Rodinný Stav a Zákon: Práva a Povinnosti Zaměstnavatelů v České Republice

Každý zaměstnavatel již před uzavřením pracovního poměru s novými zaměstnanci shromažďuje osobní údaje, které mu mají umožnit výběr vhodného kandidáta na hledané pozice. Obecná pravidla pro výběrová řízení jsou obsažena v zákoníku práce a zákoně o zaměstnanosti.

Podle zákoníku práce výběr fyzických osob ucházejících se o zaměstnání z hlediska kvalifikace, nezbytných požadavků nebo zvláštních schopností je v působnosti zaměstnavatele, nevyplývá-li ze zvláštního právního předpisu jiný postup. Pokud se tedy na činnost zaměstnavatele nevztahují zvláštní právní předpisy upravující postup při výběru zaměstnanců (např. ve státní službě), je zcela na zaměstnavateli, jaká kritéria si pro výběr zaměstnanců stanoví.

Zaměstnavatel je povinen zajišťovat rovné zacházení se všemi fyzickými osobami uplatňujícími právo na zaměstnání. Hlediska pro výběr zaměstnanců musí zaručovat rovné příležitosti všem fyzickým osobám ucházejícím se o zaměstnání. Při uplatňování práva na zaměstnání je zaměstnavateli zakázána jakákoliv diskriminace. Zaměstnavatel smí vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru od fyzické osoby, která se u něj uchází o práci, nebo od jiných osob jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy.

Zaměstnavatel nesmí při výběru zaměstnanců vyžadovat informace týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení, sexuální orientace, není-li jejich vyžadování v souladu se zvláštním právním předpisem. Zaměstnavatel nesmí dále vyžadovat informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním právním předpisem. Zaměstnavatel je povinen na žádost uchazeče o zaměstnání prokázat potřebnost požadovaného osobního údaje. Je také povinen dodržet obecná pravidla a povinnosti při zpracování osobních údajů stanovené zákonem o ochraně osobních údajů.

Jakékoli informace o uchazeči, které zaměstnavatel získává během výběrového řízení, jsou osobními údaji podle ZOOÚ. Za osobní údaje se totiž nepovažují jen tzv. identifikační a kontaktní údaje, ale i jakékoli další (popisné) údaje, které jsou k těmto údajům přiřazeny a vypovídají o subjektu údajů (např. údaj o barvě vlasů, zálibách, povolání či zaměstnání fyzické osoby).

Mezi osobními údaji zaujímají speciální postavení citlivé údaje. Zpracování citlivých údajů může mít pro subjekt závažné důsledky a může vést k porušování základních lidských práv či k diskriminaci. Proto jsou citlivé údaje v ZOOÚ přesně definovány a pro jejich zpracování platí přísnější režim než pro ostatní osobní údaje.

Podle ZOOÚ je citlivým údajem osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém anebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu a genetický údaj subjektu údajů; citlivým údajem je také biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů.

Zaměstnavatel může získávat před vznikem pracovního poměru jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Zaměstnavatelé však nezřídka již při výběrovém řízení vyžadují od uchazečů celou škálu osobních údajů, včetně rodného čísla, údajů o rodinném stavu a počtu dětí, a citlivých údajů jako národnost, zdravotní stav apod. Tyto údaje však pro samotné výběrové řízení nejsou nezbytné nebo je jejich vyžadování přímo zakázáno zákonem o zaměstnanosti.

Některé osobní údaje (např. rodné číslo) zaměstnavatel bude povinen zpracovávat pro plnění svých zákonných povinností, ale až po vzniku pracovního poměru. Osobní údaje může zaměstnavatel získávat nejen od samotných uchazečů, kteří se přihlásili do výběrového řízení u zaměstnavatele, ale také od jiných osob (např. od bývalých zaměstnavatelů uchazeče či prostřednictvím sociálních sítí). Zaměstnavatel smí tedy získávat informace o uchazečích i prostřednictvím sociálních sítí, nicméně jen v určitém rozsahu, který je nezbytný pro stanovený účel, tj. uzavření pracovní smlouvy.

V praxi se však zaměstnavatelé často snaží získávat na sociálních sítích takové informace, na které by se při pohovoru nebo v písemném dotazníku nemohli uchazeče zeptat. Jedná se zejména o informace a fotografie ze soukromého života a komentáře a příspěvky na různých diskuzních fórech, na jejichž základě personalisté získají první dojem o uchazeči, který pak může rozhodnout o jeho nepřijetí. Takový postup je v rozporu s právními předpisy a může být i diskriminační (pokud je např. důvodem nepřijetí uchazeče zjištění, že je muslimem), kdy se uchazeči mohou bránit žalobou na ochranu před diskriminací podle antidiskriminačního zákona.

Na druhou stranu, jestliže zaměstnavatel takto získané informace dále oficiálně nezpracovává, např. nepořizuje si jejich kopie a nezahrnuje je do osobního spisu uchazeče, pak se uchazeč těžko bude domáhat svých práv. V případě diskriminačních sporů je sice uplatňováno tzv. obrácené důkazní břemeno, kdy zaměstnavatel musí prokázat, že se diskriminace nedopustil, nicméně i tak je důkazní pozice uchazeče složitá.

V praxi tedy velmi záleží na samotných uchazečích, jakým způsobem chrání své údaje a soukromí na sociálních sítích. Nábor nových zaměstnanců je klíčovým procesem pro každou firmu, a je důležité, aby byl veden eticky a v souladu s právními normami.

V České republice je náborový proces regulován především zákoníkem práce, který klade důraz na rovné zacházení a zakazuje jakoukoliv formu diskriminace. Diskriminační otázky na pohovoru mohou mít negativní dopad nejen na jednotlivé uchazeče, ale i na celkové pracovní prostředí. Například, pokud jsou ženy systematicky dotazovány na plánování rodiny, může to vést k nerovným příležitostem v kariérním růstu.

Nevhodné otázky mohou zahrnovat například dotazy na plánování rodiny, zdravotní historii, vyznání víry, nebo etnický původ. Tyto otázky jsou považovány za neetické a mohou vést k diskriminaci.

Před pohovorem si připravte seznam otázek, které jsou přímo relevantní pro danou pracovní pozici. Zaměřte se na otázky, které umožňují uchazečům mluvit o jejich zkušenostech a dovednostech. Například otázky jako: Jaké dovednosti vám pomohly při řešení složitého projektu?

Informujte se o zákonných omezeních vztahujících se k dotazům na pohovorech. Zajistěte, aby všichni, kdo se podílejí na náborovém procesu, byli proškoleni v oblasti pracovního práva a etiky pohovoru.

Zaměstnavatelé, kteří si osvojí tyto principy, nejenže se vyhnou právním rizikům, ale také si vytvoří pozitivní reputaci a přispívají k rozvoji zdravého pracovního prostředí.

Jak správně vést pohovor s uchazečem o práci? Část II.

Povinnosti zaměstnavatele při přijetí nového zaměstnance

Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům:

U zdravotní pojišťovny zaměstnance splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost o nástupu zaměstnance do zaměstnání (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu "Hromadné oznámení zaměstnavatele".
V oblasti zdravotního pojištění dochází od 1. 1. 2025 ke změnám lhůt pro přihlašování a odhlašování zaměstnance na DPP a DPČ. Jedná-li se o zaměstnance činného pouze na základě dohody o provedení práce nebo o zaměstnance činného pouze na základě dohody o pracovní činnosti, oznamuje zaměstnavatel nástup zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení do dvacátého dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se stali nebo přestali být plátci pojistného.
Nadále platí, že osoba činná na základě DPP nebo DPČ se považuje pro účely zdravotního pojištění za zaměstnance jen v tom kalendářním měsíci, v němž úhrn příjmů ze všech DPP nebo ze všech DPČ dosáhl rozhodného příjmu pro vznik účasti na nemocenském pojištění u místně příslušné správy sociálního zabezpečení.
Splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost, tj. přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři "Oznámení o nástupu do zaměstnání", pokud nemá s ÚSSZ dohodnutou jinou lhůtu. Jde-li o zaměstnání malého rozsahu nebo DPP, plní zaměstnavatel ohlašovací povinnost týkající se nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne následujícího měsíce. Pro ukončení takového zaměstnání je lhůta do 8 kalendářních dnů. V rámci zasílání Výkazů o příjmech z DPP je lhůta do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.
U poživatele předčasného starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu s příjmem ze zaměstnání, ve lhůtě do 8 dnů po vstupu do zaměstnání splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu, zpravidla ČSSZ.
U zaměstnance, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy včetně insolvenční srážky, musí organizace bez odkladu oznámit soudu nebo jinému oprávněnému orgánu, který vydal nařízení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo o exekuci, že u ní nastoupil povinný (dlužník) jako nový zaměstnanec do zaměstnání (povinný je zaměstnanec, vůči němuž je nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo exekuce). Jedná-li se o insolvenční srážky, je nutné oznámit nástup zaměstnance do zaměstnání insolvenčnímu správci.

Shromáždění osobních dokladů

Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance [potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku (je-li nutný), prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce - např. řidičský průkaz apod.].

Toto potvrzení se bude vyžadovat od druhého zaměstnavatele v případě, že v nové organizaci má zaměstnanec vyměřovací základ pro odvod zdravotního pojištění nižší než minimální mzdu a není pojištěncem státu. Podle ustanovení § 12 písm. b) zákona č 48/1997 Sb. je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit, že v rámci osobních údajů dotyčného zaměstnance týkajících se zdravotního pojištění zaevidoval příslušnost ke zdravotní pojišťovně.

Pro účely čerpání podpůrčí doby je od 1. 1. 2012 možné, aby zaměstnavatel požádal ÚSSZ o podpůrčí dobu u nového zaměstnance. Tento údaj je nutné znát v případě, kdy zaměstnanec krátce po vstupu do zaměstnání onemocní (tzn. nemoc nastane v prvních 14 dnech od vstupu zaměstnance do zaměstnání). Pro splnění oznamovací povinnosti vůči ÚSSZ je nutné v "Oznámení o nástupu do zaměstnání" uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k tomuto údaji vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.

Pracovní a mzdové podmínky

Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru.

Zpracování osobních údajů - souhlas zaměstnance

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva).

Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát. Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat.

Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.

Osobní evidence o zaměstnancích

Osobní evidence o zaměstnancích představuje souhrn informací, kterými zaměstnavatel potřebuje disponovat k plnění svých zaměstnavatelských funkcí vůči sobě, k zaměstnancům i k orgánům, které jsou oprávněné některé data vyžadovat (soudy, finanční orgány, inspekce práce, úřad práce, statistický úřad, apod.). Osobní evidence musí být vedena v souladu se zákonném o ochraně osobních údajů, jakož i v souladu s dalšími právními předpisy.

Nelze proto o zaměstnancích evidovat údaje, které pro účely příslušného pracovněprávního vztahu nejsou vůbec potřebné. Nelze evidovat údaje, které by měly diskriminační povahu, pokud není zákonem umožněna účelová výjimka, například údaje o národnosti, rasovém nebo etnickém původu. Takové informace nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob.

Zákon umožňuje výjimečně vyžadovat údaje o těhotenství v případě prací zakázaných těhotným ženám, údaje o rodinných poměrech pro daňové účely. Trestněprávní bezúhonnost může být vyžadována v případech stanovenými zvláštními předpisy a také tehdy, jetliže si zaměstnavatel stanoví tento požadavek jako nezbytný pro řádný výkon práce. Musí však být stanoveno pro jaké okruhy trestných činů mohou být údaje vyžadovány (např. majetkové, násilné, trestné činy v dopravě apod.).

Zákon neupravuje formální požadavky na osobní evidenci, ale obsah vyplývá z příslušných zákonů. Mezi základní údaje patří:

příjmení, jméno, titul
datum a místo narození
rodinný stav
státní občanství
adresa trvalého pobytu, jiná doručovací adresa
rodné číslo (pouze stanoví-li tak zvláštní zákon)
doklady o vzniku, změnách a skončení pracovního poměru
doklady o předchozím pracovním poměru a jeho rozvázání
údaje o dosažené kvalifikaci
údaje o školeních a přezkušování u vybraných profesí
údaje o zdravotní způsobilosti k výkonu práce
údaj o zdravotní pojišťovně zaměstnance
údaje nezbytné pro účely nemocenského pojištění
informace o tom, zda občan pobírá důchod
informace o tom, zda se jedná o osobu se zdravotním postižením
mzdový list
údaj o platebním účtu zaměstnance
doklady týkající se srážek, které jsou vůči zaměstnanci vedeny
evidence odpracované pracovní doby
údaj o zařazení práce, kterou zaměstnanec vykonává
u rizikových prací údaje podle § 40 ZOVZ včetně počtu odpracovaných směn v riziku
doklady týkající se eventuálních pracovních úrazů, ohrožení nebo uznání nemoci z povolání
evidenční list důchodového pojištění
prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků

Zaměstnavatel má povinnost vést mzdové listy podle zákona o dani z příjmů, kde jsou také uvedeny minimální požadavky na jeho obsah. Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení stanovuje, že mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat zásadně po dobu 30 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají (u poživatelů starobních důchodů 10 let, pokud jde o údaje potřebné pro důchodové pojištění).

Pro účely přijetí zaměstnance do zaměstnání zaměstnavatel může vyžadovat pouze ty informace, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. To znamená, že ve fázi přijímání zaměstnance není možné vyžadovat např. údaje o manželském a rodinném stavu, včetně počtu a věku dětí, které nejsou pro přijetí do práce relevantní a naopak jsou zneužitelné ve smyslu možné diskriminace, zejména těhotných žen a matek malých dětí.

Pro posouzení způsobilosti zájemce o zaměstnání je přípustné položení dotazu, jestli má u jiného zaměstnavatele uzavřený jiný pracovněprávní vztah a jaký je jeho rozsah (délka pracovní doby - úvazek). Týká se to například psychicky nebo časově náročných pracovních pozic (vedoucí zaměstnanci - častá práce přesčas, pracovní cesty) nebo i takové práce, kdy právní předpis omezuje přípustný rozsah pracovní doby v souběžných pracovních vztazích (řidiči ve firmách provozující silniční dopravu, mladiství).

Je tedy důležité rozlišovat údaje od zájemců o pracovní pozici pro účely rozhodnutí o jejich přijetí či nepřijetí, k jejímž získání se v praxi využívá dotazník pro uchazeče o zaměstnání. Pak jsou zde údaje, které jsou důležité po vzniku pracovněprávního vztahu slouží například k daňovým účelům (sleva na poplatníka, na dítě), údaje o státní příslušnosti (v případě potřeby získání povolení k zaměstnání).

Osobní spis zaměstnance

Vedení osobního spisu zaměstnance upravuje zákoník práce (§ 312). Zaměstnavatel ho může vést, nemá k tomu ale právní povinnost. Spis může obsahovat pouze písemnosti nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu (pracovní poměr i dohody konaných mimo pracovní poměr). Jaké doklady budou v osobním spisu založeny a zda bude spis veden v písemném nebo elektronické podobě, je na rozhodnutí zaměstnavatele.

Do spisu mohou nahlížet všichni vedoucí zaměstnanci, kteří jsou danému zaměstnanci nadřízeni a státní orgány (orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby.

Diskriminace při náboru

Antidiskriminační zákon stanovuje právo na rovné zacházení a zákaz diskriminace. V rámci náboru se o diskriminaci jedná, pokud žadatele odmítnete z důvodu rasy, etnického původu, národnosti, pohlaví, sexuální orientace, věku, zdravotního postižení, náboženského vyznání, víry či světového názoru. Diskriminace je nejen nezákonná, ale navíc také snižuje reputaci firmy a zhoršuje pracovní výkony. Na druhou stranu inkluze a diverzita na pracovišti je klíčem k inovacím, přitáhne k vám nové talenty a pomůže vám budovat značku dobrého zaměstnavatele.

Požadavky v pracovních inzerátech mohou být formulovány pouze s ohledem na výkon dané práce. Pokud tedy hledáte operátora call centra pro české zákazníky, je jistě namístě požadovat plynulou češtinu na úrovni rodilého mluvčího. Nemůžete ale vyžadovat, aby byl uchazeč rodilý Čech nebo český občan. Stejně tak od stavebního dělníka můžete vyžadovat fyzickou zdatnost, ale nemůžete z výběrového řízení vyloučit ženy.

Je zcela běžnou praxí, že si zaměstnavatelé „prověří“ uchazeče například na sociálních sítích, prostřednictvím třetí osoby apod. To samo o sobě není nezákonné - nezákonné ale je, pokud kandidáta odmítnete na základě informací, které jste tímto způsobem získali a jsou diskriminační (např. politické názory, sexuální orientace, rodinný stav apod.).

Požadovat informace jako věk, rodinný a zdravotní stav, sexuální orientace, majetkové poměry, politické názory, věrovyznání či jakékoli jiné aspekty osobního života uchazeče je neetické a nezákonné.

Zaměstnavatelé se mohou nerovného zacházení dopouštět nejen během náborového procesu, ale také na pracovišti. Pokud uchazeče odmítnete z důvodů, které nemají souvislost s výkonem dané práce, vystavujete se riziku právních tahanic.

Oběti diskriminace se mohou obracet na veřejného ochránce práv a inspektoráty práce a mohou žádat odstranění negativních následků diskriminace a náhradu nemajetkové újmy. Musí ovšem prokázat skutkové okolnosti - nestačí pouhé tvrzení. Poté je ale uplatňováno tzv. obrácené důkazní břemeno.

Svá práva má i žadatel, kterého jste nakonec přijali, i když vám u pohovoru lhal - pokud totiž nepravdivě odpověděl na otázky, které byly diskriminační, nehrozí mu žádný postih a vy od něj nemůžete vyžadovat žádnou nápravu.

Důležité zákony

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
Zákon č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů
Zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví
Vyhláška č. 432/2003 Sb.
Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

Tento článek poskytuje komplexní přehled o právech a povinnostech zaměstnavatelů v České republice v souvislosti s rodinným stavem zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání. Je důležité, aby se zaměstnavatelé řídili těmito pravidly, aby se vyhnuli diskriminaci a právním problémům.

tags: #rodinný #stav #zaměstnavatel #zákon