Jak napsat motivační dopis, který zaujme: Délka a struktura
Motivační dopis zůstává v procesu hledání práce tím největším strašákem. Řada lidí ho vnímá jako administrativní dokument, který z nějakého důvodu zaměstnavatelé stále požadují. Pravý význam tohoto textového útvaru je přitom úplně opačný. Motivační dopis má rozvíjet informace uvedené v životopisu a především odpovídat na nejrůznější otázky, které by si mohli na HR oddělení při pročítání CV klást. Recruiterka Dominika Pivodová Lišková ale upozorňuje, že motivační dopis lidem na HR při rozlišování žadatelů hodně pomáhá. Proto radí, jak ho správně sestavit.
Při hledání práce je naprosto automatické, že lidé svému potenciálnímu zaměstnavateli posílají životopis. Z posílání „CVček“ se stalo v podstatě synonymum pro hledání práce. Jenže motivační dopis už tolika lidem k srdci nepřirostl. Přitom může s životopisem vytvořit funkční a efektivní tandem.
Motivační dopis je důležitý dokument, prostřednictvím kterého máte možnost se blíže představit druhé straně. V tomto dokumentu byste měli zmínit své silné stránky, zdůraznit své schopnosti, zkušenosti a dovednosti, které jsou pro danou pozici, o kterou se ucházíte, cenné a potřebné. Motivační dopis se zpravidla posílá se životopisem.
Motivační dopis není přežitek, zejména pokud chcete získat pozici, o kterou se perou jen ti nejlepší. Takže: jak na něj?
Co je motivační dopis?
„Motivační dopis je dokument, který se přikládá k životopisu, měl by jej doplňovat. Každá firma jej může vnímat trochu jinak, někdo jako nezbytnou součást přihlášky a někdo naopak jako nadbytečnou součást přihlášky,“ uvádí recruiterka Dominika Pivodová Lišková.
„Já ale vnímám jeho smysl a velký přínos v tom, že může osvětlit kandidátovu motivaci. Například proč se hlásí na danou pozici, a to i v případě, že to není na první pohled zřejmé. Třeba v případě kariérních změn a tranzic nebo když se zkušený kandidát hlásí na juniornější pozici. Motivační dopis dokáže kandidáta odlišit od ostatních. Zároveň také poskytuje prostor pro doplnění informací v životopise o kontext, další zkušenosti - typicky ty mimopracovní, zájmové - a pro popsání, co kandidáta na pozici nejvíce zaujalo,“ doplňuje odbornice na HR.
V motivačním dopise není vhodný detailní popis jako v CV, vsaďte raději na příklady svých pracovních dovedností, případně úspěchů. Závěrem je vhodné poděkovat za čas, který personalista věnoval vašemu dopisu a také vyjádřit zájem o osobní pohovor, abyste měli možnost se mu představit osobně.
Pamatujte na to, že motivační dopis je oficiálním dokumentem a má závaznou strukturu:
- Délka motivačního dopisu by neměla přesáhnout formát A4.
- Nebuďte familiérní ani podlézaví.
- Vyvarujte se frází a obecných formulací, které personalistovi nic neřeknou.
Pokud motivační dopis posíláte s dalšími dokumenty, seřaďte je do správného pořadí.
Víš, že personalista věnuje životopisu v průměru 10 vteřin?
Stejně jako životopis i motivační dopis pište na míru firmě a pozici. A více než o sobě pište o svém potenciálním zaměstnavateli. Uveďte, co vás na dané pozici zaujalo, proč vás to zaujalo. Vyjádřete, že chápete, v čem tkví důležitost pozice.
Například: Na pozici vedoucího prodejny se mi líbí, že má zodpovědnost za celek, jako by to byla malá firma, a zároveň má volnou ruku v tom, jak bude zacházet s lidmi. Dáte najevo, že se o firmu zajímáte již déle, že vás zajímá její značka, znáte historii a podobně. Například že se vám líbil jejich stánek na veletrhu nebo že vás zaujala technologie, kterou používají. Zkrátka něco, co nebylo v inzerátu a je vaší iniciativou, že to víte. Napište, v čem je vaše výzva, čím budete přínosem, kde je vaše invence, váš nápad, kam se dá tato pozice posunout.
V odpovědích na inzerát najdete prostor na průvodní dopis. Do něj stručně napište, na jakou pozici reagujete, a odkažte na přílohu, kde je v PDF formátu váš životopis a motivační dopis. Oba tyto dokumenty dávejte vždy do přílohy.
Jak má motivační dopis vypadat?
Při psaní motivačního dopisu lidé tápou nejen nad obsahem, ale také nad formou. Netuší, jaký tón zvolit. Nevědí, jak moc se mohou při psaní odvázat. A pak často po hodinách dumání sáhnou po šabloně motivačního dopisu z internetu. Tím ale své šance na zaujetí spíše sníží, než zvýší. Poradíme vám lepší tipy, jak napsat opravdu dobrý motivační dopis.
Než se pustíme do samotného obsahu motivačního dopisu, podívejme se na to, jak by měl být dopis strukturovaný a jaké části by v něm rozhodně neměly chybět. Dopis by měl být krátký, stručný, ale informačně nabitý. Svojí délkou by určitě neměl přesáhnout jednu stranu. I to je ale často příliš. Po vizuální stránce je ideální, pokud text zaplňuje zhruba 3/4 stránky. Není ale vhodné například zmenšovat velikost písma nebo jinak upravovat stránku tak, aby se tam vlezlo více textu. Rozsah by měl být okolo 1-1,5 normostrany.
| Část motivačního dopisu | Obsah |
|---|---|
| Hlavička | Adresa společnosti (dříve zvykem, nyní spíše výjimka, zejména ve státní správě) |
| Oslovení | Formální oslovení jménem a příjmením osoby zodpovědné za výběrové řízení (pokud je známo) |
| Úvod | Informace o pozici, o kterou se ucházíte a kde jste se o ní dozvěděli (není nezbytně nutné) |
| Text dopisu | 3-4 odstavce členěné na: Motivace, proč se hlásíte; Co zaměstnavateli přinesete; Reakce na požadavky v inzerátu |
| Závěr | Výzva k akci (např. žádost o setkání) a formální rozloučení |
1) Dopis šitý na míru
Na HR oddělení budou jásat, pokud zjistí, že jste motivační dopis sestavili na míru pro danou firmu. Pokud uvidí, že jste si nastudovali informace o firmě a jejím fungování.
„Základ je psát přehledně, gramaticky a pravopisně správně a bez klišé. Šablonou motivačního dopisu staženou z internetu se neodlišíte a nezaujmete - doporučila bych tedy, aby byl opravdu tvořený na míru dané pozici, firmě i kandidátovi, co se na pozici hlásí,“ radí Pivodová Lišková.
„Posílat personalizovaný motivační dopis ke každé přihlášce je ideální, zároveň ale chápu, že pokud kandidát reaguje na dvacet pozic denně, není v jeho silách napsat pro každou osobní motivační dopis. Použila bych proto přímou úměru - čím větší mám o pozici zájem, tím víc bych si měla dát záležet s životopisem i motivačním dopisem,“ dodává.
2) Jasná struktura
Se vzory je totiž obecně často problém. Člověk se k nim chce přiblížit až příliš. To platí i u motivačního dopisu. Správný a jasně daný vzor navíc u motivačního dopisu ani neexistuje. Přesto jsou v platnosti určité náležitosti, které, pokud se jich uchazeč drží při psaní, zvyšují jeho šance na přijetí.
„Z hlediska struktury doporučuji začít oslovením, pokračovat motivací, proč se hlásím na pozici a do dané firmy. Následně je na místě shrnout, co zaměstnavateli na dané pozici přinesu, a případně reagovat i na konkrétní požadavky uvedené v inzerátu. Například jakou mám zkušenost nebo výsledky s požadovanou činností - znovu připomínám, že by motivační dopis měl doplňovat životopis, ne jenom opakovat údaje z životopisu,“ zdůrazňuje recruiterka.
3) Tón a výraz dopisu
Tone of voice je v kontextu motivačního dopisu mimořádně štiplavé téma. Řada lidí si totiž dokument plete s románem a snaží se prostřednictvím motivačního dopisu odhalit své básnické střevo. Tonalita dokumentu by ale měla být přizpůsobená firmě (případně i pozici), do které se žadatel hlásí.
To znamená, že korporátní HR spíše ocení uvážlivější motivační dopis, malá marketingová agentura vás naopak ráda uvidí v dokumentu zazářit.
„Doporučuji zvolit podobný tón, jakým je psán inzerát a jakým firma vůči uchazečům - na kariérních stránkách a v employer brandingu - komunikuje,“ radí HR odbornice.
4) Finální poslání dopisu
Když už je motivační dopis napsaný, zbývá jediné - poslat ho. To ale může být těžší, než se zdá. Možností je totiž více. A musí se rozhodnout, jestli motivační dopis uvede už jako součást průvodního textu, nebo ho přiloží jako samostatný dokument. Druhá možnost často vede uchazeče k obavám, že si na HR oddělení motivační dopis vůbec nepřečtou.
„Obojí má ale své výhody i nevýhody. U vloženého textu je vyšší pravděpodobnost, že si ho někdo všimne, ale taky vyšší pravděpodobnost, že se nedostane, kam má. Přihlášky kandidátů se často importují a propisují do nejrůznějších systémů na správu kandidátů, kde s nimi HRisté dále pracují,“ vysvětluje Pivodová Lišková.
„Ať se tedy přihlásíte přes jakýkoli kariérní portál, recruiter vaši přihlášku uvidí v ATS nebo CRM systému. U samostatného souboru se zase může stát, že si ho recruiter ani hiring manažer neotevře, soubory se ale většinou importují správně,“ pokračuje.
Triky a tipy
Až budete psát motivační dopis, zamyslete se, proč se o danou pozici ucházíte a pokuste se vyzdvihnout, co vás na dané pozici zaujalo, proč jste o ni projevili zájem. Následně vyberte dvě až tři vlastnosti nebo dovednosti, kterými pro danou pozici disponujete.
Při psaní motivačního dopisu se zmiňte také o potenciálním zaměstnavateli, co vás na něm zaujalo, co se vám líbí na jeho prezentaci nebo co jste se od přátel dozvěděli. Vyjádříte tím tak skutečný zájem o firmu. Nezapomeňte se také zmínit, kde vidíte výzvu, co pro vás bude přínosem, jaké jsou vaše nápady, kam pozici a její obsah můžete posunout. Díky tomu dáte najevo, že jste schopni udělat víc, než je od vás požadováno a očekáváno. Ukážete tím, že máte vize, nápady, fantazii, pro kterou dnes každý zaměstnavatel prahne.
Řada motivačních dopisů je bohužel jen snůškou klišé opsaných z internetu a chlubením se vlastními úspěchy bez ohledu na to, zda mají něco společného s pozicí, na kterou se dotyční hlásí. Jako by svými dopisy říkali: „Podívejte se, jaký jsem borec. Typická je věta na konci: „Věřím, že jsem ideálním kandidátem na tuto pozici.“ Pravdou je, že po přečtení takového dopisu mají personalisté pramalou motivaci vás pozvat na osobní setkání.
Držte se těchto tří zásad:
- Buďte pozitivní.
- Buďte struční.
- Buďte motivování.
Struktura motivačního dopisu
Ideální délka motivačního dopisu jsou 3 - 4 odstavce:
- V prvním odstavci popište, na kterou pozici reagujete.
- Ve druhém odstavci popište, co vás na pozici zaujalo a jak dokážete uplatnit své zkušenosti a znalosti.
- Ve třetím odstavci vyzdvihněte váš přínos, co nového firmě můžete přinést. Zde můžete zmínit i to, co vás zaujalo na firmě.
- Ve čtvrtém odstavci požádejte o setkání. Vyvarujte se závěrům jako: ‚‚Myslím si, že jsem nejvhodnější kandidát pro tuto pozici.’’ Namísto toho použijte raději: ‚‚Velice rád/a se s Vámi setkám osobně. Kontaktovat mě můžete prostřednictvím telefonního čísla .. S pozdravem/Se srdečným pozdravem/ S pozdravem a přáním hezkého dne .. ’’
V prvním odstavci napište, na jakou pozici reagujete. Ve třetím napište, čím budete přínosem, co tam chcete dělat - vaši vizi na dané pozici.
Výzva k akci může vypadat třeba takto: „Rád se s vámi setkám osobně.
Jsou motivační dopisy stále platné?
I když jsou motivační dopisy neoblíbené nejen u žadatelů o práci, ale paradoxně také u některých HR pracovníků, kteří se jimi musejí prodírat, společnosti je nevyžadují jen tak pro nic za nic. Firmy na základě motivačních dopisů filtrují uchazeče mnohem efektivněji než v případě životopisu.
„Jako HR musím říct, že motivační dopisy moc ráda čtu. Když jsem v roli hiring manažera, pomáhají mi s rozhodováním, kterého kandidáta pozvat, zároveň je čtu, i když obsazuji pozici pro některého z kolegů, a navazuji na ně v další komunikaci s kandidátem,“ potvrzuje Pivodová Lišková důležitost motivačního dopisu.
Žadatelé o práci by tak měli tohoto dokumentu využít. A nestěžovat si, že jde o nudný a nepotřebný text.
tags: #motivační #dopis #délka #a #struktura
