Jak napsat motivační dopis emailem: Vzor a praktické rady

Našli jste ideální inzerát a Vaše CV je dokonalé? Skvělé! Ale dočetli jste se, že k životopisu máte poslat také motivační dopis. Jeden ze způsobů, jak dokázat nadšení a motivaci, je právě sepsání průvodního (motivačního) dopisu. Doporučujeme vám jej sepsat i v případě, že není v pracovní nabídce vysloveně uveden. Motivační neboli průvodní dopis by měl každý uchazeč posílat současně se životopisem. Jedná se o dokument, podle kterého si na Vás personalista, může udělat nějaký prvotní názor. Motivačním dopisem by měl uchazeč personalistu motivovat k tomu, aby na pohovor pozval právě jeho. Na něm může záviset, zda bude váš životopis skutečně posouzen. Chcete práci dostat? Pak udělejte maximum, aby si vybrali právě vás!

Jak název sám říká, v tomto dopise byste měli vyjádřit motivaci pro danou pozici a máte v něm možnost zdůraznit skutečnosti, které se do životopisu nehodí, nebo by tam mohli zapadnout. Proto by měl být vždy vytvořený přímo podle pozice, na kterou reagujete. Zkušený personalista pozná a ocení, když se skutečně snažíte vysvětlit, proč chcete pracovat na dané pozici právě v jejich společnosti. Tento dopis by neměl obsahovat to, co sám uchazeč chce, ale naopak by měl vystihovat, jak by mohl prospět svému potenciálnímu zaměstnavateli. Vyhýbejte se „univerzálním“ motivačním dopisům. Nic takového neexistuje. Dejte si tu námahu a pište originální dopis ke každé reakci.

Ještě jej nemáte hotový? Podrobně si je rozebereme v následujících odstavcích! Zde získáte konkrétní doporučení, jak napsat motivační dopis, který předčí všechny ostatní a zajistí vám účast na pohovoru. Chcete-li získat práci svých snů, stojí za to využít všech výhod, které můžete získat oproti ostatním uchazečům a dosáhnout tak pozvání na pohovor. Jednou z takových výhod je motivační dopis. V tomto návodu vám ukážeme, jak napsat motivační dopis, díky kterému se vaše žádost o zaměstnání rychle prosadí mezi ostatními. Stojí za to si text přečíst až do konce, neboť jsme pro vás připravili šablony motivačních dopisů, jimiž můžete začít.

Průvodní dopis o 4 větách, díky kterému získáte pracovní pohovor

Proč psát motivační dopis?

Motivační dopis je způsob, jak zvýšit účinnost vaší žádosti o zaměstnání. Je to další krok na cestě k tomu, aby si potenciální zaměstnavatel všiml vašeho životopisu. A pokud vám můžeme pomoci alespoň o trochu zvýšit šanci na získání pracovní pozice, kterou jste vždy chtěli, můžete se spolehnout, že pro to uděláme maximum!

Podle průzkumu společnosti Jobvite z roku 2015 čte motivační dopisy pouze 10 % náborových manažerů a v devíti z deseti případů tedy všechna práce vložená uchazečem do psaní dopisu vyjde naprázdno. Ale snažit byste se měli právě proto, že si většina lidí myslí opak. Co když je ale náborový manažer, na kterého se obracíte, oním jedním z deseti?

Pokud existuje šance, že si váš motivační dopis někdo přečte, je zde i možnost, že získáte vysněnou práci - a měli byste proto dopis napsat. Motivační dopis byste neměli posílat pouze v tom případě, že je u popisu pracovní pozice výslovně uvedeno, abyste tak nečinili. Pokud tam takový pokyn nenajdete, POŠLETE MOTIVAČNÍ DOPIS.

Účel motivačního dopisu:

Vás představuje náborovému manažerovi.
Sděluje, že se hodíte na danou pozici.
Uvádí do kontextu jednotlivé části vašeho životopisu.

Jak se motivační dopis liší od životopisu?

Motivační dopis životopis nenahrazuje, nýbrž doplňuje. Společně oba dokumenty poskytují náborovému manažerovi úplnější představu o vás jako uchazeči. Je důležité vyzdvihnout rozdíly mezi motivačním dopisem a životopisem v rámci souboru materiálů žádosti o zaměstnání. Vzájemně se nenahrazují.

Hlavní pravidlo zní, že životopis potřebujete vždy, zatímco motivační dopis jen v některých případech. Ucházíte-li se o zaměstnání s životopisem i motivačním dopisem, měly by se doplňovat a nikoli uvádět tytéž údaje. Váš životopis popisuje převážně zkušenosti a dovednosti, které jste získali v minulosti. V části věnované vašim cílům nebo v osobním přehledu sice můžete uvést, čeho chcete ve své kariéře dosáhnout, jádrem životopisu však bude část věnovaná vašim dosavadním zkušenostem.

Motivační dopis by měl hledět do budoucna a soustředit se na to, jakými disponujete dovednostmi, abyste v budoucnu vynikli v určité pozici nebo v určité společnosti. Životopis by měl být věcný, faktický a objektivní. Motivační dopis dává možnost být popisnější a představit se zaměstnavateli.

Motivační dopis je vždy určen konkrétní společnosti a týká se určité pracovní pozice. Je to možnost ukázat, že jste si dali tu práci a zjistili si informace o společnosti a pracovní pozici a případně i o samotném náborovém manažerovi. Správně sepsaný motivační dopis probudí v náborovém manažerovi zájem o přečtení vašeho životopisu. A jak to udělat správně, je popsáno dále.

Co by měl skvělý motivační dopis obsahovat

Napsat motivační dopis není žádné velké umění. Je to dovednost, kterou si lze osvojit (a pomoci si přitom šablonou motivačního dopisu). Motivační dopis může ve všech případech zachovávat stejnou strukturu a mít stejných sedm částí.

Osobní oslovení: Zjistěte, komu píšete. Případně do společnosti zavolejte - někdo na druhém konci vám ochotně sdělí, kdo má na starosti nábor. Osobní oslovení představuje mnohem vřelejší úvod než staromódní „Vážení“. Určitě se vyhněte frázi „Všem dotčeným osobám”. To nikdo nechce vidět.
Úvod: Hned zkraje příjemce zaujměte větou, díky které bude chtít pokračovat ve čtení. Fráze „Obracím se na vás s žádostí o místo [pracovní pozice] v [společnost]“ k úspěchu nepovede. Tento úvod vynechává samozřejmosti a jde rovnou k podstatným věcem - kdo jste a proč by se o vás měl zaměstnavatel zajímat.
Nabídka řešení: Nabídka pracovního místa je vždy uveřejněna proto, že se někdo snaží vyřešit problém. Váš motivační dopis by měl ukazovat, že když vás přijmou, svůj problém vyřeší. Ukažte hned zkraje dopisu, že jste ten nejlepší člověk pro danou pozici.
Správný tón: Udělejte si průzkum společnosti, přečtěte si obsah, který společnost publikuje, a osvojte si způsob, jakým její lidé komunikují online. Zjistěte si také, kdo je náborový manažer, a podívejte se na jeho profil na sociálních médiích.
Čísla: V motivačním dopise není záhodno popisovat své úspěchy neurčitým způsobem. Čísla jsou vidět. Poutají pozornost, vyvolávají zájem a zabírají přitom na stránce velmi málo místa. Používejte je, kdykoli je to možné.
Výstižné příklady: Příběhy ze života jsou skvělé, ale musí být co nejkratší. Neodbíhejte od věci! Příklady uvádějte maximálně ve třech větách. Začněte svými dovednostmi, poté uveďte situaci a nakonec představte výsledek.
Uvádět jen to, co je podstatné pro danou pracovní pozici: Během psaní motivačního dopisu mějte po celou dobu na paměti pracovní pozici, o kterou se ucházíte. Každá věta by se měla týkat toho, jak můžete být prospěšní společnosti. Vyhněte se odbočkám a zbytečným faktům.

Podívejte se také na naše bezplatné vzory motivačních dopisů, z nichž můžete vycházet a čerpat inspiraci.

Čeho by se měl motivační dopis vyvarovat, aby neměl chybu

Něco neudělat může být stejně důležité jako něco udělat. Pokud jde o motivační dopisy, existuje spousta věcí, které byste neměli dělat.

Překlepy: Představte si, že vaše žádost, na které jste pracovali řadu hodin, byla zamítnuta kvůli několika málo pravopisným a gramatickým chybám. To by bylo hodně nepříjemné.
Chyby formátování: Váš motivační dopis by mělo být snadné číst ve všech podobách. Musí proto být uživatelsky přívětivý. Velké bloky textu zatěžují oči, zejména na obrazovce. Pište krátké věty a omezte odstavce na tři až čtyři věty.
Opatrně při kopírování: Nekonkrétní a standardizované formulace náborového manažera rychle přivedou k zamyšlení nad tím, na kolik dalších lidí jste se asi již pokoušeli zapůsobit svým strojovým stylem psaní. To neznamená, že byste neměli používat šablony, z nichž lze texty kopírovat, ale měli byste si počínat tak, aby to nebylo příliš zřejmé.
Příliš mnoho osobních informací: Počkejte s tím ale až do doby, kdy vás přijmou. Náboroví manažeři ze zákona nesmějí posuzovat uchazeče na základě rasy nebo věku, takže byste tyto skutečnosti ve svém motivačním dopisu měli vynechat. Vypustit je třeba i další věci, které lidé často uvádějí, jako je rodinný stav a děti.
Příliš mnoho o sobě: Celý motivační dopis se sice týká vás, ale nemáte v něm psát o tom, co dokážete, nýbrž co můžete udělat pro společnost, do níž se hlásíte. Přílišný důraz na vaši osobu může vyvolat dojem, že máte velké ego a bude proto obtížné s vámi spolupracovat.
Příliš mnoho slov: Obecně platí, že by váš motivační dopis mělo tvořit 300 až 350 slov neboli přibližně tři až čtyři krátké odstavce na jedné straně. Jde o formát koncipovaný tak, abyste mohli představit své výsledky, a co je ještě důležitější, náboroví manažeři jsou na něj zvyklí.

Struktura motivačního dopisu

Záhlaví motivačního dopisu

Pokud posíláte motivační dopis v tištěné podobě, měl by začínat bezchybnými kontaktními údaji vás a vašeho zaměstnavatele s uvedením data. Pokud znáte jméno kontaktní osoby, použijte je. Ideálně byste před příjmením měli napsat pan, paní, dr. apod. Pokud si nejste jisti pohlavím příjemce, nesnažte se hádat a zvolte neutrální oslovení.

Pokud posíláte motivační dopis v tištěné podobě, vsaďte na jistotu a profesionality a začněte slovem „Vážený“. Není to nijak zajímavé ani kreativní, ale jde o obecně přijímané formální zahájení motivačního dopisu. Zde přichází ke slovu vaše účinná úvodní věta. Pamatujte, že cílem je upoutat pozornost. Buďte co nejstručnější; uveďte pozici, o kterou se ucházíte, a sdělte náborovému manažerovi, v jakém ohledu vaše dovednosti a zkušenosti odpovídají potřebám oslovené společnosti.

Hlavní část motivačního dopisu

Představíte-li si svůj motivační dopis jako večeři v restauraci, jste nyní ve fázi, kdy jste číšníkovi sdělili objednávku a vychutnali si předkrm. Nyní je čas na hlavní chod, který je nejdůležitější částí celého menu.

Je to část, ve které zdůrazníte svoji způsobilost přímo pro konkrétní pozici a zvýšíte důvěryhodnost svého životopisu. Napište o svých dovednostech a zkušenostech a o tom, jak můžete pomoci vyřešit problém oslovené společnosti. Na to, abyste sdělili to hlavní, máte dva odstavce, takže pečlivě zvažte, co do nich napíšete.

Dokonalý závěr motivačního dopisu

V této části vyzýváte k akci. Poděkujte náborovému manažerovi za jeho čas a dejte mu najevo, že byste ve …

Jak správně přiložit životopis a motivační dopis

Chyby z nepozornosti se mohou stát každému z nás. Použijte formu jako Jan_Novak_CV.pdf a Jan_Novak_MotivacniDopis.pdf, aby personalisté nemuseli v záplavě dokumentů od všech kandidátů pátrat, který soubor patří komu. Ideální formát je PDF, pokud v inzerátu není výslovně uvedeno jinak. Někdy ale v inzerátu najdete požadavek na životopis ve formátu DOCX a v tom případě se řiďte pokyny zaměstnavatele.

Před odesláním si ověřte, že se dokumenty dají otevřít, nejsou poškozené a že mají přiměřenou velikost (ideálně do 1-2 MB). Velké soubory mohou končit v antispamových filtrech nebo se odesílat příliš dlouho.

Tabulka: Formát a pojmenování souborů

Typ dokumentu	Doporučený formát	Příklad pojmenování
Životopis	PDF (pokud není uvedeno jinak)	Jan_Novak_CV.pdf
Motivační dopis	PDF	Jan_Novak_MotivacniDopis.pdf

Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout

I zdánlivá maličkost může zavřít dveře k pohovoru.

Příliš neformální tón: Při prvním kontaktu je lepší držet se formální roviny nehledě na váš věk, úroveň zkušeností nebo pozice, na kterou se hlásíte. Formální tón je známka respektu vůči druhé straně.
Zapomenuté přílohy: Stát se to může každému, avšak dobrý první dojem s tím neuděláte. Budete působit roztržitě a nedůvěryhodně.
Prázdné tělo zprávy: Když jen přiložíte životopis nebo motivační dopis, aniž byste něco napsali do těla zprávy, působí to jako nedostatek zájmu a profesionality.

Je vhodné se připomenout?

Hlásili jste se na pracovní pozici, ale nikdo se vám neozval? Bohužel to je stále v našich končinách běžná praxe. Proto se v českém prostředí vyplatí sledovat reakce a nebát se připomenout. Jak dlouho byste měli čekat, než je vhodné se připomenout? Obvykle dva týdny. Některé firmy mají zdlouhavé výběrové řízení, takže mohou reagovat později.

tags: #motivační #dopis #emailem #vzor