Motivační dopis je dalším dokumentem hned vedle životopisu, který využijete při hledání zaměstnání. Bývá pravidlem, že motivační dopis přikládáte k životopisu na vyzvání potenciálního zaměstnavatele. Z jeho názvu je patrné, že vyžaduje popsání vaší motivace k postu na této pozici, zdůrazníte vaše předpoklady a silné stránky, které vám mohou být pro danou pozici výhodou. Každá cesta k práci snů začíná dobře vytvořeným životopisem a skvělým motivačním dopisem.

Vaše šance na přijetí může i dnes významně posílit motivační dopis. Pryč je ale doba, kdy se stačilo vychválit do nebes. Dnes zaměstnavatelé chtějí především vědět, jak jejich firmu posunete. A v motivačním dopise si o tom chtějí přečíst. Co by tedy měl takový vzorový motivační dopis obsahovat?

Hlavním cílem je pomocí minima vět zaujmout na maximum a oslovit potenciálního čtenáře motivačního dopisu. Proto je logické, že jej musíte psát každé pozici přímo na míru a nelze mít jeden univerzální. Motivační dopisy ještě zdaleka neodzvonilo. Stále hrají při hledání práce důležitou roli a nadále vám mohou pomoci získat vysněné zaměstnání.

Motivační dopis není přežitek, zejména pokud chcete získat pozici, o kterou se perou jen ti nejlepší. Takže: jak na něj?

Jedná se o dopis, který může změnit váš život. Jak vytvořit tuto klíčovou část žádosti o zaměstnání nyní? Přinášíme nejlepší tipy pro psaní a formátování dokonalého motivačního dopisu.

Struktura a formát motivačního dopisu

Než se pustíme do samotného obsahu motivačního dopisu, podívejme se na to, jak by měl být dopis strukturovaný a jaké části by v něm rozhodně neměly chybět. Dopis by měl být krátký, stručný, ale informačně nabitý. Svojí délkou by určitě neměl přesáhnout jednu stranu. I to je ale často příliš. Po vizuální stránce je ideální, pokud text zaplňuje zhruba 3/4 stránky. Není ale vhodné například zmenšovat velikost písma nebo jinak upravovat stránku tak, aby se tam vlezlo více textu.

Klíčem k napsání lákavého motivačního dopisu je stručnost, spisovnost, pozitivní přístup, motivace, originalita a alespoň základní znalost pozice a společnosti, do které se hlásíš. Proto si vždycky pročti inzerát a třeba na něj nějak navaž, ať je vidět, že jsi ho fakt četl.

Záhlaví

První věc, kterou je třeba udělat, je založit analýzu na skutečně kvalitním vzoru motivačního dopisu. Jak vypadá kvalitně vytvořený dopis žadatele o zaměstnání? Vše, co je pod záhlavím, tvoří již jen souvislý text v černé barvě, který je snad obsahově zajímavý, ale z hlediska vzhledu nijak atraktivní. Záhlaví je zásadní, neboť je to jediné místo na stránce, které máte možnost graficky upravit. Můžete zvolit barvu, kreativní využití typografických prvků a další vylepšení, díky nimž bude začátek stránky vizuálně výrazný. To neznamená, že by měl být přezdobený nebo křiklavý, naopak má působit příjemně na pohled.

Oslovení

Hledáte-li dnes zaměstnání, musíte udělat krok navíc, který spočívá v navázání emoční vazby. Vždy se snažte dopis adresovat konkrétní osobě. Pokud nabídka zaměstnání neuvádí jméno personalisty pověřeného náborem, zkuste hledat a v případě potřeby zjistit telefonátem, kdo rozhoduje o pracovní pozici, kterou chcete získat. (NESMÍ se ale stát, že jméno dané osoby napíšete s chybou, a s ohledem na nepřechýlená příjmení se ujistěte, zda se jedná o muže či ženu.)

Psychologové zjistili, že člověka potěší, když čte své jméno, a má v takovém případě větší tendenci se u textu zdržet a věnovat mu více pozornosti. Na dopis adresovaný konkrétní osobě také dostanete odpověď spíše než na dopis zaslaný celému oddělení. V některých případech můžete zjistit, že jméno personalisty nebylo uvedeno úmyslně; pokud je tomu tak, je na místě to respektovat a text pouze nadepsat funkcí odpovědného pracovníka nebo oslovit společně všechny členy příslušného pracovního týmu.

Hlavní část

Vaším dalším úkolem bude napsat jednostránkový dopis o maximální délce 400 slov rozdělený na odstavce. Cílem je ukázat personalistovi, proč právě vy jste ideálním uchazečem o danou pozici. Než se dostaneme k tomu, co by tyto odstavce měly uvádět, řekněme si, jak by měly vypadat.

Zásadním faktorem z hlediska toho, jak dobře se bude motivační dopis číst, jsou fonty: zatímco některým potenciálním zaměstnavatelům mohou vyhovovat fonty typu Times New Roman, moderní firmy jsou dnes zvyklé spíše na fonty jako například Arial, Verdana a Helvetica, které kladou důraz na snadné čtení a mohou být pro váš motivační dopis vhodnější. Jistě není bez významu, že písmo Calibri již nahradilo Times New Roman jako výchozí font aplikace Microsoft Word.

V motivačním dopise použijte atraktivní, dobře čitelný font, nikoli příliš okázalé nebo exotické písmo, které by samo o sobě poutalo příliš velkou pozornost. Cílem je, aby příjemce četl text a nikoli zkoumal zvolený font. Velikost písma by měla být 10 až 12 bodů - menší se obtížně čte, větší působí jako dětská říkanka.

Text zarovnejte vlevo tak, aby za každým slovem na konci řádku zůstalo volné místo. Při zarovnání do bloku stránka působí dojmem, jako by byla vyplněna kompaktními bloky černého textu, a mezi některými slovy mohou vznikat velké mezery.

První nepsané pravidlo zní: odstavce mají být krátké a mají je oddělovat mezery, nepoužívá se odsazení prvního řádku. Dříve bylo u obchodních dopisů přijatelné dělat odstavce bez mezer, pokud jste vždy odsadili první řádek. Dnes naopak platí, že nejedná-li se o knižní sazbu, nedělá se odsazení prvního řádku a mezi odstavci jsou mezery.

Odstavce by měly být poměrně krátké a rozsahem by se od sebe neměly příliš lišit. Představte si, že obdržíte jednostránkový dopis obsahující 400 slov v jediném odstavci. Četl by se vám dobře? Oko si potřebuje odpočinout, a totéž platí o mozku. To je nakonec i důvod, proč existují odstavce.

Okraje

Pojďme přímo k věci: nahoře, dole, vpravo i vlevo použijte okraje o velikosti 2,5 cm.

Grafici říkají, že jak tištěný, tak elektronický dokument musí obsahovat bílou plochu. Každé grafické dílo, ilustrace nebo výtvarný prvek musí obsahovat určité množství negativní plochy, která je zcela prázdná.

Grafici vám také poradí, abyste se vyhnuli prázdným plochám ohraničeným textem uprostřed stránky. Prázdnou bílou plochu je nutné „vytlačit k okrajům“, tedy vytvořit jakýsi neviditelný rám, který dá vyniknout ústřednímu motivu.

A v tom spočívá podstata okrajů - je to bílý rám, který ohraničuje a zvýrazňuje obsah.

Obsah motivačního dopisu

V motivačním dopise by ses měl méně soustředit na vlastní dokonalost a superschopnosti. Na druhou stranu, je fajn vypíchnout svou motivaci, konkrétní předpoklady či silné stránky související s daným postem. Ale bacha, jak je dobře známo, všeho moc škodí. Než mazat někomu med kolem pusy, co se tvých schopností týče, zkus víc vypíchnout jedinečnost pozice a firmy, do které se snažíš dostat. Jak bys jim konkrétně ty mohl být přínosem. Určitě nám dáš za pravdu, že každý člověk rád slyší, když dělá něco dobře nebo je součástí něčeho užitečného.

Řada lidí píše motivační dopis, ve kterém chce spíše motivovat firmu, aby si uchazeče všimla pro jeho „jedinečné“ schopnosti. Jenže dopis má především ukázat, jak je pisatel ochotný pro firmu pracovat a jakou má motivaci se v ní posouvat a zlepšovat.

Struktura motivačního dopisu je vlastně docela prostá. Řada lidí se ale při psaní zdržuje balastem. Zásadní je dát najevo zaměstnavateli zájem o danou pozici, důležité je ale nepsat tolik o sobě jako spíše o firmě.

Úvod

V úvodním odstavci motivačního dopisu musíte předat úvodní sdělení, které rozhodne o vašem úspěchu. Musíte nalézt způsob, jak se zde představit, vymezit pracovní pozici, o kterou se ucházíte, a předeslat, proč se právě vy na tuto práci hodíte nejlépe. Již v úvodu musíte navodit správný tón celého dopisu - přátelský, nadšený, sebejistý a kompetentní, avšak nikdy arogantní nebo domýšlivý.

Úvodem musíte upoutat pozornost příjemce, avšak ze správných důvodů. Začátek dopisu by měl vyvolat dobrý první dojem a poskytnout příjemci důvod, aby pokračoval ve čtení.

V prvním odstavci napište, na jakou pozici reagujete.

Hlavní část

Musíte zde přesvědčivě obhájit, že jste tím správným uchazečem o danou pracovní pozici. Může být nutné se trochu pochválit, což je zde ale v pořádku, protože nikdo jiný než vy vás jako uchazeče propagovat nebude.

Hovořte o svých pracovních zkušenostech a uveďte konkrétně, čeho jste v minulých zaměstnáních dosáhli. Pokud je to možné, použijte fakta a údaje (čísla, peněžní částky, údaje v procentech), jimiž kvantifikujete své úspěchy a předchozí kariéru. Uveďte také to, co jste nemohli uvést v životopise - skutečný příběh o tom, s jakým problémem jste se setkali a jak jste jej vyřešili.

Často se v této souvislosti objevuje dotaz, zda jsou pro motivační dopis přijatelné odrážky. Stručná odpověď zní „ano“. Máme-li odpovědět obšírněji, používejte je střídmě a zamyslete se nad tím, jestli prospívají vnějšímu vzhledu a plynulému čtení vašeho motivačního dopisu. Není ve vašem zájmu, aby se z motivačního dopisu stal druhý životopis. To by popřelo jeho účel.

Hlavní část dopisu může uvádět také vaše vzdělání, získaná osvědčení a relevantní dovednosti. Můžete se zmínit o svých ambicích do budoucna, zejména pokud se týkají pozice, o kterou se ucházíte. Pečlivě si prostudujte popis nabízené pracovní pozice a ukažte, že vyhovujete požadavkům na dané místo.

Mějte však na paměti, že ačkoli byste měli text dopisu přizpůsobit jazyku a stylu pracovní nabídky, musíte se držet pravdy. Očekává se, že své úspěchy a dovednosti popíšete podrobněji během pracovního pohovoru.

Důležitý je také tón textu. Pokud jde o sladění jazyka, hodnot a formálnosti, je třeba se podívat na sociální účty potenciálního zaměstnavatele, najít si internetové stránky společnosti a případně si přečíst nebo zhlédnout rozhovor s generálním ředitelem nebo členem vedení.

Ve třetím napište, čím budete přínosem, co tam chcete dělat - vaši vizi na dané pozici.

Závěr a rozloučení

Závěrečný odstavec motivačního dopisu může obsahovat shrnutí, poděkování a cokoli důležitého, co jste dosud nesdělili. Měl by také být zakončen vhodnou závěrečnou frází jako například „S pozdravem“.

Kromě toho by měl vyzývat k akci, tedy sdělovat, že se rádi dostavíte na pohovor nebo uvítáte, když se s vámi spojí telefonicky.

Výzva k akci může vypadat třeba takto: „Rád se s vámi setkám osobně.

Čemu se vyvarovat při psaní motivačního dopisu?

Řada motivačních dopisů je bohužel jen snůškou klišé opsaných z internetu a chlubením se vlastními úspěchy bez ohledu na to, zda mají něco společného s pozicí, na kterou se dotyční hlásí. Jako by svými dopisy říkali: „Podívejte se, jaký jsem borec. Typická je věta na konci: „Věřím, že jsem ideálním kandidátem na tuto pozici.“ Pravdou je, že po přečtení takového dopisu mají personalisté pramalou motivaci vás pozvat na osobní setkání.

Stejně jako životopis i motivační dopis pište na míru firmě a pozici. A více než o sobě pište o svém potenciálním zaměstnavateli. Uveďte, co vás na dané pozici zaujalo, proč vás to zaujalo. Vyjádřete, že chápete, v čem tkví důležitost pozice.

Například: Na pozici vedoucího prodejny se mi líbí, že má zodpovědnost za celek, jako by to byla malá firma, a zároveň má volnou ruku v tom, jak bude zacházet s lidmi. Dáte najevo, že se o firmu zajímáte již déle, že vás zajímá její značka, znáte historii a podobně. Například že se vám líbil jejich stánek na veletrhu nebo že vás zaujala technologie, kterou používají. Zkrátka něco, co nebylo v inzerátu a je vaší iniciativou, že to víte.

Napište, v čem je vaše výzva, čím budete přínosem, kde je vaše invence, váš nápad, kam se dá tato pozice posunout.

Motivační dopis by měl ukázat vaši motivaci, měl by odhalit vaše silné stránky a ukázat, jak konkrétně se chcete v dané společnosti posouvat kupředu. A to je tak všechno. Na HR oddělení ale pořád musejí číst dopisy plné zbytečností. Věcí, které by se v motivačním dopise neměly objevit, je totiž paradoxně více, než kolik by jich v něm reálně být mělo.

Věci, které v motivačním dopise nedělejte:

• Opakování životopisu
• Irelevantní informace
• Přílišná délka
• Dopis bez kontextu
• Nulový zájem
• Gramatické i faktické chyby
• Nevhodně zvolený tón

Z výše zmíněných rad vyplývá, že okřídlené spojení „méně je více“ je v případě motivačního dopisu opravdu platné. Přílišnou kreativitu si může uchazeč schovat až do fáze, kdy je do zaměstnání přijatý. Motivační dopis by měl zůstat jasným, stručným a svým způsobem i strohým dokumentem.

Tabulka s doporučeními pro psaní motivačního dopisu:

Doporučení	Popis
Stručnost	Motivační dopis by neměl být delší než jedna strana A4.
Spisovnost	Používejte spisovný jazyk a vyhněte se hovorovým výrazům.
Pozitivní přístup	Pište s nadšením a optimismem.
Motivace	Zdůrazněte, proč chcete pracovat právě v dané společnosti a na dané pozici.
Originalita	Buďte kreativní a snažte se zaujmout.
Znalost společnosti	Prokažte, že jste si o společnosti zjistili potřebné informace.

tags: #motivační #dopis #obsah #vzor

Oblíbené příspěvky:

• Dohoda o pracovní činnosti
• Československé jednotky proti fašismu
• Práva a povinnosti během nemoci (OSVČ)
• Vše o 26. pluku velení, řízení a průzkumu
• Historie Slovácké brigády