Zákaz používání mobilních telefonů na pracovišti: Právní aspekty a vzor dokumentu

Mobilní telefony jsou všudypřítomné a staly se nedílnou součástí našich životů. Jsou to předměty osobní potřeby, původně určené pro soukromé záležitosti, které si ale nosíme s sebou do práce. Tam ale může být jejich přítomnost problematická.

Pro lepší pochopení toho, jakou roli hraje soukromý telefon v práci, se článek zaměřuje na právní úpravu jeho používání na pracovišti a související vědecké studie.

Zákaz telefonů na pracovišti: Co na to zákon?

Konkrétní právní předpis pro zakázání používání osobních mobilních telefonů na pracovišti neexistuje, jak uvádí JUDr. Eva Dandová pro portál BOZPinfo.cz.

Naprostý a neodůvodněný zákaz používání mobilního telefonu na pracovišti může zasahovat do určitých práv a svobod zaměstnance, zejména práva na soukromí a práva na komunikaci (Listina základních práv a svobod).

Nicméně v některých „oprávněných a přiměřených“ případech může zaměstnavatel používání smartphonů na pracovišti regulovat. Zaměstnavatel má totiž podle Zákoníku práce pravomoc určovat pracovní podmínky a organizaci práce. Může tedy vydávat vlastní interní předpisy a organizační pokyny, které používání mobilních telefonů mohou zakázat.

Zejména se jedná o případy ochrany zdraví a bezpečnosti při práci, kdy může takové používání ohrozit zdraví vás či dalších zaměstnanců (např. obsluhujete-li nějaké vozidlo nebo stroj), nebo pokud by mohl váš telefon rušit elektronická zařízení na pracovišti (např. v nemocničním prostředí). Může tedy vydat interní pokyn, podle kterého musíte mít telefon v režimu letadlo nebo telefonovat pouze během pauz.

Zaměstnavatel vás následně může dokonce vyhodit, pokud by vaše používání mobilního telefonu znamenalo porušení pracovních povinností či interních předpisů. V extrémních případech, například pokud by kvůli tomu došlo například k ohrožení bezpečnosti, vás může vyhodit dokonce okamžitě (hrubé porušení pracovní kázně).

Střídmé používání telefonu v práci je přijatelné, ale nemělo by ovlivnit vaši schopnost plnit pracovní povinnosti.

Telefony v práci a produktivita

Používání telefonů v práci má negativní dopady na produktivitu. Ale realita je trochu komplikovanější, než se na první pohled zdá.

Smartphony na pracovišti jsou jedním z mnoha zdrojů zbytečného rozptylování. Studie společnosti Nielsen Admosphere z roku 2019 zjistila, že více než 50 % Čechů kontroluje svůj mobilní telefon alespoň jednou za hodinu.

V průběhu let se mobilní telefon stal nedílnou součástí nás samých, a to do té míry, že ho jen málokdy pouštíme z ruky. Někdy pak ale trvá několik minut, než se po přerušení zase dokážeme vrátit k práci.

Tým německých vědců měřil objektivně důsledky používání telefonu při práci. Z výsledků studie vyplývá zřejmý pokles produktivity spojený s používáním telefonů v práci, stejně jako pokles skutečně odpracovaných hodin. Také bylo prokázáno zkrácení intervalů soustředěné práce bez přerušení.

Krom toho studie odhalila ještě jedno znepokojivé zjištění: Respondenti si uvědomují, že má jejich chování negativní vliv na život, a tento fakt pasivně akceptují. Jen to potvrzuje návykovou povahu chytrých telefonů. Vyvolávají totiž impulzivní a škodlivé chování (ztrátu kritického myšlení), které lze jen obtížně korigovat.

A jak je to s dopady používání telefonů na skutečnou produktivitu zaměstnanců? Není to zas tak tragické. Podle výzkumu z roku 2021 si 68,6 % respondentů myslí, že používání mobilních telefonů vede ke zvyšování produktivity, a pouze 31,5 % si myslí, že vede naopak k jejímu snižování.

Nárůst produktivity může být způsoben celou řadou různých faktorů: Telefony umožňují lepší přístup k informacím, nabízejí užitečné aplikace, usnadňují komunikaci apod. To jsou všechno pozitivní věci!

Vždyť bychom to mohli brát i tak, že udělat si čas od času pauzičku od práce a vzít do ruky telefon, je vlastně prospěšné pro naše duševní zdraví a regeneraci. Člověk není robot. Co kdybychom trochu snížili nároky sami na sebe a přijali fakt, že není nic špatného na tom občas zabít trochu času na telefonu?

Jak udělat z telefonu svého spojence?

Chytré telefony se zkrátka staly nedílnou součástí našich životů a na tom se v dohledné době nic nezmění. Proč z nich tedy neudělat užitečné pomocníky? Každý smartphone nabízí přehršel nástrojů a aplikací pro větší efektivitu práce. Pár příkladů za všechny:

Pro lepší time management: Plánovací aplikace (Google kalendář, Trello, Todoist), Časovač Pomodoro.
Pro vyšší produktivitu a spokojenost: Meditační a relaxační aplikace (Headspace nebo Calm), Aplikace pro sledování fyzické aktivity (Fitbit nebo Apple Health).
Pro lepší spolupráci: Nástroje pro projektový management (Asana a Monday.com).

Pokud už sami nedokážete korigovat, kolik v práci strávíte na telefonu času, pak to dost pravděpodobně znamená, že jste na něm (lehce) závislí. Řeší to tolik lidí, že začaly dokonce vznikat aplikace specificky zaměřené na monitorování a regulaci času stráveného používáním mobilního telefonu.

Forest: Pro lepší soustředěnost a omezení doby používání mobilního telefonu.
StayFree: Tato aplikace sleduje čas, který strávíte každý den na telefonu a nabízí vám přesné statistiky.
RescueTime: Tato aplikace běží na pozadí a sleduje používání aplikací a webových stránek.

Nezapomínejte, sledování telefonu je závislost jako každá jiná. Chcete-li s ní skončit, bude to chtít silnou vůli.

Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující používání mobilních telefonů

Níže je uveden vzor vnitřního předpisu zaměstnavatele upravující používání mobilních telefonů.

Vzor vnitřního předpisu

Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující používání mobilních telefonů

Zaměstnavatel ........................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ), zastoupený ............... vydává tento vnitřní předpis pro používání mobilních telefonů.

Tento předpis se vztahuje na všechny zaměstnance zaměstnavatele, s výjimkou ........ (např. zaměstnanců, s nimiž byla uzavřena smlouva o výkonu funkce).

Pro účely tohoto předpisu se považuje za "firemní mobil" mobilní telefonní přístroj ve vlastnictví zaměstnavatele, jiné mobilní telefony se považují za "soukromé mobily".

Všechny firemní mobily musejí být individualizovány a trvale nesmazatelně označeny identifikačním číslem, za což zodpovídá ....... (např. účetní oddělení nebo personalista).

Před příchodem na pracoviště musejí všichni zaměstnanci své soukromé mobily vypnout a nesmějí je používat po celou jejich pracovní směnu. Výjimku může ze závažných důvodů povolit ............... (např. personalista, nebo vedoucí provozu).

Zaměstnanci mohou po dobu pracovní směny bezpečně uložit svůj soukromý mobil do firemního trezoru. Jestliže tak neučiní, pak zaměstnavatel neodpovídá za jeho případnou ztrátu, poškození ani za jeho cizí použití.

Firemní mobily mohou používat pouze zaměstnanci, a to jen pro účely související s jejich zaměstnáním. Soukromé využití firemního mobilu pro odchozí hovor nebo pro odeslání SMS zprávy může zaměstnanci ze závažných důvodů povolit ............... (např. personalista, vedoucí provozu).

A to vždy za úplatu ve výši ....... (například 10 Kč za každých započatých 10 minut odchozího hovoru, a 5 Kč za jednu odeslanou SMS zprávu). O tom musí povolující osoba učinit písemný záznam podle vzoru Přílohy číslo 1 a ihned příslušnou úplatu vybrat od dotyčného zaměstnance - záznam a úplatu do konce daného kalendářního měsíce předá účetnímu oddělení.

Pokud byl zaměstnanci jmenovitě a proti podpisu přidělen firemní mobil - dále jen "zaměstnanec s mobilem" - je povinen o něj osobně a svědomitě pečovat, přičemž odpovídá za jeho ztrátu a poškození. Přidělování je v kompetenci ............... (např. personalisty, účetního oddělení), o čemž musí učinit písemný záznam dle vzoru Přílohy číslo 2 - jedno vyhotovení archivuje přidělující oddělení a druhé obdrží zaměstnanec.

Zaměstnanec s mobilem přiděleným trvale - vždy ale nejdéle po dobu jeho zaměstnání u zaměstnavatele - jej může používat i mimo pracoviště zaměstnavatele, ale vždy pouze v souvislosti se svým zaměstnáním. Zaměstnanec s mobilem přiděleným dočasně je oprávněn jej používat pouze na svém pracovišti, po jiný čas jej musí uložit do firemního trezoru nebo předat ............... (např. personalistovi, vedoucímu provozu).

Zaměstnanec bez přiděleného mobilu může využít firemní mobil kteréhokoli zaměstnance s mobilem, pokud jej tento zrovna nevyužívá a nebrání-li tomu ani jiný vážný důvod (například že brzy očekává příchozí pracovní telefonní hovor). Po dobu jeho používání za tento mobilní telefon přebírá odpovědnost ve smyslu odstavce 8.

Výše uvedená ustanovení tohoto předpisu týkající se firemního mobilu se přiměřeně vztahují rovněž na firemní telefonní přístroj s pevným (kabelovým) připojením k telekomunikační síti.

Výše uvedená ustanovení tohoto předpisu týkající se firemního mobilu nebo soukromého mobilu se přiměřeně vztahují také na jiná mobilní (přenosná) telekomunikační zařízení, jako je například tablet. Výjimkou jsou přenosné počítače (notebooky a podobně), pro jejichž používání zaměstnanci je vydán samostatný předpis.

Výklad tohoto předpisu a řešení případných sporů nebo nejasností ohledně jeho uplatňování je v kompetenci ............... (např. personalisty, ekonomického ředitele, právního oddělení).

Tento vnitřní předpis zaměstnavatele vstupuje v účinnost dnem .............

V ................ dne ............

................................................................

(razítko zaměstnavatele a podpis oprávněné osoby)

Přílohy:

Vzor záznamu o soukromém využití firemního mobilu
Vzor záznamu o přidělení firemního mobilu zaměstnanci

Příloha 1: Vzor záznamu o soukromém využití firemního mobilu

Záznam o soukromém využití firemního mobilu s identifikačním číslem .................

Ve smyslu vnitřního předpisu zaměstnavatele pro používání mobilních telefonů byl k tomu oprávněnou povolující osobou firemní mobil s identifikačním číslem .............. dne ......... soukromě využit zaměstnancem ..................... (poznámka: uvede se jednoznačná identifikace dané osoby v souladu s interním systémem), pro uskutečnění ODCHOZÍHO HOVORU / ODESLÁNÍ SMS ZPRÁVY (poznámka: nehodící se škrtne). A to za úplatu ve výši ........., která byla uhrazena ihned v hotovosti oprávněné povolující osobě.

Dotyčný zaměstnanec svým podpisem tyto skutečnosti potvrzuje .............

Za zaměstnavatele potvrzuje povolující osoba ...............

Tento záznam byl vypracován ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno povolující osoba v souladu s vnitřním předpisem předá spolu s vybranou úplatou účetnímu oddělení, a druhé obdrží dotyčný zaměstnanec.

Příloha 2: Vzor záznamu o přidělení firemního mobilu zaměstnanci

Záznam o přidělení firemního mobilu s identifikačním číslem ................. zaměstnanci

Ve smyslu vnitřního předpisu zaměstnavatele pro používání mobilních telefonů byl firemní mobil s identifikačním číslem .............. dne .......... přidělen zaměstnanci s mobilem ..................... (poznámka: uvede se jednoznačná identifikace dotyčné osoby v souladu s interním systémem), a to DOČASNĚ / TRVALE (poznámka: nehodící se škrtne).

Dotyčný zaměstnanec s mobilem svým podpisem tuto skutečnost potvrzuje a s přidělením firemního mobilu souhlasí ..............

Za přidělující oddělení odpovědná osoba ..................

Tento záznam byl vypracován ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno archivuje přidělující oddělení a druhé obdrží dotyčný zaměstnanec s mobilem.

Pracovní úkol vyžaduje odbornou konzultaci s dalšími zaměstnanci (specialisty) dotyčné firmy, je třeba probrat interní záležitosti s vedoucím, u služeb je nutno prodiskutovat detaily se zákazníkem, a naopak s dodavatelem zboží sladit technické parametry, způsob a termín dodání, s obchodními partnery obecně je třeba řešit reklamace atd.

Aby v praxi nevznikaly "malicherné" spory ohledně oprávněnosti takovéhoto vedlejšího využití mobilního telefonu, je vhodné stanovit jednoznačná firemní pravidla v interní směrnici zaměstnavatele, ideálně po předchozí diskuzi se zaměstnanci nebo s odbory. Nejde sice o povinný právní předpis, který je závazný pro obě strany pracovně-právního vztahu, ale lze jej doporučit jako prevenci neshod a coby pojistku před účelovým zneužitím problému s mobily, ať už ze strany zhrzeného zaměstnance, nebo naopak zaměstnavatelem při hledání důvodu výpovědi.

Věnujeme ještě pár slov ještě daňovému hledisku pěti v praxi nejčastějších variant řešení potřeby mobilního telefonu pro výkon zaměstnání dotyčného zaměstnance.

Vnitřní předpis zaměstnavatele o využívání výpočetní techniky a mobilních telefonů

Zaměstnavatel ................................................... (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO), zastoupený ............ Tento předpis upravuje odpovědnost každého zaměstnance za bezpečné užívání výpočetní techniky a dále podmínky pro využívání mobilních telefonů u zaměstnavatele.

Při užívání těchto prostředků je nutné dodržovat tyto pokyny a ostatní pravidla a procedury zaměstnavatele.

V rámci výkonu práce je možné používat tyto prostředky k interní komunikaci s ostatními zaměstnanci, externě se zákazníky, popř. dalšími obchodními partnery.

Alternativa 1 Zaměstnanci nesmějí používat prostředky výpočetní techniky včetně připojení k internetu k soukromým účelům bez souhlasu svého nadřízeného zaměstnance.

Alternativa 2 Osobní užívání prostředků výpočetní techniky je dovoleno jen do té míry, pokud není v rozporu s vykonáváním zaměstnancovy práce, nespotřebovává důležité zdroje, nedává vzniknout vyšším či dalším nákladům, nebo není v rozporu s činností ostatních zaměstnanců. Za žádných okolností nesmějí být tyto prostředky užívány k osobnímu finančnímu zisku zaměstnanců nebo třetích osob, nebo ve spojení s politickými kampaněmi nebo lobbingem.

Kromě výše zmíněných omezení a podmínek je dále zakázáno používat komunikační prostředky:

k přenosu hanlivých, diskriminačních nebo obscénních materiálů;
ve spojení s porušením osobních práv jiných osob (např. autorská práva);
porušení příslušných telekomunikačních licencí nebo jiných zákonů týkajících se přenosu dat;
ve spojení s pokusem o vniknutí do počítače, sítě zaměstnavatele nebo jiného systému nebo k získání neoprávněného přístupu.

Zaměstnavatel respektuje osobní soukromí svých zaměstnanců. Jelikož jsou však komunikační prostředky určeny k podnikatelským účelům zaměstnavatele, zaměstnavatel si vyhrazuje právo přiměřené kontroly využívání prostředků výpočetní techniky zaměstnancem v případě důvodného podezření porušení tohoto vnitřního předpisu či obecných právních předpisů (ve smyslu § 316 odst. 1 ZP). Samotným užíváním těchto prostředků je zaměstnanec v odůvodněných případech srozuměn s případnou kontrolou využívání prostředků výpočetní techniky ze strany zaměstnavatele. To platí i pro mobilní telefony.

Zaměstnanec musí vždy respektovat autorská práva třetí strany a její vlastnické nároky na obrázky, texty, audio a video materiál a software. Je zakázáno kopírovat, používat či předávat jakýkoliv materiál bez příslušné autorizace. Zaměstnanec v této souvislosti je oprávněn využívat přidělený osobní počítač pouze se softwarovým vybavením zaměstnavatele.

Důvěrné informace (ať už zaměstnavatele, jeho zákazníků, nebo jiných osob) nesmějí být zpřístupněny třetím osobám bez zvláštního svolení. Autorizace k předání důvěrných informací může být rozdílná v závislosti na postavení zaměstnance v rámci zaměstnavatele.

Zneužití jakéhokoliv prostředku výpočetní techniky zaměstnavatele nebo porušení tohoto vnitřního předpisu může vést ke kázeňskému postihu zaměstnance včetně případného ukončení pracovního poměru u zaměstnavatele.

B. VYUŽÍVÁNÍ MOBILNÍCH TELEFONŮ

Na základě rozhodnutí zaměstnavatele může být zaměstnanci přidělen služební mobilní telefon.

Zaměstnanci, kterým byl přidělen služební mobilní telefon, jsou povinni jej převzít na základě písemného potvrzení ve smyslu § 255 ZP od příslušného zaměstnance oddělení .............. (název oddělení, popř. jméno příslušného zaměstnance).

Alternativa 1 Zaměstnanec je oprávněn používat mobilní telefon pouze pro služební účely. Používání mobilního telefonu k jiným než služebním účelům není dovoleno.

Alternativa 2 Zaměstnavatel poskytuje určeným zaměstnancům mobilní telefony bezplatně k používání pro služební i soukromé účely.

Zaměstnanci, kterým byl přidělen mobilní telefon, jsou povinni být k dispozici pro příjem služebních zpráv a hovorů na přiděleném mobilním telefonu v pracovní době a výjimečně i mimo pracovní dobu na základě pokynu nadřízeného zaměstnance.

V případě skončení pracovního poměru nebo dlouhodobé nepřítomnosti zaměstnance v práci delší .............. (např. 1 týdne) je zaměstnanec povinen vrátit mobilní telefon zaměstnavateli do tří dnů po skončení pracovního poměru popř. po uplynutí .............. (výše uvedená lhůta) nepřítomnosti zaměstnance v práci. Zaměstnanec je dále povinen bezodkladně vrátit mobilní telefon zaměstnavateli, pokud o to bude (z jakéhokoliv důvodu) požádán.

Podle názoru Kolegia by mohl zaměstnavatel přistoupit k absolutnímu zákazu používání mobilních telefonů zaměstnanci na pracovišti jen v odůvodněných případech (např. k ochraně před průmyslovou špionáží nebo jiným, podobně zásadním nekalým jednáním zaměstnance proti zaměstnavateli, k němuž by mohl použít mj. mobilní telefon) a tehdy, pokud ho zaměstnanec nepotřebuje k výkonu práce samotné. Za těchto podmínek může zaměstnavatel oprávněně požadovat, aby svůj mobilní telefon zaměstnanec uschoval např. Jiný způsob omezení zaměstnance co do používání mobilního telefonu na pracovišti je odvislý především od povahy jeho práce (např. při pásové výrobě, kde je práce zaměstnance vázána na práci jeho kolegů, může takové použití způsobit ohrožení pracovního procesu) a od konkrétních povinností vyplývajících zaměstnanci z pracovního poměru.

Použití mobilního telefonu v pracovní době na pracovišti v rozsahu, který překračuje nezbytně nutnou dobu (přijatelnou míru) a narušuje plnění povinností zaměstnancem, lze oprávněně považovat za porušení „pracovní kázně“ zaměstnancem se všemi důsledky z toho vyplývajícími, včetně rozvázání pracovního poměru.

Aby se zaměstnavatel vyhnul porušení těchto pravidel, musí obhájit, že porušení „pracovní kázně“ zaměstnancem mělo dopad i do jeho pracovních výsledků (výkonu práce), resp.

Každý zákonný důvod k zásahu do soukromí jiného nebo k pořízení a použití jeho obrazového (obrazově zvukového) záznamu podléhá samozřejmě určitému korektivu. Případná nepřiměřenost a rozpor s oprávněnými zájmy osoby, jejíž záznam je pořizován, se bude odvíjet především od toho, v jaké situaci a za jakých okolností k pořízení záznamu dochází, jak „silný“ má pořizovatel důvod k takovému postupu co do možných alternativ (zdali je pořízení záznamu jediným možným prostředkem k ochraně jeho práv nebo chráněných zájmů), a rovněž od toho, v jakém postavení se nahrávaná osoba nachází (jestli vystupuje jako úřední osoba, která plní své povinnosti ve veřejném zájmu, nebo je na ni nutno nahlížet jako osobu v soukromoprávním vztahu).

tags: #zákaz #používání #mobilních #telefonů #na #pracovišti