Oznamovací Povinnost Zaměstnavatele v České Republice

V České republice má zaměstnavatel řadu oznamovacích povinností, které vyplývají ze zákonů a souvisejí se zaměstnáváním osob. Tyto povinnosti se týkají jak zdravotního pojištění, tak i ochrany oznamovatelů protiprávního jednání.

Oznamovací Povinnost Vůči Zdravotní Pojišťovně

Kromě placení pojistného podle zákona je jednou z nejdůležitějších povinností subjektů působících v oblasti zdravotního pojištění řádné plnění oznamovací povinnosti. Sdělování nových skutečností, resp. oznamování změn má význam z hlediska validity dat v informačních systémech zdravotních pojišťoven.

Relevantnost těchto údajů ovlivňuje jak povinnost platit pojistné nebo platby pojistného od státu, tak garantuje nárok na úhradu hrazených služeb podle podmínek stanovených zákonem o veřejném zdravotním pojištění. Případné evidenční nesrovnalosti mohou mít, a mnohdy i reálně mají, negativní dopady jak na zaměstnavatele nebo jejich zaměstnance, tak i na občany jako fyzické osoby, kdy problémové situace musejí řešit pracovníci zdravotních pojišťoven v přímé součinnosti s těmi, jichž se dotýkají.

Zaměstnavatel je povinen oznámit zdravotní pojišťovně nástup zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení, změnu zdravotní pojišťovny zaměstnancem a skutečnosti rozhodné pro povinnost státu platit pojistné, jsou-li mu tyto skutečnosti známy a dle konkrétní situace zaměstnancem doloženy.

Zaměstnavatel oznamuje nástup zaměstnance do zaměstnání, ze kterého mu plynou příjmy ze závislé činnosti a funkčních požitků zdaňované podle § 6 zákona o daních z příjmů, a ukončení takového zaměstnání. Prakticky to znamená, že zaměstnance přihlásí dnem nástupu do zaměstnání a odhlásí dnem skončení zaměstnání.

Za den nástupu do zaměstnání se považuje den, od kterého dle pracovní smlouvy zaměstnanci vznikl pracovní poměr (den vzniku povinnosti zaměstnavatele hradit pojistné za zaměstnance). Dnem ukončení pracovního poměru zaniká povinnost zaměstnavatele hradit pojistné za zaměstnance.

Jestliže do zaměstnání nastoupí osoba bez trvalého pobytu v ČR (má nárok na účast ve veřejném zdravotním pojištění jen po dobu, po kterou je zaměstnána u zaměstnavatele se sídlem nebo trvalým pobytem v ČR), zjistí zaměstnavatel, kterou zdravotní pojišťovnu si zvolila, a u té oznámení provede.

Zaměstnavatel je povinen oznámit za zaměstnance skutečnosti rozhodné pro vznik nebo zánik povinnosti státu platit pojistné (odchod do důchodu, odejmutí důchodu, nástup na mateřskou dovolenou, ukončení rodičovské dovolené, atd.). Tyto skutečnosti oznamuje i za zaměstnance, kterému poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu.

Veškerá oznámení provádí zaměstnavatel vždy na formulářích k tomu určených. Oznamovací povinnost plní zaměstnavatel pomocí formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele.

Pro zasílání formulářů v papírové podobě je zřízena adresa: VZP ČR, P. O. Výše uvedené údaje sděluje zaměstnavatel pomocí formuláře Přihláška a evidenční list zaměstnavatele. Na tomto formuláři oznamuje také veškeré změny údajů, a to do osmi dnů od jejich zjištění.

Dojde-li ke změně oznamovaných skutečností, je zaměstnavatel povinen oznámit tyto změny do osmi dnů, u dohod do dvaceti dnů. Dále je zaměstnavatel povinen provést do osmi dnů oznámení o ukončení své činnosti, zrušení organizace nebo o vstupu do likvidace.

Z obecného pohledu lze konstatovat, že u pracovního poměru (včetně pracovního poměru sjednaného podle cizích právních předpisů) se za den nástupu zaměstnance do zaměstnání považuje den, ve kterém zaměstnanec nastoupil do práce (což může být i státní svátek anebo také sobota či neděle), a za den ukončení zaměstnání se považuje den skončení pracovního poměru.

Může nastat situace, kdy zaměstnavatel přihlásí zaměstnance u zdravotní pojišťovny opožděně (anebo jej nepřihlásí vůbec), ale pojistné odvede za každý měsíc v souladu se zákonem. Nepřihlášením zaměstnance zaměstnavatel jednak porušuje zákon, jednak může způsobit zbytečnou komplikaci i samotnému zaměstnanci.

Údaje o Zaměstnanci

Zaměstnavatel sděluje při plnění oznamovací povinnosti základní identifikační údaje o zaměstnanci, kterého se oznamovaná skutečnost týká:

Rodné číslo nebo zvláštní číslo pojištěnce přidělené zdravotní pojišťovnou (uvádí se i identifikace sloužící k přidělení zvláštního čísla pojištěnce - datum narození a pohlaví)
Jméno a příjmení
Trvalý pobyt (rozumí se údaj o místě trvalého pobytu nebo bydliště, které je zaměstnavateli známo)

Údaje o Zaměstnavateli

Při plnění oznamovací povinnosti je zaměstnavatel podle zákona o pojistném na veřejné zdravotní pojištění povinen sdělit:

Obchodní název
Právní formu právnické osoby
Sídlo
Identifikační číslo organizace
Číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platbu pojistného

Je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, sděluje též:

Jméno
Příjmení
Rodné číslo
Adresu trvalého pobytu

Zákon o Ochraně Oznamovatelů (Whistleblowing)

Legislativa o ochraně oznamovatelů neboli také zákon o whistleblowingu představuje novou právní povinnost zaměstnavatelů. Povinnosti zaměstnavatele se tímto zákonem rozšířily. Zákon totiž ukládá zaměstnavatelům s více než 50 zaměstnanci povinnost zavedení anonymního oznamovacího systému, případně provádí činnosti zákonem stanovené (letectví, námořní doprava, ropa a zemní plyn, kapitálový trh, bankovnictví, pojišťovnictví, atd…).

Nový právní předpis navazuje na Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Znění zákona o ochraně oznamovatelů (whistleblowing) se lze právně domáhat. V první fázi se týká pouze podniků s více než 250 zaměstnanci.

Pro ostatní subjekty (50 a více zaměstnanců) je závazný až od 15. prosince 2023. Zaměstnavatel musí od data účinnosti plnit právní povinnosti v tomto zákoně stanovené. Povinnost se netýká pouze vlastních zaměstnanců. Zákon pracuje s pojmem pracovníka, který definuje mnohem šířeji.

Půjde tak i o fyzické osoby, které poskytují pro zaměstnavatele své služby. Oznamovací povinnost může za určitých podmínek prolomit smluvní i zákonem uznanou povinnost mlčenlivosti. Bude vždy záležet na tom, jak konkrétní fyzická osoba s informací nebo daty naloží podle svého přesvědčení. Proti osobám oznamovatelů nelze vykonat odvetná opatření. Prakticky nelze provést úkony, které by byly na újmu oznamujícím osobám.

Oznámení musí prošetřit nezávislá třetí osoba. Tento hodnotitel musí posoudit oprávněnost podání. Zákon vyjma bezúhonnosti a svéprávnosti nestanoví žádné atributy, které by tato osoba měla splňovat. Zákon o ochraně oznamovatelů zavádí nové povinnosti zaměstnavatele. Nepodceňujte tuto novou pracovněprávní legislativu.

Cílem zákona o ochraně oznamovatelů je zajistit oznamovatelům ochranu. Všechny společnosti s více než 250 zaměstnanci mají povinnost mít od 1. srpna 2023 zprovozněný interní oznamovací systém.

Firmy, které zaměstnávají mezi 50 až 249 zaměstnanci, mají na implementaci čas do 15. Se zavedením interního oznamovacího systému firmám pomáhá řada nástrojů a softwarů.

Kterých Zaměstnavatelů se Zákon Týká?

Firmy s nejméně 50 zaměstnanci
Veřejní zadavatelé (zejména obce s nejméně 10 tisíci obyvateli)
Orgány veřejné moci a zaměstnavatelé působící v oblastech vymezených zákonem

Jaké Hlavní Povinnosti Zákon Přináší?

Určit tzv. příslušnou osobu, která je pověřena přijímáním a vyřizováním oznámení.
Zajistit možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně, ústně i osobně.
Zajistit, aby oznamovatel nebyl vystaven odvetnému opatření, jako je například rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, přeložení nebo převedení na jinou práci apod.

Tip: Povinný subjekt může zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Povinné subjekty, které zaměstnávají nejvíce 249 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využívat již zavedený systém jiného povinného subjektu. (§ 8 Zákona o ochraně oznamovatelů.)

Oznamování Trestných Činů Nebo Přestupků

Zákon o ochraně oznamovatelů se oproti původním návrhům vztahuje nejen na oznamování trestných činů, ale také přestupků. Týká se to ovšem pouze přestupků s horní hranicí pokuty minimálně sto tisíc korun. Nejen pro oznamovatele může být problematické identifikovat přestupky, které do této skupiny spadají a které ne. Očekává se proto, že zákon následně doplní další metodika Ministerstva spravedlnosti.

Ačkoli se zákon nebude vztahovat na drobnější přestupky, zaměstnavatelé by pro měli taková oznámení prošetřit. I když se jedná o méně závažná jednání, zaměstnavatelé by měly mít zájem na jejich včasném odhalení a přijetí nápravy, než se rozvinou v daleko komplikovanější problémy s vážnými následky.

Přijímání Anonymních Oznámení

Jelikož to zákon o ochraně oznamovatelů nevyžaduje, přijímání anonymních oznámení bude pouze na rozhodnutí zaměstnavatele. Objevují se obavy, že pokud nebude možné poslat anonymní oznámení, část oznamovatelů, kteří nebudou chtít uvádět své jméno a další identifikační údaje, to odradí.

Již od prosince 2021 funguje externí oznamovací systém (EOS) Ministerstva spravedlnosti, jehož prostřednictvím lze podat anonymní oznámení a oznamovatelé jej mohou využít bez ohledu na to, zda předtím využili interní oznamovací systém. Tato skutečnost může podpořit zaměstnavatele v tom, aby přijímali i anonymní oznámení a snažili se problémy řešit primárně interně.

Na oznamovatele, kteří uvedou své identifikační údaje, se navíc vztahuje zákonná ochrana. Jim ani jejich blízkým osobám nebo lidem, kteří se podíleli na přípravě oznámení (např. kolegové, kteří pomáhali shánět důkazy), nesmí hrozit žádné nebezpečí v podobě odvetných opatření.

Vnitřní oznamovací systém musí být důvěryhodný a bezpečný, a také proto se identitu oznamovatele v první řadě dozvídá pouze příslušná osoba, která bez souhlasu oznamovatele nesmí informace o jeho totožnosti nikomu předat (s výjimkou orgánů veřejné moci). Příslušná osoba má současně povinnost zachovávat mlčenlivost, a to i poté, co tuto funkci přestane vykonávat.

Jak Naplnit Požadavky na Vnitřní Oznamovací Systém?

Nejspolehlivější je vybrat důvěryhodný whistleblowing software, který splňuje požadavky zákona, je uživatelsky přívětivý jak pro oznamovatele, tak i pro administrátory.

Tabulka: Přehled povinností dle zákona o ochraně oznamovatelů

Počet zaměstnanců	Povinnost zavedení vnitřního oznamovacího systému	Termín zavedení
Více než 250	Ano	1. srpna 2023
50 - 249	Ano	15. prosince 2023
Méně než 50	Ne	-

tags: #oznamovací #povinnost #zaměstnavatele #zákon