Osobní Karta Zaměstnance: Vzor a Důležité Informace

Osobní karta zaměstnance, známá také jako spis zaměstnance, představuje komplexní záznam informací a dokumentů týkajících se zaměstnance. Je klíčová pro správu personální agendy a dodržování zákonných požadavků.

Co je Osobní Karta Zaměstnance?

Jedná se o různé názvy pro stejnou povinnost zaměstnavatele vést evidenci svých zaměstnanců a zpracovávat jejich osobní údaje. Osobní karta neboli spis zaměstnance musí obsahovat dokumenty, osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel získal v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

Oficiální HR složka zaměstnance (spis zaměstnance) slouží k archivaci a správě všech zákonem vyžadovaných a interně vedených dokumentů o zaměstnanci. Přístup k ní je přísně omezen na HR oddělení a případně vybrané vedoucí pracovníky, pokud je to nezbytné.

Manažeři a personalisté mají k dispozici digitální kartu zaměstnance, kde mají praktické provozní informace.

35. UZAVŘENÍ PRACOVNĚPRÁVNÍHO VZTAHU: Vedení osobních spisů

Co Obsahuje Oficiální HR Složka Zaměstnance?

Oficiální HR složka zaměstnance typicky obsahuje následující dokumenty a informace:
  • Pracovní smlouvy a dodatky
  • Mzdové a daňové dokumenty
  • Záznamy o pracovním výkonu a hodnocení (plná verze)
  • Disciplinární záznamy
  • Záznamy o absencích a nemocenských
  • Lékařské záznamy (pokud jsou vyžadovány a relevantní)
  • Veškerá zákonná a compliance dokumentace

Kdo Má Přístup k Oficiální Složce Zaměstnance?

Přístup k osobní složce zaměstnance je omezený a řídí se následujícími pravidly:
  • Personalista (HR): plný přístup a správa složky
  • Přímý nadřízený: přístup pouze k relevantním částem, pokud je to nezbytné (např. k výkonovým záznamům pro hodnocení)
  • Zaměstnanec: v některých firmách možnost nahlédnout do vybraných dokumentů. Do osobního spisu má právo nahlížet zaměstnanec, může si z něho dělat výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.

Doklady Potřebné Při Nástupu Zaměstnance

Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance:

  1. Potvrzení o zaměstnání - zápočtový list
  2. Osobní dotazník
  3. Souhlas se zpracováním osobních údajů
  4. Výpis z trestního rejstříku (je-li nutný)
  5. Prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně
  6. Potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka)
  7. Doklady o ukončeném vzdělání
  8. Další doklady nutné k výkonu funkce (např. řidičský průkaz)

Mzdový List

Podle zákona o daních z příjmů je každý zaměstnavatel povinen založit a vést svým zaměstnancům tzv. mzdové listy. Mzdový list je dokument, který musí vést každý zaměstnavatel pro každého svého zaměstnance ve všech případech příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů (včetně těch, které jsou od daně osvobozené). Na mzdovém listě je nutné uvádět též částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na veřejné zdravotní pojištění.

Na mzdový list se však zároveň neuvádí příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů. TIP: Mzdový list se svými údaji zčásti překrývá s osobním spisem zaměstnance a některé firmy je vedou společně jako jeden dokument.

Archivace Mzdových Listů

Mzdové listy je po skončení vztahu se zaměstnancem nutné archivovat. Jelikož jsou v nich obsažené údaje potřebné pro účely důchodového pojištění, musíte je zaměstnancům archivovat 45 následujících let od roku, kdy jste provedli poslední záznam. Výjimkou jsou zaměstnanci pobírající starobní důchod, u těch stačí mzdové listy archivovat 10 let.

Z hlediska lhůt je důležité, aby byl formulář vyplněn bezprostředně po nástupu zaměstnance a aktualizován vždy při změně údajů (např. změna úvazku, platu, trvalého bydliště nebo rodného čísla). Uchování formuláře se řídí zákonnými lhůtami archivace - u mzdových listů činí minimálně 30 let od jejich uzavření podle § 35 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

GDPR a Osobní Údaje

Osobní data, tedy i osobní spis zaměstnance podléhá směrnici GDPR. Evidence osobních údajů ve mzdovém listě podléhá také GDPR. Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil. Jelikož však jako zaměstnavatel osobní údaje zaměstnanců ve mzdových listech zpracováváte se zřejmým účelem - splnění požadavků legislativy - je z tohoto pohledu vše v pořádku.

Uchovávání Osobního Spisu

Zákoník práce neurčuje, jak dlouho má zaměstnavatel osobní spis zaměstnance uchovávat. Osobní spis nekončí s pracovním poměrem zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává některé údaje pro zpracování mezd, ročního zúčtování daní, a také pro potřeby případného dokazování.

V osobním spise zůstávají dokumenty, které jsou považovány za účetní záznamy podle zákona o účetnictví. Jsou jimi mzdové listy, daňové podklady, podklady pro výplatu mzdy a podobně.

tags: #osobní #karta #zaměstnance #vzor

Oblíbené příspěvky: