně odpovídá mým představám, a tak chci zkusit své štěstí.“

Ale zase nechcete znít příliš sebejistě: „Já jsem přesně ten, koho potřebujete.“ Ne tak rychle. Raději uveďte přesvědčivé argumenty.

Jednoduše se představte a dejte najevo, že víte, kam se hlásíte: „Již 6 měsíců pracuji jako asistent/ka produktového manažera a hlásím se na Vámi vypsanou pozici manažera internetových projektů. Nedávný vstup [název dané společnosti] do světa e-commerce by mi umožnil dále rozvíjet dosud získané dovednosti v oblasti multikanálových CRM kampaní.“

V úvodu motivačního dopisu zmiňte název pozice, na kterou odpovídáte - ať je poznat, že jste dopis psali speciálně pro tuhle firmu.

Nejste si jistí, co psát do motivačního dopisu?

Pokud se v pracovní nabídce nachází jméno kontaktní osoby, začněte dopis jejím oslovením.
Uveďte, o jakou pozici v dané společnosti máte zájem a proč. Vyjádření by mělo být stručné a výstižné. Např. „Nabídka mě zaujala nejen popisem práce, ale také z důvodu mého zájmu o společnost Kola s.r.o.
Nejde jen o vaši motivaci - důležité je podnítit zájem druhé strany o osobní setkání. Zaměřte se na soulad mezi požadavky a vašimi zkušenostmi, schopnostmi a předpoklady. Např.
Vyhněte se sebechvále („Věřím, že jsem vhodným uchazečem.“).
Vyvarujte se častých chyb, které mohou snížit vaši šanci na úspěch.

Napište úžasný průvodní dopis: 3 zlatá pravidla (včetně šablony)

3. Tón: ať zní vaše slova pozitivně

Dopis by měl obsahovat spíše krátké a úderné věty, aby co nejvíce připomínal běžnou konverzaci. Neustále myslete na svého čtenáře: měl by se při čtení usmívat, měl by mít chuť číst dál a měl by z dopisu cítit vaši motivaci. A proto: pište pozitivně! Dát najevo nadšení pro nějakou práci není žádná ostuda. Jestli vás bude psaní motivačního dopisu k smrti nebavit, čtenář to pozná. Takže do toho dejte srdce.

Na svém psaném projevu budete možná muset malinko zapracovat, aby nezněl příliš „škrobeně“. Vyhněte se neosobním a stereotypním formulacím: „Tři roky v oblasti prodeje mne dobře připravily na Vámi nabízenou pozici. Disponuji vysokou motivací a pracovní morálkou.“

Rovnováha mezi oficiálním a přátelským tónem, o tu byste měli usilovat, protože to je cesta k úspěchu: „Datová věda je můj srdcový obor, neustále díky ní poznávám nové technologie a posouvám hranice svých možností.“

Hodně lidí se chce v motivačním dopise „prodat“. Vychloubání však personalisty spíš odradí. Z motivačního dopisu se potřebují dozvědět, proč se o danou práci ucházíte a jaké znalosti a dovednosti můžete firmě přinést. Uveďte, co a proč vás na nabízené práci zaujalo. Pak vypíchněte 1-2 vlastnosti nebo dovednosti, které můžete v nové práci uplatnit.

Motivační dopis vždy upravte podle konkrétní pozice, o kterou se ucházíte. Pokud všem firmám posíláte jeden univerzální dopis, je to poznat.

4. Ideální rozvržení motivačního dopisu

Maximálně jedna stránka, rozdělená na tři až čtyři odstavce, například následovně:

Silný úvod, ve kterém se stručně představíte.
Dále odstavec popisující, proč máte zájem o zaměstnání zrovna v této firmě. Nic se ovšem nesmí přehánět, viz: „Vaše společnost dosahuje nevídaného růstu a je v oboru uznávaným lídrem, jehož kvalit nemůže konkurence nikdy dosáhnout.“ To oni moc dobře vědí, nemusíte jim to říkat. Spíš je zajímá, co konkrétně se vám na té firmě líbí a co vás doopravdy motivovalo se o místo v ní ucházet. Osobitost a upřímnost se cení!
Další odstavec by měl shrnovat vaše zkušenosti a silné stránky. Pozor, ať jen neopakujete to, co už máte napsáno v životopise. Místo toho se zaměřte na vše, co z vás dělá ideálního uchazeče, samozřejmě se vší skromností a otevřenou myslí, připravenou učit se novým věcem: „Nemám problém s konstruktivní kritikou, rád/a se přiučím novým věcem a neustále se snažím zdokonalovat v tom, co dělám.“ Tady můžete využít poznámky z přípravné fáze a zapracovat do textu klíčová slova uvedená v inzerátu.
V posledním odstavci náborářům vysvětlíte, proč bude vzájemná spolupráce přínosná pro obě strany. Využijte vše, co víte: Jaké jste si přečetli poslední novinky týkající se dané firmy? Jak jí můžete pomoci v dosažení budoucích cílů a proč se bez vás neobejde? Co se chcete na novém místě naučit vy?

Pokud se hlásíte na pozici, kde můžete svou prací přímo ovlivnit nějaký projekt nebo směřování oddělení, napište, čeho byste rádi dosáhli (přibližte svou vizi na pozici). Třeba že se vám líbila jejich poslední televizní reklama nebo vás zaujala technologie, jakou používají.

Dáte najevo, že se o firmu zajímáte již déle, že vás zajímá její značka, znáte historii a podobně. Například že se vám líbil jejich stánek na veletrhu nebo že vás zaujala technologie, kterou používají. Zkrátka něco, co nebylo v inzerátu a je vaší iniciativou, že to víte.

Napište, v čem je vaše výzva, čím budete přínosem, kde je vaše invence, váš nápad, kam se dá tato pozice posunout. V prvním odstavci napište, na jakou pozici reagujete. Ve třetím napište, čím budete přínosem, co tam chcete dělat - vaši vizi na dané pozici.

5. Syntax: krátké a stručné věty

Nejlepšího výsledku nedosáhnete díky extrémně kreativnímu či originálnímu textu. V jednoduchosti je síla. Vyhněte se komplikovaným slovním obratům, dlouhým souvětím a přechodníkům. Vsaďte naopak na jednoduché věty, abyste si udrželi pozornost čtenáře.

„Právě dokončiv/ši šestiměsíční stáž v úspěšném start-upu, je mým přáním obohatit studnici svých znalostí a rozvíjet svůj intelekt na vašem pracovišti.“ Tomu se dá jen stěží rozumět. Lepší je: „Šest měsíců jsem pracoval/a jako developer v úspěšném start-upu. Nyní bych získané znalosti UX a UI designu rád/a využil/a ve větší společnosti.“

Pozor na šroubované věty. I když nejste žádný velký spisovatel, můžete napsat dobrý motivační dopis. Pište jednoduché věty a vyvarujte se složitým souvětím. Zkuste si představit, že informace vyprávíte někomu z očí do očí.

6. Tentokrát je to osobní

Adresujte dopis konkrétní osobě. Jedná-li se o malou organizaci, najděte si přímo jména vedení. Pozor na zahraniční jména - musíte si být stoprocentně jistí pohlavím, než někoho oslovíte pane nebo paní.

Nejen oslovení, ale i obsah motivačního dopisu by měl být maximálně přizpůsobený zveřejněné nabídce práce. Zabere vám to možná víc času, ale pojistíte si tím šanci, že se vám ozvou. U každé žádosti o práci platí, že hlavní je kvalita, a ne kvantita, a toho byste se měli držet.

7. Vyvarujte se typických chyb

Uchazeči o práci dělají stále stejné chyby, a proto si po sobě motivační dopis raději několikrát přečtěte.

„Vážený pane Novák“ je proti pravidlům českého pravopisu. Správně se oslovení pojí vždy s pátým pádem, tedy: „Vážený pane Nováku“.
Také za oslovením nezapomeňte udělat čárku. Stejně tak nezakončujte žádný psaný projev slovy „Mějte hezký den“. Doslovný překlad anglické formulace do češtiny nepatří. Zkuste raději: „S přáním hezkého dne“.
Nezapomínejte na hlavičku: Uveďte své kontaktní údaje, ale i údaje osoby/instituce, které dopis zasíláte. Dále je vhodné uvést datum a místo, následované předmětem dopisu (v každé zemi a každém jazyce platí jiné zvyklosti týkající se oficiální korespondence, je proto dobré se s nimi seznámit).
Nepoužívejte výraz „koníčky“, raději se vyhněte i slovu „hobby“.
Dávejte si pozor na „mě“ a „mně“, ale také na správnou interpunkci.

Nejlepší způsob, jak se vyhnout překlepům a pravopisným chybám, je nechat si to zkontrolovat! A to zejména, pokud plánujete motivační dopis psát v angličtině.

8. Zakončete to se vší parádou

Nechoďte na to nijak složitě, závěr musí splňovat pouze tři základní kritéria:

Musí vyvolávat chuť se s vámi setkat osobně.
Musí obsahovat poděkování.
Musí z něj být jasné, jak si představujete další postup.

Neříkejte si o pohovor přímo, např.: „Je nutné se setkat osobně, abychom…“ Vyjadřujte se tak, aby byla znát vaše motivace účastnit se dalších případných kroků.

„Děkuji za váš čas a pozornost, a pokud máte na mou osobu jakékoli další dotazy, jsem Vám plně k dispozici. Mám o spolupráci s Vaší společností velký zájem, a proto doufám, že budu mít příležitost prokázat své schopnosti u případného pohovoru. S přáním hezkého dne…“

A nakonec: vyzvěte personalistu k akci.

Výzva k akci může vypadat třeba takto: „Rád se s vámi setkám osobně.

Jedno je jisté. Budete-li se držet těchto zásad, pak na pozvánku k přijímacímu pohovoru nebudete muset dlouho čekat. Už ze samotného názvu motivační dopis vyplývá, že by měl obsahovat, co je pro uchazeče motivující, proč chce pracovat na dané pozici a proč právě pro danou společnost. Vyjádření by však mělo být stručné a výstižné - personalistu musíte zaujmout, ne uspat.

V motivačním dopise vypíchněte hlavně to, proč se na danou pozici hlásíte (zkrátka svou motivaci). Nepopisujte to, co se personalista dozví z životopisu.

Stejně jako životopis i motivační dopis pište na míru firmě a pozici. A více než o sobě pište o svém potenciálním zaměstnavateli. Uveďte, co vás na dané pozici zaujalo, proč vás to zaujalo. Vyjádřete, že chápete, v čem tkví důležitost pozice. Například: Na pozici vedoucího prodejny se mi líbí, že má zodpovědnost za celek, jako by to byla malá firma, a zároveň má volnou ruku v tom, jak bude zacházet s lidmi.

Jak motivační dopis poslat? Buď v těle zprávy, nebo stejně jako životopis v samostatné příloze ke zprávě (ve Wordu nebo PDF).

V odpovědích na inzerát najdete prostor na průvodní dopis. Do něj stručně napište, na jakou pozici reagujete, a odkažte na přílohu, kde je v PDF formátu váš životopis a motivační dopis. Oba tyto dokumenty dávejte vždy do přílohy.

Řada motivačních dopisů je bohužel jen snůškou klišé opsaných z internetu a chlubením se vlastními úspěchy bez ohledu na to, zda mají něco společného s pozicí, na kterou se dotyční hlásí. Jako by svými dopisy říkali: „Podívejte se, jaký jsem borec. Typická je věta na konci: „Věřím, že jsem ideálním kandidátem na tuto pozici.“ Pravdou je, že po přečtení takového dopisu mají personalisté pramalou motivaci vás pozvat na osobní setkání.

tags: #co #by #měl #obsahovat #motivační #dopis