Checklist pro zaučení nového zaměstnance: Kompletní průvodce
V tomto článku se dočtete, jak se o jeho bezproblémový nástup postarat po administrativní stránce a jak efektivně zaučit nového zaměstnance, aby se stal plnohodnotným členem týmu.
Administrativní povinnosti při nástupu nového zaměstnance
Nástup nového zaměstnance s sebou přináší pořádnou dávku byrokracie. K podepsání smlouvy budete potřebovat několik dokumentů od zaměstnance. Mezi ně patří především prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, doklad o ukončeném vzdělání a doklady nutné k výkonu práce, jako je například řidičský průkaz. Před svým nástupem musí nový zaměstnanec také projít lékařskou prohlídkou a dodat potvrzení o tom, že je zdravotně způsobilý vykonávat danou práci. Některé profese navíc vyžadují takzvanou bezúhonnost, to znamená doložení výpisu z trestního rejstříku.
Pokud chcete uchovávat osobní údaje zaměstnance, na které nemáte právní důvod (jako jsou například fotografie), musíte od něj získat jeho písemný souhlas se zpracováním osobních údajů.
Registrační povinnosti zaměstnavatele
Jako zaměstnavatel musíte dodržet registrační povinnost pro několik státních institucí. Do osmi dnů od nástupu nového zaměstnance musíte nahlásit nového kolegu jako svého zaměstnance do jeho zdravotní pojišťovny a také na okresní správu sociálního zabezpečení. Pro tyto účely použijte tiskopis Hromadné oznámení zaměstnavatele.
Pokud je váš nový zaměstnanec v insolvenci, musíte jeho insolvenčnímu správci a soudu (nebo jiné instituci, který vydala nařízení o srážkách ze mzdy) oznámit, že u vás tento člověk nastoupil na pracovní úvazek.
Zaměstnanec si u vás může vyplnit také dokument Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, známý také jako Prohlášení k dani z příjmů nebo lidově „růžový papír“. Prohlášení také slouží k tomu, aby mohl zaměstnanec za dané zdaňovací období (rok) uplatňovat slevu na poplatníka a další slevy na dani, například za vyživované děti, studentské, invalidní nebo na manžela / manželku.
Školení a pojištění
Ze zákona máte jako zaměstnavatel povinnost zaměstnanci zajistit školení o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci (BOZP), a to bez ohledu na počet zaměstnanců nebo obor, ve kterém podnikáte. Zvažte i další školení, která můžete zaměstnanci nabídnout. Je nutné, abyste zaměstnanci pořádně vysvětlili, jaká má práva a povinnosti a zasvětili ho do běžného chodu firmy.
Zákon vám také nařizuje platit za každého zaměstnance pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Toto úrazové pojištění ale nepokrývá zdaleka všechna zdravotní rizika a pokud k nějakým takovým u zaměstnance dojde, musíte zaplatit náhrady sami.
Onboarding: Klíč k úspěšné adaptaci
Onboarding není jen uvítání nového zaměstnance - je to proces, který rozhodne o tom, jak rychle se nováček adaptuje a stane se užitečným členem vašeho týmu. Onboarding vám pomůže začlenit nového zaměstnance do firmy, od seznámení s jeho povinnostmi, přes firemní kulturu, seznámení s týmem až po nudnou administrativu.
Onboarding začíná ještě před nástupem zaměstnance (pre-onboarding) a trvá několik týdnů až měsíců - zkrátka tak dlouho, dokud zaměstnanec není zcela samostatným a plnohodnotným členem týmu.
Cílem onboardingu je nováčkům co nejvíce zjednodušit nástup do nové práce, co nejlépe je integrovat do týmu a pomoci jim osvojit si novou roli, aby mohli začít co nejdříve efektivně plnit své úkoly. Seznamte nováčka s firmou a s týmem a představte mu firemní kulturu, hodnoty a strategii. Nakonec mu vysvětlete pracovní procesy a společně nastavte cíle a očekávání.
Aby onboarding k něčemu byl a váš nový zaměstnanec opravdu získal všechny potřebné informace, adaptoval se v novém prostředí a začal se cítit dobře v novém kolektivu, musíte onboarding dobře strukturovat. Co se bude dít první den? Co první týden?
Kroky efektivního onboardingu
- Příprava před nástupem: Zajistěte si vše potřebné pro hladký start. Připravte pracovní místo: Nováčkovi připravte všechno, co bude potřebovat - počítač, telefon, přístupové údaje do systémů, vstupní karty a klíče. Bude potřebovat i blok na poznámky a tužku? Nebo pro něj dokonce máte uvítací balíček? Informujte tým: Nezapomeňte o příchodu nového kolegy informovat zbytek týmu. A ukažte, že se na ně těšíte!
- První den: Přivítejte zaměstnance v nové práci (vy sami nebo třeba HR) a krátce představte firmu - její historii, hodnoty a vize. Seznámení s týmem: Představte zaměstnance jeho kolegům - zkuste to stručně shrnout tak, aby si zapamatoval alespoň pro něj klíčové lidi, jejich roli a jak s nimi bude spolupracovat. Předání pracovního vybavení: Předejte zaměstnanci vybavení, které bude ke své práci potřebovat - např. počítač, telefon nebo telefon.
- První týdny a měsíce: Proškolení v procesech a používání nástrojů: Zaměstnanec by se měl pomalu učit pracovat s nástroji, které bude denně používat (např. CRM systém, intranet, Slack, Teams, Excel apod.). Pravidelná komunikace s manažerem: Alespoň ze začátku si se zaměstnancem naplánujte týdenní schůzku, kde proberete jeho dosavadní pokrok a zodpovíte případné otázky. Zahrnutí do týmových plánů: Pozvěte zaměstnance na pravidelné porady nebo projektové schůzky, na kterých by neměl chybět. Shadowing (stínování): Zvlášť v prvních týdnech se může nováčkovi hodit, když bude sledovat zkušenější kolegy při práci.
- Dlouhodobé cíle: Po pár měsících by měl být nový zaměstnanec plně začleněn do týmu i pracovních procesů a mít jasně definované cíle. Nastavení cílů: Nastavte si společně se zaměstnancem krátkodobé i dlouhodobé cíle. Zpětná vazba: Pravidelně hodnoťte pokrok zaměstnance. Řekněte, co se daří a kde je naopak prostor pro zlepšení.
Obecně může onboarding trvat několik týdnů nebo měsíců. Jeho konec jde často ruku v ruce se zkušební dobou - může se to ale lišit v závislosti na komplexitě role nebo třeba specifických požadavcích pro danou pozici či vaši firmu.
5 způsobů, jak úspěšně najmout nové zaměstnance
Checklist pro nově příchozího zaměstnance
Kontrolní seznam pro nově příchozí (onboarding checklist) je nástroj, který pomáhá manažerům a personalistům správně uvést nové zaměstnance do firmy. Onboarding checklist najde své využití v mnoha sférách, zejména pak v personálním oddělení a během prvních dnů či týdnů v novém zaměstnání. Díky správnému onboarding checklistu si můžete být jisti, že každý nový zaměstnanec projde stejným školením a bude mít stejné základy. Tak nebude docházet k nejasnostem ohledně toho, co je třeba udělat nebo kdo je za co zodpovědný.
Představte si, jak byste byli zmatení, kdybyste nastoupili do nové práce a někdo vám dal seznam úkolů bez jasných instrukcí. Když se noví zaměstnanci cítí ve svých rolích pohodlně a sebejistě, je pravděpodobnější, že budou produktivní.
Fáze nástupního procesu a související úkoly
- Pre-onboarding: V této fázi poprvé oslovíte nového zaměstnance k zahájení nástupního procesu. V tomto období byste mu také měli zaslat informace o společnosti a jejich roli. Díky této fázi získá nový zaměstnanec možnost seznámit se s firmou a svou rolí ještě před jeho prvním dnem. Může tak přijít do práce připravený a nadšený, že může začít pracovat, zatímco vy si můžete být jisti, že máte od samého začátku postaráno o spokojenost zaměstnanců.
- Administrativa: Další fáze efektivního nástupního procesu se týká papírování. Poté, co jste shromáždili všechny potřebné dokumenty, musíte založit složku zaměstnance. Touto fází je třeba projít, abyste měli všechny potřebné informace o novém zaměstnanci na jednom místě.
- Seznámení s firmou a týmem: Nyní, když máte vše připraveno, je čas představit nového zaměstnance zbytku společnosti. Touto fází je třeba projít, aby všichni ve firmě o novém zaměstnanci věděli a mohli s ním ihned začít pracovat.
- Mentor: Bylo by dobré přidělit novému zaměstnanci během nástupu mentora nebo dobrovolníka, který by zodpověděl všechny jeho otázky týkající se společnosti nebo práce. Touto fázi musíte projít, aby nový zaměstnanec prošel co nejlepším nástupním procesem.
- Pracovní nástroje: Další fáze zahrnuje poskytnutí novému zaměstnanci veškerých zařízení a přístupů ke všem nástrojům potřebným pro jeho práci. Touto fází musíte projít, aby proces nástupu nového zaměstnance proběhl bez jakýchkoli průtahů.
- První den a zpětná vazba: Konečně nastal první den vašeho nového zaměstnance. Jedná se o výborný způsob, jak zjistit, jak nový zaměstnanec postupuje, a zjistit, zda získal nějakou zpětnou vazbu od zaměstnanců. Touto fází je třeba projít, abyste měli přehled o výkonnosti nového zaměstnance.
- Stanovení cílů: Pro každé zaměstnání jsou charakteristické jiné kariérní cíle a úkoly. Musíte si s novým zaměstnancem sednout a stanovit realistické cíle pro prvních 30, 60 nebo 90 dní v na novém zaměstnání. To mu pomůže udržet si soustředění a motivaci při nástupu na novou pozici. Touto fázi musíte projít, aby nový zaměstnanec jasně pochopil, co se od něj v jeho nové roli očekává.
- Hodnocení a zpětná vazba: Poslední fází je vyhodnocení výkonu nového zaměstnance a poskytnutí zpětné vazby. To může být jednou z nejdůležitějších částí procesu, protože vám pomůže určit, zda se nový zaměstnanec na danou pozici hodí, či nikoli. Touto fázi musíte projít, abyste mohli zhodnotit výkon nového zaměstnance a určit oblasti, které je třeba zlepšit. Po vyhodnocení můžete posoudit výkon nového zaměstnance a rozhodnout, zda se na danou pozici hodí.
Jak vidíte, pro nástup nového zaměstnance je potřeba spousta věcí. Úspěšně provedený nástupní proces je cenný jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Díky takovému kontrolnímu seznamu můžete předejít zdvojenému úsilí, ušetřit čas a zlepšit zkušenosti nových zaměstnanců.
Ohlašovací povinnosti zaměstnavatele
Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům:
- Zdravotní pojišťovna: Splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost o nástupu zaměstnance do zaměstnání (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu "Hromadné oznámení zaměstnavatele".
- Správa sociálního zabezpečení: Splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost, tj. přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři "Oznámení o nástupu do zaměstnání", pokud nemá s ÚSSZ dohodnutou jinou lhůtu. Jde-li o zaměstnání malého rozsahu nebo DPP, plní zaměstnavatel ohlašovací povinnost týkající se nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne následujícího měsíce. Pro ukončení takového zaměstnání je lhůta do 8 kalendářních dnů. V rámci zasílání Výkazů o příjmech z DPP je lhůta do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.
- ČSSZ: U poživatele předčasného starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu s příjmem ze zaměstnání, ve lhůtě do 8 dnů po vstupu do zaměstnání splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu, zpravidla ČSSZ.
- Soud/insolvenční správce: U zaměstnance, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy včetně insolvenční srážky, musí organizace bez odkladu oznámit soudu nebo jinému oprávněnému orgánu, který vydal nařízení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo o exekuci, že u ní nastoupil povinný (dlužník) jako nový zaměstnanec do zaměstnání. Jedná-li se o insolvenční srážky, je nutné oznámit nástup zaměstnance do zaměstnání insolvenčnímu správci.
Shromáždění osobních dokladů
Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance [potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku (je-li nutný), prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce - např. řidičský průkaz apod.].
Podle ustanovení § 12 písm. b) zákona č 48/1997 Sb. je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit, že v rámci osobních údajů dotyčného zaměstnance týkajících se zdravotního pojištění zaevidoval příslušnost ke zdravotní pojišťovně.
Pro účely čerpání podpůrčí doby je od 1. 1. 2012 možné, aby zaměstnavatel požádal ÚSSZ o podpůrčí dobu u nového zaměstnance. Tento údaj je nutné znát v případě, kdy zaměstnanec krátce po vstupu do zaměstnání onemocní (tzn. nemoc nastane v prvních 14 dnech od vstupu zaměstnance do zaměstnání).
Pro splnění oznamovací povinnosti vůči ÚSSZ je nutné v "Oznámení o nástupu do zaměstnání" uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k tomuto údaji vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.
Pracovní a mzdové podmínky
Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru.
Zpracování osobních údajů - souhlas zaměstnance
Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů.
Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva). Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát.
Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.
Tipy pro efektivní zaučení
Naši klienti často hledají řešení toho, jak zaučit nového zaměstnance, aby všemu dostatečně porozuměl a ještě ho učení bavilo. Nepochopí-li váš člověk správně zadaný úkol, udělá ho jinak, nebo se mu vyhne a neudělá ho vůbec. Pokud se toto stane v zákaznickém centru, může se stát, že váš zaměstnanec nepochopí potřeby zákazníka a vaše firma potom dodá špatné služby. Co tedy udělat pro správné zaškolení nového zaměstnance?
- Je třeba předem zjistit, jaká forma zaškolování danému člověku více sedí. Má raději předem vytvořenou šablonu, přesný harmonogram a postup? Nebo má rád hry a raději svou práci sám tvoří? Dané formě potom přizpůsobte průběh zaškolování.
- Předem ověřte schopnost zaměstnance duplikovat, tedy schopnost pozorovat a co nejlépe kopírovat to, co pozoruje.
- Ujistěte se, že předávané informace neobsahují neznámá slova (cizí slova, málo používaná, firemní výrazy). Pokud ano, přidejte k nim vysvětlení, co znamenají.
- Předejte kandidátovi jasnou představu o jeho výsledku práce a činnostech, které k výsledku vedou.
- Hrané scénky, jakási demonstrace toho, jak to má správně být, mohou být zábavnou formou vysvětlování.
- Nezapomínejte také na procvičení daného tématu - ať už písemné nebo ústní.
Závěr
Úspěšné zaučení nového zaměstnance je klíčové pro jeho rychlou adaptaci a produktivitu. Důkladná příprava, strukturovaný onboarding a efektivní komunikace jsou základem pro vytvoření loajálního a výkonného člena týmu. Nezapomeňte na administrativní povinnosti, školení a průběžnou zpětnou vazbu.
tags: #zauceni #noveho #zamestnance #checklist
