Elektronická komunikace se ČSSZ: Povinnosti zaměstnavatelů a lékařů

V dnešní době se elektronická komunikace stává standardem i ve vztahu k institucím státní správy. Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) vyžaduje od zaměstnavatelů a lékařů elektronické podávání některých předepsaných tiskopisů. Tento článek shrnuje pravidla a postupy pro elektronické podávání dokumentů a uvádí výjimky, kdy je možné zasílat dokumenty v písemné podobě.

Úvodní stránka ePortálu ČSSZ

Interaktivní tiskopisy na ePortálu ČSSZ

Klientům jsou interaktivní tiskopisy k dispozici na ePortálu ČSSZ. K jejich vyplnění napomáhají kontroly vybraných polí, nápověda či vysvětlivky. Přihlášeným klientům jsou do tiskopisu automaticky načteny identifikační údaje. Nepřihlášený klient ePortálu má interaktivní tiskopisy a tiskopisy e-Podání také k dispozici, nenačtou se mu ale jeho identifikační údaje.

Rozepsaný tiskopis je možné uložit do svého PC (ve formátu XML) a s jeho vyplňováním pokračovat po načtení ze souboru (tlačítko „Načíst tiskopis ze souboru“). Vyplněný tiskopis je možné po provedení jeho kontroly (tlačítko „Zkontrolovat data“) uložit ve formátu PDF a vytisknout (tlačítko „Tisk“).

Přihlášený klient ePortálu prostřednictvím Národního bodu pro identifikaci a autentizaci (přihlašovacími prostředky jsou bankovní identita, elektronický občanský průkazem s čipem, NIA ID - dříve jméno/heslo/SMS, identifikační certifikát I. CA, MojeID, mobilní klíč eGovernmentu), nebo prostřednictvím přihlašovacích údajů ke své datové schránce může vyplněný a zkontrolovaný tiskopis odeslat příslušné OSSZ/ČSSZ tzv. přímým kanálem (tlačítko „Odeslat přes ePortál“), případně si může tiskopis uložit do svého PC a odeslat prostřednictvím datové schránky či s uznávaným elektronickým podpisem.

Vyplněné a zkontrolované tiskopisy není možné bez přihlášení k ePortálu odeslat tzv. přímým kanálem, ale je nutné je odeslat prostřednictvím datové schránky nebo s uznávaným elektronickým podpisem.

Pravidla pro elektronické podávání předepsaných tiskopisů zaměstnavatelem

Zaměstnavatel je povinen zasílat následující předepsané tiskopisy výhradně v elektronické podobě (v datovém formátu XML, který vyhovuje specifikaci místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ a XSD schématům):

Evidenční list důchodového pojištění - ELDP
Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) - ONZ
Oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance - OZUSPOJ
Přehled o výši pojistného - PVPOJ
Příloha k žádosti o dávku - NEMPRI
Výkaz příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce - VPDPP

Elektronické podání je možné realizovat:

na elektronickou adresu podatelny veřejné rozhraní pro e - Podání (tzv. VREP/APEP) s uznávaným elektronickým podpisem (nutná předchozí registrace certifikátu na OSSZ) vydaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru v ČR
do datové schránky určené místně příslušnou OSSZ/PSSZ/MSSZ, alternativně do datové schránky e-podani CSSZ: 5ffu6xk (tiskopis ELDP lze zasílat výhradně do datové schránky e-podani CSSZ: 5ffu6xk)
prostřednictvím ePortálu ČSSZ (tzv. přímým kanálem za pomocí tlačítka "Odeslat přes ePortál") s využitím přístupu se zaručenou identitou, tj. po přihlášení k ePortálu občanským průkazem se strojově čitelnými údaji a kontaktním elektronickým čipem, prostřednictvím NIA ID (dříve jméno/heslo/SMS), identifikačního certifikátu I. CA, MojeID, mobilního klíče eGovernmentu, mezinárodní ID brány (IIG - International ID Gateway) nebo přihlašovacími údaji ke své datové schránce.

Výše uvedené předepsané tiskopisy podepsané uznávaným elektronickým podpisem vydaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru v jiném členském státě EU se zasílají na elektronickou adresu podatelny příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ (v uživatelsky čitelných formátech, např. PDF, JPG, TIFF). K tiskopisu Příloha k žádosti o dávku (NEMPRI) je možné přikládat přílohy pouze ve formátech DOC, DOCX, RTF, XLS, XLSX, PDF, JPG a TXT. Není tak umožněno přikládat a zasílat přílohy k tomuto tiskopisu v jiných typech formátů, což platí také pro tiskopisy zasílané z personálního či mzdového softwaru.

Zaměstnavatel je povinen žádosti svých zaměstnanců o dávky nemocenského pojištění (s výjimkou nemocenského) a podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu (platí i pro předávání podkladů pro stanovení nároku na nemocenské) převést z písemné podoby do elektronické podoby a aspoň ve formě prosté kopie (v uživatelsky čitelných formátech, např. PDF, JPG, TIFF) je neprodleně (u otcovské po uplynutí podpůrčí doby, u ošetřovného po uplynutí podpůrčí doby nebo po vydání potvrzení o trvání potřeby ošetřování) předat místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ podepsané způsobem, se kterým jsou spojeny účinky vlastnoručního podpisu prostřednictvím informačního systému datových schránek do datové schránky místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ na elektronickou adresu podatelny místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ s uznávaným elektronickým podpisem vydaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru v ČR

Žádosti o dávku nemocenského pojištění:

Žádost o peněžitou pomoc v mateřství
Žádost o peněžitou pomoc v mateřství při převzetí dítěte do péče
I. díl Rozhodnutí o potřebě ošetřování (péče)
Žádost o ošetřovné při péči o dítě za kalendářní měsíc, ve kterém bylo uzavřeno výchovné zařízení (škola) či jeho část
Žádost o ošetřovné při péči o dítě z důvodu uzavření školského/dětského zařízení (školy)
Žádost o ošetřovné osoby, která převzala ošetřování (péči)
Žádost o vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství
Žádost o dávku otcovské poporodní péče (otcovskou)
Žádost o dlouhodobé ošetřovné

Podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu jsou zejména:

II. díl Rozhodnutí o potřebě ošetřování (péče)
Potvrzení o trvání potřeby ošetřování (péče)
Potvrzení o trvání/Rozhodnutí o ukončení potřeby dlouhodobé péče
Hlášení zaměstnavatele /osoby dobrovolně nemocensky pojištěné/ při ukončení pracovní neschopnosti

Povinnosti ošetřujícího lékaře

Ošetřující lékař zasílá v rámci tzv. eNeschopenky předepsané tiskopisy výhradně v elektronické podobě (v datovém formátu XML, který vyhovuje specifikaci místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ a XSD schématům):

Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti
Hlášení o ukončení dočasné pracovní neschopnosti
Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti
Hlášení ošetřujícího lékaře ve smyslu § 61 zákona č. 187/2006 Sb.

eNeschopenka - základní přehled

K předávání předepsaných tiskopisů v elektronické podobě může ošetřující lékař používat vlastní lékařský software (ověření identity přístupovým certifikátem poskytovatele zdravotních služeb vydaným Státním ústavem pro kontrolu léčiv), nebo bezplatnou aplikaci eNeschopenka na ePortálu ČSSZ [ověření identity probíhá prostřednictvím Národního bodu pro identifikaci a autentizaci (NIA) nebo prostřednictvím datové schránky]. V případě potřeby je možné používat oba způsoby.

Výjimky z povinného elektronického podávání

Pouze v případech, kdy zaměstnavatel nebo ošetřující lékař nemůže z prokazatelných objektivních důvodů zaslat výše uvedené předepsané tiskopisy v elektronické podobě, může tak učinit v písemné podobě zasláním na adresu určenou OSSZ (v případě ELDP adresu určenou ČSSZ). Zaměstnavatel nebo ošetřující lékař je přitom povinen uvést důvod tohoto postupu. Povinnost je splněna i předáním těchto tiskopisů OSSZ.

Technickým důvodem je zejména výpadek elektrické energie, služeb provozovatele komunikační infrastruktury, informačního systému zaměstnavatele nebo ošetřujícího lékaře, pro který není možné předepsané tiskopisy odeslat, informačního systému ČSSZ/OSSZ, pro který není možné předepsaný tiskopis v elektronické podobě vyplnit či odeslat.

Další povinnosti zaměstnavatelů a OSVČ

Zaměstnavatel/OSVČ zasílá místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ předepsané tiskopisy:

Potvrzení o studiu (o teoretické a praktické přípravě) pro účely důchodového pojištění
Přehled o příjmech a výdajích OSVČ za rok… v elektronické podobě (v datovém formátu XML, který vyhovuje specifikaci místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ a XSD schématům), a to způsoby uvedenými u předepsaných tiskopisů pro zaměstnavatele (ELDP, ONZ, PVPOJ, NEMPRI), nebo v písemné podobě na adresu určenou místně příslušnou OSSZ/PSSZ/MSSZ (u těchto tiskopisů neplatí povinné elektronické zasílání)

Ostatní předepsané tiskopisy lze zasílat:

podepsané způsobem, se kterým jsou spojeny účinky vlastnoručního podpisu prostřednictvím informačního systému datových schránek do datové schránky místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ
na elektronickou adresu podatelny místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ s uznávaným elektronickým podpisem vydaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru v ČR
prostřednictvím ePortálu ČSSZ (tzv. přímým kanálem za pomocí tlačítka "Odeslat přes ePortál") s využitím přístupu se zaručenou identitou, tj. po přihlášení k ePortálu občanským průkazem se strojově čitelnými údaji a kontaktním elektronickým čipem, prostřednictvím NIA ID (dříve jméno/heslo/SMS), identifikačního certifikátu I. CA, MojeID, mobilního klíče eGovernmentu, mezinárodní ID brány (IIG - International ID Gateway) nebo přihlašovacími údaji ke své datové schránce.

tags: #sdělení #zaměstnavatele #o #pověření #zaměstnanců #k