Zákon o monitorování zaměstnanců: Podmínky a pravidla

Monitorování zaměstnanců je v dnešní době běžnou praxí, ať už jde o kontrolu pracovní doby, využívání firemních prostředků nebo zabezpečení majetku. Tato problematika je upravena českým právem, zejména Zákoníkem práce a Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). Jaká jsou tedy pravidla a podmínky pro monitorování zaměstnanců?

Zaměstnavatelé mají zájem na tom, aby jejich zaměstnanci skutečně pracovali a neplýtvali časem. Mají na to ale právo? A je pro to potřeba souhlas samotného zaměstnance? Tuto problematiku řeší samotný Zákoník práce, a to v § 316, který se věnuje mimo jiné ochraně osobních práv zaměstnance.

Podle § 316 odst. 2 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci. Zaměstnavatel musí o tomto narušení zaměstnance přímo informovat.

Pokud je u zaměstnavatele zaveden kontrolní mechanizmus, je zaměstnavatel povinen informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a způsobech jejího uskutečňování. Zaměstnavatel tedy musí zaměstnance vždy přímo seznámit se skutečností, zda je vůči nim aplikován kontrolní mechanismus, jakým způsobem a v jakém rozsahu jsou monitorováni.

Čl. 11 Zákoníku práce se nezabývá pouze ochranou soukromí zaměstnance ale také ochranou jeho osobních údajů (první věta). S ohledem na monitorování zaměstnanců se možno důvodně domnívat, že druhou větu čl. 11 je potřeba vykládat v širším kontextu a pod výrazem „sleduje“ netřeba rozumět pouze vizuální sledování činností zaměstnance (např.

Formy monitorování zaměstnanců

Monitorování zaměstnanců může mít v praxi různou podobu:

  • odposlech a záznam telefonických hovorů,
  • kontrola elektronické pošty,
  • kontrola listovních zásilek adresovaných zaměstnanci,
  • kamerové sledování pracovišť zaměstnavatele bez pořízení záznamu,
  • kamerové sledování pracovišť zaměstnavatele s pořízením a uchováním záznamu,
  • sledování docházky zaměstnance,
  • sledování využívání aplikací a systémů,
  • monitorování vozidel pomocí GPS,
  • logování činnosti zaměstnanců v aplikacích a systémech.

Příklad: Zaměstnavatel provozuje call centrum, a má v plánu nahrávat hovory, které uskuteční jeho zaměstnanci při výkonu své práce. Má tedy v úmyslu „narušit soukromí“ zaměstnance, a to za pomoci „odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů“. Bylo by to v pořádku? V takovém případě ano. Ze zvláštní povahy činnosti zaměstnavatele vyplývá, že je toto monitorování ospravedlnitelné a zároveň nutné, protože zde dochází k telefonickému uzavírání smluv. Co kdyby ale tento stejný zaměstnavatel u svých pracovníků kontroloval elektronickou poštu nebo listovní zásilky? To by v pořádku rozhodně nebylo.

Pokud ale zaměstnavatel splní podmínky, které mu klade zákoník práce, občanský zákoník nové nepřidá. Odporovalo by to totiž samotnému smyslu monitorovacích opatření na pracovišti.

První pravidlo, které by se zaměstnavatel při kontrole zaměstnance měl uvědomit, je to, že zaměstnanec vstupem na pracoviště, resp. do společných prostorů zaměstnavatele zcela neztrácí svoje právo na soukromí, ale může dojít pouze k jeho zákonnému omezení.

Monitorování zaměstnance je možné pouze z vážných důvodů spočívajících v zvláštní povaze činností zaměstnavatele. Zákoník práce na tomto místě nedefinuje, co je potřebné považovat za vážný důvod. Pomůckou při hodnocení vážnosti důvodů bude v okolnostech konkrétního případu povaha činností zaměstnavatele.

Pravidla pro monitorování zaměstnanců

Ne každé monitorování zaměstnanců, které by zaměstnavatel chtěl provádět, je v souladu s právními předpisy. Aby zaměstnavatel mohl sledovat zaměstnance, musí především splnit podmínky uvedené v zákoníku práce.

Podívejme se na ta nejdůležitější ustanovení:

  • Omezení užívání firemních prostředků pro osobní potřebu: Zaměstnavatel je podle ustanovení § 316 odst. 1 zákoníku práce oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat, zda zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele neužívají pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele, včetně výpočetní techniky nebo jeho telekomunikačních zařízení. Kontrola užívání výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele však může být provedena jen v nezbytně nutném rozsahu.
  • Ochrana soukromí: Dle § 316 odst. 2 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.
  • Informační povinnost: I když je u zaměstnavatele dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení určitých kontrolních mechanismů, je zaměstnavatel povinen zaměstnance přímo informovat o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

Soud potvrdil, že výpověď zaměstnanci na základě plošného sledování aktivity pracovního počítače, byla nezákonná.

GDPR a zákoník práce: Zaměstnavatel působící v České republice musí při zpracovávání osobních údajů svých zaměstnanců postupovat v souladu s GDPR, avšak zapomínat nesmí ani na další právní předpisy, např. zákoník práce. Právě zákoník práce obsahuje omezení pro zpracování osobních údajů zaměstnanců zaměstnavatelem, resp. obecně pro sledování (monitoring) zaměstnanců.

Kamerové systémy na pracovišti

Uvažujete o instalaci kamer na pracovišti? Než namontujete první zařízení, měli byste znát přesná pravidla. Sledování zaměstnanců totiž není jen technickou, ale především právní záležitostí, kde každá chyba může vyústit v pokutu až milion korun.

Při provozu bezpečnostních kamer je třeba dbát na několik pravidel, která se liší podle toho, zda kamera monitoruje veřejný či soukromý prostor, zda je umístěna soukromou osobou nebo nikoliv, za jakým účelem je umístěna a zda pořizuje i záznam. V některých případech se při monitorování bezpečnostními kamerami stáváte správcem osobních údajů a musíte pak dodržovat pravidla s tím spojená.

Využívat kamerový systém na pracovišti můžete nesmí nicméně sloužit ke sledování případně hodnocení zaměstnanců (s výjimkou dle § 316 odst. Za účelem ochrany soukromí svých zaměstnanců by zaměstnavatel neměl snímat prostory sloužící k ryze soukromým účelům (obecně prostor šaten, toalet, sprch apod. pokud k tomu nebyl dán zvláště naléhavý důvod jako např. časté krádeže v šatnách a ochranu by nebylo možné zajistit jinak).

Pokud jako zaměstnavatel a tedy i provozovatel kamerového systému záznam automaticky nepořizujete a neuchováváte, nejste podřízeni režimu zpracování osobních údajů (podle GDPR a zákona o zpracování osobních údajů) a tedy nemusíte v tomto ohledu plnit žádné povinnosti. Musíte ale vždy postupovat tak, aby bylo monitorování v souladu se zákoníkem práce.

Pokud je z vašeho pohledu jako zaměstnavatele nutné, aby byl kamerou na pracovišti pořizován a ukládán záznam, tak již režimu zpracování osobních údajů (podle GDPR a zákona o zpracování osobních údajů) podléháte a stáváte se správcem osobních údajů. Nutnost instalace kamer proto musíte řádně odůvodnit, tj. prokázat některý právní titul pro zpracování údajů. Titulem bude v tomto případě zejména váš oprávněný zájem např. ochrana života a zdraví zaměstnanců (např. ochrana majetku (např.

Stejně jako v případě kdy záznam nepořizujete, také při pořizování záznamu musíte vždy postupovat v souladu se zákoníkem práce a přihlédnutím k ochraně soukromí zaměstnanců v případě monitorování prostor sloužícím k ryze soukromým účelům (obecně prostor šaten, toalet, sprch apod.).

O kamerovém systému musíte informovat také zákazníky, např. formou informačních tabulek. Nahrávku můžete uchovávat jen po nezbytně nutnou dobu, která je potřebná pro prošetření případného incidentu a předání informací o něm policii nebo pojišťovně.

Jako správce osobních údajů máte také povinnost vést tzv. záznamy o činnostech zpracování, které obsahují:

  • Označení a identifikaci správce (tj. zaměstnavatele).
  • Účel zpracování (např. ochrana majetku).
  • Popis kategorií subjektů údajů (např. zaměstnanci, zákazníci).
  • Popis kategorií osobních údajů (např. kamerový záznam).
  • Příjemci osobních údajů (případné další subjekty, kterém jsou záznamy poskytovány např. policie).
  • Lhůta pro výmaz (např. 72 hodin).

Existují místa, kde monitorování zaměstnanců na pracovišti není povoleno za žádných okolností. Tyto prostory souvisí s osobním životem zaměstnanců a jejich soukromí zde musí zaměstnavatel respektovat.

Zaměstnavatel by měl k ochraně kamerových záznamů přistupovat stejně důsledně jako k jakýmkoli jiným citlivým údajům. Z hlediska fyzické bezpečnosti je klíčové umístit záznamová zařízení (NVR, DVR, servery) do uzamykatelných prostor s omezeným přístupem - ideálně s evidencí vstupů.

Atrapy kamer

Atrapy bezpečnostních kamer můžete využívat zcela bez omezení. I v tomto případě si je však třeba dát pozor v případě, že budete požádáni o přístup k osobním údajům (dle čl. 15 GDPR) od osoby, která se domnívá, že jde o skutečnou bezpečnostní kameru.

ÚOOÚ se nedávno zabýval podnětem zaměstnanců na porušování předpisů na ochranu osobních údajů, které měl zaměstnavatel porušit instalací kamer na pracovišti, kdy na citlivých místech (např. ÚOOÚ v rámci svého šetření ve vztahu k atrapám kamer uzavřel, že k porušení obecných předpisů na ochranu osobních údajů nedošlo.

Domníváme se, že problém by mohl být i s ustanovením § 316 odst. Atrapy kamer byly umístěny na toaletách a ač šlo o atrapy, jejich účelem bylo v zaměstnancích vyvolat dojem, že je daný prostor sledován. Je rovněž důležité kontrolní mechanismy nastavit tak, aby při nich nedocházelo k nerovnému zacházení mezi jednotlivými zaměstnanci.

I když se na první pohled může zdát instalace atrap kamer jako neškodné řešení, není tomu tak. Falešné kamery totiž vyvolávají v zaměstnancích stejný pocit sledování jako ty skutečné a tím vytvářejí psychický tlak.

Základní pravidla pro zaměstnavatele:

  • respektování osobnostních práv a soukromí zaměstnanců, i na pracovišti či při výkonu práce jinde
  • zasahování do práv zaměstnanců jen na základě objektivního a závažného důvodu
  • dodržování principu proporcionality, aby zásah do práv nebyl zjevně nepřiměřený chráněnému zájmu
  • transparentnost vůči zaměstnancům

Nejhorším přístupem je, když zaměstnavatel podlehne strachu, že se mu všichni zaměstnanci snaží uškodit, a rozhodne se provádět plošné kontroly všech, bez existence objektivního důvodu.

V této souvislosti je potřebné si uvědomit, že právo na soukromí je ústavním právem (čl. 16 Ústavy SR), které může být omezené pouze zákonem, a proto je třeba při výkladu čl. 11 postupovat poměrně obezřetně.

Výkladem čl. 11 Zákoníku práce možno dospět k závěru, že určitá významná míra monitorování zaměstnance na pracovišti je zákonem přípustná (v souladu s čl. monitorování, resp.

Uvedené pravidlo je důsledkem tzv. přirozenoprávní povahy práva na soukromí (takto je i systematicky zařazené do Druhého oddílu druhé hlavy Ústavy SR), jde teda o právo, které nezadatelně a nezcizitelně patří každému jednotlivci, jeho existence není závislá od rozhodnutí žádného orgánu státní moci (žádný státní orgán nemá pravomoc rozhodnout o jeho udělení anebo odnětí).

Zákonná podmínka monitorovat zaměstnance výlučně na pracovišti anebo v společných prostorech zaměstnavatele vyplývá ze samotné podstaty a účelu takové činnosti, tj. kontrolovat pracovnou činnost zaměstnance za účelem ochrany majetkových práv zaměstnavatele, např. nakládání zaměstnance s věcmi svěřenými mu zaměstnavatelem, dodržování pracovní disciplíny, pracovních postupů, atd.

Oznamovací povinnost možno v praxi splnit několika způsoby. V první řadě v úvahu přichází její inkorporování přímo do pracovní smlouvy uzavírané se zaměstnancem před vznikem pracovního poměru. V takovém případě je nanejvýš vhodné uvést, že kontrola činností zaměstnance (monitorování) se bude vykonávat, kde se bude vykonávat a jakým způsobem se bude vykonávat.

Ohledem výše uvedeného je však potřeba zdůraznit, že i když si zaměstnavatel splní informační povinnost a jde o závažné důvody na monitorování, tak ani v takovém případě není zaměstnavatel oprávněn kontrolovat listovní zásilky adresované zaměstnancovi jako soukromé osobě.

Závěrem je možné konstatovat, že důkladná smluvní úprava oprávnění monitorování zaměstnance zaměstnavatelem, zejména v případech kdy by mohlo dojít k zásahu do soukromí zaměstnance, má v pracovněprávních vztazích mimořádný význam. V zájmu právní jistoty obou stran a prevence před případnými spory je potřebné zaměstnavatelům důrazně doporučit obeznámení zaměstnance o tom, že jeho pracovní činnost (resp. vybrané činnosti) bude podrobena kontrole ze strany zaměstnavatele, a jakou formou a v jakém rozsahu, už při uzavírání pracovního poměru.

Shrnutí povinností zaměstnavatele:

  • jasně vymezit účel sledování (např. zabránit krádežím ve skladu)
  • vyhodnotit, zda je sledování nezbytné k dosažení cíle
  • minimalizovat rozsah sledování (pouze to, co je nezbytné k dosažení legitimního cíle - např. vstupy, pokladny, sklady)
  • informovat zaměstnance o sledování
  • zajistit bezpečnost kamerových záznamů
  • uchovávat záznamy jen po nezbytnou dobu

Dle inspekce práce nicméně výše uvedeným postupem došlo k porušení zákoníku práce, konkrétně ustanovení § 302 písm. Komentářová literatura se kloní k závěru, že „zvláštní povahu činnosti“ je nutné vykládat spíše šířeji. V uvedeném případě ovšem žádné z uvedených kritérií splněno nebylo.

Grafické znázornění procesu monitorování zaměstnanců:

Ani uvedená novela však neřeší mnohé z praktických otázek, které si zaměstnanci a zaměstnavatelé kladli dávno před její účinností. Nedostatek novely hlouběji a podrobněji upravit vztah zaměstnavatele a zaměstnance při monitorování činností zaměstnance rezonuje o to víc, že jde o citlivou oblast ochrany osobních údajů, právo na soukromí a ochranu osobnosti zaměstnance.

Proto není možné hovořit o zásahu do soukromí. Pro úplnost odvolací soud dodává, že je pravdou, že zaměstnanec má ve smyslu čl. 16 odst. 1 Ústavy SR a čl. 11 Zák. práce právo na ochranu soukromí také na pracovišti. Práva zaměstnance však musí být v rovnováze s legitimními právy a zájmy zaměstnavatele.“.

V uvedeném případě se soud nezabýval otázkou předchozího upozornění zaměstnavatele na to, že zaměstnanec bude monitorován, to však možno považovat za nedostatek. Slovenský soud v tomto konkrétním případě posuzoval oprávnění zaměstnavatele monitorovat zaměstnance jinak než Evropský soud pro lidská práva ve věci Copland v. Velká Británie, a jinak si vyložil i čl. 8 odst.

Uvedená povinnost zaměstnavatele vyplývá z příslušných ustanovení Občanského zákoníku o ochraně osobnosti, včetně § 13 odst. Pro úplnost je vhodné zmínit, že slovenské soudy vnímají monitorování zaměstnanců zejména prizmatem oprávněných zájmů a očekávaní zaměstnavatele, čím do značné míry odůvodňují monitorování zaměstnanců.

Ke stejnému závěru dospěl i Evropský soud pro lidská práva ve Štrasburku ve svém rozhodnutí v případě Copland v. Spojené království Velké Británie a Severního Irska, když konstatoval, že k narušení práva na soukromí deklarovaného čl. 8 odst. 1[1] Evropské úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod, dochází v případech, pokud monitorovaná osoba odůvodněně předpokládá soukromí při používaní komunikačních prostředků, a to zejména z důvodu, že o možnosti případného monitorování nebyla uvědomena (jak předpokládá i čl.

Otázkou zůstává, co v případě, pokud se zaměstnanec zavázal (např.

Nejvyšší správní soud v tomto případě dospěl k závěru, že z pouhé povahy autobusové přepravy nelze předpokládat imanentně zvýšené riziko, pro které by bylo nezbytné monitorovat po celou dobu jízdy vnitřek autobusu a řidiče autobusu.

Tabulka: Základní pravidla pro monitorování zaměstnanců

Pravidlo Popis
Legitimní účel Monitorování musí mít jasně definovaný a legitimní účel (např. ochrana majetku, bezpečnost).
Proporcionalita Rozsah monitorování musí být přiměřený sledovanému cíli.
Transparentnost Zaměstnanci musí být informováni o monitorování, jeho rozsahu a způsobu provádění.
Minimalizace zásahu Monitorování by mělo co nejméně zasahovat do soukromí zaměstnanců.
Ochrana dat Získané údaje musí být chráněny před zneužitím a uchovávány jen po nezbytnou dobu.

Co na to evropské soudy?

K otázce monitorování zaměstnanců se opakovaně vyjádřil i Velký senát Evropského soudu pro lidská práva (ESLP). Důležitým je rozsudek ze dne 5. září 2017, ve věci Bărbulescu proti Rumunsku, ve kterém ESLP dospěl k závěru, že v případě zaměstnance propuštěného kvůli používání firemního internetového připojení pro vyřizování svých osobních záležitostí, došlo k porušení čl. 8 Úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod. Proč tak soud rozhodl? Jedním z hlavních důvodů bylo opět to, že daný zaměstnanec nebyl předem informován o rozsahu a povaze činností sledování ze strany svého zaměstnavatele nebo o možnosti, že zaměstnavatel může mít přístup ke skutečnému obsahu jeho zpráv zasílaných přes službu Yahoo Messenger.

Zaměstnanci přitom byl při ukončení pracovního poměru předložen zaměstnavatelem přepis jeho komunikací včetně zpráv, které si vyměnil se svým bratrem a snoubenkou, které se týkaly osobních záležitostí jako jeho zdraví a sexuálního života.

V rozsudku ze dne 3. Soud i v tomto případě dospěl k závěru, že došlo k porušení článku 8 Úmluvy o ochraně lidských práv a základních svobod. Důvodem byla nepřiměřenost tohoto zásahu do soukromí zaměstnance.

Kdo kontroluje monitoring zaměstnanců?

Dodržování výše uvedených pravidel mohou kromě Úřadu pro ochranu osobních údajů kontrolovat i úřady inspekce práce. Orgány inspekce práce se zabývají mimo jiné i kontrolami zaměřenými na ochranu soukromí a osobnostních práv zaměstnanců. Kontroly prováděné orgány inspekce práce se v převážné většině případů vztahují k otevřenému či skrytému sledování kamerovými systémy, dále pak k monitoringu telefonních hovorů, elektronické a listovní pošty, popřípadě ke sledování polohy zaměstnanců pomocí lokalizačních systémů.

tags: #zákon #o #monitorovani #zaměstnancu #podmínky

Oblíbené příspěvky: