Potvrzení účasti na pohovoru: Vzor a důležité aspekty

Náborový proces se skládá z několika kroků, včetně průzkumu, výběru a pohovorů. Důležitou součástí je i poskytnutí zpětné vazby po každém setkání, čímž dáváte najevo, že vás žádost uchazeče zajímá a že jste na něj nezapomněli. Je to nejen projev dobrého vychování, ale i užitečná informace pro uchazeče, který se tak dozví, v čem se má zlepšit.

Potvrzení účasti na pohovoru je klíčový krok v komunikaci mezi uchazečem a společností. V tomto článku se podíváme na to, jak správně potvrdit účast na pohovoru a jaké jsou důležité aspekty tohoto procesu.

Proč je potvrzení účasti důležité?

Žijeme v rychlém světě, kde zákazníci (a v tomto případě i uchazeči) očekávají téměř okamžitou zpětnou vazbu. Potvrzení účasti na pohovoru ukazuje, že jste si vědomi jejich času a zájmu o pozici.

Z obchodního hlediska to ukazuje, že jste profesionálové a že lidem nezavíráte dveře. V každém případě byste měli uchazečům vždy poděkovat za to, že si udělali čas na podání přihlášky a účast na pohovoru. Tón by měl být vždy zdvořilý, ale přímý.

Jak potvrdit účast na pohovoru

Přímo z Teamia můžete uchazeči poslat pozvánku a následně sledovat, zda termín potvrdil, odmítl nebo se ještě nevyjádřil. Díky funkci „potvrzovátko“ se vám přímo v Teamiu zobrazí, zda uchazeč termín potvrdil nebo odmítl. Zároveň připojujeme výzvu, aby se uchazeč vyjádřil. Chceme tím zmírnit častý problém, kdy uchazeč bez omluvy nedorazí na pohovor.

U stavu uchazeče vždy vidíte, zda termín potvrdil, odmítl nebo se ještě nevyjádřil.

Přijde na pohovor
Nedorazí na pohovor
Nepotvrzený pohovor, uchazeč se zatím nevyjádřil

Vyžádání potvrzení účasti i následné potvrzení či odmítnutí se navíc automaticky propisuje i do Historie aktivit uchazeče.

Dostává možnost se z pohovoru jedním kliknutím odhlásit (což je i velká výhoda oproti podobné funkci v předchozím systému LMC G2).

Co když uchazeči pošlete pozvánku s vyžádáním potvrzení a následně mu pošlete další, s jiným termínem?

Odkazy v původní pozvánce tímto automaticky ztratí platnost, o čemž uchazeče po kliknutí informujeme.

Pokud se vám uchazeč nakonec ozve telefonicky, aby svoji účast na pohovoru potvrdil nebo naopak zrušil, v Teamiu si sami můžete jeho odpověď libovolně změnit.

Funkce je dostupná v kompletním Teamiu a to jak pro jednotlivé tak hromadné pozvánky na pohovor. Tlačítko je součástí existujícího tagu Termín a místo pohovoru (případně ##INTERVIEW##), nemusíte tak ve svých šablonách nic měnit, pokud v nich tento tag již máte.

Pokud v šabloně pozvánky na pohovor tento tag nenajdete, vložíte ho jednoduše tak, že kliknete na tlačítko "plus" u samotné zprávy a příslušný tag vyberete.

Po kliknutí se uchazeč dostane na stránku, kde zvolí, zda na pohovor dorazí či nikoliv.

Na potvrzovací obrazovce vyzýváme uchazeče, aby vám dal vědět v případě, že změní své rozhodnutí. Chceme tím zmírnit častý problém, kdy uchazeč bez omluvy nedorazí na pohovor. Dostává možnost se z pohovoru jedním kliknutím odhlásit. Vy se o všem dozvíte přímo v Teamiu.

Uchazeč přes pozvánku z Teamia odmítl naplánovaný pohovor? Nejenom že se tato informace propíše do Teamia k danému uchazeči na Výpisu reakcí, Kartě uchazeče i na Hlavní stránce, kde vidíte naplánované pohovory.

Vzor potvrzení účasti na pohovoru

Vzor s názvem "Potvrzení termínu účasti na schůzce uchazečem o zaměstnání" obsahuje formální úpravy, konstrukci pro vypracování finálního dokumentu a povinné náležitosti. Vzor neobsahuje podrobnosti o vašem konkrétním případě, nemusí přesně odpovídat právnímu stavu, ve kterém se nacházíte.

Vzory smluv a dokumentů slouží jako vodítko pro sestavení konečného dokumentu, jakým může být právě situace pro dokument Potvrzení termínu účasti na schůzce uchazečem o zaměstnání.

Příklady potvrzovacích zpráv

Příklad 1: “Plánuji vám schůzku v naší kanceláři. S potěšením vám potvrzujeme schůzku na adrese [Date] na adrese [Time]. Děkujeme, že jste si pro své schůzky vybrali [Company].”

Příklad 2: “Abyste předešli nepříjemnostem, přijďte včas. Pokud potřebujete změnit termín nebo zrušit schůzku, oznamte nám to prosím brzy.”

Příklad 3: “Davida v pátek 15. prosince nebudu moci zúčastnit schůzky. Omlouvám se za případné nepříjemnosti.”

Vždy můžete použít “S pozdravem” nebo “S pozdravem”. Je přínosné, když se objeví výzva ke zpětné vazbě.

Další tipy a doporučení

Předmět emailu by měl být stručný: Zajistí, že příjemce zná datum a čas schůzky a může si ji podle toho naplánovat.
Přidejte kontaktní údaje: Aby vás uchazeč mohl kontaktovat v případě dalších otázek.
Uveďte, o jakou pozici se jedná: Protože příjemce se mohl ucházet o více pracovních míst.
Buďte profesionální, i když se rozhodnete kandidáta odmítnout: Čím lepší dojem zde uděláte, tím menší je pravděpodobnost, že k vám bude chovat zášť.
Informujte je o případných dalších krocích v přijímacím řízení: Pomůže jim to udržet si přehled a snížit pravděpodobnost, že budou o vaší společnosti šířit špatné zprávy.

Potvrzení účasti na pohovoru je důležitý krok, který by neměl být opomíjen. Správně provedené potvrzení může zlepšit image vaší společnosti a usnadnit celý náborový proces.

Tabulka: Stav uchazeče a jeho zobrazení v Teamia

Stav uchazeče	Zobrazení v Teamia
Přijde na pohovor	Zobrazeno jako "Potvrzeno"
Nedorazí na pohovor	Zobrazeno jako "Odmítnuto"
Nepotvrzený pohovor	Zobrazeno jako "Nevyjádřil se"

tags: #potvrzení #účasti #na #pohovoru #vzor