Jak Napsat Efektivní Motivační Dopis: Vzor a Struktura
Motivační dopis je písemný dokument, pomocí kterého se snažíš přesvědčit personalistu o tom, že máš o práci skutečný zájem a budeš pro něj tím pádem i tou nejlepší volbou pro danou pozici. V ideálním případě by motivační dopis měl být doplňkem životopisu. Psaní motivačních dopisů může být pěkná otrava, zvláště pak, když se člověk hlásí na několik pozicí najednou.
Pravdou ale je, že hodně personalistů těmto dokumentům věnuje větší pozornost než množině výčtu schopností a pracovních zkušeností v CVíčku. Specifikem motivačního dopisu je to, že je vždy adresný, tudíž ho nelze nijak unifikovat nebo zobecnit pro všechny pracovní pozice a společnosti.
Co je Motivační Dopis?
Už z názvu tohoto typu textu je patrné, že se jedná o dopis, ve kterém se obsah textu točí kolem motivace. Motivační dopis je totiž slohový útvar, ve kterém má pisatel nastínit, jaké dobré úmysly (motivace) jej vedou k tomu, aby se o dané zaměstnání ucházel. Motivační dopis je tedy (téměř vždy v kombinaci s životopisem) Vaší první vizitkou, kterou se o Vaší osobě Váš potenciální zaměstnavatel dozví.
Nejedná se o dopis, který napíšete sami sobě, abyste se motivovali k tomu začít konečně něco dělat. Ne! Motivační dopis píšete svému potenciálnímu zaměstnavateli. Možná v tom nevidíte smysl, protože máte přeci oslnivý a úžasný životopis, na jehož základě vás musí přijmout automaticky.
Tak to ale nemusí být vždy. Jde o to, že oslnivý a úžasný životopis může mít dalších padesát lidí a zaměstnavatel nebude mít čas se se všemi sejít - musí tedy nějakým jiným způsobem vybrat těch pár, které si následně pozve. A právě k tomu slouží motivační dopis, kde napíšete o tom, jak jste skvělí, co jste všechno (profesionálně) zažili, proč se pro tu práci hodíte apod.
Jak má motivační dopis vypadat?
Při psaní motivačního dopisu lidé tápou nejen nad obsahem, ale také nad formou. Netuší, jaký tón zvolit. Nevědí, jak moc se mohou při psaní odvázat. A pak často po hodinách dumání sáhnou po šabloně motivačního dopisu z internetu. Tím ale své šance na zaujetí spíše sníží, než zvýší. Poradíme vám lepší tipy, jak napsat opravdu dobrý motivační dopis.
1. Dopis šitý na míru
Na HR oddělení budou jásat, pokud zjistí, že jste motivační dopis sestavili na míru pro danou firmu. Pokud uvidí, že jste si nastudovali informace o firmě a jejím fungování. Zjistěte si detaily o pozici, na kterou se hlásíte, aby váš motivační dopis byl na míru společnosti, do které se hlásíte, a na míru pozici, o kterou se ucházíte. Na začátek svého motivačního dopisu stručně zmiňte, proč jste se rozhodli aplikovat do této společnosti. Zaujaly vás firemní principy společnosti?
„Základ je psát přehledně, gramaticky a pravopisně správně a bez klišé. Šablonou motivačního dopisu staženou z internetu se neodlišíte a nezaujmete - doporučila bych tedy, aby byl opravdu tvořený na míru dané pozici, firmě i kandidátovi, co se na pozici hlásí,“ radí Pivodová Lišková.
„Posílat personalizovaný motivační dopis ke každé přihlášce je ideální, zároveň ale chápu, že pokud kandidát reaguje na dvacet pozic denně, není v jeho silách napsat pro každou osobní motivační dopis. Použila bych proto přímou úměru - čím větší mám o pozici zájem, tím víc bych si měla dát záležet s životopisem i motivačním dopisem,“ dodává.
2. Jasná struktura
Se vzory je totiž obecně často problém. Člověk se k nim chce přiblížit až příliš. To platí i u motivačního dopisu. Správný a jasně daný vzor navíc u motivačního dopisu ani neexistuje. Přesto jsou v platnosti určité náležitosti, které, pokud se jich uchazeč drží při psaní, zvyšují jeho šance na přijetí.
„Z hlediska struktury doporučuji začít oslovením, pokračovat motivací, proč se hlásím na pozici a do dané firmy. Následně je na místě shrnout, co zaměstnavateli na dané pozici přinesu, a případně reagovat i na konkrétní požadavky uvedené v inzerátu. Například jakou mám zkušenost nebo výsledky s požadovanou činností - znovu připomínám, že by motivační dopis měl doplňovat životopis, ne jenom opakovat údaje z životopisu,“ zdůrazňuje recruiterka.
3. Tón a výraz dopisu
Tone of voice je v kontextu motivačního dopisu mimořádně štiplavé téma. Řada lidí si totiž dokument plete s románem a snaží se prostřednictvím motivačního dopisu odhalit své básnické střevo. Tonalita dokumentu by ale měla být přizpůsobená firmě (případně i pozici), do které se žadatel hlásí.
To znamená, že korporátní HR spíše ocení uvážlivější motivační dopis, malá marketingová agentura vás naopak ráda uvidí v dokumentu zazářit.
„Doporučuji zvolit podobný tón, jakým je psán inzerát a jakým firma vůči uchazečům - na kariérních stránkách a v employer brandingu - komunikuje,“ radí HR odbornice.
4. Finální poslání dopisu
Když už je motivační dopis napsaný, zbývá jediné - poslat ho. To ale může být těžší, než se zdá. Možností je totiž více. A musí se rozhodnout, jestli motivační dopis uvede už jako součást průvodního textu, nebo ho přiloží jako samostatný dokument. Druhá možnost často vede uchazeče k obavám, že si na HR oddělení motivační dopis vůbec nepřečtou.
„Obojí má ale své výhody i nevýhody. U vloženého textu je vyšší pravděpodobnost, že si ho někdo všimne, ale taky vyšší pravděpodobnost, že se nedostane, kam má. Přihlášky kandidátů se často importují a propisují do nejrůznějších systémů na správu kandidátů, kde s nimi HRisté dále pracují,“ vysvětluje Pivodová Lišková.
„Ať se tedy přihlásíte přes jakýkoli kariérní portál, recruiter vaši přihlášku uvidí v ATS nebo CRM systému. U samostatného souboru se zase může stát, že si ho recruiter ani hiring manažer neotevře, soubory se ale většinou importují správně,“ pokračuje.
Struktura Motivačního Dopisu
Vzhledem k tomu, že se jedná o dopis, dává smysl, že jej budete strukturovat jako každý jiný formální dopis. Než se pustíme do samotného obsahumotivačního dopisu, podívejme se na to,jak by měl být dopis strukturovanýa jaké části by v něm rozhodně neměly chybět.
- Hlavička: Hlavička motivačního dopisu by měla být nedílnou součástí. Do horní části dopisu bylo dříve zvykem uvádět adresu společnosti, do které je dopis zasílán.
- Oslovení: Hned v úvodu dopisu nesmí chybět oslovení. Nejlepší je, pokud můžete přímo napsat jméno osoby, která je zodpovědná za výběrové řízení. Oslovení v motivačním dopise hraje také důležitou roli. Oslovte toho, komu dopis adresujete. Při oslovení buďte formální - použijte příjmení a případně titul. Oslovení křestním jménem je vhodné pouze ve chvíli, kdy se Vám zdá, že to odpovídá kultuře dané společnosti. V celém dopise pište ve slovech “Váš, Vaše, Vaší” a podobných velké písmeno “V”. použijete-li velké “V”, vyjadřujete úctu tomu, komu dopis adresujete.
- Úvod: Po oslovení následuje obvykle informace o tom, na jakou pozici se hlásíte a kde jste se o ní dozvěděli. Tato věta není nezbytně nutná, ale obvykle slouží jako pěkný předěl mezi oslovením a dalším textem motivačního dopisu.
- Text: Nyní je zde prostor pro samotný text. Ten by měl být členěný na odstavce. Obvyklé je dělit text na zhruba 3-4 odstavce. V samotném textu dopisu pak prakticky odpovídáte na otázky, které by vm mohly být při pohovoru položeny. Proč se pro tu práci hodíte právě vy? Jaké zkušenosti vhodné pro pozici máte? Je to přesně to místo, kde se hodí vyzdvihnout dobré vlastnosti a nezmiňovat ty špatné. Jazyk by měl být reprezentativní - tedy spisovná a ideálně neutrální čeština. Zaměstnavateli totiž nechcete sdělit pouze to, že jste skvělí v oboru, ale i to, že ovládáte jazyk a dokážete jím komunikovat na profesionální úrovni.
- Závěr: Ve třetím napište, čím budete přínosem, co tam chcete dělat - vaši vizi na dané pozici. Výzva k akci může vypadat třeba takto: „Rád se s vámi setkám osobně.
Důležité rady a doporučení
- Stručnost: Co se formy týče, doporučujeme ti napsat 3 - 4 ne příliš dlouhé, ale poutavé odstavce. Tvým cílem není čtenáře dopisu uspat ale zaujmout, a proto pamatuj, že by ses vždy měl vejít na jednu stránku formátu A4. Dopis by měl být krátký, stručný, ale informačně nabitý. Svojí délkou by určitě neměl přesáhnout jednu stranu. I to je ale často příliš. Po vizuální stránce je ideální, pokud text zaplňuje zhruba 3/4 stránky. Není ale vhodné například zmenšovat velikost písma nebo jinak upravovat stránku tak, aby se tam vlezlo více textu. Rozsah by měl být okolo 1-1,5 normostrany. Myslete taky na to, že zaměstnavatel čte několik motivačních dopisů, mohou to být desítky, stovky. Snažte se tedy být struční a výstižní, vyhýbejte se komplikovaným souvětím, která si člověk musí pro pochopení přečíst několikrát.
- Spisovnost: Klíčem k napsání lákavého motivačního dopisu je stručnost, spisovnost, pozitivní přístup, motivace, originalita a alespoň základní znalost pozice a společnosti, do které se hlásíš.
- Motivace a znalost: Proto si vždycky pročti inzerát a třeba na něj nějak navaž, ať je vidět, že jsi ho fakt četl. V motivačním dopise by ses měl méně soustředit na vlastní dokonalost a superschopnosti. Na druhou stranu, je fajn vypíchnout svou motivaci, konkrétní předpoklady či silné stránky související s daným postem. Ale bacha, jak je dobře známo, všeho moc škodí. Než mazat někomu med kolem pusy, co se tvých schopností týče, zkus víc vypíchnout jedinečnost pozice a firmy, do které se snažíš dostat. Jak bys jim konkrétně ty mohl být přínosem. Určitě nám dáš za pravdu, že každý člověk rád slyší, když dělá něco dobře nebo je součástí něčeho užitečného.
- Konkrétní úspěchy: Zmiňte své úspěchy na pozicích, které jsou relevantní k pozici, o kterou se ucházíte. Buďte konkrétní, pokud můžete, uveďte své úspěchy v číslech. Vyvarujte se prázdných frází “úspěšně jsem vedl projekt”. Uveďte své silné stránky a doplňte je konkrétními případy. Demonstrujte, že tato společnost je vaše vysněná, že jste si o společnosti nastudovali informace.
- Kontrola: Finální verzi motivačního dopisu si vytiskněte, překontrolujte vizuální podobu, přehlednost a požádejte někoho z blízkých o kontrolu a zpětnou vazbu.
Čeho se vyvarovat
Říká se, že nikdy není příliš brzy udělat špatný dojem. Toto pravidlo platí i v případě motivačního dopisu.
- Motivační dopis je psaný neformálním jazykem.
- Univerzální průvodní dopis, který posíláte na všechny pozice. Personalista rychle pozná, že jste si nedali záležet, a použili jste průvodní dopis, který není na tuto pozici.
- Nesrovnávejte se s ostatními uchazeči. Věty jako “oproti jiným uchazečům mohu nabídnout plynulou znalost anglického jazyka”.
- Příliš dlouhý průvodní dopis, ve kterém popíšete vše, co je uvedeno i v životopisu.
- Vychloubání se bez konkrétních “důkazů”.
- Nepřehledný průvodní dopis bez formátování a odrážek se těžko čte.
Motivační dopis má být vždy originálem, originálem připraveným pro danou společnost a pro pozici, na kterou reagujete. Držte se rad uvedených v tomto lánku.
Příklad motivačního dopisu
V Harrachově dne 22. 10.
Na internetových stránkách jobs.cz jsem našla Vaši nabídku zaměstnání na pozici návrhářky, která mne zaujala. Mým největším koníčkem je práce s různorodými materiály z hlediska nových módních trendů. Se svými návrhy jsem se zúčastnila i několika prestižních módních přehlídek u nás i v zahraničí a získala několik významných ocenění.
Svoji práci se snažím vykonávat odborně a zodpovědně. Pravidelně se zúčastňuji módních workshopů v Anglii, Francii, Itálii, kde velmi dobře uplatňuji komunikační úroveň anglického jazyka. Mám zkušenosti s pracovními týmy v oblasti technologie výroby oděvů a grafiky daného oboru.
Vaše finanční nabídka za odvedenou práci mi zcela vyhovuje. Pokud bych dostala příležitost pracovat pro Vaši módní firmu, která má velký ohlas na mezinárodním trhu, důvěru bych splácela dobře a svědomitě odvedenou prací. Věřím, že jsem na tuto pozici vhodným kandidátem. Do zaměstnání mohu nastoupit od 1.
Ráda bych se zúčastnila osobního pohovoru, abych měla možnost některé informace upřesnit, vysvětlit a mohla zároveň prezentovat vlastní návrhy oděvů. Pohovoru se mohu zúčastnit kterýkoli pracovní den odpoledne. V případě potřeby je možné se domluvit i na dopolední hodiny.
tags: #motivační #dopis #vzor #struktura
