Archivace dokumentů: Povinnosti zaměstnavatele v České republice

V praxi pracovního práva často dochází ke sporům ohledně povinností zaměstnavatele při skončení pracovního poměru. Jedním z klíčových aspektů je správné a včasné vydání potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtového listu) a dalších dokumentů, které mají zásadní význam pro zaměstnance při uplatňování jejich práv u nových zaměstnavatelů či státních orgánů. S novým rokem je třeba udělat pořádek za rokem uplynulým a archivovat potřebné dokumenty. Pojďme si připomenout, co je zákonem dáno a na co si dát při archivaci pozor. Vše důležité si shrneme v tomto článku.

Zaměstnavatel je povinen podle § 313 zákoníku práce vydat zaměstnanci při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání bez zbytečného odkladu, a to i v případě, že zaměstnanec o vydání tohoto potvrzení výslovně nepožádá. Nejvyšší soud ve svém rozhodnutí zdůraznil, že povinnost vydat potvrzení o zaměstnání vzniká zaměstnavateli automaticky skončením pracovního poměru, bez ohledu na to, zda o něj zaměstnanec požádá. Zaměstnavatel tedy nemůže svou povinnost podmiňovat žádostí zaměstnance ani jinými okolnostmi.

Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, může být vystaven nejen sankcím ze strany inspekce práce, ale také odpovědnosti za škodu, kterou zaměstnanec v důsledku prodlení utrpí. Zaměstnanec musí prokázat vznik škody, příčinnou souvislost mezi prodlením zaměstnavatele a vznikem škody, a výši škody.

Doporučení pro zaměstnavatele

Zaměstnavatel by měl mít nastaveny vnitřní procesy tak, aby bylo potvrzení o zaměstnání vydáno vždy nejpozději v den skončení pracovního poměru.
Potvrzení musí obsahovat všechny zákonem požadované údaje, zejména identifikaci zaměstnavatele a zaměstnance, dobu trvání pracovního poměru, druh vykonávané práce, informace o odpracované době, případných překážkách v práci, čerpání dovolené, srážkách ze mzdy apod.
Nejvhodnější je předat potvrzení osobně proti podpisu. Pokud to není možné (např. zaměstnanec se nedostaví), je vhodné zaslat potvrzení doporučenou poštou na poslední známou adresu zaměstnance.
Kromě zápočtového listu je zaměstnavatel povinen vydat také potvrzení o výši příjmů pro účely státní sociální podpory, případně další dokumenty dle zvláštních právních předpisů.
Zaměstnavatel by měl vést evidenci o vydání potvrzení, včetně data předání a způsobu doručení.

Offboarding a jeho význam

Kromě právních dopadů je důležité, aby zaměstnavatelé měli dobře a efektivně nastavený offboarding. Dobře a cíleně nastavený offboarding nemá vliv jen na pověst zaměstnavatele. Největší vliv má na stabilitu zaměstnanců. Ti totiž vše vnímají v „přímém přenosu“ a autenticky. Investice do offboardingu se vyplatí, stejně jako do propracovaného systému onboardingu, adaptace nebo systému odměňování.

Zpracování osobních údajů po skončení pracovního poměru

Byť zákoník práce stanoví přesná pravidla pro ukončení pracovního poměru, resp. pracovněprávního vztahu, neobsahuje pravidla pro zpracování osobních údajů v této „popracovní“ fázi. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci veřejné správy jsou financováni z veřejných peněz, jsou příjemci veřejných prostředků, je možná zpětná finanční kontrola. Ta může zahrnovat i kontrolu správného zařazení do platových tabulek, tedy zaměstnavatel musí doložit předchozí praxi zaměstnance, její délku a její posouzení pro zařazení do platového stupně, a tedy je nutné uchovat například i životopis.

Obecná promlčecí doba je podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, tříletá. Žaloba tedy může být podána až tři roky po skončení pracovního poměru.

Likvidace osobních údajů

Jednou z cest, jak se vypořádat s dokumenty, které se po skončení pracovního poměru nearchivují, je likvidace. Likvidací osobních údajů se uzavírá proces jejich zpracování a je tak poslední etapou zpracování. U papírových nosičů se nabízí skartace. U elektronických nosičů je možné zlikvidovat údaje jejich vymazání způsobem, který vyloučí zpětnou obnovu dat.

Podle čl. 32 Obecného nařízení (GDPR) je správce povinen s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, provést vhodná technická a organizační opatření, aby zajistili úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku.

Úmrtí zaměstnance

Podle ustanovení § 48 odst. 4 zákoníku práce končí pracovní poměr také smrtí zaměstnance. Pro ukončení pracovního poměru je třeba úmrtí zaměstnance průkazně doložit. Touto listinou je úmrtní list. Pokud byla před úmrtím výplata poukazována v pravidelných výplatních termínech na bankovní účet zaměstnance, může i po jeho smrti zaměstnavatel peníze odeslat této bance.

Kdo je povinen dokumenty archivovat?

Povinnost archivace se týká:

Zaměstnavatelů (záznamy o zaměstnancích)
Účetních jednotek (účetní záznamy)
Osob povinných k dani (doklady pro stanovení daně)
Podnikatelů vedoucích daňovou evidenci (faktury, výpisy, atd.)

Archivace elektronicky a biometricky podepsaných dokumentů

Formy archivace

Dokumenty lze archivovat v tištěné i elektronické verzi. Pro elektronickou archivaci je nutné dodržet věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Doporučovaným formátem je PDF/A, který zajišťuje dlouhodobou čitelnost. Nově podle zákona č. 197/2024 Sb. je z důvodu lepší dohledatelnosti a dlouhodobé čitelnosti povinné označovat elektronické archiválie příslušnými metadaty, která definují jeho obsah.

Jak dlouho musíme dokumenty archivovat?

Podle typů dokumentů existují různé zákonné lhůty pro jejich archivaci:

3 roky: stejnopisy evidenčních listů
6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
45 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (od 1. 1. 2023)

Existují také dokumenty k trvalému uchování, tzv. archiválie. Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. OSVČ se tato povinnost netýká.

Doporučené lhůty archivace dokumentů
Typ dokumentu	Lhůta archivace
Mzdové listy	45 let
Evidenční listy důchodového pojištění	3 roky po předání ČSSZ
Pracovní smlouvy, dohody, výpovědi	10 let od ukončení pracovního poměru
Daňové doklady	10 let

Skartace dokumentů

Po uplynutí povinnosti archivace se písemné dokumenty většinou likvidují. Nejlepším způsobem likvidace dokumentů je jejich skartování, čímž se zabrání rizikům spojených s únikem citlivých firemních údajů. V případě skartování dokumentů, které mají zákonem určenou skartační lhůtu (čili lhůtu pro jejich uchovávání), není potřeba skartační povolení.

Bezpečné a přehledné uchovávání dokumentů

Při archivaci dokumentů je důležité myslet na to, aby pak bylo možné potřebné dokumenty rychle a snadno dohledat v případě potřeby. Doporučujeme rozřadit dokumenty do složek či archivačních krabic podle doby, po kterou je ze zákona nutné je uchovávat. Na tyto šanony či úložné boxy je dobré si poznačit nejen klasické údaje, o jaké dokumenty se jedná a kterého období se týkají, ale také datum, do kdy je nezbytné tyto dokumenty archivovat. To Vám usnadní spoustu práce s jejich procházením a tříděním, až tato lhůta uplyne. Stačí jen zkontrolovat, jestli tyto zákonné lhůty po letech stále platí.

Archivace dokumentů při nečekaných událostech nebo při zániku účetních jednotek

V případě úmrtí fyzické osoby přechází povinnosti spojené s archivací účetních záznamů na dědice, který převzal věci, práva či majetkové hodnoty, jež k účetní jednotce náleží. Pokud dědictví (nebo jeho část) připadne státu, povinnosti spojené s archivací přecházejí na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv.

Pokud zaměstnavatel nemá právního nástupce, před svým zánikem musí zajistit úschovu všech dokladů až do doby uplynutí jejich doby archivace. O místě uložení je povinen obeznámit územní správu sociálního zabezpečení.

Speciální případy u archivace dokumentů: otázky a odpovědi

Jak se zajišťuje archivace účetních záznamů v případě úmrtí fyzické osoby? Povinnosti spojené s archivací účetních záznamů přechází na dědice. Pokud dědictví připadne státu, povinnosti spojené s archivací přecházejí na příslušnou organizační složku státu.
Na koho přechází povinnosti spojené s archivací účetních záznamů od právnických osob? Povinnosti spojené s archivací od právnických osob nebo organizačních složek státu přechází na právního nástupce účetní jednotky, případně na likvidátora nebo insolvenčního správce.
Jak se postupuje při zániku účetní jednotky? Před svým zánikem musí účetní jednotka zajistit povinnosti spojené s archivací a o způsobu zajištění informovat státní archiv.
Jak se zajišťuje archivace dokladů zaměstnavatele při jeho zániku? Před svým zánikem musí zaměstnavatel zajistit úschovu všech dokumentů až do uplynutí doby archivace. O místě uložení je povinen obeznámit územní správu sociálního zabezpečení.
Jak postupovat, když dojde ke zničení dokumentů kvůli požáru nebo povodním? V případě požáru nebo povodní je potřeba zajistit dokumentaci od policie a následně tuto skutečnost nahlásit na finanční úřad.

Evidence pracovní doby

Zákoník práce stanoví řadu zákonných limitů pro práci přesčas, délku pracovní doby či dobu odpočinku. Pro kontrolu jejich dodržování stanoví v § 96 zaměstnavateli povinnost vést u zaměstnanců evidenci s vyznačením začátku a konce odpracované směny, práce přesčas, noční práce a doby v době pracovní pohotovosti či pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel. V praxi není jednotný pohled na dobu, po kterou by zaměstnavatelé měli mít povinnost evidenci pracovní doby archivovat.

tags: #archivace #dokumentu #zamestnavatel #povinnosti