Uvítací dopis pro nového zaměstnance: Vzor a tipy pro HR

Tento článek je určený personalistům a lidem odpovědným za nástup a adaptaci zaměstnanců. Jste HR manažer nebo personalista zodpovědný za nábor a nástup nových zaměstnanců ve vaší společnosti? Pokud je odpověď kladná, jste na správném místě.

Co je uvítací dopis pro nové zaměstnance?

Uvítací dopis pro nové zaměstnance je formální nebo neformální dopis zaslaný novému zaměstnanci, aby je přivítal v organizaci. Jeho účelem je, aby se nový zaměstnanec cítil oceňován, a poskytnout mu klíčové informace, které mu pomohou hladce přejít do nové role. Jsou skvělým přístupem k získání důvěry nových zaměstnanců, zvýšení jejich angažovanosti a vytvoření podmínek pro dlouhodobý úspěch.

Spousta firem uvítací proces, tedy svůj první dojem, který mohou udělat na nového zákazníka nebo nový kontakt, podceňuje. Všichni slýcháme, jak důležité je udělat dobrý první dojem.

Uvítací video CEO 2021

Co by měl uvítací dopis obsahovat?

Srdečné přivítání do týmu
Informace o místu, datumu a času nástupu do zaměstnání
Kontaktní informace první kontaktní osoby
Poskytnutí seznamu dokumentů, které má sebou zaměstnanec přinést
Informace o programu prvního dne
Vysvětlení očekávaného způsobu oblékání (dress code)
Další informační materiály o firmě

Jak připravit a zaslat uvítací dopis

Jakmile dojde k rozhodnutí o přijetí nového zaměstnance, je třeba jej o tom vyrozumět a přivítat jej v nové firmě. Přátelský tón hlasu v písemné podobě pomáhá novému zaměstnanci cítit se oceněný a připravený stát se součástí týmu. Obsahuje jméno, pracovní pozici a důležité informace o uchazeči.

Buďte jasní a struční: Vyvarujte se toho, abyste nově přijatým zaměstnancům poskytovali příliš dlouhé nebo příliš konkrétní informace.

Důležité upozornění: Vždy dbejte na to, abyste ve jméně zaměstnance neudělali žádnou pravopisnou chybu, abyste zajistili co možná nejbezchybnější nástup. Ve skutečnosti je to důležitější, než si myslíte, protože mnoho zaměstnanců si vysoce cení uznání, jak uvádí např. výzkum. To, aby se nový zaměstnanec cítil v rámci uvítacího balíčku hrozně, je to poslední, co chcete.

Příklad uvítacího dopisu

Předmět: Gratulujeme a vítej v týmu!

Ze všech skvělých momentů během tvého pohovoru nám nejvíc utkvěla tvá [konkrétní zajímavost z pohovoru, např. „energická prezentace nápadů“ nebo „schopnost rychle analyzovat situace“]. Právě díky tomu jsme si řekli: to je člověk, kterého hledáme!

Tvůj první den u nás je naplánovaný na [datum nástupu] v [čas] na adrese [adresa]. Tvojí hlavní misí bude [hlavní odpovědnost, např.]

Abychom mohli připravit tvou pracovní smlouvu a všechno klaplo, prosíme tě o vyplnění krátkého nástupního formuláře [vlož odkaz / instrukce - např. „najdeš v příloze“ nebo „vyplň online zde: odkaz“].

Těšíme se na společnou jízdu a nemůžeme se dočkat, až tě osobně přivítáme.

Nyní bychom vám rádi představili Sloneek - HRIS, díky kterému bude váš onboarding ještě hladší.

Představení nového zaměstnance týmu

Máte nového zaměstnance? Měli byste ho představit týmu, ale možná si nejste jisti, jak. Když do vašeho týmu nastoupí nová osoba, je důležité ji všem představit. Tím nejen přivítáte nového zaměstnance, ale také pomůžete ostatním členům týmu, aby se s novou posilou cítili dobře. Chcete se ujistit, že celý váš tým je s novým zaměstnancem srozuměn, proto je důležité, abyste úvod zvládli správně.

Začněte tím, že nového zaměstnance představíte a uvedete o něm něco bližšího. Uveďte jeho jméno, pracovní pozici a datum nástupu. Můžete také zmínit, odkud pochází, jeho předchozí zkušenosti a další důležité informace, které by bylo užitečné pro tým znát. Dále informujte svůj tým o tom, co můžete od nového zaměstnance očekávat. Bude pracovat na konkrétních projektech? Má nějaké konkrétní dovednosti nebo odborné znalosti, které může tým využít?

Je také dobré vysvětlit celé společnosti, proč jste nadšeni, že jste je přijali. Jaké dovednosti nebo vlastnosti přinášejí? Jak přispějí k úspěchu týmu? Na závěr nezapomeňte nového zaměstnance ještě jednou důrazně přivítat a dát mu najevo, že se těšíte na spolupráci s ním. Můžete také připojit vzkaz od samotného nového zaměstnance, pokud mu vyhovuje.

Příklady představení nového zaměstnance

Please join me in giving a warm welcome to our newest team member, [new employee’s name]. [New employee’s name] comes to us from [previous company/experience] and we’re excited to have them on board.
It is my great pleasure to introduce our newest team member(s), [new employee’s name(s)]. I’m confident that they will be [a] valuable asset(s to the team.
Starting today, we have a new colleague joining our team - [new employee’s name]. They will be working with us as [new employee’s job position]. [New employee’s name] will be working closely with [co-workers’ names] on [projects they’ll be working on]. Please join me in giving them a warm welcome.
Starting from today, we have a new colleague - [new employee’s name]. [New employee’s name] comes to us with [background/experience]. [New employee’s name] will be working on [projects they’ll be working on]. Please welcome [new employee’s name and surname].
We have a new member joining our ranks today - please welcome [new employee’s name] to the team. [New employee’s name] comes to us with an extensive background in [background/experience]. [New employee’s name] will be primarily working on [projects they’ll be working on].
As some of you may know, we have a new team member starting today - please welcome [new employee’s name]. [New employee’s name] will be working as our [new employee’s job position]. [New employee’s name] will be working on [projects they’ll be working on].
I’m excited to announce that [new employee’s name] will be joining us as our new [new employee’s job position]. [New employee’s name] will be involved in [projects they’ll be working on].
I wanted to take a quick moment to introduce our newest team member - [new employee’s name]. Regarding their professional background, [new employee’s name] has worked extensively in [background/experience]. Please join me in giving them a warm welcome to the team.
[New employee’s name] will be joining us as our [new employee’s job position]. [New employee’s name] will be primarily working on [projects they’ll be working on]. [New employee’s name] comes to us with an extensive background in [background/experience]. Without a doubt, they will be a valuable asset to the team.
As you may have noticed, [new employee’s name] is back with us starting today. Please give them a warm welcome back and introduce yourselves if you didn’t meet them during their previous time here.
I’m excited to announce that [new employee’s name] is joining our team today in the role of [new employee’s job position].

Motivační dopis jako součást žádosti o zaměstnání

Vlastně je to tak trochu naopak. Průvodní dopis, nebo také úvodní dopis k životopisu, by měl být součástí každé odpovědi na pracovní inzerát. Na jeho znění průvodního dopisu si rozhodně dejte záležet, protože je to váš první kontakt s potenciálním zaměstnavatelem. Můžete ve stručnosti zmínit vaši motivaci - proč vás právě tato pracovní nabídka zaujala a jakou pro ni máte kvalifikaci (například, že už 10 let působíte v oboru).

Snažte se vyvarovat pravopisných chyb (raději několikrát zkontrolujte, nebo i nechejte někoho přečíst). Vhodné nejsou ani otřepané fráze a klišé. Namísto arogance vsaďte na zdvořilost a pozitivní emoce. Není dobré, když průvodní dopis působí jako šablona, kterou v jedné podobě rozesíláte na všechny strany.

Vzory motivačních dopisů

Vzor 1 - žádost o zaměstnání

Vážený/á pane/paní [příjmení příjemce],

jmenuji se [vaše jméno] a jsem [pozice/kvalifikace/obor studia]. Píši Vám s žádostí o [název pracovní pozice] v [název společnosti], kterou jsem objevil/a na [název konkrétního webu/média/sociální sítě].

Tato pozice mě zaujala, protože [konkrétní důvody, proč chci pracovat v této firmě]. Obzvláště mě zajímá vaše [oblast, ke které máte vztah a chcete se v ní rozvíjet], protože [důvody výběru].

Jsem absolventem/kou [název oboru a školy]. Velmi mě baví [pracovní činnosti, které jsou vaší nejsilnější stránkou]. Cítím, že bych byl/a pro Vaši společnost přínosem, protože jsem [seznam kladných vlastností]. Mám zkušenosti s/v/z [seznam dovedností nebo pracovních pozic spojené se jmény firem], které jsem dále rozvíjel/a prostřednictvím [školení, kurzy, semináře, stáže].

V příloze také zasílám bližší životopis k posouzení.

Děkuji, že jste si udělal/a čas na zvážení mé žádosti. Máte-li na mě nějaké dotazy, kontaktujte mě prosím na [preferované kontaktní údaje].

S přáním hezkého dne,

[Vaše jméno]

Vzor 2 - žádost o zaměstnání

Vážený/á pane/paní [příjmení příjemce],

jmenuji se [vaše jméno] a rád/a bych se zúčastnil/a výběrového řízení na pozici [název pozice], kterou Vaše společnost inzerovala na [název konkrétního webu/média/sociální sítě].

Již druhým rokem zastávám pozici [konkrétní popis pozice] ve společnosti [název firmy] zabývající se [popis zaměření]. Z důvodu [reorganizace/stěhování/změny sídla společnosti/konkrétní problém] si nyní hledám zaměstnání podobného charakteru.

Mohu nabídnout především:

velice dobré komunikační a organizační schopnosti [jiné silné vlastnosti]
zkušenosti z oblasti [konkrétnější popis, který souvisí s pozicí]
aktivní znalost [konkrétního] jazyka slovem i písmem (v roce [xxxx] jsem ukončil/a [několikaleté studium/jazykovou školu/pobyt v zahraničí/kurz])

Práce v [popis oblasti/zaměření] mě baví a naplňuje. Považuji se za člověka aktivního, systematického, kterému se daří vycházet s lidmi [další pozitivní vlastnosti/úspěchy].

Do nového pracovního poměru mohu nastoupit ihned. Příležitost pracovat právě v [název společnosti] považuji za mimořádně atraktivní. Inzerát mne oslovil především vzhledem k mému zájmu o [konkrétní zájmy a oblast práce vztahující se k pozici], a také proto, že bych zde mohl/a využít veškeré své dosavadní zkušenosti. Coby zákazník znám vysokou úroveň [poskytovaných služeb/kvalitu prodávaných produktů]. Jakožto bývalý zaměstnanec [název firmy] jsou pro mne tato kritéria také důležité i jako pro [konkrétní pozice - obchodníka/manažera].

Na mé poslední pozici [název pozice] ve společnosti [název firmy] zabývající se [konkrétní popis] jsem působil/a [počet let]. Věnoval/a jsem se [konkrétní činnosti práce]. Za [konkrétní číslo] let praxe v oblasti [konkrétní obor] jsem se naučil/a vidět příležitosti tam, kde jiní ne [jiná konkrétní a jedinečná vlastnost]. Při své práci nejčastěji využívám [konkrétní metody/nástroje/způsoby]. Díky [další zkušenosti/jazykové znalosti/doplněné vzdělání/absolvované kurzy/řidičský průkaz] jsem měl možnost působit v [názvy firem + případné popisy pracovních pozic].

Jsem [kladné vlastnosti] člověk, umím dobře [konkrétní schopnosti] a dokážu [další dovednosti]. Není mi cizí individuální práce, tak ani spolupráce v týmu. Detaily o mé pracovní historii naleznete v přiloženém životopise. Veškeré dotazy rád zodpovím na osobním pohovoru.

Reaguji na výzvu pro [zájemce o stáž/dobrovolníky] zveřejněnou na webu [název webu]. Tato příležitost mě velice láká, protože mám přirozenou vášeň pro [konkrétní oblast], kterou rozvíjím při studiu.

Díky [studiu, vašim koníčkům, jiné pracovní zkušenosti] jsem se podílel/a na [konkrétní relevantní zkušenosti]. Rád/a jsem také [doplnění konkrétních dovedností] a zjistila/a jsem [oblast, ve které se chcete rozvíjet, kam chcete kariérně růst].

Věřím, že tyto dovednosti spolu se zkušenostmi, které jsem získal/a [shrnutí pozice nebo místa výkonu práce/studia] by pro vás byly přínosné. Také věřím, že bych se díky vám mohl/a naučit mnohem více, abych tak doplnil/a své vzdělání.

Práce v [název firmy] mě láká, protože [konkrétní hodnoty, které zastávají/čemu se věnují/s kým spolupracují]. Oceňuji také politiku [konkrétní oblast, které se zavazují], což dle mého názoru vede k [výsledek jejich snahy dle vašeho názoru/souznění s vašimi hodnotami].

Pevně doufám, že přijmete moji žádost o [popis pozice].

Pokud na mne budete mít jakékoliv dotazy, neváhejte mne kontaktovat na [preferované kontaktní údaje]. Děkuji a přeji hezký den.

S pozdravem,