Osobní Číslo Zaměstnance: Co to Je a Jak s Ním Nakládat

S nástupem každého nového zaměstnance zakládáte jeho osobní spis. Poradíme vám, jaké údaje musíte ze zákona uchovávat pro řádnou zaměstnaneckou evidenci a na co si dát pozor. Uzavřením pracovní smlouvy, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti vzniká pracovněprávní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Co je Osobní Spis Zaměstnance?

Osobní spis zaměstnance zakládá se zároveň s nástupem nového zaměstnance do pracovního poměru. O rozsahu v personální evidenci rozhoduje zaměstnavatel s ohledem na své povinnosti. Zákoník práce (dále ZP) poskytuje oprávnění zaměstnavateli, aby vedl osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností (§ 312 odstavec 1 ZP). Smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. ZP povahu a druh jednotlivých písemností nekonkretizuje, uvádí je obecně jako nezbytné pro výkon práce.

Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu.

Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.).

Zaměstnavatelé by si měli uvědomit, že materiály vedené v osobním spisu zaměstnance slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele. Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil.

Co Patří Do Osobního Spisu:

Osobní údaje zaměstnance: jméno, příjmení, adresa bydliště.
Doklady potřebné pro vznik pracovního poměru: potvrzení o zaměstnání (zápočtový list), doklady o ukončeném vzdělání.
Průběžně ukládané dokumenty: potvrzení o zaměstnání vydané zaměstnanci jeho předchozím zaměstnavatelem (tzv. zápočtový list), popř. doklady o dosaženém vzdělání (kopie ověřené personalistou z originálů těchto dokumentů, popř.
Další potřebné informace pro mzdové účetní: osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a dalších potřebné informace pro mzdové účetní (např. kopie vydaného potvrzení o zaměstnání (tzv.
Potvrzení zaměstnance: že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, pracovním řádem, vnitřním předpisem, kolektivní smlouvou apod. (§ 31 ZP).

Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. Dále jsou to potvrzení zaměstnance, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, pracovním řádem, vnitřním předpisem, kolektivní smlouvou apod. (§ 31 ZP). Nestačí však, aby zaměstnanec při nástupu do zaměstnání „podepsal“ prohlášení, že byl seznámen s bezpečnostmi předpisy, které musí při práci dodržovat. Podle zákona o specifických zdravotních službách (zákon č. 373/2011 Sb.) a podle prováděcí vyhlášky č. S některými vedoucími zaměstnanci může být sjednána odvolatelnost (§ 73 odstavec 2 ZP).

Toto ustanovení zakazuje vyžadovat od zaměstnance informace, které nesouvisí s výkonem práce a pracovněprávním vztahem. Další oblastí, která si zaslouží pozornost zaměstnavatele, je problematika osobních spisů dlouholetých zaměstnanců, které byly založeny ještě dlouho před vznikem ZoOU. Tzv. kádrování provázelo v minulosti každého pracovníka. Jejich osobní spisy jsou proloženy kádrovými posudky a kopiemi různých osobních dokladů. Na tuto oblast není vůbec jednoduchý pohled a jednoduché není ani řešení.

Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP zaměstnance v pracovním poměru o pracovních a mzdových podmínkách do 7 kalendářních dnů ode dne vzniku pracovního poměru.

Co Do Osobního Spisu Nepatří:

Kopie rodného listu (obsahuje údaje o třetích osobách, které nejsou pro zaměstnavatele nezbytné).
Informace, které nesouvisí s výkonem práce a pracovněprávním vztahem.

Je ale vhodné upozornit, že je nutná jistá opatrnost v případě, že zaměstnavatel do osobního spisu ukládá kopie různých dokladů. Vzhledem k ustanovením ZoOU není možné veškeré požadované informace dokládat kopiemi všech požadovaných dokladů. Nelze však pořizovat kopie např. rodného listu, protože obsahuje i údaje o třetích osobách, které nejsou pro zaměstnavatele nezbytné.

Zpracování Osobních Údajů

Tyto údaje zaměstnavatel zpracovává na základě ustanovení zákonů, které mu tyto povinnosti ukládají. zákon č. zákon č. zákon č. zákon č. zákon č. Mnoho zaměstnavatelů často podává na Úřad pro ochranu osobních údajů oznámení o zpracování osobních údajů, které provádějí v rámci personální a mzdové agendy. Na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci uzavírání pracovního vztahu a dále pro zpracování personální a mzdové (platové) agendy se vztahuje výjimka z oznamovací povinnosti. Je však vhodné zdůraznit, že absence této oznamovací povinnosti nezbavuje zaměstnavatele ostatních povinností při zpracování osobních údajů stanovených zákonem č.

Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva). Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát.

Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.

Osobní Údaje Zaměstnance Dělíme Do Tří Skupin:

Osobní údaje, které zaměstnavatel potřebuje k plnění svých zákonných povinností a musí tyto údaje požadovat (jméno, příjmení, adresa bydliště, příp.
Osobní údaje potřebné pro určitý účel (tady můžeme uvést např.
Osobní údaje, které zaměstnavatel nepotřebuje, ale zaměstnanec je poskytuje dobrovolně (např.

Zvláštní pozornost musí zaměstnavatelé věnovat zpracování citlivých osobních údajů, které jsou zvláštní kategorií a jejich zpracování upravuje ZoOU, konkrétně § 9 písm. d).

Kdo Má Právo Nahlížet Do Osobního Spisu?

Vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni.
Zaměstnanec (má právo nahlížet do svého osobního spisu).
Orgán inspekce práce.
Úřad práce.
Soud.
Státní zástupce.
Příslušný orgán Policie ČR.
Národní bezpečnostní úřad.
Zpravodajské služby.

Archivační Povinnost

Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy.

Zákon na ochranu osobních údajů stanoví, že správce nebo zpracovatel (v tomto případě zaměstnavatel) je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti zaměstnance. Přitom však musí zaměstnavatel respektovat další ustanovení tohoto zákona, podle něhož nemůže být likvidace osobních údajů provedena, jestliže je správce (zaměstnavatel) povinen osobní údaje zpracovávat na základě zákona.

Jiné lhůty platí pro zaměstnavatele pro uschování dokladů z oblasti nemocenského a důchodového pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o poskytování a výplatě nemocenských dávek, včetně evidence doby zaměstnání a evidence lhůt a podpůrčích dob po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat mzdové listy, nebo účetní záznamy po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Podle zákoníku práce má zaměstnanec povinnost evidovat svou pracovní dobu. Její podobu legislativa neudává, ale jako zaměstnavatel dbejte na to, aby byla přehledná a průkazná. Archivační povinnost vám také ukládá například zákon o nemocenském pojištění. originály žádostí svých zaměstnanců, jde-li o dávky podle § 4 písm. b) až f), a dalších podkladů, jejichž kopie předal územní správě sociální zabezpečení postupem podle § 97 odst. 1 věty druhé (např.

Další Důležité Informace

Při přijetí nového zaměstnance je potřeba uzavřít pracovněprávní vztah - zpravidla pracovní poměr.
Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance (potvrzení o zaměstnání - zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku, je-li nutný, prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce (např. řidičský průkaz).
Toto potvrzení se bude vyžadovat od druhého zaměstnavatele v případě, že v nové organizaci má zaměstnanec vyměřovací základ pro odvod zdravotního pojištění nižší než minimální mzdu a není pojištěncem státu.
Podle ustanovení § 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb. je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit, že v rámci osobních údajů dotyčného zaměstnance týkajících se zdravotního pojištění zaevidoval příslušnost ke zdravotní pojišťovně.
Pro účely čerpání podpůrčí doby je možné, aby zaměstnavatel požádal ÚSSZ o podpůrčí dobu nového zaměstnance.
Tento údaj je nutné znát v případě, kdy zaměstnanec krátce po vstupu do zaměstnání onemocní (tzn. nemoc nastane v prvních 14 dnech od vstupu zaměstnance do zaměstnání).
Pro splnění oznamovací povinnosti vůči ÚSSZ je nutné v "Oznámení o nástupu do zaměstnání" uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k této skutečnosti vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.

TIP: V okamžiku, kdy jako budoucí zaměstnavatel shromažďujete o potenciálním zaměstnanci potřebné informace nutné pro výběr vhodného kandidáta, požádejte ho vždy o udělení písemného souhlasu.

tags: #osobní #číslo #zaměstnance #co #to #je