Jak napsat průvodní dopis k životopisu: Vzor a užitečné tipy

Průvodní dopis k životopisu je prvním kontaktem s personalistou ve vysněné společnosti. Vysvětlíme si, co to je průvodní dopis a jaký je rozdíl oproti motivačnímu dopisu. Ukážeme si, jak napsat průvodní dopis.

Pokud jste se jako uchazeči o zaměstnání setkali s požadavkem připojit i motivační dopis, měli byste vědět, jaký je rozdíl mezi ním a dopisem průvodním.

Co je to průvodní dopis?

Pokud bychom se zamýšleli nad definicí pro průvodní dopis, pak by bylo třeba zmínit, že se jedná o písemnost, které má určité oficiální poslání. Doprovází (odtud slovo „průvodní“) obvykle jinou věc, informaci, žádost apod. a vysvětluje nebo informuje o tom, proč je tato jiná věc doručována. Průvodní dopis má specifickou formu a může být běžně v tištěné nebo elektronické podobě.

Průvodní dopis je klíčovým prvkem při žádosti o zaměstnání, který doplňuje váš životopis. Tento dopis slouží jako první kontakt s personalistou a měl by vysvětlit, proč máte zájem o danou pozici a proč jste pro ni vhodný kandidát. Na jeho znění průvodního dopisu si rozhodně dejte záležet, protože je to váš první kontakt s potenciálním zaměstnavatelem.

Kdy a kde použít průvodní dopis?

Asi nejčastěji v běžném životě využijete průvodní dopis k životopisu. V současné době patří mezi základní náležitosti při hledání práce, a to vedle odeslání CV a motivačního dopisu. Jedná se o přímou odpověď na pracovní nabídku. Vzhledem k povaze odesílání životopisu případnému zaměstnavateli, je průvodní dopis k CV velmi žádoucí.

Zaměstnavatele v něm informujete o tom, proč životopis odesíláte, na jakou pozici reagujete a třeba kdy a jak jste k zastižení v případě zájmu. Jedná se o první oslovení a je jedno, jestli jste čerstvý absolvent, hledáte brigádu nebo se ucházíte o stálou práci.

Ale využít můžete průvodní dopis i pro jiné situace, třeba ke svatebnímu oznámení, pro různé úřední žádosti, dotazy a jejich následné odpovědi. Také jako běžný spotřebitel se můžete setkat s nutností napsat průvodní dopis třeba při odstoupení od smlouvy. To využijete především ve chvíli, kdy nakupujete zboží online, a to vám z nějakého důvodu nevyhovuje. Stejně tak i řada prodejců poskytuje na svých stránkách průvodní dopis jako vzor pro reklamace nebo výměnu zboží.

Co má obsahovat průvodní dopis?

Otázka, jak má vypadat průvodní dopis, je zásadní ve chvíli, kdy řešíte, jak napsat průvodní dopis. Jako každý dopis by měl obsahovat označení adresáta, datum i podpis. Pokud půjde o úřední dokument je možné využít stručné sdělení obsahu v pojmenování dopisu, tedy uvedení slov „Věc: průvodní dopis k…..“.

Podle účelu, pro který jej potřebujete, je vhodné i oslovení adresáta obecně: „Vážení“ nebo konkrétně „Vážený/á pane/í“, po kterém následuje samotný obsah dopisu. Průvodní dopis totiž informuje adresáta o tom, proč mu posíláte jeho přílohu nebo proč vůbec vcházíte do kontaktu s ním.

Průvodní dopis by měl být připojen vždy. V průvodním dopise stručně popíšeme svůj zájem o nabízenou pozici. Vámi nabízená pozice obchodního zástupce pro vaši společnost mne velmi zaujala a rád bych se stal součástí vašeho úspěšného týmu. Můžete ve stručnosti zmínit vaši motivaci - proč vás právě tato pracovní nabídka zaujala a jakou pro ni máte kvalifikaci (například, že už 10 let působíte v oboru).

Průvodní dopis je stručnou odpovědí na pracovní inzerát. Zaměřuje se na konkrétní pracovní pozici a vysvětluje, proč jste pro ni vhodný kandidát. Vysvětlete, proč reagujete na tuto konkrétní pozici a jaké zkušenosti z vás dělají ideálního kandidáta. Zmiňte, proč chcete pracovat v dané společnosti a co do ní můžete přinést. Napište dopis tak, aby personalista chtěl vědět více o vás.

Reaguji na pracovní nabídku na pozici [název pozice], kterou jste inzerovali na [kde jste našli inzerát]. V současné době pracuji jako [vaše současná pozice] ve společnosti [název společnosti], kde jsem zodpovědný za [stručný popis vašich hlavních úkolů a úspěchů]. Velmi mě zaujala možnost pracovat ve společnosti [název společnosti], protože [stručně uveďte důvody, proč vás tato společnost zaujala]. Děkuji za zvážení mé žádosti.

Motivační dopis vs. průvodní dopis

Průvodní dopis je v tomto případě obvykle kratší. Stručně v něm informujete personalistu o tom, že byste o nabízenou pozici měli zájem a že přílohou posíláte životopis a případně také motivační dopis.

Motivační dopis vás má pak lépe potencionálnímu zaměstnavateli představit a měl by obsahovat například váš zájem pracovat pro něj, proč se cítíte být tím nejvhodnějším kandidátem atd. Mimo jiné je pak motivační dopis prostorem k tomu, abyste poukázali na vaše dosavadní pracovní úspěchy, schopnosti a dovednosti. Má jednoduše zaměstnavatele zaujmout tak, aby vás pozval k pracovnímu pohovoru.

Motivační dopis je formálnější a obsáhlejší dokument, který je osobnější a detailnější. Obvykle se píše pouze tehdy, pokud je to výslovně požadováno v inzerátu. Kromě toho se motivační dopis píše i v případě, že například žádáte o studium nebo stipendium. Zaměřuje se více na vaše dlouhodobé cíle a motivaci.

Průvodní dopis k životopisu je stručnější, výstižnější a méně formální než motivační dopis.

Čeho se vyvarovat při psaní průvodního dopisu?

Pravopisné a gramatické chyby: Chyby v pravopisu a gramatice mohou působit neprofesionálně.
Používání klišé: Vyhněte se obecným frázím jako „Jsem týmový hráč“ nebo „Mám silné komunikační dovednosti“.
Kultura společnosti: Ujistěte se, že tón vašeho dopisu odpovídá firemní kultuře.
Přílišné vychloubání: Zatímco je důležité zdůraznit své úspěchy, vyhněte se přehnanému sebevědomí.
Nesouvisející zkušenosti: Přizpůsobte svůj průvodní dopis konkrétní pozici.

Rozhodně se vyvarujte pravopisných chyb. To, že tak úplně neznáte pravidla stylistiky ani tak nevadí, s těmi si nemusí tak úplně poradit ani personalista, který bude dopis číst, avšak pravopisné či gramatické chyby dělají první dojem - ten špatný. Dalším bodem je psaní otřepaných vět a frází, ale také zbytečná slovní vata a zdlouhavá souvětí. Vhodné nejsou ani otřepané fráze a klišé. Namísto arogance vsaďte na zdvořilost a pozitivní emoce.

Textu vždy dodáme nádech pozitivity a vyvarujeme se záporným slovům začínajícím na „ne“. Pokud zasíláte životopisů s průvodním dopisem k žádosti o zaměstnání více, přistupte ke každému individuálně. Jedná-li se o obecnou šablonu, která pasuje na jakoukoliv pozici, personalista to obvykle pozná. Není dobré, když průvodní dopis působí jako šablona, kterou v jedné podobě rozesíláte na všechny strany.

Informuj se cca. Někteří poštovní klienti mohou mít potíže s českou diakritikou.

Vzor průvodního dopisu

Samotný vzor průvodního dopisu není daný žádným zákonem ani nařízením, proto může být jeho forma volnější. Pokud se při psaní motivačního dopisu inspirujete nejrůznějšími vzory průvodních dopisů, měli byste být obezřetní, co z nich opíšete. Vzor průvodního dopisu si můžete stáhnout na internetu a nechat se jím inspirovat, nebo využít ten náš.

Vzor:

Vážený pane Nováku,

ráda bych se touto cestou ucházela o pracovní pozici „Vedoucí skladu“, která je uveřejněna na pracovním portálu Práce.cz. Nabídnou Vám mohu nejen uplatnění získaných zkušeností, ale také vysoké pracovní nasazení, profesionalitu, vůdčí schopnosti a pozitivní přístup k práci i k podřízeným. Vystudovala jsem vysokou školu s logistickým zaměřením, což je pro vedoucího skladu rozhodně další plus.

Pokud je Vaše nabídka ještě aktuální, kontaktujte mě, prosím, na telefonní číslo uvedené v přiloženém životopise. Děkuji za Vaši odpověď a budu se těšit na osobní pohovor.

S pozdravem

Ing.

Další příklad průvodního dopisu:

Pokud máte např. zájem o pozici Key Account Manager pro společnost Elektronika s.r.o., můžete napsat:

Vážený/á pane/paní [Jméno personalisty],

zaujala mne pracovní nabídka na pozici Key Account Managera ve Vaší společnosti. Příležitost pracovat ve společnosti Elektronika s.r.o. považuji za mimořádně atraktivní. Avizovaný post mne oslovil především vzhledem k mému zájmu o obchod, oblast retail a také proto, že bych zde mohl využít veškeré své dosavadní zkušenosti. Coby zákazník znám vysokou úroveň poskytovaných služeb i kvalitu prodávaných výrobků společnosti Elektronika s.r.o.

Na mé poslední pozici KAM ve společnosti Kabely a.s., zabývající se distribucí a prodejem elektroniky, jsem působil 3 roky a věnoval jsem se péči a rozvoji obchodu s klíčovými klienty. Za 8 let praxe v oblasti obchodu a jednání se zákazníky jsem se naučil vidět příležitost tam, kde jiní ne. Při vyhledávání a oslovování potenciálních klientů využívám sítě kontaktů, kterou jsem si za léta působení v oblasti retail vybudoval. Jednání s klíčovými klienty mi usnadňují mé vynikající komunikační schopnosti, znalost anglického jazyka a flexibilita při hledání optimálního řešení. Jsem dynamický ambiciózní člověk s aktivním přístupem, umím dobře vycházet s lidmi a efektivně budovat dobré vztahy jak s klienty, tak s kolegy.

Relevantní detaily ohledně mé praxe a vzdělání najdete v přiloženém životopise. Veškeré dotazy rád zodpovím na osobním pohovoru.

S pozdravem,