Vzor tiskopisu pro zaměstnavatele OSSZ: Průvodce povinnostmi a správným vyplňováním

Zaměstnavatelé mají řadu povinností vůči Okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ) v souvislosti se zaměstnáváním osob. Jednou z klíčových povinností je správné a včasné hlášení nástupu zaměstnance do zaměstnání, skončení doby zaměstnání a změn v nahlášených údajích. K tomuto účelu slouží závazný tiskopis, jehož vzor je stanoven Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ).

Tento článek poskytuje komplexní přehled o povinnostech zaměstnavatelů, lhůtách pro podání tiskopisů a správném vyplňování formulářů pro OSSZ.

Legislativní rámec

Formuláře se řídí zákony č. 187/2006 Sb., č. 582/1991 Sb., č. 589/1992 Sb. a pro zaměstnavatele navíc i zákonem č. 73/2011 Sb.

Od 1. července 2005 je ČSSZ povinna podle ustanovení 16c zák. č. Upřesnění okruhu údajů uvedených v okruhu registru pojištěnců bylo provedeno ust. 16c ZOP a 122 odst. 3 zák. č.

Místní příslušnost OSSZ pro podání předepsaného tiskopisu se řídí sídlem zaměstnavatele, popřípadě místem trvalého pobytu, jde-li o zaměstnavatele, který je fyzickou osobou, pokud toto sídlo nebo místo trvalého pobytu je shodné s místem útvaru zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance (dále jen mzdové účtárny).

Pokud sídlo mzdové účtárny není shodné s tímto sídlem nebo místem trvalého pobytu, řídí se místní příslušnost OSSZ místem útvaru, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance.

Je-li zaměstnavatelem zahraniční fyzická osoba, která nemá trvalý pobyt nebo hlášený pobyt na území ČR, řídí se místní příslušnost OSSZ místem jejího hlášeného pobytu; pokud není hlášený pobyt, pak místem podnikání v ČR.

Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná PSSZ, Praha 8, Trojská 1997 ( 7 ZOP a 83 odst. 1 a odst.

Povinnosti zaměstnavatele vůči OSSZ

K průběžnému naplňování údajů do registru pojištěnců je zaměstnavatel podle ust. 94 ZNP povinen oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení, v hlavním městě Praze Pražské správě sociálního zabezpečení, na území města Brna Městské správě sociálního zabezpečení (dále jen OSSZ, PSSZ, MSSZ Brno ), v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou touto správou na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) (dále jen Oznámení ) den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, a den skončení doby zaměstnání, popř. zánik nemocenského pojištění z jiného důvodu (např.

V oznámení je zaměstnavatel povinen uvést údaje o zaměstnanci potřebné pro zavedení do registru. Dále je zaměstnavatel povinen písemně ohlásit příslušné OSSZ změnu údajů uvedených na oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

K zabezpečení plnění výše uvedených povinností je ČSSZ zpracován tiskopis, který je závazný pro zaměstnavatele pro oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, skončení doby zaměstnání, použije se také pro hlášení změn, pro případy oprav původně nesprávně nahlášených údajů a také pro hlášení převodu zaměstnance k jiné organizační složce, popř. k jinému zaměstnavateli (právnímu nástupci) a pro hlášení změny příslušnosti k právním předpisům.

Lhůty pro podání oznámení

U smluvního zaměstnance oznamuje zaměstnavatel den zahájení výkonu práce na území České republiky a den skončení výkonu této práce, do 8 kalendářních dnů ode dne zahájení nebo skončení výkonu této práce.
U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce má zaměstnavatel povinnost podat oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění, a vznikla-li tomuto zaměstnanci účast na pojištění na základě postupu podle 7 odst. 3 a 7a odst. 2 části věty za středníkem ZNP (tj. v případě, kdy byl započitatelný příjem zúčtován až po skončení doby zaměstnání) v kalendářním měsíci, v němž doba zaměstnání skončila, do 20.
Oznámení o skončení zaměstnání smluvního zaměstnance je povinen podat do 8 kalendářních dnů ode dne skončení výkonu práce na území ČR.

Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.

Zaměstnání malého rozsahu

Za zaměstnání malého rozsahu se považuje takové zaměstnání, u kterého je sjednaná částka započitatelného příjmu nižší než rozhodný příjem (od 1. ledna 2023 činí rozhodný příjem 4 000 Kč), na jehož základě vzniká účast na nemocenském pojištění, nebo započitatelný příjem nebyl sjednán vůbec.

Při zaměstnání malého rozsahu je zaměstnanec pojištěn v těch měsících, v nichž dosáhl započitatelného příjmu, který zakládá účast na pojištění.

Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění.

Dohoda o provedení práce

U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána.

Souběžné pracovní poměry a dohody

Vykonává-li zaměstnanec u zaměstnavatele více dohod o provedení práce a úhrn započitatelných příjmů z těchto dohod dosáhl v kalendářním měsíci částku vyšší než 10 000 Kč, má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu u všech dohod o provedení práce. Oznámení o skončení se podá vždy po uplynutí doby, na kterou byla dohoda sjednána.

Vykonává-li zaměstnanec u téhož zaměstnavatele více zaměstnání malého rozsahu a úhrn započitatelných příjmů z těchto zaměstnání dosáhl v kalendářním měsíci aspoň částku rozhodného příjmu, má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu u všech těchto zaměstnání.

Správné vyplňování tiskopisu

Údaje na tiskopisu se uvádí v rozsahu počtu písmen (úhozů), který je uveden v závorce za názvem každého údaje, povinně s použitím běžné diakritiky a datových typů. Pokud je v závorce uvedeno jedno číslo, jde o pevnou délku, je-li uveden interval (např. 1-50), je délka proměnná v mezích uvedeného intervalu.

S ohledem na rozsah povinně oznamovaných údajů je nutné vyplňovat některé údaje ze souvztažných číselníků, které mohou obsahovat jak číselné, tak alfabetické znaky. Pokud konkrétní označení není obsahem tohoto materiálu, jsou příslušné číselníky k dispozici na webových stránkách ČSSZ, případně na kterékoli OSSZ.

Klasický tiskopis v papírové podobě musí být vyplněn čitelným písmem. Na tiskopisu není možné provádět přepisy (opravy) základních identifikačních údajů, tj. rodného čísla, data narození, rodného příjmení, variabilního symbolu a identifikačního čísla. Při chybném vyplnění některého z těchto údajů musí být použit nový tiskopis.

Případný přepis (opravu) v ostatních údajích lze provést pouze v případě, že oprava údaje bude plně provedena v daném rámci počtu úhozů (písmen), tj. nesmí být provedena mimo pole, a musí být parafována.

Údaj o datu (např. narození, pobírání důchodu, platnosti změny údaje, vyplnění tiskopisu) se uvádí vždy ve tvaru D.(DD.)M.(MM.)RRRR, tj. den, měsíc a rok s tečkami mezi dnem, měsícem a rokem (např. 15. 7. 1965). Rok nelze uvést zkrácenou formou.

Pro vyplňování údajů, které jsou v popisu datové věty pro pořizování Oznámení elektronicky uvedeny jako údaje relevantní, obecně platí, že se uvádí povinně, pokud existují a jsou z hlediska příslušné akce významově podstatné.

Ve smyslu právní úpravy se hlášení podává v zákonné lhůtě poté, co ohlašovaná skutečnost nastala, tj. nelze provádět hlášení do budoucna. Datum platnosti ohlašované skutečnosti musí být dřívější, než je aktuální datum, popř. rovno aktuálnímu datu.

Specifické situace

Pokud byl pracovní poměr sjednán na delší dobu, avšak skončí ve lhůtě, ve které má zaměstnavatel povinnost podat oznámení o nástupu do zaměstnání, tj. do 8 kalendářních dnů ode dne vstupu do zaměstnání (vzniku účasti na pojištění), popř. v delší lhůtě, která byla pro splnění této povinnosti s příslušnou OSSZ dohodnuta, je přípustné podat oznámení o nástupu do zaměstnání i skončení doby zaměstnání současně na jednom tiskopisu Oznámení, který musí být označen jako Nástup do zaměstnání.
Je-li bezprostředně navazován stejný druh pracovněprávního vztahu a platí-li pro něj stejné podmínky účasti na pojištění (např. je skončen pracovní poměr a od následujícího dne uzavřen nový pracovní poměr), přičemž se neaplikuje, je-li jedno ze zaměstnání zaměstnáním malého rozsahu nebo dohodou o provedení práce, doba pojištění trvá bez přerušení ( 10 odst. 6 ZNP). Oznámení o skončení a Oznámení o nástupu se nepodává. Oznámení o nástupu a Oznámení o skončení se nepodává ani v případě, že se jedná o opakovaně bezprostředně navazující stejný druh pracovněprávního vztahu.

Identifikace zaměstnance

Základním a specifickým identifikátorem k předávání údajů do registru pojištěnců je rodné číslo pojištěnce. Zaměstnavatelé mají povinnost ve smyslu ustanovení 95 ZNP a 37 ZOP evidovat tento údaj zaměstnance. Z tohoto hlediska je nutné, aby zaměstnavatel vyzval zaměstnance, kteří rodné číslo nemají (zejména půjde-li o cizí státní příslušníky), aby si požádali o jeho přidělení prostřednictvím příslušného orgánu MV (zák. č. 133/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů) a stanovil jim lhůtu pro doložení skutečnosti, že o přidělení rodného čísla požádali.

U cizích státních příslušníků nelze do pole Rodné číslo uvádět jiné druhy identifikátorů (např. identifikátor VZP apod.).

Oznámení o nástupu do zaměstnání zaměstnance (cizince), který nemá dosud přiděleno rodné číslo (RČ) ani evidenční číslo pojištěnce (EČP), lze podat elektronicky, podmínkou je správné vyplnění data narození a dalších povinných údajů formuláře. K podání se doporučuje přiložit sken dokladu osvědčujícího totožnost pojištěnce, např. sken dokladu narození, případně sken dokladu totožnosti, tj. povolení k pobytu, cestovní doklad, obdobný doklad obsahující údaj o datu a místě narození.

Hlášení opravy nebo změny rodného čísla se provede elektronickou formou. Lze tedy využít tiskopis Oznámení (hlášení opravy nebo hlášení změny), ke kterému je však nezbytné vždy doložit i průvodní vysvětlující dopis ve formě elektronické přílohy, aby OSSZ byla o této změně řádně informována. V samotném Oznámení musí být v poli Rodné číslo vyplněno nové rodné číslo. V průvodním dopisu pak musí být uvedeno, že se jedná o hlášení opravy (změny) rodného čísla tohoto pojištěnce, a původní (chybné) rodné číslo, jehož oprava (změna) je hlášena. Hlášení změny údajů a opravy údajů nelze provést současně jedním společným tiskopisem.

Plná moc

Plnou moc může udělit OSVČ, pojištěnec nebo zaměstnavatel na dobu neurčitou ke všem podáním, využívání elektronických služeb ePortálu ČSSZ a podávání předepsaných tiskopisů.

Je důležité pečlivě vyplnit identifikační údaje zmocnitele i zmocněnce a v případě elektronického podání zajistit správnou evidenci certifikátu.

Zmocnění se netýká správních řízení, kde se vydává rozhodnutí.

Přílohy k tiskopisu

K podání se doporučuje přiložit sken dokladu osvědčujícího totožnost pojištěnce, např. sken dokladu narození, případně sken dokladu totožnosti, tj. povolení k pobytu, cestovní doklad, obdobný doklad obsahující údaj o datu a místě narození.

Tabulka: Přehled povinností zaměstnavatele

Povinnost	Lhůta	Tiskopis
Oznámení o nástupu do zaměstnání	Do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu, u zaměstnání malého rozsahu a DPP do 20. dne následujícího měsíce	Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)
Oznámení o skončení zaměstnání	Do 8 kalendářních dnů ode dne skončení	Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)
Oznámení změny údajů	Do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy se zaměstnavatel o změně dozvěděl	Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)
Hlášení opravy údajů	Bez zbytečného odkladu po zjištění nesprávnosti	Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)

tags: #vzor #tiskopisu #pro #zaměstnavatele #ossz