Datová schránka pro OSVČ: Povinnost a jak ji využít

S rozšířením okruhu osob, kterým se datové schránky zřizují „automaticky“ (resp. bez ohledu na vůli osoby, které je datová schránka zřizována) ze zákona, dochází k významným změnám v komunikaci s úřady. Stát proto k 1. 1. 2023 „opustí“ mnohdy nákladný a komplikovaný způsob komunikace s podnikateli prováděný z jeho strany zejména písemnou cestou a zřídí všem podnikatelům automaticky, tj. ze zákona zřizována datová schránka všem podnikatelům.

Od 1. ledna 2023 stát zřizuje datové schránky pro OSVČ automaticky. Do 31. března 2023 stát zřídí datové schránky pro OSVČ automaticky. Všem je zřídí do 31. března 2023. Jakmile bude vaše schránka připravená, dostanete dopis se žlutým pruhem. Obsahuje přístupové údaje a pokyny, jak se do datové schránky přihlásit. Pokud si živnostenské oprávnění vyřizujete nově, o zřízení datové schránky nemusíte žádat.

Datová schránka je státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, který nahrazuje papírové dopisy. Slouží převážně pro komunikaci s orgány veřejné moci. Pomocí datové schránky můžete komunikovat s jakýmkoliv úřadem, například okresní správou sociálního zabezpečení, zdravotními pojišťovnami nebo finančním úřadem. Přes datové schránky komunikují úřady mezi sebou, s podnikateli a za poplatek i podnikatelé mezi sebou. Přečtěte si, jak datová schránka funguje.

Proč je datová schránka pro OSVČ povinná?

Hlavním cílem tohoto masivního rozšíření datových schránek je vyšší efektivita a zrychlení komunikace úřadů s veřejností. Stát zároveň ušetří značné finanční prostředky na poštovném, které bude moci vynaložit jinde, kde budou zapotřebí. Na poštovném však ušetří i držitelé datových schránek. Komunikace se státem a dalšími orgány veřejné moci je pro firmy, podnikatele i občany totiž zdarma. V tomto kontextu proto Ministerstvo průmyslu a obchodu vítá zřízení datových schránek všem živnostníkům, kteří ji dosud nemají.

Důvodem je i skutečnost, že počátkem roku 2023 bude pro veřejnost spuštěn tzv. Portál živnostenského podnikání, který přinese řadu nových služeb pro podnikatele, ale i nepodnikatelskou veřejnost. Pro některé z těchto služeb, např. oznamování změn v živnostenském rejstříku, zasílání aktualit z oblasti živnostenského podnikání, zasílání výpisů z živnostenského rejstříku, budou využívány právě datové schránky podnikatelů. Druhým důvodem je masivní nárůst podnikatelů, kteří mohou využít možnosti elektronického podání ve věcech živnostenského podnikání. V současné době tuto možnost mají pouze držitelé datových schránek nebo ti, kteří mají uznávaný elektronický podpis.

V návaznosti na existenci datové schránky je vznik povinnosti podat formulářová podání (zejména daňová přiznání) v elektronické podobě spojen se zpřístupněním datové schránky zřizované ze zákona, tj. dojde k 1. 1. 2023? - Podnikající fyzické osoby, ale i nepodnikající právnické osoby se v prvním čtvrtletí příštího roku dočkají významné změny. Změna se týká pouze živnostníků? - Datová schránka bude povinná nejen pro všechny živnostníky, ale i další podnikatele, resp. OSVČ; např. lékaře, architekty, auditory, lékárníky apod.

Jak datová schránka funguje?

Datová schránka si jako OSVČ nemůžete zrušit - podle zákona ji používat musíte. Myslete na to, že vaše schránka je aktivní, i když si nepřevezmete přístupové údaje a nikdy se do ní nepřihlásíte. Zprávy doručené do datové schránky jsou platně doručené a úřady s vámi přes datovou schránku budou komunikovat.

Datová schránka občana vs. datová schránka OSVČ

Datovou schránku si mohou dobrovolně zřídit i nepodnikající fyzické osoby (viz návod níže). Pokud jste OSVČ a již dříve jste si zřídili schránku nepodnikající fyzické osoby, stát vám nyní založí druhou datovou schránku - tentokrát pro OSVČ. Vše, co se týká vašeho podnikání, vyřizujte z datové schránky OSVČ. Soukromé záležitosti (např. komunikaci s rodinou) řešte ze své soukromé datové schránky. Pokud už datovou schránku občana máte, přijde vám do ní oznámení o založení datové schránky OSVČ, tj. na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

Jak se přihlásit do datové schránky OSVČ?

Přihlášení do datové schránky je možné přes portál Moje datová schránka. K tomu budete potřebovat přístupové údaje, které vám byly zaslány dopisem se žlutým pruhem. Do datové schránky se pak uživatelé dostanou po prvním přihlášení na webu mojedatovaschranka.cz. Těm, kteří se sami nepřihlásí, se schránka automaticky aktivuje po uplynutí 15 dnů ode dne doručení přihlašovacích údajů.

Jak odesílat zprávy?

Odesílání a přijímání zpráv přes datovou schránku je snadné a rychlé. Stačí zvolit funkci „Nová zpráva“, vybrat adresáta (například finanční úřad) a připojit potřebné dokumenty. Po odeslání obdržíte potvrzení o doručení.

Jak zjistit, kdo má datovou schránku?

Všechny státní úřady v České republice jsou ze zákona povinny komunikovat přes datovou schránku s každým, kdo ji má aktivní.

Důležité upozornění: Fikce doručení

Každá zpráva se po 10 dnech automaticky považuje za doručenou, i když ji neotevřete. Nepřihlášení do datové schránky může mít vážné důsledky. Zprávy se po 10 dnech automaticky považují za doručené, i když je neotevřete. Kontrolovat datovou schránku prakticky nemusíme vůbec. Fikce doručení znamená, že se každá zpráva považuje za doručenou nejpozději desátým dnem po dodání zprávy do datové schránky. Toto ovšem není nevýhoda datových schránek, jelikož desetidenní fikce doručení platí i u poštovní zásilky.

Co dělat, když...

Jsem podnikatel a „datovku“ nechci. Mohu ji znepřístupnit? Datovou schránku nebude možné znepřístupnit.
Mám pozastavenou živnost, bude mi zřízena datová schránka? Datová schránka bude zřízena i subjektům, které mají živnost pozastavenu.
Zrušil jsem svoji živnost, bude mi zřízena datová schránka? Ne. V případě zrušené živnosti (tj. výmaz zákonem stanovené evidence a ukončení podnikání) schránka zřízena nebude.
Ztratil jsem přístupové údaje? V případě, že uživatel nemá k dispozici aktuální uživatelské jméno a heslo, doporučuje se mu požádat o nové přístupové údaje (např. na nejbližším pracovišti Czech POINT) nebo do datové schránky přistoupit některým z elektronických identifikačních prostředků (např. prostřednictvím mobilního klíče eGovernmentu, Bankovní identity, a dalších.

Datové schránky zřízené ze zákona (pro podnikající fyzické a právnické osoby) nelze zrušit ani prostřednictvím Czech POINT. V případě, že dojde ke zrušení živnosti, dochází k znepřístupnění datové schránky automaticky na základě výmazu subjektu ze zákonem stanovené evidence (např. ukončení podnikání, úmrtí, omezení na osobní svobodě).

Upozorňujeme, že zpřístupnění datové schránky zřizované ze zákona má podstatný dopad mj. na formu komunikace osob, kterým se takové datové schránky od 1. ledna 2023 zřizují, s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností těmto osobám ze strany orgánů Finanční správy ČR. Je třeba zdůraznit, že se zpřístupněním datové schránky podnikající fyzické osoby zřizované ze zákona je spojena povinnost osoby, které byla tato datová schránka zpřístupněna, činit formulářová podání (typicky podat daňové přiznání) elektronicky, a to ve vztahu k těm podáním, která se vztahují k činnosti, ve které alespoň částečně vystupuje jako podnikající fyzická osoba (tedy např. jde-li o přiznání k dani z příjmů fyzických osob podávané za příjmy související s její podnikatelskou činností).

V takovém případě nicméně lze k podání daňového přiznání finančnímu úřadu v elektronické formě využít nejen datovou schránku, ale i některý z jiných možných způsobů autorizované elektronické komunikace na dálku (např. Pokud fyzická osoba zasílá podání vůči finančnímu úřadu ze své datové schránky, pak je zcela lhostejné, o jaký konkrétní typ datové schránky se jedná (tj. zda je to její datová schránka fyzické osoby-nepodnikající či fyzické osoby-podnikající). K 1. lednu 2023 došlo v této souvislosti i k novelizaci daňového řádu.

tags: #datova #schranka #pro #osvc #povinnost