Osobní složka zaměstnance: Co by měla obsahovat?

S nástupem každého nového zaměstnance zakládáte jeho osobní spis. Co do něj patří a co ne? Poradíme vám, jaké údaje musíte ze zákona uchovávat pro řádnou zaměstnaneckou evidenci a na co si dát pozor.

Co je osobní spis zaměstnance?

Zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance, ale nemá k tomu právní povinnost. Tento osobní spis může obsahovat pouze informace, které jsou nezbytně nutné k výkonu práce v pracovněprávním vztahu. Zaměstnavatel také určí, zda bude tento spis veden v elektronické formě, nebo jen v písemné formě. Zaměstnavatel také určí, které informace v něm budou obsaženy.

Tento osobní spis zaměstnance bývá oddělen od mzdové evidence. Mohou do něj nahlížet všichni vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřazeni a ostatní firemní kompetentní osoby (firemní právník, účastníci podnikové kontroly). Zaměstnanec sám má také možnost nahlížet do svého osobního spisu.

Zákon o ochraně osobních údajů udává povinnosti, jak se má nakládat s osobním spisem zaměstnance.

Osobní karta vs. osobní spis

Znáte rozdíl mezi osobním spisem a osobní kartou zaměstnance? Každý zaměstnavatel musí vést evidenci svých zaměstnanců a zpracovávat jejich osobní údaje. Víte, jaký je mezi nimi rozdíl? Žádný. Jedná se o různé názvy pro stejnou povinnost zaměstnavatele. Osobní karta neboli spis zaměstnance musí obsahovat dokumenty, osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel získal v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Osobní spis zaměstnance může obsahovat jen ty dokumenty, které obsahují pouze osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů, nebo se souhlasem zaměstnance.

Je sporné ukládat například rodný list dítěte, protože obsahuje údaje o třetí osobě, dítěti - pro potřeby daňového přiznání a slev na dani je dostačující, když zaměstnanec rodný list předloží a zástupce personálního oddělení tuto skutečnost potvrdí.

Co by měl osobní spis obsahovat?

Osobní spis (karta) zaměstnance obsahuje 4 různé typy údajů:

osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a dalších potřebné informace pro mzdové účetní
kopie vydaného potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list)
další průběžně ukládané dokumenty za dobu trvání pracovního poměru (např. potvrzení o zaměstnání vydané zaměstnanci jeho předchozím zaměstnavatelem (tzv. zápočtový list), popř. doklady o dosaženém vzdělání (kopie ověřené personalistou z originálů těchto dokumentů, popř.
originály žádostí svých zaměstnanců, jde-li o dávky podle § 4 písm. b) až f), a dalších podkladů, jejichž kopie předal územní správě sociální zabezpečení postupem podle § 97 odst. 1 věty druhé (např.

Do osobního spisu se v časové posloupnosti zakládají veškeré doklady vzniklé za trvání pracovněprávního vztahu zaměstnance. Bude se jednat zpravidla o tyto doklady (kopie):

pracovní smlouva
jmenovací dekret
dekrety o odvolání z funkce, eventuálně doklad vzdání se funkce
dohoda o pracovní činnosti
dohoda o provedení práce
dohody o změně pracovní smlouvy, DPP a DPČ
pracovní náplň, vyhotovuje-li ji zaměstnavatel
doklad o vstupní lékařské prohlídce, o mimořádné lékařské prohlídce, periodické prohlídce, následné, výstupní - je-li nařízena nebo požádal-li o ni zaměstnanec
mzdový (platový) výměr
kvalifikační dohoda při zvyšování kvalifikace (§ 231 a 235 ZP)
smlouva o půjčkách poskytnutých z FKSP nebo poskytnutých zaměstnavatelem ze sociálního fondu
souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti (výdělečná činnost zahrnuje podnikání i závislou činnost), která je shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele, případně odvolání takového souhlasu (§ 304 ZP - platí pro všechny zaměstnavatele)
souhlas zaměstnavatele rozpočtové sféry s výkonem podnikatelské činnosti, případně odvolání takového souhlasu (§ 303 ZP)
dohoda o úpravě pracovní doby
souhlas zaměstnavatele s pracovním volnem zaměstnance bez náhrady příjmu
potvrzení o úhradě zdravotního pojištění od druhého zaměstnavatele v případě poskytnutí pracovního volna bez náhrady příjmu nebo z důvodu respektování minimálního vyměřovacího základu
prohlášení o tom, že jako OSVČ hlavní platí zálohy na zdravotní pojištění alespoň z minima
kopie potvrzení vydávané zaměstnanci o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně
kopie potvrzení vydávané zaměstnanci při změně zdravotní pojišťovny
kopie dokladu A1 při vyslání do zemí EU
kopie dokladu S1 při vyslání do zemí EU (zajišťuje sám zaměstnanec na základě dokladu A1)
dohoda o srážkách ze mzdy
dohoda o převodu mzdy nebo části mzdy na jeden platební účet
doklady ověřující znalost předpisů k zajištění bezpečnosti a ochraně zdraví při práci
doklad o prohlubování kvalifikace
doklad o přiznání důchodu (starobní, invalidní, vdovský, vdovecký)
doklad o změně zdravotní způsobilosti - přiznání statusu “osoba invalidní“, respektive “osoba zdravotně znevýhodněná“
souhlas se zpracováním osobních údajů osoby ucházející se o zaměstnání
souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li nutný
kopie dokladu o zdravotním pojištění a případné změny při přechodu do jiné zdravotní pojišťovny
zápočtový list od předchozího zaměstnavatele
prohlášení, má-li nový zaměstnanec exekuční srážky
prohlášení o vyživovaných osobách pro účely srážek ze mzdy
potvrzení z úřadu práce, pokud byl nový zaměstnanec před nástupem do zaměstnání v evidenci úřadu práce (nutné pro účely pořadí exekučních srážek)
prohlášení, zda předchozí zaměstnavatel byl nositelem cizozemského pojištění, název pojištění a číslo pojistky
osobní dotazník
usnesení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy
usnesení o oddlužení schválením splátkového kalendáře se zpeněžením majetkové podstaty
dohoda o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat (§ 252 ZP)
písemné potvrzení o svěření nástrojů a ochranných pracovních prostředků (do účetní hodnoty 50 000 Kč na jeden předmět) - viz § 255 odst.

Kdo má přístup do osobního spisu?

Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má dále orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie České republiky, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.

Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil.

Jak dlouho se osobní spis uchovává?

Zákoník práce neurčuje, jak dlouho má zaměstnavatel osobní spis zaměstnance uchovávat. Osobní spis nekončí s pracovním poměrem zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává některé údaje pro zpracování mezd, ročního zúčtování daní, a také pro potřeby případného dokazování. V osobním spise zůstávají dokumenty, které jsou považovány za účetní záznamy podle zákona o účetnictví. Jsou jimi mzdové listy, daňové podklady, podklady pro výplatu mzdy a podobně.

Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy.

Jiné lhůty platí pro zaměstnavatele pro uschování dokladů z oblasti nemocenského a důchodového pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o poskytování a výplatě nemocenských dávek, včetně evidence doby zaměstnání a evidence lhůt a podpůrčích dob po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat mzdové listy, nebo účetní záznamy po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

GDPR a osobní spis

Osobní data, tedy i osobní spis zaměstnance podléhá směrnici GDPR. Zákon na ochranu osobních údajů stanoví, že správce nebo zpracovatel (v tomto případě zaměstnavatel) je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti zaměstnance. Přitom však musí zaměstnavatel respektovat další ustanovení tohoto zákona, podle něhož nemůže být likvidace osobních údajů provedena, jestliže je správce (zaměstnavatel) povinen osobní údaje zpracovávat na základě zákona.

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva).

Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát. Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.

Praktické tipy

V okamžiku, kdy jako budoucí zaměstnavatel shromažďujete o potenciálním zaměstnanci potřebné informace nutné pro výběr vhodného kandidáta, požádejte ho vždy o udělení písemného souhlasu.
Podle zákoníku práce má zaměstnanec povinnost evidovat svou pracovní dobu. Její podobu legislativa neudává, ale jako zaměstnavatel dbejte na to, aby byla přehledná a průkazná.
Archivační povinnost vám také ukládá například zákon o nemocenském pojištění.

Řešení personálních povinností si zjednodušíte díky modulu Mzdy a personalistika v účetním programu Money S3. Všechny tiskopisy přímo z Money S3 elektronicky podáte na ČSSZ, finanční správu a zdravotní pojišťovny.

tags: #personalni #slozka #zamestnance #obsah