Povinnosti Zaměstnavatele v Důchodovém Pojištění v České Republice

V České republice mají zaměstnavatelé řadu povinností v oblasti důchodového pojištění, které zahrnují vedení evidence, ohlašovací povinnosti, vyhotovování a předkládání evidenčních listů a součinnost v důchodovém řízení. Tento článek se zaměřuje na rozsah těchto povinností a poskytuje přehled o tom, co musí zaměstnavatelé dodržovat.

Vedení Podkladové Evidence

Zaměstnavatelé jsou povinni vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na důchody z důchodového pojištění, jejich výši a výplatu. Evidence, kterou zaměstnavatelé vedou o osobách, vůči nimž jsou příslušní plnit povinnosti v důchodovém pojištění, musí obsahovat následující údaje:

Příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství.
Rodné číslo.
Vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění.
Vyměřovací základ pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti za příslušná rozhodná období.
Dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény.
Dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci.
Záznam, zda osoba pobírá předčasný starobní důchod.
Údaje o jeho důchodovém pojištění v cizině, nepodléhá-li zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění.
Dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání.

Je-li zaměstnavatelem obchodní společnost, musí její evidence za období před rokem 2014 obsahovat též seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést.

Zaměstnavatel dále vede evidenci o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní (služební) úraz nebo nemoc z povolání, které vyplácí.

Forma vedení potřebných záznamů není předepsána; zpravidla jsou potřebné údaje zaznamenávány na mzdových listech. Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Jde-li však o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, uschovávají se jen po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Zaměstnavatel musí (kromě mzdových listů) dále uschovávat vždy doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Jestliže zaměstnavatel přijímá nového zaměstnance, je povinen zjistit od něho potřebné údaje pro založení stanovené evidence. Každý zaměstnanec včetně příjemce důchodu je povinen sdělit svému zaměstnavateli plnícímu úkoly při provádění důchodového pojištění na základě výzvy zaměstnavatele skutečnosti rozhodné pro provádění důchodového pojištění zaměstnance.

Zaměstnavatel je povinen předkládat záznamy, které je povinen vést, vždy na výzvu orgánu sociálního zabezpečení, a to ve lhůtě určené tímto orgánem, popřípadě není-li ve výzvě lhůta určena, do osmi dnů ode dne doručení výzvy.

Při provádění důchodového pojištění má zaměstnavatel k dispozici řadu údajů o svých zaměstnancích. Proto je zaměstnancům zaměstnavatelů výslovně uložena povinnost zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, se kterými se seznámili při plnění úkolů v oblasti důchodového pojištění nebo v souvislosti s nimi. Tato mlčenlivost zaměstnanců trvá i po skončení pracovního vztahu k zaměstnavateli. Povinnosti mlčenlivost může tyto zaměstnance zbavit ten, v jehož zájmu mají tuto povinnost.

Evidenční Listy Důchodového Pojištění (ELDP)

Kromě záznamů obsahujících stanovené údaje jsou zaměstnavatelé povinni vést a předkládat evidenční list důchodového pojištění; tato povinnost je nejdůležitější povinností zaměstnavatele při plnění jeho úkolů v důchodovém pojištění, neboť evidenční list obsahuje rozhodující údaje pro přiznání důchodu. Tyto evidenční listy se vedou na tiskopisech vydaných orgány sociálního zabezpečení.

Evidenční list důchodového pojištění se nevede pro pracující poživatele starobního důchodu, neboť tito důchodci mají nárok na slevu na pojistném na důchodové pojištění a jejich výdělečná činnost nemá vliv na výši důchodu.

Do evidenčních listů důchodového pojištění zaměstnavatelé zaznamenávají především dobu pojištění a vyměřovací základy pro pojistné na sociální zabezpečení.

Evidenční listy se vedou vždy za jednotlivý kalendářní rok.

V programech POHODA a PAMICA lze vystavit evidenční list důchodového pojištění s příslušným typem, resp. kódem.

Více informací naleznete v našich videonávodech Jak vystavit ELDP pro jednoho zaměstnance?

V programu PAMICA lze vystavit evidenční list důchodového pojištění s příslušným typem, resp. kódem. V agendě Personalistika/Pracovní poměry zvolíte nabídku Záznam/Podání ELDP.

Více informací naleznete v našem videonávodu Jak vystavit evidenční list pro jednoho zaměstnance?

Součinnost Zaměstnavatele v Důchodovém Řízení

Povinnost zaměstnavatelů sepisovat žádosti o důchod je od roku 2007 zrušena. Zaměstnavatelé však poskytují orgánům sociálního zabezpečení v rámci přípravného důchodového řízení nezbytnou součinnost.

Zaměstnavatel je povinen do 8 dnů ode dne, kdy obdržel výzvu ÚSSZ sepisující nebo přijímající žádost o dávku důchodového pojištění, sdělit písemně této správě, zda provádí z příjmu žadatele o dávku důchodového pojištění srážky na základě nařízeného soudního nebo správního výkonu rozhodnutí, konkurzu nebo dohody o srážkách z důchodu uzavřené podle občanského zákoníku, označení toho, kdo toto rozhodnutí vydal a pod kterým jednacím číslem; a jde-li o srážky na výživné, zda se jedná o běžné nebo dlužné výživné a jaká je jeho výše, trvá pracovněprávní vztah žadatele o starobní důchod ke dni, od něhož občan žádá o přiznání tohoto důchodu, vyplácí náhradu mzdy, platu nebo odměny nebo snížený plat (sníženou odměnu) v době prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény a datum vzniku této neschopnosti nebo datum, od něhož byla nařízena karanténa.

Obdobně je zaměstnavatel povinen do 8 dnů od obdržení výzvy zaslat ÚSSZ evidenční list důchodového pojištění svého zaměstnance, který o důchod žádá, resp. zemřelého zaměstnance, jde-li o žádost o některý z pozůstalostních důchodů.

Zaměstnavatel, který je seznámen s úmyslem zaměstnance podat žádost o přiznání starobního důchodu, nemusí čekat na výzvu ÚSSZ, a může sám již tohoto zaměstnance vybavit vyplněným potvrzením předem.

Ohlašovací Povinnost

Zaměstnavatel je povinen na předepsaném tiskopisu přihlásit se nejpozději do 8 kalendářních dnů od svého vzniku do registru zaměstnavatelů (a to i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance, který je cizincem požívajícím dočasné ochrany podle zvláštního právního předpisu bez ohledu na vznik účasti na pojištění; dále i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance činné na základě dohody o provedení práce, nejsou-li účastni pojištění), odhlásit se z registru zaměstnavatelů do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem (a to i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance, který je cizincem požívajícím dočasné ochrany podle zvláštního právního předpisu bez ohledu na vznik účasti na pojištění; dále i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance činné na základě dohody o provedení práce, nejsou-li účastni pojištění), oznámit den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, den skončení zaměstnání se zaměstnancem, a to do 8 kalendářních dnů od nástupu/skončení zaměstnání; to neplatí, jde-li o zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce.

Od 1. 7. 2024 se nově zavádí povinná evidence všech zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce (dále jen „DPP“), to znamená nově i zaměstnanců, kteří nejsou z činnosti na základě DPP účastni nemocenského pojištění. Zaměstnavatel tak má povinnost každý měsíc sdělovat seznam všech zaměstnanců na DPP, včetně výše všech jejich příjmů, tj. i příjmů, ze kterých se neodvádí pojistné na sociální zabezpečení, a to prostřednictvím nového předepsaného tiskopisu „Výkaz příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce“ (dále jen „Výkaz DPP“), vždy do 20. dne následujícího měsíce, poprvé za měsíc červenec 2024 v intervalu od 1. 8. 2024 do 20. 8. 2024.

Zaměstnavatel je dále povinen elektronicky ohlásit u všech zaměstnanců činných na základě DPP, tzn. i těch nepojištěných, nástup zaměstnance do zaměstnání a skončení zaměstnání v termínu do 20. dne následujícího měsíce, a to prostřednictvím předepsaného tiskopisu „Výkaz DPP“ - spolu s příjmy. Navíc platí, že nejpozději do 20. 8. 2024 přihlásí i zaměstnance, kteří nastoupili před 1. 7. 2024, jejich DPP trvá i po tomto datu (v červenci 2024) a nebyli dosud přihlášeni do evidence, neboť jim nevznikla účast na pojištění (tj. s prvním podáním Výkazu DPP).

U zaměstnanců na DPP již nemá zaměstnavatel povinnost zasílat tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“, zůstane však možnost použít i tento současný tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“ pro oznámení nástupu/skončení, jako tomu bylo doposud.

Povinnosti v Nemocenském Pojištění

Nemocenské pojištění provádějí pro zaměstnance správy sociálního zabezpečení. Zaměstnavatelé plní v nemocenském pojištění pouze úkoly oznamovací, evidenční, při přijímání žádostí o dávky.

Úkoly Oznamovací

Zaměstnavatel je povinen na předepsaném tiskopisu ohlásit každou změnu údajů uvedených na předepsaném tiskopisu, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala.

Úkoly Evidenční

Zaměstnavatel je povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných nemocenského pojištění, která musí pro tyto účely obsahovat údaje uvedené v § 95 zákona o nemocenském pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o uvedených skutečnostech po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Úkoly při Přijímání Žádostí o Dávky

Zaměstnavatel je povinen přijímat žádosti svých zaměstnanců (jakož i bývalých zaměstnanců) o dávky nemocenského pojištění, s výjimkou nemocenského a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat územní správě sociálního zabezpečení.

Tento článek poskytuje komplexní přehled o povinnostech zaměstnavatelů v oblasti důchodového pojištění v České republice. Dodržování těchto povinností je klíčové pro správné fungování důchodového systému a zajištění nároku zaměstnanců na důchod.

Přehled povinností zaměstnavatelů
Povinnost	Popis
Vedení evidence	Vedení záznamů o zaměstnancích pro účely důchodového pojištění.
Evidenční listy	Vyhotovování a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění.
Součinnost	Poskytování součinnosti orgánům sociálního zabezpečení v důchodovém řízení.
Ohlašovací povinnost	Hlášení nástupu a skončení zaměstnání zaměstnanců.

tags: #duchodove #pojisteni #zamestnavatel #povinnosti