Povinnosti zaměstnavatele při odhlášení zaměstnance z ČSSZ v České republice

Od 1. července 2005 je Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) povinna vést registr pojištěnců dle ustanovení § 16c zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti (ZPSZ). Upřesnění okruhu údajů uvedených v registru pojištěnců bylo provedeno ust. 16c ZOP a § 122 odst. 3 zák. č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (ZNP).

Základním a specifickým identifikátorem k předávání údajů do registru pojištěnců je rodné číslo pojištěnce. Zaměstnavatelé mají povinnost ve smyslu ustanovení § 95 ZNP a § 37 ZOP evidovat tento údaj zaměstnance. Z tohoto hlediska je nutné, aby zaměstnavatel vyzval zaměstnance, kteří rodné číslo nemají (zejména půjde-li o cizí státní příslušníky), aby si požádali o jeho přidělení prostřednictvím příslušného orgánu MV (zák. č. 133/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů) a stanovil jim lhůtu pro doložení skutečnosti, že o přidělení rodného čísla požádali. U cizích státních příslušníků nelze do pole Rodné číslo uvádět jiné druhy identifikátorů (např. identifikátor VZP apod.). Občané Slovenské republiky, jimž bylo rodné číslo přiděleno po 31. 12. 1992, jsou povinni si požádat o nové rodné číslo u Ministerstva vnitra ČR.

Pro zabezpečení plnění výše uvedených povinností je ČSSZ zpracován tiskopis, který je závazný pro zaměstnavatele pro oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, skončení doby zaměstnání, použije se také pro hlášení změn, pro případy oprav původně nesprávně nahlášených údajů a také pro hlášení převodu zaměstnance k jiné organizační složce, popř. k jinému zaměstnavateli (právnímu nástupci) a pro hlášení změny příslušnosti k právním předpisům.

Co obsahuje registr pojištěnců

Podle ust. § 122 odst. 3 ZNP registr pojištěnců obsahuje:

adresu místa trvalého pobytu,
adresu pobytu na území České republiky (u cizích státních příslušníků),
identifikační údaje.

Ve smyslu ustanovení § 122 odst. 5 ZNP se v registru pojištěnců vedou též údaje podle § 42 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti.

Dle § 94 zákona o nemocenském pojištění je zaměstnavatel povinen oznámit okresní správě sociálního zabezpečení („OSSZ“) v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou touto správou na předepsaném tiskopisu kromě nástupu i den skončení doby zaměstnání se zaměstnancem. Součástí oznámení o dni skončení doby zaměstnání se zaměstnancem budou totiž nově i údaje podle § 42 odst. 3 zákona o zaměstnanosti potřebné pro přiznání a poskytování podpory v nezaměstnanosti.

Česká správa sociálního zabezpečení pak sdělí již přímo úřadu práce veškeré údaje, potřebné pro přiznání a poskytování podpory v nezaměstnanosti, které načerpá z odhlášky zaměstnance. Lhůta pro podání odhlášky při ukončení zaměstnání je stanovena na 8 kalendářních dnů ode dne skončení zaměstnání.

K průběžnému naplňování údajů do registru pojištěnců je zaměstnavatel podle ust. § 94 ZNP povinen oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení, v hlavním městě Praze Pražské správě sociálního zabezpečení, na území města Brna Městské správě sociálního zabezpečení (dále jen OSSZ, PSSZ, MSSZ Brno ), v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou touto správou na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) (dále jen Oznámení ) den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, a den skončení doby zaměstnání, popř. zánik nemocenského pojištění z jiného důvodu (např. změna druhu činnosti).

V oznámení je zaměstnavatel povinen uvést údaje o zaměstnanci potřebné pro zavedení do registru. Dále je zaměstnavatel povinen písemně ohlásit příslušné OSSZ změnu údajů uvedených na oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

Místní příslušnost OSSZ pro podání předepsaného tiskopisu se řídí sídlem zaměstnavatele, popřípadě místem trvalého pobytu, jde-li o zaměstnavatele, který je fyzickou osobou, pokud toto sídlo nebo místo trvalého pobytu je shodné s místem útvaru zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance (dále jen mzdové účtárny). Pokud sídlo mzdové účtárny není shodné s tímto sídlem nebo místem trvalého pobytu, řídí se místní příslušnost OSSZ místem útvaru, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance. Je-li zaměstnavatelem zahraniční fyzická osoba, která nemá trvalý pobyt nebo hlášený pobyt na území ČR, řídí se místní příslušnost OSSZ místem jejího hlášeného pobytu; pokud není hlášený pobyt, pak místem podnikání v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná PSSZ, Praha 8, Trojská 1997 (§ 7 ZOP a § 83 odst. 1 a odst. 2 ZNP).

Údaje na tiskopisu se uvádí v rozsahu počtu písmen (úhozů), který je uveden v závorce za názvem každého údaje, povinně s použitím běžné diakritiky a datových typů. Pokud je v závorce uvedeno jedno číslo, jde o pevnou délku, je-li uveden interval (např. 1-50), je délka proměnná v mezích uvedeného intervalu. S ohledem na rozsah povinně oznamovaných údajů je nutné vyplňovat některé údaje ze souvztažných číselníků, které mohou obsahovat jak číselné, tak alfabetické znaky. Pokud konkrétní označení není obsahem tohoto materiálu, jsou příslušné číselníky k dispozici na webových stránkách ČSSZ, případně na kterékoli OSSZ.

Klasický tiskopis v papírové podobě musí být vyplněn čitelným písmem. Na tiskopisu není možné provádět přepisy (opravy) základních identifikačních údajů, tj. rodného čísla, data narození, rodného příjmení, variabilního symbolu a identifikačního čísla. Při chybném vyplnění některého z těchto údajů musí být použit nový tiskopis. Případný přepis (opravu) v ostatních údajích lze provést pouze v případě, že oprava údaje bude plně provedena v daném rámci počtu úhozů (písmen), tj. nesmí být provedena mimo pole, a musí být parafována.

Hlášení změny údajů a opravy údajů nelze provést současně jedním společným tiskopisem. Údaj o datu (např. narození, pobírání důchodu, platnosti změny údaje, vyplnění tiskopisu) se uvádí vždy ve tvaru D.(DD.)M.(MM.)RRRR, tj. den, měsíc a rok s tečkami mezi dnem, měsícem a rokem (např. 15. 7. 1965). Rok nelze uvést zkrácenou formou.

Ve smyslu právní úpravy se hlášení podává v zákonné lhůtě poté, co ohlašovaná skutečnost nastala, tj. nelze provádět hlášení do budoucna. Datum platnosti ohlašované skutečnosti musí být dřívější, než je aktuální datum, popř. rovno aktuálnímu datu.

K vyplnění jednotlivých údajů se uvádí: Pro vyplňování údajů, které jsou v popisu datové věty pro pořizování Oznámení elektronicky uvedeny jako údaje relevantní, obecně platí, že se uvádí povinně, pokud existují a jsou z hlediska příslušné akce významově podstatné.

Záhlaví tiskopisu:

Kód OSSZ (3) Místně příslušná OSSZ (PSSZ, MSSZ Brno) - uvádí se povinně trojmístný číselný kód místně příslušné OSSZ (územního pracoviště PSSZ), u které je zaměstnavatel veden v registru zaměstnavatelů. Číselník kódů je uveden v příloze č. 9.
Oznámení nástupu do zaměstnání podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 1
Oznámení nástupu do zaměstnání a současně skončení doby zaměstnání jedním tiskopisem (v případech, kdy do 8 dnů, popř. v delší lhůtě, která byla pro splnění této povinnosti s příslušnou OSSZ dohodnuta, je přípustné podat oznámení o nástupu do zaměstnání i skončení doby zaměstnání současně na jednom tiskopisu Oznámení, který musí být označen jako Nástup do zaměstnání).
Oznámení skončení doby zaměstnání podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 2
Oznámení změny nahlášených údajů podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 3
Hlášení oprav nahlášených údajů podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 4
Oznámení převodu zaměstnance podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 5

Specifické situace

Zaměstnání malého rozsahu a dohody o provedení práce

U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce má zaměstnavatel povinnost podat oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění, a vznikla-li tomuto zaměstnanci účast na pojištění na základě postupu podle § 7 odst. 3 a § 7a odst. 2 části věty za středníkem ZNP (tj. v případě, kdy byl započitatelný příjem zúčtován až po skončení doby zaměstnání) v kalendářním měsíci, v němž doba zaměstnání skončila, do 20. Za zaměstnání malého rozsahu se považuje takové zaměstnání, u kterého je sjednaná částka započitatelného příjmu nižší než rozhodný příjem (od 1. ledna 2023 činí rozhodný příjem 4 000 Kč), na jehož základě vzniká účast na nemocenském pojištění, nebo započitatelný příjem nebyl sjednán vůbec.

Při zaměstnání malého rozsahu je zaměstnanec pojištěn v těch měsících, v nichž dosáhl započitatelného příjmu, který zakládá účast na pojištění. Sjednanou částkou započitatelného příjmu se rozumí příjem, který je zaměstnavatelem stanoven v pracovní smlouvě nebo jiném takovém dokumentu (např. v platovém výměru, dohodě o pracovní činnosti, v doplňku k pracovní smlouvě apod.). Není-li tato částka pevně stanovena a příjem je uveden neurčitě (např. je-li stanovena odměna za hodinu a pracovní doba je stanovena pouze formulacemi např. do 20 hodin měsíčně nebo průměrně 10 hodin týdně nebo pracovní doba není stanovena vůbec), tak se i v takovém případě jedná o zaměstnání malého rozsahu.

Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána. Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.

Smluvní zaměstnanci

Smluvním zaměstnancem je zaměstnanec zaměstnavatele, jehož sídlo je na území státu, s nímž ČR neuzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, pokud vykonává činnost v ČR pro smluvního zaměstnavatele. Smluvním zaměstnavatelem je právnická nebo fyzická osoba, která má sídlo na území ČR a pro kterou v ČR vykonávají činnost zaměstnanci zahraničního zaměstnavatele (považovaní v ČR za smluvní zaměstnance), pokud podle smlouvy uzavřené se zahraničním zaměstnavatelem jsou příjmy smluvních zaměstnanců vypláceny smluvním zaměstnavatelem nebo jsou smluvním zaměstnavatelem uhrazovány zahraničnímu zaměstnavateli.

Oznámení o skončení zaměstnání smluvního zaměstnance je povinen podat do 8 kalendářních dnů ode dne skončení výkonu práce na území ČR.

Souběžné dohody a zaměstnání malého rozsahu

Vykonává-li zaměstnanec u zaměstnavatele více dohod o provedení práce a úhrn započitatelných příjmů z těchto dohod dosáhl v kalendářním měsíci částku vyšší než 10 000 Kč, má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu u všech dohod o provedení práce. Oznámení o skončení se podá vždy po uplynutí doby, na kterou byla dohoda sjednána.

Vykonává-li zaměstnanec u téhož zaměstnavatele více zaměstnání malého rozsahu a úhrn započitatelných příjmů z těchto zaměstnání dosáhl v kalendářním měsíci aspoň částku rozhodného příjmu, má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu u všech těchto zaměstnání.

Sankce za nesplnění povinností

Nepodáním správně vyplněné odhlášky zaměstnance včas se tak zaměstnavatel nově vystavuje sankci nejen dle zákona o nemocenském pojištění, ale i dle zákona o zaměstnanosti. Může jej tak pokutovat nejen správa sociálního zabezpečení, ale též mu může být uložena pokuta dle zákona o zaměstnanosti:

pokuta do 20 000 Kč za přestupek dle zákona o nemocenském pojištění, a to za neoznámení OSSZ skončení doby zaměstnání se zaměstnancem
pokuta do 100 000 Kč za přestupek dle zákona o nezaměstnanosti, a to za nesplnění oznamovací povinnosti podle tohoto zákona.

Do 8 dnů po ukončení zaměstnání zaměstnance tak budou muset nejen o této situaci vědět, ale mít dostatečné informace pro stanovení výše průměrného nebo pravděpodobného měsíčního čistého výdělku zjištěného podle příslušných právních předpisů. V praxi bude pravděpodobně nejvíce činit problémy právě stanovení průměrného měsíčního čistého výdělku. Průměrný výdělek se vypočítá vždy k 1. dni kalendářního měsíce následujícího po rozhodném období - nejčastěji tedy k prvnímu dni kalendářního čtvrtletí (1. 1., 1. 4., 1. 7., 1. 10.). Čtyřikrát v roce tak při ukončení pracovního poměru budeme muset mít pro účely výpočtu průměrného měsíčního čistého výdělku vypočtenou i mzdu za předchozí měsíc.

tags: #odhláška #zaměstnance #ČSSZ #formulář