Pochvala Zaměstnance za Pracovní Výkon: Příklady a Strategie

Klíč k úspěchu firmy a jejímu růstu neleží jen ve správné strategii, ale především v lidech uvnitř firmy. K tomu, aby společnost mohla dosahovat svých cílů, potřebuje mít nejen zaměstnance schopné a kvalifikované, ale především motivované. Motivaci psychologie definuje jako vnitřní proces, který podněcuje, řídí a udržuje chování vedoucí k dosažení určitého cíle.

Univerzální Principy Motivace

Když hledáme způsoby, jak nejlépe motivovat zaměstnance, musíme odlišit faktory, které platí všeobecně a pro všechny - jsou tedy univerzální. Jde o principy, které můžete všeobecně uplatnit. Každý člověk má jiné touhy, potřeby, aspirace a sny.

Peníze jako Motivátor - Mýtus nebo Realita?

V praxi se často setkávám s názorem, že nejlepší způsob, jak motivovat zaměstnance, jsou peníze. Pozor, to je jeden z nejrozšířenějších mýtů, byť se opírá o reálný základ. Peníze jsou pro zaměstnance velmi důležité. Jsou hlavní důvod, proč lidé chodí do práce. To ale neznamená, že jsou důvodem jediným. S finanční stránkou odměny za práci se pojí řada faktorů podporujících motivaci.

Naopak je potvrzeno, že zvyšování základní mzdy má velmi omezený účinek na dlouhodobou motivaci zaměstnanců. Dalším dobrým způsobem, jak motivovat zaměstnance, je zohlednit spokojenost. S tou se pojí jedna z nejstarších motivačních teorií vyvinutá v 50. letech 20. století. Tato teorie hovoří o negativním vlivu nespokojenosti v práci na motivaci. Mají ho specifické faktory, „udržovače“, jejichž nedostatek vede k nespokojenosti. Jako příklad si můžete představit teplotu v kanceláři. Pokud bude špatná, lidé budou nespokojení a bude to mít negativní vliv na jejich motivaci.

Vnitřní Motivace a Možnosti Růstu

Vnitřní motivace spočívá na osobních zájmech člověka a její uspokojení pramení z činnosti samotné. Dobrá zpráva je, že tento motivační profil dokážeme identifikovat již během pohovoru. Pro jednotlivé typy práce tedy musíte vybrat zaměstnance s vhodnou vnitřní motivací. Proto se právě na tuto oblast se svými klienty vždy pečlivě zaměřujeme a pomáháme jim správně definovat očekávání od pozice.

Velmi silně podpoříte motivaci, pokud lidem poskytnete možnost růstu. Nemusí se jednat rovnou o přechod na vyšší pozici, ale funguje i odborný růst, např. z juniora na seniora. Dejte si při tom ale pozor, abyste odměnili toho správného zaměstnance, a to správné úsilí. Pracovníci se mezi sebou v práci porovnávají. Na jedné straně hodnotí úsilí, dovednosti a čas, který věnují práci oni i druzí, na straně druhé vnímají benefity, které za to dostávají. Pokud poměr vstupů a výstupů vnímají spravedlivě, motivuje je to v úsilí pokračovat. Naopak nespravedlnost demotivuje vždy.

Flexibilita a Smysluplnost Práce

Další způsob, jak motivovat zaměstnance, je umožnění flexibilní pracovní doby. To přispívá zároveň i k vnímání práce jako smysluplné. Člověk není v jednotlivých úkolech kontrolován, takže má možnost zažít pocit vlastní odpovědnosti za výsledky práce. Kandidáti dokonce akceptují nižší finanční odměnu, pokud mají možnost flexibilního pracovního režimu. Pokud ale ponecháte zaměstnancům volnost, nesmíte přejít do lhostejnosti.

Pro dosažení vyváženosti v přenesení autonomie na zaměstnance a ocenění výsledků jejich práce je nejlepší využít hodnocení podle cílů. Metoda MBO (Management by Objectives) funguje v praxi úspěšně už přes 50 let. Odborníci se shodují, že je to jeden z nejlepších způsobů, jak motivovat zaměstnance. Stanovte společně se zaměstnanci cíle tak, aby byly SMART. Zapojte zaměstnance do procesu. Nastavte si pravidelnou zpětnou vazbu. Dejte si do kalendáře pravidelné schůzky a během nich projděte všechny sledované cíle - ověřte, jak se je podařilo splnit. Proberte i překážky, kterým musel zaměstnanec čelit, co se při tom naučil. Oceňujte a odměňujte úspěchy.

Vize a Inspirace

Při vedení lidí se zaměřte i na jejich inspirování. Nebudou tak pak pouhými zaměstnanci, stanou se následovníky vaší vize. Společně s vámi budou pracovat na naplnění cílů s mimořádným úsilím. Vize je jasný a atraktivní obraz budoucnosti, kterého chce člověk nebo firma dosáhnout. Měla by se týkat významného tématu a srozumitelně a konkrétně vykreslit, jaké to bude, až ji dosáhneme. Jedním z mýtů je, že cesta k naplnění vize by měla být snadná. Výrazně lépe ale v praxi funguje vize sice náročné cesty, ale s dosažitelným cílem. Takto je vytyčený směr, podporuje udržení motivace a soustředění zaměstnanců.

Leader figuruje jako vzor pro ostatní, kterého jeho následovníci obdivují. To zvyšuje důvěru a loajalitu následovníků. Podpora kreativity a hledání nových řešení a přístupů k problémům tuto motivaci posiluje také. I díky tomu lidé mají možnost vidět ve své práci smysl.

Firemní Kultura a Motivace

V roce 2019 byla v časopise International Journal of Science and Business publikována studie, která potvrdila významný pozitivní vliv firemní kultury na motivaci a pracovní výkon lidí. Takto nastavená firemní kultura nejenže zvyšuje motivaci lidí, ale navíc podporuje týmovou spolupráci a loajalitu zaměstnanců.

Pokud chcete být úspěšní v motivování zaměstnanců k vyšším pracovním výkonům, doporučujeme vzájemně kombinovat výše uvedené postupy a metody.

Pochvala jako Nástroj Motivace

Přemýšlíte nad složitými a sofistikovanými metodami motivace zaměstnanců? Pak možná přehlížíte ty nejjednodušší, ale současně i nejúčinnější. Pochvala je mocný nástroj motivace. Zvyšuje okamžitý výkon, výrazně přispívá k dlouhodobému udržení vysokého výkonu. Podporuje flexibilitu zaměstnance i atmosféru na pracovišti. Připravuje půdu pro sdělování nepříjemných novinek a informací. Člověk by od něčeho tak samozřejmého jako je pochvala takové výsledky nejspíše ani nečekal, přesto je má.

Jak Správně Chválit

Stejně jako v případě všech ostatních nástrojů (a nejenom motivace) se ale v prvé řadě chválit musí umět. A i když je křehké, umění pochvaly lze s velkou dávkou empatie zvládnout. Používejte pochvalu jako vědomý nástroj motivace. Pak bude fungovat nejlépe.

Chvalte jen za věci, které si pochvalu zaslouží. Pochvala bez důvodu nejenom že nepodporuje motivaci pochváleného, ale také výrazně snižuje autoritu chválícího u něj.
Chvalte v přiměřený čas. Pochvala, která přichází příliš brzy po činu, který chválíme, se může minout účinkem (např. z důvodu stresové zátěže).
Chvalte osobně a chvalte jasně. Pochválený musí vědět, že jej chválíme. Věta „no, nebylo to nejhorší“ není pochvalou, zvlášť pokud nás pochválený velmi dobře nezná, a tedy není schopen dešifrovat, co tím doopravdy říkáme.
Součástí pochvaly by vždy mělo být jasné vymezení, za co chválíme.
Dejte pochválenému najevo, že vám na něm osobně záleží, a že on osobně je přínosem pro firmu a celek. Tím výrazně posílíte jeho ochotu pracovat stejně dobře do budoucna a zlepšovat se. Dávejte si ale pozor na to, abyste pochváleného zbytečně nevyzdvihovali před jinými zaměstnanci a dávali za vzor. Takové chování se může velmi často minout účinkem a pochváleného stigmatizovat.
Pochvalu nikdy ničím nepodmiňujte. Jakmile ji jednou vyslovíte, už se k ní nevracejte. Nepoužívejte předchozí pochvalu jako argument, nebo dokonce jako nástroj nátlaku v dalších jednáních (tak jsem tě pochválil, a ty to teď nechceš udělat).
Chvalte přímo, jasně, srozumitelně a osobně.

Způsob Zadávání Úkolů

Výchozím motivačním nástrojem vedoucího je způsob zadání úkolu. Rozhoduje o tom, jak jej pracovník přijme i jak kvalitně ho vykoná. Zájem zaměstnance o správné provedení úkolu i úsilí, které mu věnuje, závisí především na čtyřech okolnostech. Jasně a jednoznačně zadané úkoly zvyšují motivaci.

Důležitost Jasného Zadání Úkolu

Dávají najevo, co od zaměstnance očekáváme, jakého postupu by měl využít, jak si představujeme jeho výsledky a podle čeho budeme vykonání úkolu hodnotit. Zaměstnanec, kterému je úkol jasný, se na něj může plně zaměřit - neztrácí čas ani motivaci úvahami, co měl jeho vedoucí na mysli, ani činnostmi, které ke splnění úkolu nevedou.

Nejasné či nekonkrétní úkoly jsou často ty, které jsou vyjádřeny slovesy, tedy činnostmi, nikoli podstatnými jmény, tedy očekávanými výsledky. Příkladem je úkol „Zlepšete svou práci“ nebo „Zrychlete svůj postup“. Nekonkrétní mohou být i požadavky, jak často je třeba určitou činnost provádět.

Přesvědčení o Dosažitelnosti Úkolu

Jasně vysvětlený úkol i postup jeho plnění jsou důležité i proto, aby je pracovníci chápali jako dosažitelné. O tom, zda zaměstnanec úkol i jeho postup pochopil a jeho dosažitelnosti věří, je třeba se přesvědčit. Zpravidla se však nelze omezit na otázku, zda úkol chápe. U složitějších či dlouhodobějších úkolů je třeba mu dát možnost, aby o nich vyslovil i své pochybnosti. Má-li ve vztahu k nim pochyby, velmi pravděpodobně se jim nebude věnovat s plným nasazením. Úkolem vedoucích je tyto pochyby při zadávání úkolu zjistit a rozptýlit. Totéž platí i o dodržení požadovaného postupu.

Vyjádření Důvěry

Obdobný význam jako jasné zadání úkolu má i vyjádření důvěry, že jej pracovník na základě svých schopností a zkušeností vykoná správně. Důvěru lze vyslovit i tak, že pracovníkovi sdělíme, že jeho schopnosti a zkušenosti jsou důvodem, pro který jsme se rozhodli úkol zadat právě jemu.

Zapojení Zaměstnanců do Procesu

Sdělení rozhodovacích pravomocí, tj. Možnost zaměstnance podílet se na zadání úkolu včetně způsobu řešení patří k nejsilnějším nástrojům motivace. S úkoly, které si lidé alespoň částečně zadali sami či na jejichž upřesnění se podíleli, se zpravidla více ztotožňují a chápou je jako dosažitelné. Podílení se na zadání vlastních úkolů či cílů lze uplatnit především u úkolů dlouhodobějších, například ročních.

Vedoucí svým spolupracovníkům pomáhá se stanovením jejich cílů jednak tím, že jim sdělí hlavní potřeby organizace, jednak tím, že realisticky posoudí, zda budou schopni stanovených cílů dosáhnout.

Vysvětlení Důležitosti Úkolů

Součástí motivujícího zadání úkolů je i vysvětlení jejich důležitosti. U významných úkolů by mělo zahrnovat dvě skutečnosti, a to proč je úkol důležitý pro organizaci a proč je důležitý pro zaměstnance osobně, tj. co mu osobně přinese i jaké důsledky by pro něj vznikly, pokud by ho správně nevykonal. Ze strany vedoucího toto vysvětlení zpravidla nevyžaduje velký čas. Mnohdy však rozhoduje o tom, jak zaměstnanci k plnění úkolu přistoupí. Nechápou-li důležitost úkolů, ať již pro organizaci, či sebe sama, či nepovažují-li je za příliš významné, nechápou zpravidla ani to, proč by je měli vykonávat správně, odpovědně či včas.

Pochopení významu úkolu posiluje motivaci k jeho provedení i tehdy, byl-li úkol zaměstnanci zadán direktivně, tj. neměl-li možnost se na jeho stanovení podílet. Sdělit zaměstnanci osobní důvody, pro které by měl úkol provést, je důležité i v situacích, kdy vedoucí nemůže jejich splnění zcela kontrolovat. Důvody tohoto typu mohou být u různých zaměstnanců odlišné.

Kontrola a Zpětná Vazba

Kontrola a zpětná vazba či hodnocení zaměstnanců jsou důležité nejen pro (správné) vykonání úkolů, ale i pro motivaci pracovníků. Vhodně prováděná kontrola a pravidelná zpětná vazba včetně správně podaného hodnocení mohou motivaci posílit. Provádění kontroly je jedním z úkolů vedoucího: jejím smyslem je včas rozpoznat případné nedostatky v práci, zaměstnance na ně upozornit a dát jim možnost je co nejrychleji odstranit. Kontrola - či vědomí, že práce bude kontrolována - je však i důležitým prostředkem motivace.

Má-li vedoucí zvyk zadané úkoly osobně kontrolovat, věnují jim zaměstnanci vyšší pozornost. Motivační působení kontroly je však založeno i na tom, že kontrola není chápána jako projev nedůvěry ve schopnosti zaměstnance. Její vykonávání by proto nemělo tak působit. Chápou-li zaměstnanci kontrolu jako výraz nedůvěry, je třeba jim vysvětlit, že důvěra, kterou k nim máme, spočívá v tom, že jsme přesvědčeni, že chtějí či mají zájem provádět svou práci správně a odpovědně. Tato důvěra však neznamená, že bychom jejich práci neměli sledovat či kontrolovat.

Při provádění kontroly je třeba se vyvarovat dvou extrémů - kontrole prováděné příliš často a kontrole nedostatečné. Noví nebo nezkušení zaměstnanci zvýšenou kontrolu potřebují, a zpravidla i vyžadují. Pokud je jejich nadřízený hodnotí jen zřídka nebo vůbec ne, vede to k jejich nejistotě či dokonce nespokojenosti, často i k představě, že mu na nich osobně nezáleží. Zvýšená kontrola je důležitá i tehdy, jestliže některý zaměstnanec v určité činnosti opakovaně selhal.

Zpětnovazební Hodnocení

Zpětnovazební hodnocení, vycházející z kontroly práce, by se mělo opírat o dvě pravidla: mělo by být poskytováno okamžitě a být co nejkonkrétnější. V případě kritického hodnocení by navíc mělo být vedeno snahou zabránit nepříznivým emocím či odmítavým reakcím kritizovaného.

Okamžité Hodnocení: Zpětnovazební hodnocení je třeba podat co nejdříve. Pochválit zaměstnance bezprostředně poté, kdy odvedl dobrou práci, je důležité nejen proto, abychom posílili jeho motivaci, ale i proto, abychom jej na jeho správné jednání či postup upozornili. Nepříznivé hodnocení podané po delší době navíc postrádá důvěryhodnost a vytváří u zaměstnance přesvědčení, že nedostal příležitost, aby své jednání včas změnil. Okamžité hodnocení by nemělo ponechat bez povšimnutí ani „drobné“ nedostatky v pracovním chování. Jinak totiž hrozí, že se budou dále rozšiřovat.
Konkrétní Hodnocení: Konkrétní povaha zpětné vazby je důležitá bez ohledu na to, zda je pozitivní, nebo kritická. Příliš obecné negativní hodnocení je většinou odmítáno. Negativní zpětná vazba by se proto měla vyvarovat zobecňujících výrazů typu „vždy“, „stále“ nebo „nikdy“. Velký vliv na motivaci zaměstnance nemá však ani nekonkrétní pochvala. Vyslovíme-li zaměstnanci uznání slovy „Vaše zpráva se mi velmi líbila“, nedosáhneme takového výsledku, jako sdělíme-li mu, že jeho „zpráva velmi dobře poukázala na problémy, kterým organizace čelí“. Důvodem je, že zaměstnanec nemusí přesně vědět, co na jeho práci hodnotíme pozitivně. Příliš obecná a nekonkrétní pochvala má navíc tendenci vyznívat manipulativně. Zaměstnanec, kterého takto pochválíme, si proto zpravidla začne klást otázku, zda cílem jeho pochvaly není „připravit si půdu“ pro zadání náročnějšího nebo nepříjemného úkolu.

Slovní Ocenění

Slovní ocenění, tj. pochvala za provedenou práci nebo uznání týkající se schopností či odpovědného přístupu zaměstnance, patří k nejméně nákladným, současně však nejúčinnějším nástrojům motivace. Pochvalu by zaměstnanec měl dostat především tehdy, pokud se zachoval způsobem, který chceme podpořit: vykonal správně náročnější úkol, projevil iniciativu, převzal odpovědnost, provedl správné rozhodnutí, přišel s novou myšlenkou nebo zajímavým příspěvkem apod.

Pochvala ze strany nadřízeného nemůže pochopitelně nahradit finanční odměnu. Totéž však platí i naopak: finanční odměna nemůže nahradit pochvalu. Povzbuzení motivace na základě pochvaly či uznání většina osob čas od času potřebuje a některé se bez ní dokonce neobejdou.

Forma Pochvaly

Důvodem, proč vedoucí pochvalu jako motivační nástroj občas dostatečně nevyužívají, nemusí být jen to, že její význam nechápou. Příčinou někdy bývá, že se domnívají, že může dobré pracovníky „zkazit“. Představa, že pokud zaměstnance pochválíme, jeho výkon zeslábne, však není příliš realistická. I kdyby však k tomu došlo, můžeme si s ním promluvit a jeho výkon vrátit do původních kolejí.

Slovní uznání by se vždy mělo týkat konkrétních úkolů, které zaměstnanec vykonal, nebo způsobů, jak postupoval. Pochvalu je vhodné vyslovit i v situaci, kdy zaměstnanec úkol ještě nedokončil, postupuje však správně a je třeba jej povzbudit. Podobně je vhodná i tehdy, pokud se jeho výsledky zlepšily, i když zatím nedosáhly očekávaných hodnot.

Například slovy „Vím, že vám projekt ještě nefunguje, ale chtěl bych ocenit, že se nevzdáváte“. Obdobně lze pochvaly použít, chceme-li ocenit určité chování zaměstnance, například „Děkuji vám za to, že jste omezil svou diskusi k materiálu, který jsme na dnešní poradě projednávali, jak jsem vás o to požádal. Pochvala či poděkování jsou namístě i tehdy, pokud zaměstnanci za vedoucím přijdou s žádostí o pomoc s novým úkolem, s podnětem, jak zlepšit určitý postup apod. I když si se svým úkolem nevědí zcela rady, není vhodné je při této příležitosti (za cokoli) kritizovat.

Delegování Pravomocí

Delegovat znamená umožnit zaměstnancům provádět rozhodnutí, která dříve vykonával jejich nadřízený, nebo je k tomu povzbuzovat. Tedy předat jim při zadání úkolu i pravomoc provést určitá rozhodnutí, týkající se postupu či způsobu provedení práce. Mezi zadáním úkolu a jeho delegováním je proto podstatný rozdíl. Delegování je cestou, která zrychluje rozhodování organizace a často ho i zkvalitňuje. Osoby, kterým jsou vyšší pravomoci předány, jsou totiž zpravidla ty, které mají k činnostem, o kterých rozhodují, blíže. Důvodem je, že pracovníci vybavení vyššími pravomocemi mohou pracovat samostatněji a většinou i rychleji, protože nemusejí čekat na souhlas nadřízeného. Cítí se i důležitější, protože svou práci mají více pod kontrolou. Delegování lze proto chápat jako jednu z odměn za odpovědný výkon pracovních úkolů, které by se zaměstnanci mělo dostat.

Přínosy Delegování

Prospěch však přináší i vedoucímu: dává mu možnost soustředit se na úkoly, které může vykonat jen on sám, a získat časovou rezervu pro úkoly neočekávané. Delegováním manažer neztrácí ani kontrolu nad zadanými úkoly. Ztráta kontroly nad úkoly mu daleko pravděpodobněji hrozí tehdy, snaží-li se vykonávat všechny důležité úkoly sám. Obava spojená s nedůvěrou ve schopnosti podřízených může mít pochopitelně své opodstatnění. Pokud však zaměstnanci byli správně vybráni i zaškoleni, delegované úkoly jim byly jasně vysvětleny a k jejich plnění jsou motivováni, je třeba jim dát důvěru. Manažer navíc nemusí vždy nejlepší řešení znát.

Nevyužívá potenciálu pracovníků, bere jim možnost rozvinout své schopnosti a brání i ve vyšší motivaci. Delegování provázejí přesto občas určité zábrany. Mohou se vyskytnout na straně vedoucího i zaměstnanců.

Jak Chválit Zaměstnance Efektivně

Pochválit své zaměstnance můžete ústně i předáním písemné pochvaly. Využijte každou příležitost, kdy můžete své zaměstnance pochválit, ať již za splněný projekt, přeplnění stanoveného plánu, a další příležitosti. Pochvaly zvyšují sebevědomí, pomáhají člověku vnímat své silné stránky.

Zásada	Popis
Buďte konkrétní a adresní	Vaši kolegové snadno poznají, že jste za nimi přišli s pochvalou, protože vás někdo poslal. A pochvala se mine účinkem.
Pochvalu zveřejněte	Podělte se o pochvalu na týmové poradě, na firemní nástěnce slávy a podobně.
Neadresná, neupřímná, nekonkrétní pochvala spojená s připomínkou termínu	je příkladem toho, jak nechválit.
Připravte si znění pochvaly	mějte připravené konkrétní údaje, za které chválíte, pochvalu si vyzkoušejte.

Nezapomínejte své vedoucí pracovníky motivovat k tomu, aby své podřízené kolegy chválili.Pochvala je mimořádně účinný motivační nástroj. Mnozí vedoucí zapomínají chválit, proč také, když pracovníci plní své povinnosti, za které jsou placeni. Nevšimnou si, že běžný chod firmy nebo útvaru vyžaduje často od lidí mimořádné úsilí.

Pochvala a Její Zveřejnění

Většinu lidí zvláště potěší, jsou-li jejich dobré výsledky zveřejněny na poradě před spolupracovníky, na nástěnce, ve firemním časopisu. Současně se taková informace stává motivací pro ostatní k napodobení a následování.

tags: #pochvala #zaměstnanci #za #pracovní #výkon #příklady