Potvrzení o odvodu zdravotního pojištění z minimální mzdy

Ve zdravotním pojištění se mohou vyskytnout situace, kdy zaměstnavatel nebo zaměstnanec musejí dokladovat určité skutečnosti ve formě žádosti, potvrzení nebo čestného prohlášení.

Tyto doklady vyžadují i zdravotní pojišťovny v rámci výkonu své kontrolní činnosti. Zpracované vzory představují pouze námět či doporučení, vycházejí z dlouholeté praxe a nemají tedy obecně závaznou povahu.

Zaměstnavatel si může tyto vzory upravit přiměřeně podle svých potřeb a konkrétních podmínek jak v rámci platné právní úpravy, tak s ohledem na individuální charakter příslušné záležitosti.

Vždy je nutné mít na zřeteli, že žádný vzor nemůže komplexně postihnout celou šíři řešené problematiky a různorodost situací, které praxe přináší.

Minimální vyměřovací základ ve zdravotním pojištění

Minimální vyměřovací základ je odvozen z minimální mzdy stanovené na příslušné období nařízením vlády.

Od 1. 1. 2025 činí výše minimální mzdy 20 800 Kč. U pojištěnců státu neplatí ustanovení o minimálním vyměřovacím základu. Pojistné se odvádí ve výši 13,5 % z dosaženého vyměřovacího základu.

Příklady

Příklad 1 - zaměstnanec má jednoho zaměstnavatele: Zaměstnanec pracuje na třetinový úvazek s výdělkem 8 700 Kč měsíčně. Není pojištěnec státu.

Příklad 2 - zaměstnanec má neplacené volno a pečuje o dítě: Zaměstnankyně pečuje celodenně a řádně o dítě do 7 let a se zaměstnavatelem si po skončení rodičovské dovolené domluvila čerpání neplaceného volna až do nástupu dítěte do školky. Zaměstnankyně patří mezi specifické pojištěnce státu, u kterých jsou stanoveny konkrétní podmínky pro zařazení do této kategorie.

Skutečnost, že pečuje o dítě do 7 let nebo alespoň o 2 děti do 15 let ji v případě, že nemá u zaměstnavatele příjem podléhající zdravotnímu pojištění, zařazuje do kategorie zaměstnanců, u kterých zaměstnavatel nemá povinnost doměřovat zdravotní pojištění do minima.

Příklad 3 - pojištěnec státu: Žena pobírá rodičovský příspěvek a z důvodu péče o dítě má sjednanou kratší pracovní dobu. Její příjem činí 8 955 Kč měsíčně. Zaměstnavatel musí mít doloženo potvrzení o pobírání rodičovského příspěvku a též musí tuto skutečnost oznámit zdravotní pojišťovně.

Znamená to, že zaměstnankyně je v kategorii "M" vedena od doby nástupu na mateřskou dovolenou, dále po dobu rodičovské dovolené a též po dobu pobírání rodičovského příspěvku.

Aby nedošlo k pochybení, musí zaměstnavatel mít tuto skutečnost na paměti a sledovat i dobu pobírání rodičovského příspěvku, aby včas oznámil vynětí pojištěnce z příslušné kategorie. K ukončení kategorie "M" se použije kód "U".

Předpokládejme, že zaměstnankyně využije možnosti být na rodičovské dovolené do 3 let věku dítěte. V kategorii "M" zůstává až do 3 let věku dítěte z důvodu rodičovské dovolené. Pokud bude nadále pečovat o dítě a vrátí se do zaměstnání, kategorie "M" musí být ukončena s použitím kódu "U".

Příklad 4 - čerpání dovolené po ukončení MD a následná rodičovská dovolená: Dnem nástupu na mateřskou dovolenou oznámí zaměstnavatel zařazení pojištěnky do kategorie pojištěnců státu s použitím kódu "M“. Žena po ukončení mateřské dovolené požádá zaměstnavatele o čerpání dovolené. Může současně pobírat i rodičovský příspěvek.

Pokud pobírá rodičovský příspěvek a zaměstnavateli tuto skutečnost doloží, zůstává v kategorii "M" nadále. Jestliže však rodičovský příspěvek pobírá jiná osoba, je nutné v době čerpání dovolené ukončit kód "M" s použitím kódu "U". V případě, že bude žena pokračovat v péči o dítě a požádá zaměstnavatele o rodičovskou dovolenou, je nutné opět použít kód "M". Po ukončení rodičovské dovolené žena z důvodu péče o dítě požádá o pracovní volno bez náhrady příjmu, například do věku 4 let dítěte. Zaměstnavatel musí oznámit ukončení kódu "M" s použitím kódu "U" a nově zařadit pojištěnce do kategorie pojištěnců státu použitím kódu "L". Po návratu do zaměstnání je nutné ukončit i kód "L" s použitím kódu "T".
Pokud rodičovský příspěvek nepobírá (pobírá ho otec dítěte), je nutné na dobu čerpání řádné dovolené provést vynětí z kategorie "M" použitím kódu "U". Po ukončení dovolené se opět musí oznámit nástup ženy na rodičovskou dovolenou pomocí kódu "M".

Příklad 5 - muž na rodičovské dovolené: Zaměstnanec (muž) nastupuje na rodičovskou dovolenou. Mezi pojištěnce státu patří také muž na rodičovské dovolené. Zaměstnavatel je povinen tuto skutečnost oznámit příslušné zdravotní pojišťovně s použitím kódu "M" a ukončení rodičovské dovolené kódem "U".

Příklad 6 - zaměstnanec, který má 2 zaměstnavatele, a ani u jednoho nedosahuje minimálního vyměřovacího základu, ale v součtu dosáhne alespoň minima: Doplatek do minima nevzniká. Musí však být vedena průkazná evidence o tom, že zdravotní pojištění bylo v měsíčním úhrnu vyměřovacích základů odvedeno alespoň z minimálního vyměřovacího základu.

Každý z těchto zaměstnavatelů musí mít potvrzení od druhého zaměstnavatele o výši sraženého pojistného, aby byla zajištěna průkaznost odvedeného pojistného.

Měsíční předávání dokladů o výši vyměřovacích základů je nepraktické a vzhledem k souběžnému výpočtu mezd i téměř nemožné.

Zaměstnanec si zvolí zaměstnavatele, který bude kontrolovat platbu pojištění alespoň z minimálního vyměřovacího základu a od druhého zaměstnavatele mu dodá potvrzení, z jaké částky je měsíčně zdravotní pojištění odváděno (jde-li o pravidelnou částku), mění-li se výše odměny, zaměstnanec dokládá výplatními páskami (zpětně).

Zaměstnavatel, který doměrek do minimálního pojištění kontroluje, tuto skutečnost druhému zaměstnavateli potvrdí.

Příklad 7 - zaměstnanec má více zaměstnavatelů a u jednoho dosahuje alespoň minimálního vyměřovacího základu: Doplatek do minima nevzniká. Zaměstnavatel, u něhož zaměstnanec nedosahuje minimálního vyměřovacího základu, musí mít potvrzení od druhého zaměstnavatele, že u něj je pojistné odváděno alespoň z minimálního vyměřovacího základu.

Příklad 8 - zaměstnanec má více zaměstnavatelů, součet příjmů nedosahuje minimálního vyměřovacího základu: Zaměstnanec si zvolí jednoho zaměstnavatele pro výpočet doplatku do minima. Předpokládejme, že u zaměstnavatele A má příjem 10 500 Kč a u zaměstnavatele B 4 500 Kč. Zaměstnanec si vybere pro srážku doplatku zaměstnavatele A.

Doplatek se bude počítat vždy s měsíčním zpožděním, protože k výpočtu doplatku je nutné dokládat výplatní pásky od druhého zaměstnavatele. Zaměstnavatel B musí mít od zaměstnavatele A doloženo, že provádí doplatek do minima na základě požadavku zaměstnance.

Příklad 9 - zaměstnanec je současně OSVČ:

Podnikání je hlavním zdrojem příjmu: Pokud je zaměstnanec současně osobou samostatně výdělečně činnou a podnikání je jeho hlavní zdroj příjmů, pak v rámci zaměstnání platí pojistné pouze z příjmů, kterých dosáhne. Ustanovení o minimálním vyměřovacím základu zde neplatí. Zaměstnavateli musí zaměstnanec prokázat, že platí pojistné jako OSVČ alespoň v minimální výši, která pro rok 2025 činí 3 143 Kč měsíčně.

Podnikání není hlavním zdrojem příjmu: V rámci zaměstnání platí pro takového zaměstnance ustanovení o minimálním vyměřovacím základu. Pro zaměstnavatele není podstatné, zda zaměstnanec v rámci podnikatelské činnosti odvádí zdravotní pojištění. Pokud bude příjem ze zaměstnání nižší než minimální mzda, bude zaměstnavatel z jeho příjmu srážet bez souhlasu doplatek do minima.

Příklad 10 - překážky na straně zaměstnavatele a doplatek do minimálního vyměřovacího základu: Zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům náhradu mzdy ve výši 60 % průměrného výdělku. V případě nízké mzdy může být z důvodu snížené náhrady vyměřovací základ pro zdravotní pojištění pod výší minimální mzdy. Současně se jedná o daňově účinný náklad.

Příklad 11 - neplacené volno a neomluvená absence: Zaměstnavatel nemá povinnost sledovat pro účely zdravotního pojištění pracovní volno bez náhrady příjmu ani neomluvenou absenci, neboť tyto skutečnosti již nemají vliv na odvod zdravotního pojištění.

Potvrzení zaměstnavatele o odvodu pojistného z minimálního vyměřovacího základu

Příjem zaměstnance nedosahuje minimálního vyměřovacího základu, tedy minimální mzdy při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc.

Aby zaměstnavatel nemusel při výpočtu a odvodu pojistného dodržet minimum platné pro zaměstnance, a aby mohl relevantně odvádět pojistné ze skutečné výše příjmu, musí například disponovat potvrzením od jiného zaměstnavatele, že tento za zaměstnance odvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu.

Aby zaměstnavatelé postupovali při plnění zákonných povinností důsledně v souladu se zákonem, to znamená, aby bylo odvedeno pojistné za zaměstnance tak, jak to ukládá právní úprava zdravotního pojištění, musí zaměstnavatel v některých specifických situacích buď:

vystavit pro jiného zaměstnavatele potvrzení o výši dosaženého příjmu svého zaměstnance za příslušný kalendářní měsíc, případně potvrdit skutečnost, že je za zaměstnance odváděno pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu nebo naopak
musí mít od jiného zaměstnavatele k dispozici potvrzení o výši příjmu zaměstnance v příslušném rozhodném období kalendářního měsíce nebo doklad o odvodu pojistného alespoň ze zákonného minima takovým zaměstnavatelem z toho důvodu, aby nemusel provádět dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu, nýbrž aby mohl odvádět pojistné ze skutečné výše příjmu.

Text potvrzení:

Potvrzujeme, že za našeho zaměstnance p. ............. (uvést jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, trvalé bydliště) je odváděno pojistné na zdravotní pojištění nejméně z minimálního vyměřovacího základu.

Ve ........... dne ...........

........................................

razítko a podpis zaměstnavatele

Takové potvrzení (pokud se podmínky nezmění) má, resp. může mít dlouhodobou platnost a není třeba, aby se obnovovalo například při každém zvýšení minimální mzdy, což zpravidla bývá k 1. 1. kalendářního roku.

Doklady zaměstnavatele a zaměstnance ve zdravotním pojištění

Právní úprava zdravotního pojištění nemůže obsáhnout všechny situace, které se mohou v praxi vyskytnout. Z tohoto důvodu musejí zaměstnavatel nebo zaměstnanec dokladovat určité (rozhodné) skutečnosti ve formě žádosti, vystavení potvrzení, čestného prohlášení zaměstnance apod.

Vzory uvedené v tomto příspěvku představují ve zdravotním pojištění rozhodné doklady pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance a následné placení pojistného. Tyto vzory představují doporučenou podobu, vycházejí z dlouholeté praxe autora a nemají tedy obecně závaznou povahu.

Zaměstnavatel si může tyto vzory upravit přiměřeně podle svých potřeb a konkrétních podmínek. Jaké případy mohou v praxi zaměstnavatel i zaměstnanec řešit? Proč je nutné čestné prohlášení například u osoby pečující o dítě (děti) nebo při zaměstnávání osob ze států podléhajících režimu koordinačních nařízení Evropské unie?

1) Žádost zaměstnance o provedení dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu - varianta souběžného zaměstnání u více zaměstnavatelů

Text žádosti: Ve smyslu ustanovení § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, se tímto obracím na svého zaměstnavatele (název, sídlo, IČO) se žádostí o provedení dopočtu a doplatku pojistného na zdravotní pojištění do minimálního vyměřovacího základu. Prohlašuji, že jsem současně zaměstnán u zaměstnavatele (zaměstnavatelů) ........... V současné době není problémem získat od dalšího zaměstnavatele (zaměstnavatelů) potřebný doklad elektronickou cestou bezprostředně poté, co je znám příjem zaměstnance za příslušný kalendářní měsíc.

Varianta B: Za účelem provedení dopočtu a doplatku pojistného (viz výše) zabezpečím doručení dokladu o výši zúčtovaného hrubého příjmu u zaměstnavatele ....... za příslušný kalendářní měsíc, a to nejpozději do ........ dne následujícího kalendářního měsíce.

Ve ...... dne.........

.......................... podpis zaměstnance

Analogicky lze tento vzor použít v přiměřené podobě i tehdy, pokud se jedná o jediné zaměstnání a příjem zaměstnance nedosahuje zákonného minima. Pokud úhrn příjmů (vyměřovacích základů) překročí v rozhodném období kalendářního měsíce minimální vyměřovací základ, neprovádí dopočet žádný ze zaměstnavatelů a každý odvádí pojistné ze skutečné výše příjmu.

V takových případech si zaměstnavatelé musejí navzájem dokladovat výši příjmů zaměstnance.

2) Potvrzení zaměstnavatele, že odvádí za zaměstnance pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu (§ 3 odst. 4 a odst. 6 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů)

Aby zaměstnavatel s příjmem zaměstnance nižším než minimální mzda nemusel provádět příslušný dopočet a doplatek pojistného, bude oprávněn odvést pojistné ze skutečné výše příjmu na základě tohoto potvrzení od jiného zaměstnavatele:

Potvrzení zaměstnavatele:

Potvrzujeme, že za našeho zaměstnance p. ............. (uvést jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, trvalé bydliště), je odváděno pojistné na zdravotní pojištění nejméně z minimálního vyměřovacího základu.

Ve ........dne..........

.................. zaměstnavatel

Toto potvrzení (pokud se podmínky nezmění) má dlouhodobou platnost a není zapotřebí, aby se obnovovalo například při každém zvýšení minimální mzdy.

3) Odvod pojistného zaměstnavatelem ve vazbě na minimální vyměřovací základ

Jedná se o tuto situaci: zaměstnanec má jediné zaměstnání, příjem zaměstnance nedosahuje hodnoty povinného minima, pro zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) platí povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, zaměstnavatel tedy provádí dopočet a doplatek pojistného do zákonného minima.

Aby zaměstnavatel případně nemusel v budoucnu přehodnocovat odvod pojistného (třeba v situaci, kdy zaměstnanec posléze nastoupí do jiného zaměstnání, začne podnikat nebo mu vznikne nárok na zařazení do kategorie osob, za které platí pojistné stát aj.), doporučuji použít při nástupu zaměstnance do zaměstnání některou z těchto variant:

Čestné prohlášení zaměstnance, například tohoto znění: "Čestně prohlašuji, že nejsem zaměstnán, nepodnikám jako OSVČ a nepatřím ve zdravotním pojištění mezi osoby, za které platí pojistné stát. Případnou změnu oznámím zaměstnavateli do osmi dnů."
Součástí textu pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti, nebo dohody o provedení práce jako smluvního ujednání může být formulace: "Pro účel zajištění odvodu pojistného z minimálního vyměřovacího základu ve zdravotním pojištění bude zaměstnavatel v případě potřeby provádět příslušný dopočet a doplatek pojistného dle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů."
Žádost zaměstnance: "Žádám tímto zaměstnavatele o provádění dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu ve zdravotním pojištění. Případnou změnu oznámím zaměstnavateli do osmi dnů."

4) Čestné prohlášení osoby "pečující" o dítě (děti)

Pokud je osoba celodenně osobně a řádně pečující o dítě (děti) po celý kalendářní měsíc zaměstnána, odvádí zaměstnavatel pojistné ze skutečně dosaženého příjmu bez povinnosti dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu, případně poskytnuté neplacené volno nehraje v tomto případě roli. Reálně lze podmínku celodenní osobní a řádné péče splnit při zkráceném pracovním úvazku nebo při práci doma.

Aby zaměstnavatel mohl odvádět pojistné ze skutečné výše příjmu, dokládá zaměstnanec čestným prohlášením skutečnost, že splňuje podmínky celodenní osobní a řádné péče, například podle tohoto vzoru:

Čestné prohlášení

Čestně prohlašuji, že splňuji podmínky celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku, stanovené v § 3 odst. 8 písm. c) zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Jako součást tohoto prohlášení přikládám rodný list (rodné listy) mého dítěte ..............., narozeného dne ...............

Dále prohlašuji, že tento nárok současně neuplatňuje žádná jiná osoba.

Zaměstnavateli oznámím veškeré změny, které mají vliv na zařazení do této kategorie, a to nejpozději do 8 dnů ode dne této změny.

Ve ........dne..........

............................................................

Příjmení, jméno, adresa trvalého bydliště, podpis

5) "Pečující" osoba, zaměstnání a neplacené volno

U ženy na rodičovské dovolené trvá pracovněprávní vztah. Ukončením rodičovské dovolené a dovršením tří let věku dítěte měla v úmyslu nastoupit do zaměstnání, nicméně zaměstnavatel pro ni momentálně nemá pracovní uplatnění, rodičovský příspěvek pobírán není.

Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, které jsou předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny, a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním. Částku pojistného stanoví zaměstnavatel tak, že z vyměřovacího základu každého zaměstnance vypočte 13,5 % a výsledek zaokrouhlí na celou korunu směrem nahoru.

Minimálním vyměřovacím základem u zaměstnance je stanovená minimální mzda - od 1. 1.

tags: #potvrzení #o #odvodu #zdravotního #pojištění #minimální