Jak napsat motivační dopis pro spontánní žádost o zaměstnání

Pokud existuje firma, pro kterou byste chtěli pracovat, může to být možné, aniž byste čekali na vyhlášení volného pracovního místa. Spontánní žádosti mohou být účinným způsobem, jak upozornit potenciální zaměstnavatele na své schopnosti. Naučit se, jak tento kontakt efektivně navázat, vám může pomoci postoupit na vaší kariérní cestě a zajistit si uspokojivé zaměstnání.

V tomto článku se zabýváme tím, jak napsat motivační dopis pro spontánní žádost o zaměstnání a uvedeme si vzorový příklad. Probereme formu, tón i konkrétní příklady, které vám pomohou udržet profesionální, ale zároveň lidský přístup.

Jak napsat motivační dopis | Randstad radí

Můžete lépe kontrolovat, co a v jaké formě posíláte. Hodí se zejména v případech, kdy firma přímo uvede kontaktní adresu pro zaslání dokumentů, nebo pokud na inzerát odpovídá méně uchazečů a vy chcete navázat osobnější kontakt.

Co mít připraveno, než stisknete odeslat

Základním kamenem je samozřejmě kvalitní životopis, který splňuje požadavky českého trhu práce. Mnozí personalisté v ČR jsou zvyklí na strukturovaný formát, ve kterém je jasně patrná pracovní historie, vzdělání a relevantní dovednosti. Jako bonus můžete přidat i reference.

Pokud jste čerstvý absolvent nebo začínáte novou kariéru, možná se vám bude hodit návod, jak vytvořit životopis bez praxe, kde se zaměříte na své silné stránky a přenositelné dovednosti.

Příprava před odesláním zahrnuje několik kroků:

Za prvé, zvolte si vhodný formát souboru. V České republice bývá preferovaný PDF formát, a to kvůli zachování rozvržení dokumentu. Někteří personalisté však akceptují i DOCX (životopis vytvořený ve Wordu), protože se v něm dají provádět úpravy. Pokud ale není v inzerátu uvedeno jinak, doporučujeme odeslat životopis ve formátu PDF.
Za druhé, správně pojmenujte své soubory. Název souboru by měl obsahovat vaše jméno a příjmení, například Jan_Novak_CV.pdf nebo Jan_Novak_Zivotopis.pdf, aby bylo na první pohled patrné, komu dokument patří. Použijte formu jako Jan_Novak_CV.pdf a Jan_Novak_MotivacniDopis.pdf, aby personalisté nemuseli v záplavě dokumentů od všech kandidátů pátrat, který soubor patří komu.
Za třetí, připravte si motivační dopis, pokud je vyžadován. Větší firmy ho častěji chtějí, a proto se vyplatí mít ho připravený. Personalisté dostávají stovky, ne-li tisíce, žádostí o zaměstnání na mnoho různých pozic ve firmě. Pomozte jim na první dobrou vidět, na jakou pozici se hlásíte.

V České republice je zvykem držet se formálnějšího tónu, zvlášť pokud firmu ani personalistu osobně neznáte. Tímto způsobem dáváte najevo nejen svůj zájem, ale i to, že rozumíte základům formální komunikace na reprezentativní úrovni.

Jak správně přiložit životopis a motivační dopis

Chyby z nepozornosti se mohou stát každému z nás. Ideální formát je PDF, pokud v inzerátu není výslovně uvedeno jinak. Někdy ale v inzerátu najdete požadavek na životopis ve formátu DOCX a v tom případě se řiďte pokyny zaměstnavatele.

Před odesláním si ověřte, že se dokumenty dají otevřít, nejsou poškozené a že mají přiměřenou velikost (ideálně do 1-2 MB). Velké soubory mohou končit v antispamových filtrech nebo se odesílat příliš dlouho.

Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout

I zdánlivá maličkost může zavřít dveře k pohovoru. Ať už jde o formát souboru, správné oslovení nebo výběr předmětu, všechny tyto zdánlivé maličkosti ve výsledku ovlivňují, jak vás personalista vnímá.

Příliš neformální tón: Při prvním kontaktu je lepší držet se formální roviny nehledě na váš věk, úroveň zkušeností nebo pozice, na kterou se hlásíte. Formální tón je známka respektu vůči druhé straně.
Zapomenuté přílohy: Stát se to může každému, avšak dobrý první dojem s tím neuděláte. Budete působit roztržitě a nedůvěryhodně.
Prázdné tělo zprávy: Když jen přiložíte životopis nebo motivační dopis, aniž byste něco napsali do těla zprávy, působí to jako nedostatek zájmu a profesionality.

Je vhodné se připomenout?

Hlásili jste se na pracovní pozici, ale nikdo se vám neozval? Bohužel to je stále v našich končinách běžná praxe. Proto se v českém prostředí vyplatí sledovat reakce a nebát se připomenout. Obvykle dva týdny. Některé firmy mají zdlouhavé výběrové řízení, takže mohou reagovat později.

Jak napsat silný motivační dopis pro spontánní žádost o zaměstnání:

Spontánně napsaný motivační dopis vám umožní zaměřit se na společnosti, pro které chcete pracovat, a objevit pracovní místa, která nejsou ani inzerována. Navíc je to skvělý způsob, jak projevit iniciativu. Spontánní kandidatura může být skvělým způsobem, jak se prosadit v konkurenčních odvětvích. Prokazuje odhodlání a proaktivní povahu a může vám poskytnout náskok před konkurencí.

V úvodním odstavci spontánního motivačního dopisu vysvětlete, o jakou pozici se ucházíte. Poté pokračujte a ukažte, že jste si udělali průzkum tím, že vysvětlíte, proč vás daná společnost přitahuje. Dále musíte hovořit o dovednostech a zkušenostech, které jste získali a které jsou relevantní pro danou společnost a typ pozice, o kterou se ucházíte. Nejlepší je ukázat, že jste všestranný odborník, takže se neomezujte tím, že se zaměříte na jednu dovednost nebo oblast. Nakonec zakončete pozitivně.

Jak napsat motivační dopis pro spontánní žádost o zaměstnání krok za krokem

Odhaduje se, že 75 % pracovních míst je obsazeno, aniž by byla kdy inzerována. Bez doporučení nebo interního kontaktu je jediným způsobem, jak se k tomuto zlatému dolu dostat, spontánní motivační dopis. Zde je návod, jak napsat spontánní motivační dopis k žádosti o zaměstnání:

Začněte důkladným průzkumem: Jakmile si najdete firmu, pro kterou byste chtěli pracovat, je třeba ji nejprve důkladně prozkoumat. Zjistěte si vše o firmě, jejích zaměstnancích a širším odvětví, ve kterém působí.
Mějte na paměti, že v sázce není konkrétní pozice, ale zájem o společnost. V nevyžádané žádosti to musí být z motivačního dopisu zřejmé, a proto je také zdaleka nejdůležitější částí. Struktura je podobná jako u běžného motivačního dopisu; pokud se hodí pro dané odvětví, můžete zvolit neobvyklejší styl. Zejména v kreativních odvětvích je to často oceňováno.

Vzhledem k tomu, že neodkazujete na konkrétní požadavky inzerátu, je důležité, abyste vytvořili spojení mezi společností (její hlavní činností, inovacemi, případnými plány na rozšíření atd.) a vašimi profesními znalostmi (hard skills). V nevyžádaném motivačním dopise k žádosti o zaměstnání by se tak mělo stát hned na začátku. Na rozdíl od běžných motivačních dopisů se do popředí dostávají vaše odborné znalosti a vaše hodnota pro společnost. Nepřehánějte to však; je důležité, abyste o sobě podali realistický obraz.

Při psaní spontánního motivačního dopisu musíte dodržovat stejná pravidla formátování jako u standardního motivačního dopisu:

Nastavte jednopalcové okraje na všech stranách stránky.
Používejte jednoduché řádkování nebo řádkování 1,15 a mezi jednotlivými odstavci udělejte mezeru.
Zvolte snadno čitelné písmo velikosti 11 až 12 bodů. Dobré písmo životopisu se skvěle hodí i pro spontánní průvodní dopisy.
Buďte struční a výstižní. Zaměstnavatelé v 70 % případů upřednostňují délku motivačního dopisu, která nepřesahuje jednu stranu.

Vytvořte profesionální záhlaví

Začněte svůj spontánní motivační dopis správně. Např. 11. března 2020. Poté zarovnejte vlevo a uveďte údaje adresáta.

Nejlepší je adresovat dopis jmenovitě určené osobě. Nemůžete najít jméno vedoucího náboru? Pokud vše ostatní selže, zavolejte na recepci a zeptejte se. Nebuďte rozpačití, stojí to za to. Pokud rozhodně nemůžete uvést jméno, napište dopis "Vážený/á vedoucí náboru". Je to pozdrav, který personalisté nejčastěji upřednostňují u motivačních dopisů adresovaných beze jména.

Začněte osobním pozdravem a přesvědčivým prvním odstavcem

Spontánní motivační dopis je dopis zaslaný konkrétní firmě, ve kterém jí sdělujete, že máte zájem o spolupráci, a ptáte se, zda existuje volné pracovní místo odpovídající vašim dovednostem a zkušenostem. Proto musí úvod vašeho spontánního dopisu upoutat pozornost a vyvolat ve čtenáři touhu po dalších informacích.

Zde je návod, jak začít spontánní motivační dopis:

Začněte slovy "Vážený" a oslovte personalistu jménem.
Uveďte, o jaký typ pozice máte zájem. Nebude zde jmenovitě uvedena náplň práce, pokud neexistuje inzerát, ale měli byste se zaměřit na konkrétní oblast práce. Např. věta: "Rád bych měl příležitost pracovat u vás na pozici digitálního marketéra."
Projevte nadšení pro společnost a odvětví, na které se zaměřujete. Je to základní psychologie. Je třeba, aby se personalista cítil polichocen tím, že jste si dali tu práci a kontaktovali ho, a ukázat se jako oddaný potenciální zaměstnanec.
Vyzdvihněte působivý profesní úspěch, abyste čtenáře "zaháčkovali". Může to být například zvýšení prodeje/výnosů, úspora nebo překonání cíle. Uveďte čísla, která tento úspěch kvantifikují, a vyjádřete ho jako prohlášení o úspěchu.

Zjistěte si, s kým mluvíte

Pečlivě prozkoumejte seznam zaměstnanců firmy, abyste zjistili, komu máte svůj dopis adresovat.

Nasaďte správný tón

Může být těžké odhadnout, jak napsat spontánní motivační dopis a jaký tón použít. Podle našeho názoru je nejlepší zvolit formální tón. Dotyčného člověka neznáte, takže se nechovejte příliš familiárně. Začněte větou "Vážený [jméno osoby]" a vyhněte se neformálnímu tlachání typu "Doufám, že jste měl hezký víkend". Zachovejte přátelský, ale profesionální tón a dopis uzavřete slovy "S pozdravem".

Neomlouvejte se

Možná si myslíte, že zaslání spontánního životopisu a motivačního dopisu bude působit vlezle nebo arogantně - ale personalisté to tak pravděpodobně vnímat nebudou. Nepodléhejte pokušení začít něčím omluvným jako "doufám, že vám nevadí, že vás nevyžádaně kontaktuji". Není třeba se omlouvat - spontánní žádost je důkazem, že jste spíše nadšení a aktivní než arogantní.

Přejděte rovnou k věci

Pokud si lámete hlavu nad tím, jak začít spontánní motivační dopis, naše nejlepší rada zní: přejděte k věci! Náboroví manažeři jsou zaneprázdnění - neztrácejte proto jejich čas. Příliš mnoho spontánních motivačních dopisů trpí dlouhými, opakujícími se úvody, klišovitým jazykem a mnohomluvnými vysvětlivkami, které si pravděpodobně nikdo nepřečte. Přejděte rovnou k věci. Řekněte, proč píšete, a ukažte, čím můžete být organizaci prospěšní, pomocí několika klíčových bodů ze svého životopisu.

Zaměřte se na zaměstnavatele

Při psaní spontánní motivačního dopisu byste měli říci stejně (ne-li více) o organizaci, které píšete, jako o sobě. Snažte se nezačínat každý odstavec slovem "já". Chcete sdělit, co můžete pro organizaci udělat a proč v ní chcete pracovat, proto se snažte doložit znalosti, které jste získali díky svému výzkumu. Jakým výzvám a příležitostem firma čelí? Pokuste se zaměřit na osobu, která dopis čte, a její priority a uveďte několik příkladů ze své praxe, které ukazují, jak je můžete splnit.

Dopis správně uzavřete

Některé zdroje doporučují zakončit dopis něčím jako "příští týden vám zavolám a domluvíme si pohovor", ale tento vlezlý přístup se může vymstít. Ukončete jednoduše tím, že vyjádříte, že byste rádi měli možnost pokračovat v konverzaci. Prokážete tím vytrvalost a skutečnou touhu pracovat pro danou organizaci.

Rady a tipy, jak dovést motivační dopis k dokonalosti, ačkoliv je nevyžádaný

Řekněte, co se vám na společnosti zamlouvá: Vysvětlete, proč se vám společnost líbí. V úvodu také uveďte, proč chcete pro danou organizaci pracovat. Uveďte podrobnosti, jako je její poslání, hodnoty nebo služby, a použijte tyto informace, abyste ukázali své nadšení a znalosti o společnosti.
Nešetřete na sebe chválou, ale nelžete!: Popište své silné stránky. Vysvětlete přímo a konkrétně, jak mohou být vaše zkušenosti a dovednosti pro společnost přínosné. Uveďte určité potřeby, které můžete uspokojit, nebo problémy, které můžete vyřešit. Propojte své cíle a hodnoty s posláním společnosti a firemní kulturou. Nikdy však neuvádějte chybné nebo nepravdivé informace. V případě pozvání na pohovor by pravda stejně vyšla najevo.
Přidejte výzvu k akci: Na závěr poděkujte zaměstnavateli za jeho čas a sdělte mu, že byste si rádi domluvili telefonický nebo osobní pohovor, abyste se dozvěděli více o společnosti a jejích cílech. Uveďte, že máte v úmyslu se pravidelně informovat pro případ, že by se uvolnily nové pozice. Poté se podepište profesionálním uzávěrem a podpisem.
Můžete přidat licence, reference, certifikáty: Můžete se sami rozhodnout, zda chcete zaslat pouze motivační dopis a životopis, nebo všechny dokumenty k žádosti najednou. Kromě klíčových vysvědčení a známek může delší verze obsahovat reference zaměstnavatele a osvědčení o dalším vzdělávání nebo další kvalifikaci.

Další zásady pro psaní motivačních dopisů: Čemu se vyhnout?

Přepisování životopisu: tato chyba v průvodním dopise povede k tomu, že vaše žádost o zaměstnání skončí rovnou v koši. Na motivační dopis se dívejte jako na pomocníka svého životopisu - musí spolupracovat, ale neměly by se opakovat. Motivační dopis používejte k doplnění kontextu a podrobností k určitým dovednostem a zkušenostem uvedeným v životopise - vždy mějte na paměti popis pracovního místa/osobní specifikaci.
Napište svůj životní příběh: v motivačním dopise je snazší se rozpovídat než v životopise, ale nespadněte do této pasti. Motivační dopis musí být stručný a výstižný. Typický motivační dopis by měl zabírat pouze jednu stranu A4. Abyste ho zkrátili, zvažte každou větu a položte si otázku: "Potřebuje to zaměstnavatel vědět?" a "Je to relevantní pro danou pozici?".
Neprovedení korektury: může se to zdát samozřejmé, ale byli byste překvapeni, jak často se tato chyba v motivačním dopise dělá. Nedodržení korektury může vést k pravopisným a gramatickým chybám a chybám ve formátování. Zaměstnavatelé tak mohou nabýt dojmu, že jste nedbalí. Neprovádějte korekturu dopisu ihned po jeho napsání, protože může být těžké odhalit chyby. Udělejte si přestávku a vraťte se k němu později téhož dne nebo následující den k závěrečné kontrole před odesláním.

Dodržujte tyto rady a tipy a váš motivační dopis pro spontánní žádost o zaměstnání bude silný a přesvědčivý. Přejeme vám hodně štěstí při hledání vaší vysněné práce!

tags: #žádost #o #zaměstnání #bez #inzerátu #vzor