Hlášení nástupu cizince do zaměstnání: Průvodce pro zaměstnavatele

Zaměstnávání cizinců je v současnosti běžnou součástí práce personalistů ve značné části firem. A protože pro zaměstnávání cizinců platí specifické podmínky a od října 2025 se navíc pravidla zpřísňují, je třeba se ve všech lhůtách a předepsaných postupech dobře orientovat.

Zde je komplexní průvodce, který vám pomůže se orientovat v povinnostech spojených s hlášením nástupu cizince do zaměstnání v České republice. Povinnost hlásit nástup či ukončení zaměstnání cizince na Úřad práce vzniká zaměstnavatelům na základě zákona č. 435/2004 Sb. o zaměstnanosti, především podle §87 a §88 tohoto zákona, a její nesplnění může být sankcionováno podle § 140 odst. 4 písm. c) téhož zákona až do výše 100 000 Kč.

Koho se týká hlášení cizinců na úřad práce

Zahájení a ukončení zaměstnání cizince musí Úřadu práce hlásit všichni zaměstnavatelé, kteří působí na území České republiky a zaměstnávají osoby se zahraniční státní příslušností (dále používáme již jen výraz „cizinec“). V tomto případě není rozhodující, zda je zaměstnavatel právnickou, nebo fyzickou osobou - pro všechny platí totéž.

Stejné povinnosti zaměstnavatelů se uplatňují i v případě zaměstnanců, kteří na území České republiky byli vyslaní zahraničním zaměstnavatelem, nebo zde působí na základě vnitropodnikového převedení.

Za cizince se v tomto kontextu považují všichni občané třetích zemí (mimo EU, EHP a Švýcarsko), ale také občané členských států EU, EHP (Evropský hospodářský prostor) a Švýcarska. Hlášení se tedy týká například i zaměstnanců se slovenským státním občanstvím. Stejně tak platí pro občany Ukrajiny.

Ohlašovací povinnost nedělá rozdíly ani mezi typy pracovních poměrů. Povinnost nahlásit cizince vzniká nezávisle na tom, zda je zaměstnán na hlavní pracovní poměr, nebo „pouze“ na dohodu o provedení práce či dohodu o pracovní činnosti. Stejné podmínky platí i pro cizince působící v Česku na základě agenturního zaměstnávání.

Zaměstnávání cizinců - Anna Brabcová

Povinnosti hlášení na úřad práce se liší podle státní příslušnosti cizince

Občané členských států EU, EHP a Švýcarska: Mají obecně volný přístup k českému trhu práce, a tak nepotřebují pracovní povolení ani povolení k pobytu za účelem zaměstnání. I přesto u nich zaměstnavatelé hlášení o nástupu a ukončení zaměstnání musí podat, protože úřad práce všechny cizince pracující v ČR sleduje.
Občané třetích zemí (mimo EU, EHP a Švýcarsko): Pro legální výkon práce potřebují platné povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, modrou kartu nebo dlouhodobé vízum s pracovním oprávněním. U těchto osob je hlášení zároveň kontrolním nástrojem, který slouží k ověření souladu s podmínkami pobytu a pracovního oprávnění.

V praxi to znamená, že zatímco formální náležitosti hlášení jsou podobné, u občanů zemí mimo EU, EHP a Švýcarska je kontrola správnosti údajů klíčová, aby nedošlo k porušení zákona a případným sankcím. Hlášení zaměstnanců z třetích zemí je úzce spjaté také se zákonem č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, který upravuje podmínky jejich pobytu na území ČR.

Co musí hlášení cizinců na úřad práce obsahovat

Nejde totiž jen o základní identifikaci zaměstnance a datum nástupu do zaměstnání. Úřad práce požaduje detailnější informace jak o zaměstnavateli, tak o samotném cizinci.

K tomu slouží dva dokumenty:

Informační karta: Používá se v případě, že má zaměstnanec volný přístup na trh práce, tedy zejména u občanů ze státu Evropské unie, Evropského hospodářského prostoru a Švýcarska. Slouží především k evidenci cizince.
Sdělení: Používá se v situaci, kdy je cizinec zaměstnáván na základě pracovního oprávnění. Je vázané na konkrétní pracovní oprávnění, a proto vyžaduje navíc informace o něm.

Co musí obsahovat informační karta

Identifikační údaje zaměstnavatele: název, IČO, sídlo
Identifikační údaje cizince: jméno a příjmení, datum a místo narození, pohlaví, státní příslušnost, status cizince (podrobný přehled možných kategorií, které se evidují, je dostupný na stránkách MPSV), číslo cestovního dokladu + název orgánu vydávající tento doklad, dosažené vzdělání, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa v ČR
Informace o zaměstnání: datum nástupu (či případně ukončení), druh pracovněprávního vztahu (pracovní poměr, DPP, DPČ), kód CZ-ISCO dané pracovní pozice, minimální požadované vzdělání pro danou pozici, kategorie CZ-NACE zaměstnavatele, adresa místa výkonu práce

Co musí obsahovat sdělení

Identifikační údaje zaměstnavatele: název, IČO, sídlo
Identifikační údaje cizince: jméno a příjmení, datum a místo narození, pohlaví, státní příslušnost, číslo cestovního dokladu + název orgánu vydávající tento doklad, dosažené vzdělání, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa v ČR, druh a číslo pracovního oprávnění, datum vydání a datum platnosti pracovního oprávnění
Informace o zaměstnání: forma zaměstnání (pracovní poměr, DPČ, vyslání, vnitropodnikové převedení), datum nástupu (či případně ukončení), kód CZ-ISCO dané pracovní pozice, kategorie CZ-NACE zaměstnavatele, minimální požadované vzdělání pro danou pozici, adresa místa výkonu práce

Kdy se hlášení na úřad práce odesílá

Pro úřad práce jsou klíčové tři rozhodné události - nástup, změna a skončení.

Hlášení o nástupu do zaměstnání doposud muselo být odeslané nejpozději v den nástupu. Od 1. října 2025 dochází ale ke zpřísnění pravidel, na jejichž základě budou muset zaměstnavatelé cizince hlásit ještě před jejich nástupem do zaměstnání. V případě nesplnění povinnosti se pak bude jednat o nenahlášenou práci, za kterou hrozí zaměstnavateli pokuta až ve výši 3 miliony Kč.
Změny a skončení se ohlašují v okamžiku, kdy k uvedenému dojde, a to nejpozději do 10 kalendářních dnů od rozhodné události.

Které změny je však nutné hlásit? Jsou to, jednoduše řečeno, všechny změny v údajích uvedených na hlášení. Ať už jde například o změnu dosaženého vzdělání, místa výkonu práce nebo přesun na jinou pracovní pozici, všechny tyto údaje by správně měly být nahlášeny nejpozději do 10 dnů od jejich zjištění.

Pozor! V situaci, kdy zaměstnanec přechází mezi různými druhy pracovních poměrů, se nejedná pouze o změnu. Je proto nezbytné podat samostatné hlášení o ukončení předchozího pracovního poměru a hlášení o začátku nového.

Jak se hlášení cizinců na úřad práce podává

Hlášení se zasílá příslušnému úřadu práce výhradně elektronicky. Zaměstnavatelé mají na výběr ze tří způsobů:

propojit vlastní informační systém s portálem MPSV a odeslat hlášení přímo z něj
hlášení vyplnit i odeslat přímo na portálu MPSV
hlášení vyplnit na portálu MPSV, následně ho stáhnout a odeslat prostřednictvím datové schránky

Formulář je interaktivní a stejný pro oba typy hlášení - informační kartu i sdělení. Automaticky se však přizpůsobuje vybranému typu dokumentu. Po odeslání hlášení systém automaticky generuje potvrzení o jeho přijetí, které je zasláno do datové schránky zaměstnavatele.

Digitalizace informační povinnosti

V rámci zlepšování služeb a modernizace úřadu bylo přistoupeno k plné digitalizaci infomační povinnosti zaměstnavatele při zaměstnávání zaměstnanců ze zahraničí podle § 87 zákona o zaměstnanosti.

Od 1. července 2024 je plnění infomační povinnosti, tj. zasílání informačních karet a sdělení, možné výhradně jedním z těchto tří digitálních kanálů:

Vyplněním webového formuláře
Zasláním XML souboru (např. vytvořeného pomocí XML editoru MPSV) do datové schránky Úřadu práce ČR (2akmgv5)
Přímou integrací Vašeho informačního systému s rozhraním MPSV

Pokud na MPSV nebo Úřad práce ČR podáte informační kartu nebo sdělení jiným než výše uvedeným způsobem, Vaše informační povinnost nebude splněna.

Povinnosti zaměstnavatele

Zaměstnavatel má při zaměstnávání cizinců ze zákona různé povinnosti.

Zaměstnavatel je povinen vést evidenci vybraných osobních údajů o zaměstnaném cizinci. Tyto údaje odpovídají rozsahu informací, které je třeba uvést při plnění informační povinnosti.
Zaměstnavatel je povinen o nástupu cizince do zaměstnání písemně informovat příslušnou krajskou pobočku ÚP nejpozději v den nástupu této osoby k výkonu práce (formulář sdělení o nástupu).
V případě nenastoupení cizince do práce je zaměstnavatel povinen splnit informační povinnost u cizince se zaměstnaneckou kartou nebo modrou kartou nejpozději do 45 dnů ode dne, kdy byly splněny podmínky pro vydání zaměstnanecké karty nebo modré karty, u cizince s povolením k zaměstnání nejpozději do 10 dnů ode dne, kdy měl nastoupit na pracovní místo.
V případech ukončení zaměstnání musí zaměstnavatel splnit informační povinnost vůči krajské pobočce ÚP nejpozději do 10 dnů ode dne, kdy cizinec ukončil zaměstnání (formulář sdělení o nenastoupení nebo předčasném ukončení).
Zaměstnavatel je povinen vést evidenci cizinců, které zaměstnává. Evidence obsahuje identifikační údaje cizince, adresu v zemi trvalého pobytu a adresu pro doručování zásilek, číslo cestovního dokladu a název orgánu, který jej vydal, druh práce, místo výkonu práce a dobu, po kterou by mělo být zaměstnání vykonáváno, dále pohlaví cizince, zařazení podle odvětvové (oborové) klasifikace ekonomických činností, nejvyšší dosažené vzdělání, vzdělání požadované pro výkon povolání, dobu, na kterou mu bylo vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrá karta a na kterou mu byl povolen pobyt, den nástupu a den skončení zaměstnání nebo vyslání zahraničním zaměstnavatelem. Kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území ČR je zaměstnavatel povinen uchovávat po dobu trvání zaměstnání a dobu 3 let od skončení zaměstnávání tohoto cizince.

Sankce za nesplnění povinností

V případě nesplnění povinnosti nebo opožděného splnění povinnosti hrozí zaměstnavateli pokuta až do výše 100 000 Kč.

Co zaměstnavatelům při hlášení cizinců usnadní práci

Existuje celá řada doporučení a tipů. Co na základě vlastních zkušeností v ASB vnímáme jako nejpřínosnější?

Vzhledem k množství agendy, kterou je potřeba řešit při nástupech a ukončeních pracovních poměrů, je vhodné mít připravený pevný postup, např. checklist s tím, co vše je nutné zařídit (přihlášky, odhlášky atd.). Předejdete tak opomenutím důležitých kroků či případným sankcím za nesplnění povinnosti.
Před nástupem do zaměstnání doporučujeme vhodné uchazeče seznámit s tím, které doklady bude muset před nástupem do práce doložit, aby zaměstnavatel mohl odeslat hlášení v zákonném termínu. Typicky se jedná o pas, povolení k pobytu či pracovní oprávnění.
Přijmout zaměstnance můžete i ve chvíli, kdy u sebe ještě nemá vydanou zaměstnaneckou kartu. Pokud ještě zaměstnanec nemá vydané povolení k pobytu (např. právě v podobě zaměstnanecké karty), ale již bylo rozhodnuto o jeho udělení a čeká se pouze na vydání plastové karty, lze hlášení podat s využitím údajů z rozhodnutí o vydání. Klíčové je, že k datu nástupu je zaměstnanec oprávněn pracovat, i když fyzickou kartu ještě neobdržel. Po vydání plastové karty je třeba odeslat změnové hlášení s doplněnými aktuálními údaji.
Nezapomeňte, že hlášení se vedle hlavního pracovního poměru vztahuje i na dohody o provedení práce (DPP), dohody o pracovní činnosti (DPČ) a krátkodobé či jednorázové práce.

Co dál po obdržení zaměstnanecké karty?

Získání zaměstnanecké karty cizince je jen prvním krokem k tomu, aby mohl zahraniční pracovník začít legálně pracovat v České republice. Zaměstnavatelé často nevědí, co všechno musí zařídit, a opomenutí některého z kroků může vést k pokutám nebo k vážnějším problémům s úřady.

Registrace na OAMP Ministerstva vnitra

Jakmile cizinec obdrží schválení vydání zaměstnanecké karty na zastupitelském úřadu a přijede do ČR na základě vydaného víza, musí se do tří pracovních dnů registrovat na Odboru azylové a migrační politiky (OAMP) Ministerstva vnitra. Tato registrace je povinná a zahrnuje stanovení termínu pro sejmutí biometrických údajů, které jsou nezbytné pro výrobu průkazu povolení k pobytu. Držitel víza obdrží také písemné potvrzení o splnění podmínek pro nástup do zaměstnání. Je tedy možné, aby cizinec začal pracovat hned po registraci, aniž by musel čekat na vydání průkazu. Je však třeba toto správně promítnout do pracovní smlouvy/dohody o pracovní činnosti.

Proces registrace na Ministerstvu vnitra je důležitý pro zajištění legálního pobytu cizince. Bez této registrace nelze cizince považovat za oprávněného k práci v České republice.

Tip: Výjimkou je situace, kdy cizinec přijíždí bez víza v rámci bezvízového styku. V tomto případě musí počkat na fyzické vydání průkazu, než může začít pracovat. Tuto informaci si mohou zaměstnavatelé ověřit na stránkách Ministerstva vnitra.

Přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění

Po registraci na Úřadu práce je nutné cizince přihlásit k sociálnímu a zdravotnímu pojištění. Pokud cizinec ještě nemá přiděleno české rodné číslo, používá se při registraci datum narození. Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) následně přidělí dočasné evidenční číslo pojištěnce, které bude použito do doby, než bude přiděleno rodné číslo.

Zdravotní pojištění cizince lze sjednat u jakékoliv veřejné zdravotní pojišťovny, nejčastěji u Všeobecné zdravotní pojišťovny (VZP). Zaměstnavatel musí cizince přihlásit pod kódem C (cizinec), opět s použitím pouze data narození. Později pojišťovna sdělí číslo pojištěnce.

Proces přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění je klíčový pro zajištění, že cizinec bude mít přístup ke zdravotní péči a že budou odváděny příspěvky na důchodové pojištění.

Tip: Po přidělení rodného čísla kontaktujte pojišťovnu, abyste aktualizovali údaje ve zdravotním pojištění. Pokud cizinec získá rodné číslo až později, je nutné nahlásit tuto změnu jak ČSSZ, tak i zdravotní pojišťovně.

Evidence zaměstnanců a ohlašování změn

Jako zaměstnavatel jste povinni vést evidenci cizinců dle § 102 odst. 2 Zákona o zaměstnanosti. Každou změnu údajů o zaměstnanci je třeba nahlásit Úřadu práce do 10 kalendářních dnů od chvíle, kdy se o změně dozvíte. Uchovávání dokumentů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (např. kopie cestovního pasu) je povinné po celou dobu zaměstnání a ještě tři roky po jeho ukončení.

Adaptačně-integrační kurz

Každý cizinec, který získá zaměstnaneckou kartu, musí do jednoho roku od obdržení průkazu absolvovat adaptačně-integrační kurz. Kurz zahrnuje seznámení s právy a povinnostmi cizince, základními hodnotami České republiky, místními poměry a kulturními zvyklostmi. Nesplnění této povinnosti může vést k pokutě až do výše 10 000 Kč.

Zaměstnavatelé by měli cizincům poskytnout informace o tom, jak se na kurz přihlásit, a zajistit, aby byl kurz absolvován včas. Tyto kurzy jsou financovány z evropských fondů, takže jsou pro účastníky bezplatné, což je další důvod, proč by měly být absolvovány bez odkladu.

Praktické tipy pro zaměstnavatele

Registrace k odpadu: Po obdržení průkazu pobytu se musí cizinec registrovat k místnímu poplatku za komunální odpad. Tuto povinnost vyřídí na místním obecním úřadě.
Rodné číslo: Ministerstvo vnitra přiděluje cizincům rodné číslo. Tento krok obvykle probíhá dva až tři měsíce po vydání průkazu povolení k pobytu. Pro získání rodného čísla je nutné osobní setkání na pracovišti OAMP.
Daňové povinnosti: Zaměstnavatel musí zajistit, aby byl zaměstnanec registrován k platbě daně z příjmů. Zahraniční zaměstnanec může být v některých případech považován za daňového rezidenta, což přináší povinnosti k podání daňového přiznání. Zaměstnavatel by měl informovat zaměstnance o nutnosti konzultace s daňovým poradcem.

Shrnutí klíčových bodů

Povinnost	Termín	Sankce
Hlášení nástupu na Úřad práce	Nejpozději v den nástupu	Pokuta až 100 000 Kč
Hlášení změn na Úřad práce	Do 10 kalendářních dnů od změny	Pokuta až 100 000 Kč
Adaptačně-integrační kurz	Do 1 roku od obdržení průkazu	Pokuta až 10 000 Kč

Díky včasnému a správnému postupu předejdete komplikacím a zajistíte, že zaměstnávání cizinců ve vaší organizaci probíhá v souladu s právními předpisy.

tags: #hlášení #nástupu #cizince #do #zaměstnání #podmínky