Jak vést hodnotící pohovor efektivně

Hodnocení zaměstnanců je jednou ze základních manažerských povinností, které vám umožní podřízené pomocí zpětné vazby motivovat, rozvíjet a řídit. Pravidelné hodnoticí schůzky mohou být nesmírně přínosné jak pro jednotlivé zaměstnance, tak pro širší tým a firmu.

Hodnoticí pohovor je formální setkání mezi zaměstnancem a jeho přímým nadřízeným. Hodnoticí schůzka dává jednotlivci příležitost verbalizovat problémy řešení problémů, kterým může ve své práci čelit. Nechte zaměstnance mluvit. Raději naslouchejte než mluvte. Seznamte zaměstance předem s tím, co hodnotící pohovor obnáší.

Minimálně jednou za rok nastává ve většině firem období, ve kterém probíhá hodnocení pracovních výkonů zaměstnanců. Lidé v podřízených rolích pak očekávají, že se dozvědí, jak jejich šéf vidí, že pracovali. Většinou to bohužel skončí tak, že se manažer a podřízený sejdou na 30 minut, v lepším případě na hodinu. Mají a čím dál větší.

Roční hodnoticí schůzka je obvykle minimum, které podnik pro své zaměstnance potřebuje. Hodnoticí pohovor můžete doplnit měsíčními individuálními schůzkami. Může se jednat o kratší, neformální schůzky mezi jednotlivcem a jeho přímým nadřízeným. Délka samotného pohovoru závisí na četnosti schůzek a samozřejmě i na obsahu. Pokud probíhají hodnotící pohovory častěji (3× - 4× do roka), mohlo by postačit 45 - 60 minut na zaměstnance. Ohledně četnosti skutečně doporučujeme setkávání na častější bázi.

Cílem hodnotících pohovorů není vytvářet dusné a nepříjemné prostředí, kdy se minimálně jedna ze stran „zablokuje“ a buď neřekne vůbec nic, nebo začne ve stresu horlivě přecházet do defenzivy. Cílem by naopak měla být snaha vytvořit neformální, otevřené a přátelské prostředí.

Proč vést hodnotící pohovory?

Hlavním cílem ročního hodnocení je tedy motivovat zaměstnance. Nejen, aby měl vyšší výkon, ale je potřeba si vyjasnit vzájemná očekávání. Má ten zaměstnanec touhu někam růst? Jak se ve firmě cítí?

Motivace a rozvoj: Dejte vašim zaměstnanců možnost jak se dál rozvíjet a zvýšit jejich motivaci právě prostřednictvím hodnotícího pohovoru. Většina zaměstnanců nechce ve své roli stagnovat. Když má člověk pocit, že nemá prostor pro rozvoj, může si často začít hledat práci jinde. Nabídka rozvoje jednotlivci také ukazuje, že si ho vážíme. Dokazuje to, že společnost je ochotna do daného člověka investovat a chce si ho udržet.
Zlepšení morálky týmu: Stanovení cílů a úkolů může přispět ke zlepšení morálky týmu, protože dává jeho práci induktivní smysl. Stanovení cílů a úkolů na hodnoticím pohovoru dává zaměstnanci příležitost zamyslet se nad tím, co od své role očekává.
Ocenění a uznání: Projevování uznání zaměstnancům je důležitou součástí udržování dobré morálky v týmu. Každá hodnoticí schůzka by měla obsahovat část, která vyzdvihne úspěchy jednotlivce. Může jít o překonání stanoveného cíle, o zlepšení kvality práce nebo prokázání skvělého týmového ducha. Své ocenění můžete rozšířit i mimo schůzku.
Spravedlivé odměňování: Lidé chtějí být za svou práci spravedlivě odměněni. Pokud má zaměstnanec pocit, že dělá víc práce, než má uvedeno ve smlouvě, je zvýšení platu oprávněné. Samozřejmě ne po každé takové schůzce může dojít ke změně platu, zejména pokud jich máte několik za rok.

Příprava na hodnotící pohovor

Kvalitní příprava je více než polovina úspěchu, proto ji nikdy nepodceňujte. Profesionálního pohovoru nelze dosáhnout bez přípravy, a proto přípravě je potřeba věnovat dost času.

V zásadě platí, že kvalitní příprava na jeden hodnotící pohovor ze strany vedoucího trvá nejméně 1,5 násobek času, který vám zabere pohovor samotný. Jednorázovou přípravu je dobré provést s přiměřeným předstihem před jeho konáním, ale ne příliš brzy, protože pak nám mnoho věcí tzv. Vypadne z hlavy v důsledku jiných úkolů a povinností. Pokud byl výstupem předchozího hodnocení seznam úkolů pro hodnoceného i pro nadřízeného, je přesně toto vstupem do aktuálního hodnocení. Porovnejte, co se za uplynulé období podařilo splnit, a co ne.

Z věcí, které nebyly splněny rozlišujte mezi těmi, které se nepodařilo naplnit z vnějších důvodů, a těmi, které nebyly splněny i když je podřízený splnit mohl. Na druhou stranu můžete napsat návrhy věcí k dalšímu směřování zaměstnance. Uvažujete o tom, že jej pošlete na školení? Chcete, aby převzal zodpovědnější práci? Má začít zaučovat nové kolegy? Nebo naopak to vidíte na jednodušší činnost?

Až budete mít tuto přípravu hotovu, odložte ji, a po nějaké době, nejméně několika hodinách, se k ni vraťte a přečtěte si ji. Nechybí něco? Nebyli jste v něčem příliš optimističtí, či naopak příliš skeptičtí? Nekřivdíte zaměstnanci?

Vaši zaměstnanci by měli mít dostatek času na přípravu na hodnoticí schůzku. Když jim to oznámíte dva týdny předem, budou mít dostatek času na rozmyšlenou. Můžete také oslovit širší tým, abyste získali jejich zpětnou vazbu na jednotlivce. Tato zpětná vazba se často označuje jako 360stupňová, protože pomáhá získat úplný obraz o zaměstnanci. Zpětná vazba získaná od týmu by měla být vždy anonymní.

Ujistěte se, že máte na samotnou schůzku dostatek času, abyste nemuseli nic uspěchat. Při přípravě na schůzku se ujistěte, že máte připraveno vše, co byste mohli potřebovat. Pro tvorbu poznámek a udržení produktivity a zapojení do jednání může být užitečná tabule nebo flipchartový stojan.

Průběh hodnotícího pohovoru

Efektivní komunikace je základ úspěchu. Hodnotící pohovory často nebývají nejzábavnější činností dne. A přitom mohou být nejen užitečné, ale i značně přínosné pro všechny zúčastněné strany. Hodnotící pohovor by měl se svým podřízeným zaměstnancem vést manažer daného úseku, nikoli personální úsek. Přeci jen jednou z jeho rolí je i rozvoj týmu. Zároveň je důležité dbát na to, aby nikdo ze zaměstnanců nebyl opomenut. Důležité je, aby vás při rozhovoru nikdo nevyrušoval.

Aby schůzka nesklouzla směrem „co všechno je špatně“, „tak si tu chvíli popovídáme, aby se neřeklo“ nebo naopak „něco si tu teď vymyslím na místě“ (platí pro všechny strany), je potřeba se na schůzku připravit. Zaměstnanec musí mít dostatek prostoru k sebereflexi a vyjádření svých názorů (v přiměřeném časovém rozmezí).

Co by mělo být obsahem hodnotícího pohovoru:

Prodiskutujte, zda zaměstnanec dosáhl svých cílů z předchozí hodnoticí schůzky. Pokud tomu tak není, diskutujte o příčinách.
Promluvte si o tom, co zaměstnanec považuje za své nejlepší úspěchy v posledním období.
Diskutujte o problémech nebo místech ke zlepšení, které jste v práci zaměstnance identifikovali. Dejte jim možnost vyjádřit své obavy a překážky, se kterými se setkali a které ovlivnily jejich práci.
Stanovte nové cíle na další období. Zajistěte, aby byla jasně uvedena veškerá opatření, včetně toho, kdo je bude realizovat.

V praxi by hodnotící rozhovor měl zasáhnout dvě hlavní oblasti: jak zhodnocení číselných výsledků, tak i zhodnocení kompetencí. U kompetencí se zaměříme nejen na to, zda danou kompetenci zaměstnanec umí, ale taky do jaké míry ji používá. Zpětná vazba na kompetence je ideální formou 360, tedy sesbíraná nejen od nadřízeného, ale i od kolegů, podřízených, externích partnerů nebo zákazníků. Dejte zaměstnanci prostor na vyjádření k náplni práce, k pracovnímu prostředí, ke mzdě či benefitům. Zpětná vazba má být obousměrná. I nadřízený si zaslouží feedback, koneckonců je pro své podřízené mentorem a přímo zodpovídá jejich výkon.

Plán rozvoje

Výsledkem celého procesu je vzájemná dohoda o dalším rozvoji. Záměrně říkáme dohoda, protože je potřeba, aby plán zaměstnanec přijal. Nebojte se plán nechat zaměstnance i podepsat. Plán rozvoje není seznam školení, je to akční plán, jak se dostat k cíli. Může zahrnovat on-the-job školení, či účast v projektu, na kterém běžně nepracuje, v každém případě by měl být opravdu šitý na míru. Kdo o rozvoj nestojí, není třeba ho tlačit za každou cenu. V takovém případě vytvořme pouze taktický operativní rozvoj. Horních 10 % nejtalentovanějších zaměstnanců si zaslouží detailní plán rozvoje. Jde o lidi, kteří mají velký potenciál být budoucími top manažery firmy.

Zkuste přemýšlet tak, aby rozvojový plán nebyl seznam novoročních předsevzetí, ale jako o nastavení business plánu. Připravte si analýzu, kde jsem, co je můj cíl, co jsou moje silné stránky, co potřebuji rozvíjet. Co jsou bloky, které potřebuji odstranit, abychom se dostali tam, kam chceme.

Čemu se vyvarovat

Při vedení hodnotícího pohovoru je důležité vyvarovat se určitým chybám, které mohou negativně ovlivnit jeho průběh a výsledky:

Předsudky a neobjektivita: Neúmyslné promítání vlastních předsudků a domněnek do hodnocení kandidáta. Ujistěte se, že jste si vědomi svých osobních preferencí a že se soustředíte na fakta a objektivní kritéria.
Nedostatečná příprava: Pohovor bez důkladné přípravy často vede k nekonzistentním otázkám a povrchním odpovědím.
Přerušování a neschopnost naslouchat: Dávejte kandidátovi dostatek prostoru na odpovědi a snažte se ho nepřerušovat.
Nereflektování zpětné vazby: Pokud už se vám člověk svěří, je nutné si toho vážit a podporovat ho. Toho dosáhnete tím, že se budou dít změny, že se opravdu dostanete k nastaveným cílům. Není to o odkývání informací v daný moment, ale o následné akci.

„Pohovor by měl být přirozený dialog mezi dvěma rovnocennými lidmi, nikoli výslech, při kterém se kandidát cítí pod tlakem nebo v podřadné pozici. Místo toho by měl pohovor probíhat v atmosféře vzájemného respektu a důvěry.

Moderní technologie a AI v personalistice

V dnešní době se s nástupem moderních technologií, a především umělé inteligence (AI) otevírají nové možnosti také v personalistice. S využitím umělé inteligence je možné například zrychlit přípravu pracovních inzerátů. Své uplatnění najdou i při přípravě pracovních pohovorů. Umělá inteligence může generovat doporučení na otázky na základě požadovaných dovedností a charakteristik pozice. Mezi hlavní výhody patří efektivita a snížení lidských předsudků. AI může pomoci identifikovat vzorce v odpovědích a zlepšit objektivitu hodnocení. Také může ušetřit čas při administrativních úkonech.

Efektivní vedení pracovního pohovoru je jen jednou částí náborového procesu. Klíčem k úspěchu je nejen dobře připravený manažer, ale také organizace a přehlednost celého výběrového řízení. Jedním z chytrých ATS řešení je Datacruit, který umožňuje snadnou správu databáze uchazečů, efektivní komunikaci a přehlednost všech fází výběru. Ať už jste manažer nebo týmový lídr, Datacruit vám usnadní práci a zajistí, že nebudete ztrácet čas administrativou.

Krok	Popis
Příprava	Seznámení se s cíli, hodnocením minulého období, podklady pro hodnocení
Průběh	Vytvoření přátelské atmosféry, aktivní poslech, zpětná vazba, stanovení cílů
Závěr	Shrnutí, poděkování, stanovení termínu další schůzky
Po pohovoru	Zaznamenání poznámek, sledování plnění cílů, reflexe zpětné vazby

tags: #jak #vest #hodnotici #pohovor #efektivně