Šablona karty zaměstnance v Excelu: Efektivní správa personální agendy

Správa personální agendy je jednou ze zákonných povinností zaměstnavatele. K usnadnění této činnosti lze využít šablony pro Excel. Tyto šablony, které pomohou firmám, OSVČ a dalším, kteří potřebují efektivně spravovat data svých zaměstnanců, představují praktické řešení.

Microsoft Office (Word, Excel, Google tabulky, PowerPoint) se věnuji od roku 2000 (od dubna roku 2004 na této doméně) - V roce 2017 jsem od Microsoft získal prestižní ocenění MVP (zatím 8x za sebou). Své vědomosti a zkušenosti dávám k dispozici i on-line ve videích pro SEDUO. Ve firmách školím a konzultuji, učím na MUNI. Tento web již tvořím přes 20 let (o Excel píší přes 25).

Co je karta zaměstnance a proč ji vést?

Každý zaměstnavatel musí vést evidenci svých zaměstnanců a zpracovávat jejich osobní údaje. Osobní karta neboli spis zaměstnance musí obsahovat dokumenty, osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel získal v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.

Osobní spis zaměstnance může obsahovat jen ty dokumenty, které obsahují pouze osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů, nebo se souhlasem zaměstnance. Je sporné ukládat například rodný list dítěte, protože obsahuje údaje o třetí osobě, dítěti - pro potřeby daňového přiznání a slev na dani je dostačující, když zaměstnanec rodný list předloží a zástupce personálního oddělení tuto skutečnost potvrdí.

Osobní data, tedy i osobní spis zaměstnance podléhá směrnici GDPR. Do osobního spisu má právo nahlížet zaměstnanec, může si z něho dělat výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.

Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil.

Znáte rozdíl mezi osobním spisem a osobní kartou zaměstnance? Víte, jaký je mezi nimi rozdíl? Žádný. Jedná se o různé názvy pro stejnou povinnost zaměstnavatele.

Karta hodnocení výkonu zaměstnanců a řídicí panel v Excelu

Jak vypadá karta zaměstnance v Excelu?

Všechny údaje evidované o konkrétním zaměstnanci jsou soustředěny do jeho osobní karty. Osobní karta je uspořádaná do záložek, jejichž počet závisí na množství modulů, které provozujete a také na přístupových oprávněních, která máte přidělena. Přepínání záložek se nachází při levém okraji osobní karty.

Vedle přepínače záložek je svislý pruh "záhlaví osobní karty" obsahující informace, které jsou stále viditelné, nezávisle na tom, na které záložce se nacházíte. Pod fotkou zaměstnance je umístěno tlačítko Připravit, které využijete pro urychlení práce v případě nejčastěji připravovaných změn, týkajících se pracovního poměru.

Jedná se o:

Změnu pracovního zařazení
Změnu pracovní doby
Změnu odměňování
Ukončení poměru
Vyřazení ze stavu

Vybráním změny z roletky se rychle dostanete na požadovanou záložku v kartě zaměstnance, kde stačí už jen vyplnit potřebné údaje a uložit je. Vedle tlačítka Připravit se nachází tlačítko Vrátit, které slouží ke zrušení připravené nebo naposledy potvrzené změny.

Hlavní plocha stránky osobní karty je vyhrazena pro zobrazení obsahu zvolené záložky. Ten je obvykle členěn do dílčích, tematicky zaměřených sekcí, které lze upravovat samostatně. Do režimu úprav přepnete zvolenou sekci kliknutím na tlačítko Upravit na jejím pravém konci nahoře nebo kliknutím myší v dané sekci.

Většinu uložených údajů v kartě zaměstnance je možné přepsat. Při změně ovšem doporučujeme údaje nepřepisovat, ale ukončit platnost původního záznamu a přidat údaj nový (týká se zejména změny adresy trvalého bydliště, bankovního účtu pro výplatu mzdy,...). Tímto krokem se vytvoří historie záznamů v osobní kartě, která pro bude vždy dohledatelná.

Kdo má přístup ke kartě zaměstnance?

S osobní kartou pracují nejčastěji personalisté nebo mzdoví účetní. Ti ji mají k dispozici v plném rozsahu. Vedle toho mohou mít přístup ke své osobní kartě také jednotliví zaměstnanci. Ti ji mají dostupnou pouze pro prohlížení (nelze ji měnit) a její obsah je částečně redukován.

Zaměstnance nabízí dvě úrovně zobrazení. Manažeři, kteří mají oprávnění rozšířené na všechny své podřízené, dále personální manažeři a specialisté s oprávněním na celé personální oblasti nebo vybraná nákladová střediska a všichni uživatelé ve vlastní osobní kartě mohou otevřít detailní zobrazení.

Vyhledávat v kartě zaměstnance lze více způsoby. Po vyhledání a zobrazení konkrétního zaměstnance můžeme zobrazit seznam jeho podřízených nebo jednoduše přejít na kartu nadřízeného zaměstnance. Kromě vyhledávání podle jména a osobních čísla umožňuje aplikace i vyhledávání podle nákladového střediska nebo lokality.

Jak dlouho uchovávat osobní spis?

Zákoník práce neurčuje, jak dlouho má zaměstnavatel osobní spis zaměstnance uchovávat. Osobní spis nekončí s pracovním poměrem zaměstnance. Zaměstnavatel uchovává některé údaje pro zpracování mezd, ročního zúčtování daní, a také pro potřeby případného dokazování.

V osobním spise zůstávají dokumenty, které jsou považovány za účetní záznamy podle zákona o účetnictví. Jsou jimi mzdové listy, daňové podklady, podklady pro výplatu mzdy a podobně.

Využití Excel šablon pro správu času a docházky

Pomocí těchto bezplatných šablon časových rozvrhů můžete organizovat a sledovat práci. These timesheet templates can help you track your work on a daily, weekly, bi-weekly, or monthly basis. Each timesheet template is fully editable (most timesheet templates are Microsoft Excel files) so you can change the text and font, add your company logo, update to your brand colors, and more.

To organize and streamline your timesheets, consider uploading your timesheets to OneDrive. That way, you can edit your timesheets from anywhere and share them with your manager or your clients. You can even download and print these free timesheets from anywhere. Want more templates for keeping your business organized?

Proč používat Excel šablony?

K odemknutí plné funkčnosti tabulek můžete použít excelové šablony. Excel je mnohem víc než jen řádky a sloupce: Můžete jej použít k organizaci osobního života, profesionálních úkolů, řízení času, zvýšení produktivity a dalším věcem.

Ať už používáte Excel na cokoli, máte k dispozici přizpůsobitelné návrhářské šablony, které vám pomůžou začít s dalším projektem. Najděte šablony, které vám pomůžou nastartovat práci, až budete příště potřebovat spočítat nějaká čísla.

Pokud potřebujete něco zorganizovat nebo naplánovat, pravděpodobně existuje šablona excelové tabulky nebo sešitu, která je pro tento úkol ideální. Předdefinované excelové šablony můžete použít pro spravování času, sestavování rozpočtu, plánování projektů a mnoho dalšího.

Pro prakticky jakýkoli dokument související s čísly je k dispozici excelová šablona. Plánování akcí s omezeným rozpočtem? Najděte si šablonu rozpočtu pro své potřeby. Chcete si udržet pořádek v každodenních úkolech? Přizpůsobte si kalendář Excelu, který si můžete vytisknout a psát do něj nebo do psát přímo do něj. Potřebuje vaše firma poslat zákazníkovi fakturu? Použijte šablonu faktury aplikace Excel, do které můžete přidat své logo a obchodní barvy. Pokud potřebujete mít přehled a vidět mnoho informací najednou, je pro vás šablona aplikace Excel tou správnou volbou.

Nejčastější dotazy

Šablona pro Excel je předdefinovaná tabulka nebo sešit, který je již naformátován, uspořádán a naplněn vzorci přizpůsobenými jeho účelu.

tags: #karta #zaměstnance #excel #vzor