Souhlas Zaměstnance s Kamerovým Systémem: Vzor a GDPR

V dnešní době se stále častěji setkáváme s kamerovými systémy na pracovištích. Monitorování zaměstnanců pomocí kamer vyžaduje respektování platných právních předpisů, zejména GDPR (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679) a zákoníku práce. Cílem tohoto článku je poskytnout přehled o tom, jak správně získat souhlas zaměstnance s kamerovým systémem, a nabídnout vzory, které vám mohou posloužit jako průvodce pro vytvoření vlastního dokumentu.

Právní Požadavky pro Kamery na Pracovišti

Provozování kamerového systému monitorujícího fyzické osoby obvykle představuje zpracování osobních údajů. Aby bylo legální, musí být prováděno v odpovídajícím rozsahu a na základě některého z právních titulů uvedených v čl. 6 GDPR. V praxi se obvykle jedná buď o zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), nebo o zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Informování Zaměstnanců

Subjekt údajů musí být o užití kamerového systému vhodným způsobem informován. Podle GDPR se tak v prvním kroku může stát např. nápisem či piktogramem umístěným v monitorované místnosti a dále pak podrobnějšími informacemi splňujícími všechny náležitosti čl. 13 GDPR. Povinnost informovat zaměstnance však vyplývá nejen z GDPR ale i z výše uvedeného ustanovení zákoníku práce, které nastavuje přísnější pravidla. Zákoník práce říká, že zaměstnavatel je povinen přímo informovat zaměstnance o rozsahu monitorování a o způsobech jeho provádění.

Klíčem je správné označení monitorovaných prostor. Proto je nutné veškeré prostory snímané bezpečnostními kamerami správně označit. Samotné označení však nestačí. Je to jenom jeden ze základních kroků k legalizaci kamerového systému. Dále je nutné informovat všechny subjekty údajů tedy osoby zaznamenané na bezpečnostní kamerový systém o způsobu nakládání s jejich osobními údaji.

Doba Uchovávání Záznamů

Záznam pořízený kamerovým systémem je možné uchovávat zpravidla maximálně po dobu 72 hodin od pořízení. Pokud je potřeba uchovávat záznam po delší dobu, je potřeba takovéto delší uchovávání řádně odůvodnit konkrétními skutečnostmi vyplývajícími z praxe zaměstnavatele.

Delší lhůta by mohla být odůvodněna např.:

  • nepřítomností oprávněné osoby v určitých obdobích (v případě, že oprávněná osoba nemá určeného zástupce), např. v době dovolených;
  • uzavřením objektu pro oprávněně vstupující po určitou dobu;
  • faktem, že v záběru kamery je například balení a expedice výrobků, u kterých je delší reklamační doba, ovšem bez záběru na zaměstnance.

Ochrana Záznamů

Každý zaměstnavatel je povinen nastavit a dokumentovat jasný a transparentní proces pro nahlížení do záznamů pořízených kamerovým systémem a další manipulaci s nimi. Nahlížení by mělo být povoleno jenom úzce vyhrazenému okruhu osob z předem jednoznačně stanovených důvodů. Každý přístup k záznamům pořízených kamerovým systémem by mělo být pečlivě evidován, aby bylo zřejmé, kdo, kdy a z jakého důvodu do záznamů nahlížel.

Záznamy o činnostech zpracování: Správce osobních údajů má podle čl. 30 GDPR povinnost vést záznamy o činnostech zpracování, za něž odpovídá. Zaměstnavatel provozující kamerový systém tak musí vést, a pravidelně aktualizovat, záznam o činnostech zpracování pro kamerový systém.

Kam Kamery Neumisťovat?

Kamery by rozhodně neměly být instalovány do prostor, které slouží k hygieně zaměstnance, typicky sprchy, šatny či WC. Je lepší se rovněž vyhnout instalování kamer do prostor určených pro „soukromé“ aktivity zaměstnanců, jako jsou jídelny a kuchyňky či odpočinkové místnosti.

Vzory Souhlasu s Kamerovým Systémem

Níže naleznete několik příkladů, které vám mohou posloužit jako průvodce pro vytvoření vlastního dokumentu. Dokumenty jsou založeny na ověřených informacích a jsou připraveny pro praktické použití.

Příklad 1

Článek 1: Účel Kamerového Systému
Kamerový systém bude použit za účelem monitorování prostorů [konkrétní prostory] a pro zajištění bezpečnosti zaměstnanců.

Článek 2: Zpracování Osobních Údajů
Osobní údaje budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy, včetně GDPR, a budou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro daný účel.

Článek 3: Oznámení o Snímání
Zaměstnanci budou informováni o skutečnosti, že prostory jsou monitorovány, a to prostřednictvím informačních hlášení umístěných v oblasti kamerového monitoringu.

Článek 4: Práva Zaměstnanců
Zaměstnanci mají právo na přístup ke svým osobním údajům a na opravu nepřesných údajů. Dále mají právo na omezení zpracování a výmaz v souladu s právními předpisy.

V [Město], dne [Datum]

Příklad 2

Článek 1: Rozsah Monitorování
Monitorování se provádí ve vymezených prostorech, konkrétně [popis prostor]; záznamy budou uchovávány po dobu [doba uchování].

Článek 2: Jakékoliv Zpracování Osobních Údajů
Osobní údaje ze záznamů budou zpracovávány pouze k dosažení výše uvedených účelů a nebudou poskytovány třetím stranám bez předchozího souhlasu.

Článek 3: Zásady Ochrany Soukromí
Společnost se zavazuje chránit osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy a přijme všechny nezbytné technické a organizační opatření.

Článek 4: Kontakt pro Dotazy a Stížnosti
Pro jakékoliv dotazy ohledně zpracování osobních údajů, kontaktujte prosím [kontaktní údaje].

V [Město], dne [Datum]

Formulář pro Vytvoření Souhlasu

Vyplňte prosím níže uvedený formulář pro vytvoření Souhlas S Kamerovým Systémem Vzor. Všechna pole musí být vyplněna, aby byl souhlas jasný a úplný. Provedeme vás jednotlivými kroky s příklady informací:

  1. Informace o Osobě, Která Souhlas Dává
  2. Informace o Místě, Kde Je Kamerový Systém Instalován
  3. Účel Kamery
  4. Informace o Zpracování Osobních Údajů
  5. Doba Uchovávání Záznamů
  6. Práva Osoby Souhlasící
  7. Souhlas s Požadavky
  8. Prohlášení a Podpisy

Prohlášení: Prohlašuji, že informace poskytnuté výše jsou pravdivé a úplné.

Vnitřní Předpis Zaměstnavatele o Provozování Kamerového Systému

Zaměstnavatel ............. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO), zastoupený .............. vydává tento vnitřní předpis o provozování kamerového systému.

  1. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ
    • Tento vnitřní předpis se vztahuje na všechny zaměstnance, pokud jsou u zaměstnavatele v pracovněprávním vztahu, popř. pracují u zaměstnavatele jako dočasně přidělení zaměstnanci agentury práce.
    • Všichni zaměstnanci musejí být seznámeni s tímto vnitřním předpisem před nástupem do práce. Na vyžádání mají právo přístupu k tomuto předpisu i další osoby, které zaznamená kamerový systém.
  2. OBECNÉ PODMÍNKY PROVOZOVÁNÍ KAMEROVÉHO SYSTÉMU
    • V souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen "nařízení"), informuje touto cestou zaměstnavatel zaměstnance o existenci a provozování kamerového systému v prostorách zaměstnavatele.
    • Zaměstnavatel monitoruje vymezené prostory na pracovišti z důvodu ochrany majetku zaměstnavatele před protiprávním jednáním zaměstnanců a třetích osob jakož i ochrany majetku a zdraví zaměstnanců a dalších osob zdržujících se na pracovišti.
    • Hlavním účelem provozování kamerového systému a pořizování záznamů tak je ochrana oprávněných zájmů zaměstnavatele a výše dalších uvedených osob (všeobecná ochrana jejich majetku a zdraví, ochrana před krádeží, před zneužitím majetku apod.), včetně vyhledání případného pachatele.
    • Záznam z kamerového systému není určen pro sledování zaměstnanců a nebude používán v pracovněprávní oblasti (nejedná se o sledování dle § 316 odst. 2 ZP). Tím není dotčeno, že ve výjimečných případech bude záznam použit i pro kontrolu plnění povinnosti zaměstnanců nepoužívat vybavení zaměstnavatele pro soukromé účely ve smyslu § 316 odst. 1 ZP.
    • Zaznamenané osoby mají právo požadovat od zaměstnavatele (správce osobních údajů) přístup k osobním údajům týkajícím se takových osob (subjektů údajů), jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i další práva vyplývající z nařízení. Zaznamenané osoby mají i právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
  3. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
    • Jednotlivé kamery jsou umístěné ve (vstupních prostorách/na recepci/ na chodbách atd.).
    • Záznamy kamerového systému jsou zaměstnavatelem uchovávány po dobu ...... dnů, což je nezbytná doba, která slouží k odhalení konkrétního protiprávního jednání, krádeže apod. Tato doba může být přesáhnuta jen v případě, že by se záznam uchovával či předával při vyšetřování určitého incidentu.
    • Kamerový systém je zaměstnavatelem využíván pouze ve veřejných prostorách zaměstnavatele. V místech, která jsou určena k soukromým účelům zaměstnanců (toalety, sprchy, prostory k převlékání) se tento kamerový systém nevyužívá. Použití kamerového systému na těchto místech je přísně zakázáno.
    • Všechna monitorovací zařízení včetně záznamu z kamerového systému musí být chráněna před přístupem neoprávněných osob, před zničením či zneužitím celého systému nebo záznamů.
    • K ovládání kamerového systému a přístupu k záznamům je oprávněn pouze......... (manažer, vedoucí provozu atd.) s tím, že záznam bude v případě incidentu předložen pouze orgánům činným v trestním řízení, případně jiným státním (kontrolním) orgánům či institucím (nestanoví-li či neumožní-li příslušné právní předpisy jinak).
    • Zaměstnavatel nepředpokládá, že by se záznam z kamerového systému (jakékoliv osobní údaje) předávaly do třetích zemí mimo EU.
    • O přístupu k záznamům kamerového systému je třeba pořizovat elektronické záznamy, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány.
    • Prostory, které jsou zaměstnavatelem monitorovány, musí být označeny zřetelným nápisem (informační cedulkou) umístěným před místem, které je snímáno kamerami.
  4. ÚČINNOST
    • Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem .......................

V ....................... dne .......................

.................................................
razítko zaměstnavatele a podpis jeho oprávněného zástupce

Atrapa Kamery a GDPR

Pokud by zaměstnavatel zaměstnancům lhal a tvrdil jim, že používá skutečné kamery, tak by se podle autora článku dopustil porušení GDPR, jelikož by subjektům údajů neposkytl pravdivé informace o tom, jaké jejich osobní údaje jsou zpracovávány a jakým způsobem.

Pokud by naopak zaměstnavatel v předmětném dokumentu o kamerách neuvedl nic, tak by tato absence informace mohla pro zaměstnance být znamením, že kamery jsou jenom atrapy a nedochází jejich pomocí ke zpracování osobních údajů. Každopádně rozpor mezi tím, co je napsané v dokumentu, kterým zaměstnavatel plní svou informační povinnost, a „tím, co zaměstnanci vidí na vlastní oči“, tedy kamerami nainstalovanými v prostorech zaměstnavatele, by v zaměstnancích i tak mohl budit pocit nejistoty a vyvíjet na zaměstnance tlak, který by i tak mohl být porušením výše uvedeného ustanovení § 302 písm. c) zákoníku práce.

Změny Registrované Kriminality u Jednotlivých Kamerových Systémů

Následující tabulka ukazuje změny registrované kriminality u jednotlivých kamerových systémů:

Typ Kriminality Změna (%)
Krádeže -20
Násilné činy -15
Vandalismus -25

Zdroj: Vyhodnocení účinku kamerových systémů (Gill, Sprigs, 2007, str. 32), zveřejněné Institutem pro kriminologii a sociální prevenci.

tags: #souhlas #zaměstnance #s #kamerovým #systémem #vzor

Oblíbené příspěvky: